Prosjektleder ombygging

Nkom (Nasjonal kommunikasjonsmyndighet) skal totalrenovere hovedkontoret i Lillesand og anskaffer bistand til prosjektledelse. Oppdraget skal sikre at ombygging og leveranser gjennomføres i henhold til avtaler og tekniske krav, herunder dialog med huseier, oppfølging av fremdrift/endringshåndtering/økonomi, HMS/sikkerhet, plan for alternativ kontorplassering og informasjons- og kommunikasjonsplan. Oppdraget løses i samarbeid med Nkoms prosjektteam, estimert til ca. 100% stilling i omtrent 1 år. Det kreves sikkerhetsklarering til BEGRENSET; personell kan klareres etter kontraktinngåelse.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i bransjeregister/foretaksregister i etableringslandet (som foreskrevet i lovgivningen).

  Kilde: Konkurransereglene, pkt. 1 Kvalifikasjonskrav / 3.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Oppdragsgiver kan akseptere annet egnet dokument.

  Kilde: Konkurransereglene, pkt. 1 Kvalifikasjonskrav / 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende leveranse i løpet av de siste 3 årene.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens mest relevante leveranser siste 3 år (maks 1/2 A4 per leveranse) inkl. angivelse av leveransens verdi. Referanser kan kontaktes ved behov; det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans.

  Kilde: Konkurransereglene, pkt. 1 Kvalifikasjonskrav / 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem tilpasset leveransen.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring. Ved ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Konkurransereglene, pkt. 1 Kvalifikasjonskrav / 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

• Tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV (EU-Supply), ikke på e-post eller i papirformat.Kilde: Konkurransereglene, pkt. 7.1 Innlevering av tilbud
• Tilbud, vedlegg og dokumentasjon skal foreligge på norsk; all skriftlig og muntlig kommunikasjon skal foregå på norsk.Kilde: Konkurransereglene, pkt. 7.1 Innlevering av tilbud
• Tilbud skal utarbeides etter retningslinjer gitt i konkurransegrunnlaget med vedlegg; leveres innen tilbudsfrist (og tilbyderen har risiko for forsinkelser i opplasting).Kilde: Konkurransereglene, pkt. 2.1 Anskaffelsesprosedyre og pkt. 7.1 Innlevering av tilbud
• Ved behov: tilbud som inneholder forbehold/avvik skal spesifiseres presist og entydig i tilbudsbrevet; vesentlige avvik kan medføre avvisning.Kilde: Konkurransereglene, pkt. 2.7 Avvik
• Sladdet utgave: leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet (taushetspliktbetingelser gjelder).Kilde: Konkurransereglene, pkt. 2.6 Offentlighet og taushetsplikt
• Timespris på tilbudt ressurs skal oppgis i tilbudet (prisgrunnlag for evaluering).Kilde: Tildelingskriterier, pkt. 3 Tildelingskriterier (tabell med pris 30%)
• Løsningsbeskrivelse skal ikke overstige 2 A4-sider (Calibri strl. 11) i henhold til angitt formatkrav.Kilde: Tildelingskriterier, pkt. 3 Tildelingskriterier (løsningsbeskrivelse 30%)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.07.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsvilkår: NS8402 gjelder.Kilde: Konkurransereglene, pkt. 1.4 Kontraktsvilkår
• Sikkerhetsklarering til BEGRENSET: personell som skal utføre arbeidet må ikke være klarert fra før; kan klareres etter inngåelse av kontrakt.Kilde: Konkurransereglene, pkt. 1.3 Ressursbeskrivelse
• Fysisk tilstedeværelse: prosjektleder forventes fysisk å være til stede ved Nkoms arbeidslokaler i Lillesand i perioden (forutsetter kontrakt med huseier før kontraktssignering).Kilde: Konkurransereglene, pkt. 1.3 Ressursbeskrivelse
• Oppdragets varighet: til ombygging er ferdigstilt og overlevert Nkom (ca. 1 år).Kilde: Konkurransereglene, pkt. 1.6 Varighet
• Seriøsitet (bilag 1): HMS-kort for alle arbeidstakere som skal på bygge/anleggsplass; bortvisning uten HMS-kort.Kilde: Bilag 1 - Seriøsitetsbestemmelser, pkt. 1 HMS-kort
• Seriøsitet (bilag 1): Pliktig medlemskap/oppføring i leverandørregister (StartBANK ID eller tilsvarende) og fullmakt til innhenting av SKAV-info.Kilde: Bilag 1 - Seriøsitetsbestemmelser, pkt. 2 Pliktig medlemskap i leverandørregister
• Seriøsitet (bilag 1): Krav om faglærte håndverkere: min. 50% av arbeidede timer innenfor bygg- og anleggsfagene samlet utføres av personer med fagbrev/svennebrev/dokumentert fagopplæring; dokumentasjonsplikt ved oppstart og på anmodning.Kilde: Bilag 1 - Seriøsitetsbestemmelser, pkt. 3 Krav om faglærte håndverkere
• Seriøsitet (bilag 1): Lærlinger: leverandør må være tilknyttet lærlingordning, og minst 10% av arbeidede timer innenfor bygg- og anleggsfagene utføres av lærlinger (jf. FLO). Dokumentasjon ved oppstart og ved kontraktavslutning; timelister ved anmodning.Kilde: Bilag 1 - Seriøsitetsbestemmelser, pkt. 4 Lærlinger
• Seriøsitet (bilag 1): Rapporteringsplikt til Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret (OAR) for utenlandske leverandører/underleverandører; leverandør ansvarlig for rapportering nedover i kontraktskjeden.Kilde: Bilag 1 - Seriøsitetsbestemmelser, pkt. 5 Rapporteringsplikt til OAR
• Seriøsitet (bilag 1): SHA og internkontroll: følge arbeidsmiljølov, byggherrens SHA-plan og ha internkontrollsystem; språk/forståelse og sikkerhetsrisiko hensyn; byggherre kan stanse ved overhengende fare.Kilde: Bilag 1 - Seriøsitetsbestemmelser, pkt. 6 Internkontroll (SHA)
• Seriøsitet (bilag 1): Krav om lønns- og arbeidsvilkår samt dokumentasjonsplikt; mislighold kan medføre tilbakehold/avkorting og heving, samt utskifting av underleverandør ved underleverandørleddet.Kilde: Bilag 1 - Seriøsitetsbestemmelser, pkt. 7 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Seriøsitet (bilag 1): Begrensning på antall ledd underentreprenører (maks to) og særregler for innleie fra bemanningsforetak.Kilde: Bilag 1 - Seriøsitetsbestemmelser, pkt. 8 Bruk av underleverandører/innleie
• Seriøsitet (bilag 1): Betaling via bank/ betalingsformidling, samt dokumentasjonsplikt ved forespørsel; brudd kan gi tilbakehold/avkorting/heving.Kilde: Bilag 1 - Seriøsitetsbestemmelser, pkt. 9 Krav om betaling til bank mv.
• Seriøsitet (bilag 1): Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) og dokumentasjonsplikt; brudd kan gi tilbakehold/avkorting/heving.Kilde: Bilag 1 - Seriøsitetsbestemmelser, pkt. 10 Obligatorisk tjenestepensjon (OTP)
• Seriøsitet (bilag 1): Revisjon: byggherre/ekstern revisor kan gjennomføre revisjon hos leverandør og underleverandører fra kontraktsinngåelse til sluttfaktura er betalt.Kilde: Bilag 1 - Seriøsitetsbestemmelser, pkt. 12 Revisjon
• Konsekvenser ved brudd: mislighold kan få betydning i senere konkurranser.Kilde: Bilag 1 - Seriøsitetsbestemmelser, pkt. 11 Mislighold av kontraktsforpliktelser

• Dokumentteksten viser seriøsitetsbestemmelser for bygg- og anleggskontrakter, men oppdraget i konkurransereglene beskrives som prosjektledelse/bistand. Det er uklart i teksten om alle seriøsitetskravene i bilag 1 er fullt ut relevante og direkte anvendbare på selve prosjektlederoppdraget (men bilaget er oppgitt som vedlegg til konkurransereglene).
• Det er oppgitt at kontraktssignering tas forbehold om at det inngås kontrakt med huseier før kontraktssignering; eventuelle konsekvenser/tilleggsregler for leverandør er ikke beskrevet i teksten.
• Omfang/krav til sikkerhetsklarering (prosess/frist) er omtalt på overordnet nivå (BEGRENSET, klarering etter kontrakt), men detaljer er ikke i den vedlagte teksten.
• Tildelingskriteriene sier at tilbyder må redegjøre for tilgjengelighet/responstid og samarbeidsform, men det finnes ingen nærmere kvantifisering (f.eks. responstidskrav) i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget fremgår at oppdraget er prosjektleder/bistand, og at kontraktsvilkårene er NS 8402, samtidig som Bilag 1 inneholder anbefalte seriøsitetsbestemmelser for bygg- og anleggskontrakter. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke deler av Bilag 1 som faktisk skal gjelde fullt ut for prosjektlederoppdraget (og hvilke som eventuelt ikke gjelder eller gjelder bare analogt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er uklart hvilke seriøsitetskrav som er direkte relevante for en ren prosjektlederrolle, og dette påvirker både tilbudt bemanning, kostnadsanslag og kontraktsrisiko.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 1.4 «Kontraktsvilkår» og Vedlegg Bilag 1 – seriøsitetsbestemmelser

2. Oppdraget krever sikkerhetsklarering til nivå BEGRENSET, og det fremgår at personell ikke må være klarert fra før, men kan klareres etter inngåelse av kontrakt. Kan oppdragsgiver beskrive forventet prosess/omfang for klarering (hvilket sikkerhetsopplegg, hvem som starter innmelding, anslått tidsbruk) og hva som er konsekvensen dersom klarering ikke er gjennomført innen oppstart/innen en nærmere angitt frist?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren forstå tidsrisiko og hvilke vederlags-/fremdriftskonsekvenser som gjelder ved forsinket klarering.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 1.3 «Ressursbeskrivelse»

3. Oppdragsgiver opplyser at kontraktssignering tas forbehold om at det inngås kontrakt med huseier. Kan oppdragsgiver presisere hva dette innebærer for leverandørens plikter og rettigheter (f.eks. om kontrakten anses bortfalt, utsettes eller om det gis kompensasjon/justering ved manglende/utsatt avtale med huseier)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forbeholdet kan påvirke tidlig oppstart, bemanningskostnader og risiko for ikke å få gjennomført oppdraget etter tildeling.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 1.3 «Ressursbeskrivelse»

4. Tildelingskriteriet «Løsningsbeskrivelse» (30%) ber om redegjørelse for tilgjengelighet og tilbudt responstid fra tildeling til oppstart, men det fremgår ingen konkrete responstidskrav. Hvilke responstider forventes/er ønsket i praksis (typisk intervall i dager/timer), og hvordan vil avvik fra dette påvirke score?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig kvantifisering gjør det vanskelig å vurdere hva som gir uttelling i evalueringen og å prise en riktig kapasitet/tilgjengelighet.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 3 «Tildelingskriterier»

5. Oppdragsgiver beskriver at prosjektleder skal være fysisk til stede ved Nkoms arbeidslokaler i Lillesand i ombyggingsperioden. Kan oppdragsgiver angi nærmere forventet tilstedeværelsesgrad/omfang (f.eks. antall dager i uken og evt. fleksibilitet knyttet til møter/perioder), og om dette skal prises som 100% i form av fysisk tilstedeværelse eller som 100% ressurs med perioder fjern-/egenarbeid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker kostnadsgrunnlag og bemanningsplan, og kan medføre avvik dersom «100% stilling» forstås ulikt.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 1.3 «Ressursbeskrivelse»

6. Under oppgaver fremgår flere punkter som forutsetter leveranser i samarbeid med huseier og Nkom (f.eks. endringshåndtering, økonomi, totalleveranse, plan for oppbevaring, risikovurderinger og informasjons-/kommunikasjonsplan). Kan oppdragsgiver tydeliggjøre hvilke konkrete leveranser/dokumenter som forventes levert av prosjektleder (navn på dokumenter, format, milepæler) versus hva som primært forventes utført av huseier?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å utarbeide en treffsikker løsningsbeskrivelse og korrekt ressursbruk må leverandøren vite hvilke prosjektlederleveranser som faktisk inngår i oppdraget.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 1.3 «Ressursbeskrivelse»

7. Kvalifikasjonskravet om «erfaring fra tilsvarende leveranse i løpet av de siste 3 årene» krever maks én halv A4-side per leveranse og skal inkludere verdi. Kan oppdragsgiver bekrefte om det er tilstrekkelig at referanseprosjektet gjelder prosjektledelse/bistand for ombygging/totalrenovering av kontorbygg (med koordineringsrolle mot utleier/huseier), eller om det spesifikt forventes andre typer leveranser (f.eks. SHA-/HMS-oppfølging, endringshåndtering, flytte-/utflyttingsprosesser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Relevanskriteriet er avgjørende for hvordan leverandøren dokumenterer erfaring, og kan ellers føre til at tilbudet ikke vurderes som konkurransedyktig.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 3.3 «Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner»

8. Seriøsitetskravene i Bilag 1 omtaler krav om HMS-kort, faglærte timer (min. 50% av arbeidede timer i bygg- og anleggsfag) og lærlinger (min. 10% av arbeidede timer), samt timelister og stans/tilbakeholdelse ved mislighold. For et prosjektlederoppdrag der det ikke utføres bygg-/anleggsarbeid av leverandøren selv, kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «arbeidede timer innenfor bygg- og anleggsfag» skal tolkes for prosjektledere (skal det i praksis ses bort fra disse prosentkravene, eller hvordan må tilbydere innrette timer/dokumentasjon for å etterleve dem)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et særskilt potensielt misforhold mellom bygge-/anleggsseriositet og et prosjektlederoppdrag, og kan utgjøre betydelig uforutsigbar kostnads-/avvikningsrisiko.

   Kilde: Bilag 1 – Seriøsitetsbestemmelser (pkt. 1, 3 og 4 samt krav om dokumentasjon og konsekvenser)

9. NS 8402 gjelder som kontraktsvilkår, men konkurransegrunnlaget beskriver også at det forventes tilstedeværelse og leveranser knyttet til fremdriftsstyring. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan endringer i omfang/leveranseomfang håndteres i praksis (f.eks. om tillegg/endrede oppgaver som følge av endringshåndtering mot huseier skal behandles som endringsordre og hvordan timepris/timersatser skal brukes ved endret behov)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ved prosjektlederroller er det vanlig med endringer; for å unngå pris-/risikouenighet må leverandøren vite hvordan endringsmekanismen fungerer.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 1.4 «Kontraktsvilkår» og pkt. 1.3 «Oppgaver»