2026-045 Stand- og prosjektledelse, havbruksmesse 2027

Møre og Romsdal fylkeskommune inviterer til åpen tilbudskonkurranse om stand- og prosjektledelse for Møre og Romsdal sin fylkespaviljong på en marin messe i 2027. Oppdraget omfatter planlegging, koordinering, bygging (inkl. transport, montering og demontering), praktisk gjennomføring og ansvar for formalkrav/tillatelser/kataloger/skjema-frister knyttet til gjennomføringen. Koordinering av hotellrom/overnatting er ikke del av oppdraget. Det er opsjon på tilsvarende prosjektledelse/standbygging i 2028 og 2029 (forutsatt godkjent finansiering).

• ESPD (Europeisk egenerklæringsskjema) skal brukes/er aktivert.

  Dokumentasjon: ESPD/egenerklæring.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav
• Leverandøren skal fremlegge skatteattest som bekrefter at skatter og avgifter er betalt (verifiseres automatisk via eBevis mot Altinn).

  Dokumentasjon: Skatteattest (eBevis).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – krav 1 Skatteattest
• Leverandøren skal være registrert i MVA-registeret (verifiseres automatisk via eBevis).

  Dokumentasjon: Registrering i MVA-registeret (eBevis).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – krav 2 Registrert i MVA-registeret
• Leverandøren skal være registrert i Foretaksregisteret (verifiseres automatisk mot Enhetsregisteret via eBevis).

  Dokumentasjon: Registrering i Foretaksregisteret (eBevis).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – krav 3 Registrert i Foretaksregisteret
• Firmaattest fra Foretaksregisteret som bekrefter registrering, signaturrett og prokura (hentes automatisk via eBevis).

  Dokumentasjon: Firmaattest (eBevis).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – krav 4 Firmaattest
• Leverandøren skal ikke være under konkursbehandling, oppløsning eller tvangsoppløsning (verifiseres automatisk via eBevis).

  Dokumentasjon: Ikke-under-konkurs/oppløsning (eBevis).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – krav 5 Ikke under konkurs eller oppløsning

• Tilbudet skal inneholde/omfatte tilbudsbrev (aksept av oppdragsgivers krav og kontraktsbetingelser, samt ev. forbehold).Kilde: Vedlegg 1: Tilbudsbrev – Aksept for oppdragsgivers krav / Forbehold
• Tilbyder må gi svar i tilbudet på at eventuelle krav om opsjon/forståelse er forstått (opsjon 2028 og 2029).Kilde: Kravspesifikasjon – 5.1 Møre og Romsdal fylke ønsker opsjon… (må-krav)
• Prisopplysninger i NOK i henhold til prisskjema/tildelingsgrunnlag (inkluderer alle kostnader eks. mva).Kilde: Kravspesifikasjon – 1.1 Priser + 1.2 Tildelingskriteriet pris
• Løsningsforslag som samsvarer med oppdragsbeskrivelsen, inkl. skisse for fylkespaviljong og prosjektplan (kan legges ved som eget vedlegg).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.1 Løsningsforslag (evalueringskrav)
• Leverandøren skal dokumentere erfaring fra lignende arrangement innen sjømatnæringen (kompetanse og erfaring beskrevet).Kilde: Kravspesifikasjon – 3.1 Erfaring fra tilsvarende leveranser
• Leverandøren skal dokumentere erfaring med bruk av underleverandører til stand/rigg (kompetanse og nettverk beskrevet).Kilde: Kravspesifikasjon – 3.2 Erfaring fra tilsvarende leveranser
• Tilbyder må svare ja på at leveringsfrister og forståelse av krav er ivaretatt (under leveringsfrister må-krav).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.2 Leveringsfrister (må-krav)
• Elektronisk innlevering av tilbud (påkrevd).Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk innlevering
• Tillatte språk: Norsk.Kilde: Innleveringsvilkår – Tillatte språk
• Elektronisk signering: valgfritt.Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk signering

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Oppstart og varighet: oppstart 5. oktober 2026, slutt 5. oktober 2027 (1 år).Kilde: Konkurransedetaljer – Varighet
• Total mulig varighet ved opsjoner: 3 år (1+1+1).Kilde: Konkurransedetaljer – Varighet (Opsjoner 1 + 1 år / Total mulig varighet 3 år)
• Opsjon: tilsvarende prosjektledelse/standbygging for fylkespaviljong i 2028 og 2029, forutsatt godkjent finansiering.Kilde: Konkurransedetaljer – Varighet (Opsjon) + Kravspesifikasjon 5.1
• Leveringsfrist for oppdraget: avsluttes innen 01.10.2027 og sluttrapport innen 30.11.2027; foreløpig rapport til gjennomsyn innen 15.11.2027 (tilbyder må svare ja på forståelse).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.2 Leveringsfrister
• Ansvar for gjennomføringen: koordinering av underleverandører, prosjektledelse og praktisk gjennomføring av fylkespaviljongen; ansvar for tekniske løsninger og formalkrav (tidsfrister for skjema/kataloger, tillatelser m.m.).Kilde: Bakgrunn / Leveranse (beskrivelse av oppdraget)
• Mål/minstekrav for paviljongen: én etasje, plass til minst 12 utstillere; kjøkken med smaksprøverfasiliteter; fellesareal med stoler/bord og mulighet for miniseminar.Kilde: Bakgrunn (krav til innhold og areal/utforming)
• Prisforpliktelse: alle priser skal oppgis i NOK og inkludere alle kostnader knyttet til leveransen eks. mva.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.1 Priser
• Overholdelse av lønns- og arbeidsvilkår (leverandør skal overholde gjeldende lovverk; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon).Kilde: Prosedyre / Lønns- og arbeidsvilkår
• Lærlinger: der det er relevant skal leverandøren overholde lærlingebestemmelser i arbeidsmiljøloven og tariffavtaler.Kilde: Prosedyre / Lærlinger
• Møre og Romsdal-modellen (krav til seriøst arbeidsliv) gjelder via kontrakt/vedlegg: bl.a. krav til innsyn/oversiktslister, underleverandørbegrensning, SHA-internkontroll, elektronisk betaling, revisjon, samt lønns- og arbeidsvilkår mv.Kilde: Vedlegg 5 Møre og Romsdal-modellen (oversikt over krav)

• Dokumentteksten viser ikke detaljer om selve avvisningsprosedyren utover ESPD-avvisningsgrunner (kun oppført kategorier og eksempelkrav); eksakte krav utover listet kvalifikasjonskrav er ikke fullt spesifisert i utdraget.
• Det fremgår at prisskjema finnes som vedlegg (Bilag 2), men selve prisskjemaets felter/time-/prisstruktur er ikke gjengitt.
• Kontrakts-/oppdragsbeskrivelse for hvilke ‘tekniske løsninger’ som eksplisitt inngår er delvis beskrevet, men ikke fullstendig detaljert i utdraget (kun at leverandør har ansvar).
• Kontrakts-/utførelseskrav fra SSA-B (betalingsbetingelser, fakturering, mislighold m.m.) er i vedlegget, men om disse faktisk er ufravikelig del av denne anskaffelsen er ikke uttrykkelig knyttet til konkrete utførelsesforpliktelser utover at bilagene inngår i avtaleutkastet (utdraget mangler utfylt avtalespesifikasjon).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står det at prosjektleder «skal stå ansvarlig for koordinering av underleverandører, prosjektledelse og gjennomføring av fylkespaviljong … med ansvar for alle tekniske løsninger, tidsfrister for skjema, kataloger, tillatelser og andre formalkrav ved gjennomføring av messen». Kan dere presisere hvilke konkrete leveranser som inngår i oppdraget, og hvilke som typisk ikke inngår (bortsett fra hotellrom/overnatting som eksplisitt er unntatt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Slik avklaring reduserer risiko for pris- og omfangsavvik (hva leverandøren faktisk må prise og levere).

   Kilde: KONKURRANSEGRUNNLAG – Bakgrunn og «Den som får oppdraget … ansvar for alle tekniske løsninger … tillatelser og andre formalkrav».

2. Det fremgår at «Møre og Romsdal vil legge inn en bestilling på inntil 180 m² … men det er opp til messearrangør å tildele plass og størrelse på areal». Hvordan skal leverandørens time- og/eller faste kostnader prises mot dette arealspannet (f.eks. forventet areal i evaluering/prising, og hvordan dere forventer håndtering hvis tildelt areal blir vesentlig lavere/høyere enn 180 m²)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver må avklare prissettingslogikk ved variabelt areal for å unngå uforutsett risiko i tilbudet.

   Kilde: KONKURRANSEGRUNNLAG – Bakgrunn (bestilling inntil 180 m² / areal tildeles av messearrangør).

3. I prisskjemaet (Bilag 2) skal pris baseres på timepriser sammen med oppdragsgivers tidsestimat. Kan dere bekrefte hvordan tidsestimatet er bygget opp (f.eks. antall timer per rolle/aktivitet og om tidsestimatet er bindende, veiledende, eller kan endres i dialog/etter kontrakt) og hvilke avvik som eventuelt medfører endringshåndtering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende forståelse av time-/tidsestimat og endringsmekanisme kan gi feil kalkyle og uønsket risiko.

   Kilde: KONKURRANSEGRUNNLAG – 1.2 «Tildelingskriteriet pris … timepriser sammen med Oppdragsgivers tidsestimat» samt Bilag 2 Prisskjema.xlsx (henvisning).

4. Kravspesifikasjonen punkt 2.2 sier at oppdraget skal være avsluttet innen 01.10.2027, sluttrapport innen 30.11.2027, og at foreløpig rapport til gjennomsyn skal foreligge innen 15.11.2027. Kan dere bekrefte om sluttrapport inkluderer rapportering/kalkyler for aktivitet overfor utstillere (f.eks. samlet oppsummering, evaluering, økonomi/avvik), og hvilke konkrete elementer dere forventer i foreløpig rapport vs. sluttrapport?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig avgrensning av rapporteringsinnhold påvirker både bemanning og leveransekostnader.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 2.2 Leveringsfrister.

5. Tildelingskriteriet «Kvalitet» (20 %) og «Erfaring fra tilsvarende leveranser» (20 %) beskrives som «De enkelte kravene tilkjennegitt i kravspesifikasjonen». Kan dere utdype hvilke konkrete momenter i henholdsvis 2.1 Løsningsforslag og 3.1–3.2 som vil gi høyere/lavere karakter (f.eks. vekt innenfor «dialog med messearrangør», «skaffe utstillere», «underleverandører», «økonomi», og hva som typisk anses som «dokumentert» i erfaring/underleverandør-nettverk)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå evalueringslogikken for å prioritere riktig i tilbudsdokumentasjonen.

   Kilde: Tildelingskriterier – Miljø 30 %, Pris 30 %, Erfaring 20 %, Kvalitet 20 %; samt Kravspesifikasjon 2.1 og 3.1–3.2.

6. I opsjonen (5.1) står det at «opsjon … forutsetter godkjent finansiering». Hvordan håndterer dere dette i praksis med hensyn til oppstartstidspunkt, varighetslengde og forutsetninger for videreføring (for eksempel om leverandøren må planlegge/forplikte seg før finansiering er godkjent, og hvilken opsjonsutløser dere legger til grunn)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsrisiko bør avklares før tilbud for å unngå at leverandøren pådrar seg kostnader uten sikkerhet.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 5.1 Opsjon; samt KONKURRANSEGRUNNLAG – Opsjon (2028 og 2029).

7. Oppdragsgiver skriver at leverandør har «ansvar for alle tekniske løsninger» og at leverandøren skal koordinere bygging/montering/demontering. Kan dere presisere om dere forventer at leverandøren også leverer selve byggestandarder/TEK- eller brann- og HMS-dokumentasjon direkte (via egne ressurser/underleverandør), eller om dette typisk skal håndteres av messearrangør/standleverandør med hvilke grensesnitt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Tekniske løsninger» kan gi vidt omfang; avklaring av grensesnitt er kritisk for kost og ansvar.

   Kilde: KONKURRANSEGRUNNLAG – Bakgrunn («ansvar for alle tekniske løsninger … bygging, montering og demontering»).

8. Det fremgår at leveransen også skal omfatte «transport» som del av paviljongarbeidet (i evalueringspunktene). Kan dere klargjøre hva som menes med transportkostnader i deres forventning: transport av pavilongelementer til/fra messe, internt på messeområdet, samt evt. transport av materiell til utstillere—og hvor dette skal prises (inkludert i timepris eller som utlegg/refusjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Transportutgifter kan bli betydelige og påvirker prissetting og etterkalkyle.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.1 Løsningsforslag – «Arbeid med paviljongen, inkludert transport, bygging, montering og demontering»; og Bilag 3/4 (SSA-B vederlag/utlegg) (henvisning).

9. I «Møre og Romsdal-modellen» er det krav om begrensning i antall ledd (maks to ledd), forhåndsgodkjenning av underleverandører, samt omfattende dokumentasjons- og sanksjonsregime (dagmulkt/tilbakehold/stans/heving). Kan dere bekrefte at disse kravene er fullt ut relevante for denne anskaffelsen (inkludert eventuelle underleverandører til stand/rigg), og gi deres prosess for når og hvordan dere vil kreve godkjenning og dokumentasjon i forkant av messeaktiviteter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til dokumentasjon, godkjenning og sanksjoner kan påvirke leverandørens planlegging og risikobilde betydelig.

   Kilde: Vedlegg 5 Møre og Romsdal-modellen – «Bruk av underleverandør – begrensning i antall ledd», samt sanksjoner/dagmulkt/tilbakehold; og KONKURRANSEGRUNNLAG der bilagene inngår i avtaleutkastet (Bilag 4).