Kantinetjenester til Fylkets hus Trondheim

Konkurranse om tjenestekonsesjon/kantinedrift for Trøndelag fylkeskommune (FHT) ved Erling Skakkes gt. 14, Trondheim. Leverandør står for all inntektsgenerering (alle inntekter tilfaller leverandør), bemanning, innkjøp, produksjon, logistikk og salg, samt daglig oppvask og renhold. Oppdragsgiver stiller nødvendige lokaler og driftsutstyr vederlagsfritt, dekker løpende kostnader til strøm/varme/vann/ventilasjon og yter et månedlig driftstilskudd på kr 60 000. Oppstart tidligst november 2026. Avtaleperiode 02.11.2026–01.11.2028, med ensidig opsjon for forlengelse inntil 1+1+1+1 år. Kontraktstjenesten omfatter daglig kantinedrift, møtemat, overtidsmat og servering til spesielle arrangementer. Tildeling skjer på beste løsningsbeskrivelse innen drift (30%), kvalitet/utvalg (40%) og miljø/bærekraft (30%), uten adgang til alternative tilbud.

• Leverandøren skal være registrert i relevant foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten den er etablert.

  Dokumentasjon: For norske selskaper: firmaattest. For utenlandske: dokumentasjon på registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten. (Krav 4.1)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering med nøkkeltall (rating) fra kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til å drive slik virksomhet. Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon (årsregnskap m/ noter, styrets årsberetning, revisjonsberetning). (Krav 4.2)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.2
• Leverandøren skal ha internkontroll for mat i henhold til forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen (FOR-1994-12-15 nr. 1187).

  Dokumentasjon: Beskrivelse som dokumenterer at tilbyder har etablert internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen i tråd med forskriften. (Krav 4.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.3
• Leverandøren skal ha erfaring fra drift av lignende kantiner (inntil 3 relevante oppdrag siste 3 år).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag siste 3 år, inkl. oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren skal dokumentere relevans; erfaring kan dokumenteres via kompetanse/personell leverandøren råder over. (Krav 4.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.3
• Ved bruk av underleverandører/støtte: leverandøren kan støtte seg på andre virksomheters økonomiske/tekniske kapasitet; må dokumentere at den disponerer nødvendige ressurser.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring for hver underleverandør dersom kapasitet støttes på (jf. tilbudsskjema/FOA-referanse). (Krav 4.4)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.4

• Leverandøren skal fylle ut og levere ESPD-skjema som foreløpig dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner; skjemaet fylles ut i Mercell og leveres sammen med tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3 (ESPD)
• Tilbud leveres elektronisk i Mercell innen frist; innlevering på e-post eller lignende medfører avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.1
• Tilbudet skal inneholde/vedlegges følgende dokumenter: Utfylt Vedlegg 1 (Kravspesifikasjon), dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, utfylt og signert Vedlegg 2 (Tilbudsskjema), skatteattest, dokumentasjon for kvalifikasjonskrav (firmaattest, kredittvurdering/rating, internkontroll, erfaring), sladdet versjon av tilbudet, og evt. andre vedlegg knyttet til tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.2
• Skatteattest skal leveres sammen med tilbudet (gjelder kun hvis valgte leverandør er norsk), ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel/tilbud.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 2.11
• Leverandør skal fylle ut og signere vedlegget «Erklæring om opplysninger unntatt offentlighet» og levere med sladdet versjon av tilbudet ved innsynsbegjæring.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 2.13
• Ved eventuelle forbehold/avvik skal disse oppgis i tilbudsvedlegg «Tilbudsskjema» (og spesifiseres med konsekvens).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 2.5 og Vedlegg 2 (Forbehold/avvik)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leverandøren skal være selvstendig drifter med økonomisk, personal- og driftsmessig ansvar (bemanning, innkjøp, logistikk, produksjon, lagring, salg).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 1.2
• Oppdragsgiver yter månedlig driftstilskudd kr 60 000; skal dekke nødvendige driftskostnader (ikke ekstraordinær fortjeneste).Kilde: Vedlegg 1, krav 2.2
• Oppstart/åpning: kantinen skal være åpen man–fre 08:00–14:00, tilbud skal være tilnærmet likt til kl. 13:00 (etter kl. 13:00 noe redusert utvalg aksepteres). Fra kl. 09:00 lett frokost; selvbetjent kjøp kaffe/te også utenfor åpningstid.Kilde: Vedlegg 1, krav 3.1
• Drifts- og myndighetskrav: til enhver tid oppfylle myndighetskrav for matproduksjon, internkontroll, arbeidsmiljø, HMS, ytre miljø mv.Kilde: Vedlegg 1, krav 2.1
• Bemanning og nøkkelpersoner: minst én person med tilstrekkelig fagkompetanse og erfaring som fast kontaktperson; Oppdragsgiver skal godkjenne utskifting; minimum én nøkkelperson skal ha fagutdanning som kokk eller tilsvarende.Kilde: Vedlegg 1, krav 2.4 og 2.5 (samt 2.8)
• Uniformering/antrekk: kantinepersonalet skal være «uniformert»/identifiserbart.Kilde: Vedlegg 1, krav 2.9
• Lokaler og selvbetjening: Oppdragsgiver stiller lokaler vederlagsfritt; all servering skal skje etter selvbetjeningsprinsippet (brukerne forsyner seg og betaler i kassen; brukerne rydder).Kilde: Vedlegg 1, krav 4.1 og 4.4
• Kantinen skal kunne brukes til mindre møter; leverandør kan ikke drive videre utleie av kantine/kjøkken uten samtykke.Kilde: Vedlegg 1, krav 4.5 og 4.6
• Kvalitet/meny: førsteklasses, ferske produkter; fersk tilberedning samme dag; følge nasjonale kostholdsråd; variert og ernæringsmessig balansert; vesentlig del fra råvarer fremfor ferdigprodukter; daglig minst en varmrett og suppe.Kilde: Vedlegg 1, krav 6.1, 6.3, 6.4, 6.8
• Møtemat: levere kaffe/mat/drikke ved forespørsel; bringes og hentes; levering 15 min før oppstart hvis ikke annet; prisene skal være tilsvarende ansatte; bestillingsfrister frem til kl. 13:00 dagen før (ev. tre virkedager for større møter).Kilde: Vedlegg 1, krav 7.1, 7.2, 7.5, 7.6, 7.8
• Betaling: leverandør må etablere egen kasseløsning og legge til rette for kontanter og betalingskort.Kilde: Vedlegg 1, krav 8.1 og 8.2
• Klimatiltak/miljø: konkrete tiltak for å redusere klima- og miljøbelastning (matsvinn/avfall, tilbud om prisreduksjon for overskudd/gårdsdag mat med tilfredsstillende kvalitet og informasjon til kunden, optimalisering av innkjøp, bærekraftige alternativer for engangsartikler).Kilde: Vedlegg 1, krav 10.1
• Rapportering: årlig rapport om andel råvarer med dokumentert opprinnelse, økologiske produkter, matsvinn og andel plantebaserte retter.Kilde: Vedlegg 1, krav 10.5

• Dokumentteksten viser ikke konkrete datoer/frist i Mercell for tilbudsåpning eller tilbudsfrist (henviser til Mercell).
• Vedlegg 4 (Kontrakt Kantinetjenester FHT) og Vedlegg 5-6 er ikke inkludert i utdraget; detaljer om kontraktssanksjoner/kontraktsformalia er derfor ikke utledet.
• Konkret om opsjonsutløsning, karensperiode og enkelte praktiske forhold i tildelings-/signeringsfasen er kun delvis beskrevet; eksakte datoer mangler.
• Det fremgår at kantina er under ombygging og antall sitteplasser er 100–136, men eksakt sittekapasitet ved oppstart/krav til arealtilpasning er ikke detaljert i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 punkt 2.2 «Driftstilskudd» står det at driftsstilskuddet ikke kan økes første avtaleår og at det tidligst kan endres etter ett år fra avtaleoppstart, samt at det kan reguleres årlig etter konsumprisindeksen. Kan Oppdrager presisere hva som skal forstås som «avtaleoppstart» (dato for faktisk oppstart tidligst november 2026, eller dato 02.11.2026) og hvilken dato SSB-indeksgrunnlaget skal knyttes til?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens pris-/risikobilde og beregning av forventede inntekter over opsjons- og forlengelsesperioden.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjonen (pkt. 2.2) og Vedlegg 4 (regulering av driftstilskudd)

2. Vedlegg 4 angir at «mislighold ... gir Oppdragsgiver rett til å holde tilbake vederlag» og at det kan holdes tilbake en så stor del av kjøpesummen som sikrer overholdelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår. Kan Oppdrager utdype hvordan «kjøpesummen» beregnes i en konsesjonskontrakt (hvor oppdragsgiver ikke betaler vederlag per solgte varer), og hvilken mekanisme/utbetaling Oppdragsgiver faktisk kan holde tilbake i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstart og drift er økonomisk basert på egen omsetning + driftstilskudd; uklart tilbakeholdelsesgrunnlag kan gi uforutsigbar risiko.

   Kilde: Vedlegg 4 – Kontrakt (mislighold, «holde tilbake vederlag»)

3. I Vedlegg 4 («Lønns- og arbeidsvilkår») står det at mislighold kan gi oppdragsgiver rett til å heve selv om leverandøren retter forholdene, og at Oppdragsgiver kan holde tilbake så stor del av kjøpesummen. Kan Oppdrager beskrive terskel/kriterier for «mislighold» og hvilke dokumentasjonskrav som typisk forventes ved forespørsel (f.eks. frekvens, omfang og tidsfrist for å fremskaffe dokumentasjon) for å redusere risiko for vilkårlig mislighold?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne etablere en kontrollerbar compliance-prosess; terskler og tidslinjer er avgjørende for å prise og organisere drift.

   Kilde: Vedlegg 4 – Kontrakt (Lønns- og arbeidsvilkår; mislighold/hevingsadgang)

4. Vedlegg 1 punkt 3.1 fastsetter åpningstid og krav til utvalg tilnærmet likt frem til kl. 13.00, samt redusert utvalg etter kl. 13.00 og varmmat mellom 11.00 og 13.00. Kan Oppdrager presisere hva som menes med «tilnærmet lik i hele åpningstiden» (f.eks. krav til antall varme retter/supper i intervallene 08–11, 11–13 og 13–14), og om det finnes minstekrav per dag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Detaljnivået påvirker planlegging av produksjon, bemanning, matsvinn og varekost for å oppfylle minstekravene uten avvik.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjonen (pkt. 3.1) samt (pkt. 3.2) og (pkt. 6.8–6.12)

5. Vedlegg 1 punkt 6.3 sier at «Maten skal være fersk» og at fersk betyr at maten skal tilberedes samme dag. Kan Oppdrager bekrefte om dette gjelder også for elementer som f.eks. brød/bakevarer, sauser/dressinger og salatbar-komponenter (som ofte forberedes delvis dagen i forveien), og i så fall om det finnes unntak eller aksept for kort kjølekjede/forberedelser før oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart «samme dag»-krav kan gjøre driftsopplegg og innkjøps-/produksjonsplaner feil og øker risiko for avvik.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjonen (pkt. 6.3)

6. Vedlegg 1 punkt 7.8 angir at møtemat kan bestilles frem til kl. 13.00 dagen før levering, og for større møter tre virkedager før. Kan Oppdrager definere hva som anses som «større møter» (antall personer, antall leveranser eller annen trigger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger dette for å dimensjonere produksjon, logistikk og bemanning, og for å beregne kapasitet/risiko for siste-liten-bestillinger.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjonen (pkt. 7.8)

7. Vedlegg 1 punkt 8.1–8.3 krever egen kasseløsning og at betaling kan gjennomføres med kontanter og betalingskort, samt at leverandøren skal oppgi forslag til alternative betalingsløsninger. Kan Oppdrager spesifisere hvilke «alternative betalingsløsninger» som er mest ønsket/forventet i praksis (f.eks. faktura til avdeling, avtaleGiro, QR, betalingsapp), og om det finnes tekniske krav til integrasjoner/rapportering mot oppdragsgivers behov?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare tekniske/rapporteringsforventninger påvirker kost og kompleksitet i betalings- og kontrollrutiner.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjonen (pkt. 8.1–8.3) og Vedlegg 4 (betalingssystemer/evt. rapportering)

8. Vedlegg 1 punkt 1.3 sier at kantinetilbudet skal markedsføres på Oppdragsgivers intranett, og leverandøren skal beskrive hvordan. Kan Oppdrager avklare hvem som eier/driver intranettpublisering (leverandør eller oppdragsgiver), hvilke formater Oppdrager kan motta (tekst, bilder, lenker), og hvilken hyppighet som forventes (daglig/ukentlig) for markedsføringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en evalueringsrelevant del av servicekonseptet; praktisk gjennomføring må være realistisk og mulig å prise.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjonen (pkt. 1.3)

9. I Vedlegg 4 («Varighet») står det fast periode 02.11.2026–01.11.2028, mens konkurransegrunnlaget oppgir oppstart tidligst november 2026. Kan Oppdrager bekrefte eksakt dato for oppstart dersom ombyggingen forsinkes, og om partene har en mekanisme for justering av periode/opsjonsutløsning ved forsinket oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklaring om startdato ved praktisk oppstart påvirkes oppdragets driftstid, opsjonsutløsning og beregninger for bemanning/kontraktoppstart.

   Kilde: Konkurransegrunnlag (pkt. 1.2 og 1.3) og Vedlegg 4 (varighet)

10. Vedlegg 1 punkt 2.4 og 2.8 krever at Oppdragsgiver skal godkjenne utskifting av kontaktperson, og at Oppdragsgiver har beslutningsmyndighet i statusmøter (pkt. 1.2). Kan Oppdrager presisere hvilke beslutninger som normalt anses «drøftet og avtalt» versus «kan besluttes av Oppdragsgiver etter drøfting», og hvordan dette påvirker leverandørens rett til å endre meny/konsept innenfor avtaleperioden (særlig ved behov som oppstår i drift)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelighet i beslutningsregime reduserer risiko for at leverandøren ikke får endre drift uten unødig friksjon eller avvik mot tilbudt konsept.

    Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjonen (pkt. 1.2 og 2.4/2.8) og Vedlegg 4 (leverandørens plikter knyttet til bilag 1/bilag 2)