Anskaffelse av SAP løsningsekspert rekruttering

Anskaffelse av en SAP løsningsekspert (rekruttering) for Cyberforsvarets IT-avdeling (CIT) DRIV hos Forsvarsmateriell (FMA). Rollen skal støtte SAP HRM Talent- og rekrutteringsområde, herunder tilpasning/konfigurering av SAP HR Talentstyring (med hovedvekt på SAP eRec), implementere/feilrette/videreutvikle rekrutteringsløsninger, og bidra til kompetansebygging/kunnskapsoverføring. Kontrakt planlagt oppstart 01.01.2027 (evt. tidligere), varighet inntil 2500 timer t.o.m. 31.12.2027, med ensidig opsjon for forlengelse inntil 3 år (opsjon) til maks 31.12.2030. Kontrakten tildeles én leverandør uten forhandling.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister (egnethet).

  Dokumentasjon: Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på registrering i foretaksregister/handelsregister (ESPD del IV A).

  Kilde: Del 1, pkt. 4.3.4 (ESPD-kvalifikasjonskrav) / 'Egnethet'.
• Leverandøren skal ha nødvendig økonomisk og finansiell kapasitet til å utføre kontrakten (økonomisk og finansiell kapasitet).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste regnskapstall (ikke eldre enn 3 måneder). Tilstrekkelig at kredittrating er «kredittverdig» eller tilsvarende (ESPD del IV B).

  Kilde: Del 1, pkt. 4.3.4 / 'Økonomisk og finansiell kapasitet'.
• Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser (tekniske og faglige kvalifikasjoner).

  Dokumentasjon: Oversikt over leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av siste 3 år, inkludert oppgavens verdi, utførelsestidspunkt, mottaker (navn/telefon/e-post) og kort beskrivelse. Relevans må dokumenteres (ESPD del IV C).

  Kilde: Del 1, pkt. 4.3.4 / 'Tekniske og faglige kvalifikasjoner'.
• Leverandøren skal ha et godt kvalitetsstyringssystem (kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring. Ved ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Del 1, pkt. 4.3.4 / 'Kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder' (kvalitet).
• Leverandøren skal ha et dokumentert og gyldig miljøledelsessystem med rutiner/struktur for relevante miljøhensyn (kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsestiltak implementert i virksomheten. Ved ISO 14001, Miljøfyrtårn, EMAS eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Del 1, pkt. 4.3.4 / 'Kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder' (miljø).

• ESPD-skjema skal leveres sammen med tilbudet som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.Kilde: Del 1, pkt. 4.1.
• Tilbud skal leveres i Mercell innen tilbudsfrist (elektronisk innlevering).Kilde: Del 1, pkt. 2.3.1 og pkt. 6.1.
• Tilbudet skal inneholde utfylt Tilbudsbrev (mal Vedlegg 1).Kilde: Del 1, pkt. 6.2 (Tilbudsstruktur) / 'Dokument 1'.
• Tilbudet skal inneholde utfylt Egenerklæring vedrørende overholdelse av etiske retningslinjer og sanksjonslover (mal Vedlegg 2).Kilde: Del 1, pkt. 6.2 / 'Dokument 2'.
• Eventuell(e) Forpliktelseserklæring skal leveres dersom tilbyder støtter seg på andre virksomheters kapasitet (Vedlegg 6).Kilde: Del 1, pkt. 6.2 / 'Dokument 3' og pkt. 4.3.2.
• Eventuell liste over avvik fra konkurransegrunnlaget skal leveres (Vedlegg 7).Kilde: Del 1, pkt. 6.2 / 'Dokument 4' samt pkt. 3.6.
• SSA-B bilag 1-7 (med enkelte bilag fylles ut av leverandør).Kilde: Del 1, pkt. 6.2 / 'Dokument 5' og SSA-B (bilagsstruktur).
• Konsulentens CV skal vedlegges tilbudet og blir en del av kontrakten.Kilde: Del 1, pkt. 5.1 (kvalitetsdokumentasjon) og Bilag 1 (kompetanse-/dokumentasjonskrav).
• Kompetanseskjema/kravtabell i Bilag 1 skal fylles ut (opplyse oppfylt/ikke oppfylt samt beskrivelser som refererer til CV).Kilde: Bilag 1 (Krav til kompetanse / dokumentasjonskrav).
• Ved avvik og avvisning: avvik skal oppgis presist, entydig og med referanser til bilag/punkter; kan medføre avvisning.Kilde: Del 1, pkt. 3.6 og Vedlegg 7.
• Språk: tilbud og kommunikasjon skal være på norsk; tilbudet skal leveres på norsk.Kilde: Del 1, pkt. 3.1 og Bilag 1 (språkkrav).

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsoppstart og varighet: oppstart 01.01.2027 (evt. tidligere), bistand inntil 2500 timer t.o.m. 31.12.2027; ensidig opsjon for forlengelse inntil tre år (inntil 6000 timer), maks t.o.m. 31.12.2030.Kilde: Del 1, pkt. 1.4 og Bilag 3 (prosjekt- og fremdriftsplan).
• Sikkerhetskrav: personell som skal yte bistand må kunne sikkerhetsklareres for HEMMELIG; konsulent må være sikkerhetsklarert for Hemmelig før bistand kan påbegynnes; autorisasjonssamtale; tap av klarering gir grunnlag for heving.Kilde: Del 1, pkt. 3.2 og Bilag 1 (taushet/sikkerhetsklarering).
• Taushetsplikt og konfidensialitet: informasjon behandles konfidensielt; taushetsplikt varer til 5 år etter avtalens opphør (med mindre annet i bilag 4).Kilde: SSA-B, pkt. 5.3.
• Nøkkelpersonell: identifisert i bilag 4; skifte krever kundens godkjenning (kan ikke nektes uten saklig grunn); kostnader ved kompetanseoverføring ved bytte som skyldes konsulenten.Kilde: SSA-B, pkt. 5.2.
• Lønns- og arbeidsvilkår: krav til etterlevelse av allmenngjort tariffavtale/landsomfattende tariff for arbeid i Norge; dokumentasjonsplikt ved forespørsel; dagbot ved brudd (ikke mindre enn 1500 kr/dag).Kilde: SSA-B, pkt. 5.4.1-5.4.3.
• Vederlag/fakturering: fast timepris; alle priser ekskl. mva; fakturering etterskuddsvis pr. måned; timelister spesifiseres og vedlegges; betalingsfrist 30 dager.Kilde: SSA-B, pkt. 6.1-6.2 og Bilag 5.
• Utlegg/reise/diett: dekkes kun i den grad avtalt; reisetid faktureres kun hvis avtalt; i praksis ingen dekning for utlegg/overtid/reise-/diettkostnader eller reisetid utenom unntak (tjenestereiser utenfor Oslo/Akershus pålagt).Kilde: Bilag 5 (pris og prisbestemmelser) og SSA-B pkt. 6.1 (utlegg).
• Endringer etter avtaleinngåelse: skal avtales skriftlig; konsulenten fører katalog i bilag 7.Kilde: SSA-B, pkt. 3 og bilag 7 (endringer etter avtaleinngåelse).
• Avbestilling/stans: kunden kan avbestille med 30 dagers varsel; kan kreve midlertidig stans med 5 dagers varsel; kostnader ved omdisponering/andre direkte kostnader skal erstattes.Kilde: SSA-B, pkt. 4.2 og 4.3.
• Mislighold og sanksjoner: prisavslag ved avhjulpet (etter gjentatte forsøk); heving ved vesentlig mislighold; tilbakeholdsrett begrenset; erstatningsansvar begrenses (indirekte tap ikke erstattet; beløpsbegrensning).Kilde: SSA-B, pkt. 8.3.1-8.3.5.

• Teksten gir ikke eksplisitt detaljert formulering av alle absolutte kompetansekrav utover oppsummert tabell (A*) i Bilag 1; full evaluasjonslogikk for kvalifikasjons-/kompetansekrav utover at CV blir del av kontrakten er ikke helt komplett i utdraget.
• Konkret pris-/evalueringsmetode for pris (karakterskala) beskrives som 'på forhånd fastsatt karakterskala', men selve skalaen ligger ikke i teksten du ga.
• Kontraktsbilagene 'Bilag 1' (kunder spesifikasjon) og 'Bilag 2' (konsulentens spesifikasjon) er nevnt, men 'Bilag 2' innhold er ikke inkludert.
• Detaljerte arbeids-/leveransekrav utover de listede arbeidsoppgavene (f.eks. konkrete leveranser/del-rapporter) er ikke spesifisert i utdraget utover henvisning til rapportering og sluttrapport.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan Forsvarsmateriell/DRIV bekrefte hvordan konsulentens absolutte kompetansekrav (A*) i Bilag 1 skal dokumenteres i praksis i CV-en—og hvilke konkrete CV-detaljer (f.eks. prosjektvarighet, roller, leveranser, teknologier/moduler brukt, omfang/tidsbruk) oppdragsgiver mener vil være tilstrekkelig for å oppnå «ja» på hvert A*-krav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: A*-kravene evalueres/poengsettes og CV blir en del av kontrakten. Leverandøren bør forstå nøyaktig hva som forventes dokumentert for å redusere risiko for ikke-bestått/poengtap.

   Kilde: Bilag 1 Kundens beskrivelse av bistanden / Forsvarets kompetansekrav (A*)

2. I Bilag 1 etterspørres «minst 3 års praktisk erfaring» innen henholdsvis SAP HCM, konfigurering av SAP HR Talentstyring med hovedvekt på SAP eRec, og analyse/utforming av tekniske og funksjonelle løsninger i SAP for HCM-prosesser. Skal Forsvaret legge til grunn at «3 års erfaring» kan bestå av overlappende tidsperioder mellom flere kompetanseområder, eller skal tid telles separat per krav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Overlapping/periodisering kan påvirke om tilbudet faktisk oppfyller A*-kravene. Leverandøren må vite regelforståelsen for korrekt time-/erfaringsfremstilling.

   Kilde: Bilag 1 Forsvarets kompetansekrav (A*)

3. Kan Forsvarsmateriell utdype hvilke deler av SAP HR Talentstyring og eRec som særlig vektlegges i kompetansekravet «konfigurering og oppsett … med hovedvekt på SAP eRec» (f.eks. konfigurering av rekrutteringsflyt, stillingsoppsett, integrasjoner, arbeidsflyter, roller/tilganger, dataflyt/feeds, rapportering), og om det forventes erfaring fra bestemte versjoner/landskap (SAP ECC vs. S/4HANA/SuccessFactors-integrasjoner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Bilag 1 angir hovedtema, men detaljnivået i «konfigurering og oppsett» kan være uklart. Riktig «scope» trengs for å prise og posisjonere kompetansen korrekt.

   Kilde: Bilag 1 Forsvarets kompetansekrav (A*)

4. Hvordan vil Forsvarsmateriell vurdere «analyse og utforming av tekniske og funksjonelle løsninger i SAP for å støtte HCM-prosesser» når det listes spesifikt (SAP Business Workflow og ABAP-programmering) i A*-kravet—er det tilstrekkelig med dokumentert arbeid/konsept/design i slike komponenter, eller må CV også vise konkret implementeringsansvar (f.eks. utvikling i ABAP/konfigurasjon av workflow) og i hvilken grad?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det kan være stor forskjell mellom å ha analysert/designet og å ha utviklet/konfigurert. Leverandøren bør vite evalueringspraksis for korrekt tilbudsdokumentasjon.

   Kilde: Bilag 1 Forsvarets kompetansekrav (A*)

5. I Bilag 1 fremgår det at konsulenten skal «utarbeide erfaringsrapporter underveis, og sluttrapport» dersom arbeidsleder krever det. Kan Forsvarsmateriell angi forventet format, omfang/frekvens og hvilke leveranser som typisk kreves (f.eks. antall rapporter, varighet, maler/strukturer), slik at leverandøren kan vurdere ressursbruk og tid innenfor timeestimatet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten forventninger til rapportering kan leverandøren feilprissete timebruk eller planlegge feil. Dette påvirker tilbudets timepriskalkyle.

   Kilde: Bilag 1 Krav til arbeidsresultat og dokumentasjon

6. Kan Forsvarsmateriell bekrefte hvordan kvalitet evalueres gitt at det brukes en poengskala 1–10 og «absolutt poengmodell», og særlig hva som vil skille nivåene (2–3/4–6/7–9/10) for kompetanse under Bilag 1 pkt. «Krav til kompetanse» (A* og B)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Skalaen er beskrevet verbalt, men evalueringen må operasjonaliseres. Leverandøren må vite hvordan merverdi utover minimum vurderes for å optimalisere tilbudets dokumentasjon.

   Kilde: Regler for anskaffelsen pkt. 5.2 Evaluering / poengskala og grad av oppfyllelse

7. I pris-/timeprisdelen (Bilag 5) står det at all fast timepris skal innberegne «alle Leverandørens kostnader», og at det ikke gis dekning for utlegg/overtid/reise-/diettkostnader/reisetid, med unntak for pålagte tjenestereiser utenfor Oslo/Akershus-området. Kan Forsvarsmateriell presisere hva som forventes å håndteres som «tjenestereise utenfor Oslo/Akershus» i denne kontrakten (typisk lokasjon og hyppighet), og om også interne reiser/oppmøter i regionen regnes som reise utenfor området?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reise- og kostnadsforutsetninger påvirker total økonomisk risiko og dermed riktig timepris/kalkyle.

   Kilde: Bilag 5 Pris og prisbestemmelser (Avtalens punkt 6.1 Vederlag)

8. Kontrakten kan forlenge ensidig inntil tre år (opsjon) og rollen estimeres til inntil 2500 timer i 2027 og inntil 6000 timer totalt ved opsjon. Kan Forsvarsmateriell beskrive hvordan opsjonen normalt utløses (f.eks. behovsbasert, minimum planleggingsvarsel, omfang per år/kvartal), og hvilke konsekvenser dette har for leverandørens bemanningsplan/tilgjengelighet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om opsjonstimer er estimat, kan oppstart/tilgjengelighet og forpliktelser ved forlengelse påvirke leverandørens risiko og bemanningskost.

   Kilde: Regler for anskaffelsen pkt. 1.4 Varighet og omfang / Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan

9. Sikkerhetsklarering er et vilkår: «Konsulenten må være sikkerhetsklarert for Hemmelig før bistanden kan påbegynnes» og autorisasjonssamtale vil bli avholdt. Kan Forsvarsmateriell angi praktiske forventninger til tidslinje for klareringsprosess og autorisasjonssamtale, samt hva som er en realistisk oppstartsmargin (dersom konsulenten ikke er klarert ved 01.01.2027 eller ved tidligere oppstart)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstart kan avhenge av klarering. Leverandøren bør forstå hvilke forsinkelser som tolereres og hvordan dette håndteres, slik at bemanningen og opsjon/prising planlegges riktig.

   Kilde: Bilag 1 Organisering, arbeidssted og sikkerhetsklarering

10. Hvordan skal konsulenten levere timeregistrering: Bilag 5 sier at timelister skal avrundes til nærmeste halve time og «All timeregistrering skal følge Forsvarets til enhver tid gjeldende prosedyrer» (og at arbeidsleder signerer eller godkjenner digitalt). Kan Forsvarsmateriell opplyse hvilken prosedyre/verktøy som benyttes for timeregistrering og godkjenning (systemnavn/tilgang), slik at leverandøren kan sikre at fakturagrunnlaget blir korrekt og kan leveres innen frister?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Timelister er grunnlag for faktura og kontroll. Ukjent prosess/system kan gi feil/avvisningsrisiko og forsinke innbetaling.

    Kilde: Bilag 5 Pris og prisbestemmelser (Avsnitt om timeregistrering og godkjenning)