Destruksjonstjenester (1)

Åpen anbudskonkurranse om destruksjonstjenester for papirdokumenter for Politiets fellestjenester (PFT). Leverandør skal sikre sikker makulering/destruksjon på sikkerhetsnivå P4 for alle delkontrakter. For delkontrakt Oslo tilbys alternativ/opsjon med direkte forbrenning (forutsatt). Avtaleperiode 2 år fra 11. januar 2027 med opsjon 1+1 år (maks 4 år). Estimert verdi ca. 19,8 MNOK eks. mva, med forbehold opp til ca. 40 MNOK eks. mva. Tildeling basert på beste forhold mellom pris (70 %) og klima/miljøhensyn (30 %) knyttet til andel oppmøter med klimavennlige kjøretøy.

• Leverandøren skal levere utfylt ESPD (europeisk egenerklæringsskjema) i KGV.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema besvares i KGV. Del II (leverandørinfo, støtte fra andre virksomheter/underleverandører) og del III/IV etter KGV-oppsett.

  Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2.3 og 6.2
• Leverandører (innenfor kravoppsett i KGV) skal dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav gjennom dokumentasjon innlevert innen tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på oppfyllelse av alle kvalifikasjonskrav iht. dokumentasjonskrav i KGV («Besvar krav / kriterier»).

  Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2.1 og 6.2
• Ved støtte fra andre virksomheter for økonomisk/finansiell kapasitet og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner skal det leveres forpliktelseserklæring(er) og dokumentasjon fra støttende virksomhet.

  Dokumentasjon: Utfylt/ signert forpliktelseserklæring (vedlegg A) per virksomhet; dokumentasjon i KGV for relevante kvalifikasjonskrav for støttende virksomhet; ESPD for hver virksomhet.

  Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2.4 og Vedlegg A
• Alle leverandører skal levere utfylt vedlegg D – egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser.

  Dokumentasjon: Utfylt og signert «Vedlegg D – Egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser» sammen med tilbudet.

  Kilde: Regler for konkurransen, punkt 3.6
• Eventuell utvidet skatteattest (gjelder kun norske leverandører) skal leveres innen tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Utvidet skatteattest innleveres som dokumentasjon (eget dokumentasjonskrav i KGV).

  Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2

• Tilbud skal leveres skriftlig og elektronisk via KGV innen frist.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6 og 4.1
• Ved levering skal leverandør vedlegge digitalt sertifikat som dokumentasjon på at tilbudet er bindende.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.1
• Tilbud må innholde (innen tilbudsfrist) utfylt ESPD-skjema i KGV.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2.3
• Tilbud må innholde utvidet skatteattest (kun norske leverandører).Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2
• Tilbud må innholde dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2.1
• Tilbud må innholde eventuell dokumentasjon for støtte fra andre virksomheter (for de kvalifikasjonsområder støtte er tillatt).Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2.4
• Eventuell dokumentasjon knyttet til andre virksomheter som leverandøren støtter seg på; signerings-/fullmaktkrav gjelder også i leverandørkjeden (fullmakt til innhenting av skatteopplysninger).Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2.2
• Eventuelt bilag 10 forbehold kan leveres der forbehold er aktuelt.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 3.5 og 6.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleperiode og opsjoner: 2 år fra 11.01.2027, opsjon forlengelse 1+1 år (maks 4 år).Kilde: Regler for konkurransen, punkt 2.1 og 2.2
• Leverandør skal utføre destruksjon av papirdokumenter på sikkerhetsnivå P4 for alle delkontrakter; direkt forbrenning kun som opsjon for Oslo.Kilde: Bilag 1 punkt 1.1 og Krav/opsjon A6 (Oslo) samt beskrivelse av delkontrakt Oslo
• Krav til personell: utvidet/uttømmende politiattest og at politiattest godkjennes før adgang; fast personell; opplæring; norsk arbeidsspråk; signert taushetserklæring; adgangskortregime og fotoforbud.Kilde: Bilag 1 kap. 2.2, krav A1.1–A1.7
• Informasjonssikkerhet og personvern: etablert ledelsessystem basert på ISO 27001 eller tilsvarende; signert databehandleravtale før oppstart; krav til fysisk sikring og adgangskontroll.Kilde: Bilag 1 kap. 2.2, krav A2.1–A2.3
• Drift/operativt: løsning for bestilling med kryptert ende-til-ende og sikkerhetsmekanismer (minste privilegium, 2-/flersfaktorautentisering); levering/avropbekreftelse innen 2 virkedager og henting innen 4 virkedager.Kilde: Bilag 1 kap. 2.2, krav A3.2
• Beholdere: låsing, plombering, merking, ansvar for estetisk/funksjonell stand.Kilde: Bilag 1 kap. 2.2, krav A3.4
• Destruksjonsmetode: krysskutt minimum P4 iht. ISO/IEC 21964; dokumentasjon på metoden (for øvrig opsjonskrav A6 for Oslo innebærer direkte forbrenning uten mellomlagring).Kilde: Bilag 1 kap. 2.2, krav A3.5 og A6.1–A6.2
• Rapportering og avvik: rapporter (volum kg, kostnader/lokasjon, tømminger, logg, avvik) ved forespørsel; etablert avvikshåndteringsprosess; stikkprøver kan gjennomføres.Kilde: Bilag 1 kap. 2.2, krav A4.1–A4.3
• Miljø: miljøansvar/tiltak; utslippsstandard EURO-6 for kjøretøy.Kilde: Bilag 1 kap. 2.2, krav A5.1–A5.2 og Standard avtalevilkår (miljøkrav knyttet til dagbot)
• Underleverandører: krav om skriftlig kundegodkjenning; maks antall ledd; leverandør ansvar for underleverandører; underleverandører må ikke være i avvisningssituasjoner angitt i forskriften.Kilde: Tjenesteavtale – standard avtalevilkår, punkt 3.2
• Lønns- og arbeidsvilkår samt ILO-etterlevelse og krav til lærlinger (minst 10 % av arbeidet og minst én lærling involvert, med unntak ved dokumenterte forsøk).Kilde: Tjenesteavtale – standard avtalevilkår, punkt 3.3
• Sanksjonsforskrift Ukraina: leverandør og underleverandører må ikke være omfattet; informasjonsplikt ved relevante forhold; manglende oppfyllelse er vesentlig mislighold.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 3.6; Tjenesteavtale – standard avtalevilkår, punkt 3.5
• Skatte-/avgiftsfullmakt til PFT/Skatteetaten: signert fullmakt gjelder 4 år fra signering, ubegrenset antall ganger; gjelder også i leverandørkjeden før underleverandører benyttes.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2.2; Tjenesteavtale – standard avtalevilkår, punkt 3.4
• Kundens rett til revisjon/innsyn i systemer relevant for avtaleoppfyllelse.Kilde: Tjenesteavtale – standard avtalevilkår, punkt 3.6

• Ingen konkrete kvalifikasjonskrav med tekstlig innhold er trukket ut fra KGV i mottatt dokumentutdrag; kun at kvalifikasjonskrav finnes i KGV og må dokumenteres iht. «Besvar krav / kriterier».
• Øvrige tvingende kontrakts-/utførelseskrav utover bilag 1 (f.eks. detaljer om tidsfrister i Bilag 3, kvalitets- og HMS-krav i Bilag 4, og prisdetaljer i Bilag 5) er ikke fullt ut gjengitt i utdraget.
• Del 1 av avtalen (Tjenesteavtale – standard avtalevilkår) viser generelle regler, men konkrete krav til leveransedetaljer (f.eks. løpende leveranseprosedyre utover bilag 1) er ikke spesifikt sitert utover de nevnte punktene.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 (Krav A3.2 b–c) står det at Kundens lokale representant gjør bestilling av beholdere, tømming og bytting, og at leverandøren skal bekrefte avrop innen 2 virkedager og hente innen fire virkedager. Kan dere presisere hva som menes med «avrop» (f.eks. bestilling pr. beholdertype, pr. lokasjon og/eller pr. tømming/bytting), og om disse fristene gjelder uansett tidspunkt på døgnet og helg/helligdager?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens logistikkplan og bemanning, og dermed både kostnader og risiko for dagbot ved forsinkelser.

   Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, punkt A3.2 (b–c) samt Standard avtalevilkår, om frister og dagbot (kap. 3 og 7) v. tillegg

2. I Bilag 1 (Krav A3.2 a) krever dere «kryptert (ende-til-ende)» informasjonsformidling og at ved webportal skal det være etablerte sikkerhetsmekanismer (to-/flerfaktorautentisering som standard, tilgangsstyring etter minste privilegium). Hvilken minimum teknisk standard eller dokumentasjon forventes at vi beskriver i Bilag 2 for å sannsynliggjøre oppfyllelse (f.eks. krav til TLS-nivå, MFA-metode, logging/tilgangsrapportering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet er tydelig på mål, men dokumentasjonsforventningene i Bilag 2 kan gi avvisnings-/evalueringsrisiko dersom de tolkes ulikt.

   Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, punkt A3.2 a; Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse, oppfyllelse av krav

3. I Bilag 1 (Krav A1.6 f) skriver dere at leverandøren må være forberedt på at det blir stilt krav til følgetjeneste for tilgang til enkelte lokasjoner og områder. Kan dere beskrive hvilke lokasjoner som normalt har krav om følgetjeneste, hvordan dette bestilles/varsles, og om følgetjeneste regnes som leverandørens ansvar (bemanning) eller Kundens ansvar (ressurs)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette kan utgjøre en vesentlig kostnads- og kapasitetsdriver og påvirker også planlegging mot fristene for oppmøte/avrop.

   Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, punkt A1.6 f; Bilag 1, A3.3 (oppmøte)

4. I Bilag 1 (Krav A1.1–A1.2) krever dere at politiattest skal være godkjent av Kunden før personell får tilgang. Kan dere opplyse forventet saksbehandlingstid hos Kunden/krav til «opplasting/innsending» av personliste (1 uke etter signering), og hvordan situasjonen håndteres dersom godkjenning ikke er ferdig før oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstartstid og eventuelle «pause»/forsinkelse påvirker oppgitt oppstart og kostnadsrisiko, særlig siden frister ikke ser ut til å være spesifisert som betingede.

   Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, punkt A1.1 og A1.2; Standard avtalevilkår, punkt 3 om tidsfrister/varsling

5. I Bilag 1 (Krav A4.1) ber dere at rapporten skal vise «Destruert volum (kg) fordelt på lokasjon» samt «kostnader pr. lokasjon» og logg for utplassert/hentet (lossedato og lossetid). Kan dere presisere hvordan dere ønsker at «destruert volum (kg)» skal dokumenteres (vekter/innmåling før destruksjon, avviksrutine ved avvik i vektgrunnlag), og hvilken detaljeringsgrad dere forventer i kostnad- og tidslogg pr. lokasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prising og faktureringsgrunnlag kan bli påvirket av om kg og kostnader må kunne spores til hver ordre/tømming og til hvilke datakilder.

   Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, punkt A4.1; Bilag 5 – pris og prisbestemmelser (dokumentasjonskrav til faktura)

6. I Bilag 1 (Krav A5.2) krever dere at kjøretøy minimum skal tilfredsstille EURO-6. Samtidig er «klimavennlige kjøretøy» et vurderingskrav (B1) og gir 10 poeng for elektrisitet (helelektrisk), biogass og hydrogen. Kan dere bekrefte om vurderingen gjelder både for Oslo og de øvrige delkontraktene samlet (slik at samme dataplan brukes for alle delområder), og hvordan dere tolker «andel oppmøter» når bilparken kan variere mellom lokasjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette styrer både hvordan leverandøren skal beregne/rapportere klimapoeng og om man bør prise og organisere transport ulikt per delkontrakt.

   Kilde: Regler for konkurransen, punkt 7.2 (klima- og miljøhensyn); Bilag 1, punkt B1 og A5.2; Bilag 4, rapportering av benyttede kjøretøy

7. I Bilag 1 (Opsjon Oslo – A6.2) krever dere «Direktekjøring ... Ingen mellomlagring er tillatt» og at vi skal ha oppsyn med beholdere inntil innholdet er destruert. Kan dere presisere hva som regnes som «mellomlagring» i denne sammenheng (f.eks. kort stopp for omlasting, kø/venting hos forbrenningsanlegg, pauser ved opphold), og om det finnes aksepterte unntak/krav til overvåking (bemanning, CCTV, plombering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tolkningen av «ingen mellomlagring» kan medføre betydelige logistikk-/kostnadskrav og risiko for avvik/dagbot.

   Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, punkt A6.2

8. I Bilag 4 (Administrative bestemmelser), punkt «Rapportering – Benyttede kjøretøy på kontrakten» står det at statistikk skal leveres ved 6, 12, 24, 36 og 48 måneder etter kontraktens oppstart (og at det rapporteres for siste gjennomførte tidsintervallet). Kan dere spesifisere hvilket datoperioder som menes med «siste gjennomførte tidsintervallet» for hvert rapporteringstidspunkt, og om rapporteringen skal dekke alle lokasjoner i de aktuelle delkontraktene eller kun de som faktisk har hatt oppdrag i perioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig datagrunnlag kan gi feil rapportering og potensielt mislighold ved «brudd på miljøkrav»/dagbot dersom rapporteringen blir mangelfull.

   Kilde: Bilag 4 – Administrative bestemmelser, punkt 7.1 Rapportering (Benyttede kjøretøy på kontrakten)