Digital løsning for helhetlig virksomhetsstyring (kvalifikasjonsfasen)

Kystverket skal anskaffe en brukervennlig, effektiv og fremtidsrettet digital løsning for helhetlig virksomhetsstyring (mål- og resultatstyring). Løsningen skal støtte «rød tråd» mellom mål/prioriteringer/aktiviteter/resultater, tydelig ansvarsplassering, strukturert rapportering fra underliggende enheter til overordnet nivå, og styringsinformasjon til dialog, årsrapportering og internkontroll. Kvalifikasjonsfasen avgjør hvilke leverandører som inviteres til å inngi tilbud i tilbudsfasen (konkurranse med forhandling).

• Leverandøren skal være registrert i relevante foretaks-/handelsregistre (enrolment in a trade register).

  Dokumentasjon: ESPD-skjema fylles ut i Mercell som foreløpig dokumentasjon (for registreringskravet).

  Kilde: Se i ESPD/«Enrolment in a trade register» (avsnitt 4 Kvalifikasjonskrav)
• Leverandøren skal ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell kapasitet (minstekrav: kredittverdig, tilfredsstillende likviditet og lav konkursrisiko).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall fra anerkjent kredittopplysningsforetak. Hvis ikke tilgjengelig: kan dokumentere på annen måte (f.eks. årsregnskap/annen økonomisk dokumentasjon). Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon (kredittrating, årsregnskap, noter, styrets årsberetning, revisjonsberetning).

  Kilde: Avsnitt 4 Kvalifikasjonskrav – «General yearly turnover»/«Minimum level(s)…» og «Dokumentasjonskrav» for økonomi
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare leveranser av samme omfang, karakter og kompleksitet, inkl. digitale løsninger for styring/rapportering/oppfølging og leveranser til organisasjoner med flere nivåer.

  Dokumentasjon: Referanseliste til foretakets inntil fem viktigste relevante leveranser de siste 3 årene, med verdi, relevans, tidspunkt, og mottaker. Beskriv innhold, omfang, kompleksitet og mottaker; referanser kontrolleres ved behov.

  Kilde: Avsnitt 4 Kvalifikasjonskrav – «Technical and professional ability… performance of services…» og tilhørende dokumentasjonskrav
• Leverandøren skal ha et tilfredsstillende nivå for informasjonssikkerhet.

  Dokumentasjon: ISO 27001, eller beskrivelse av egne sikkerhetstiltak.

  Kilde: Avsnitt 4 Kvalifikasjonskrav – «Technical facilities and measures for ensuring quality» (minstekrav informasjonssikkerhet)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å gjennomføre leveransen, inkludert implementering og løpende forvaltning.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av organisasjon, fagmiljø og kapasitet til å håndtere kontraktsforpliktelsene. Erfaring med drift og forvaltning kan inngå i referanser eller beskrives separat.

  Kilde: Avsnitt 4 Kvalifikasjonskrav – «Educational and professional qualifications» (minstekrav og dokumentasjon)
• Leverandøren skal dokumentere egen miljøstrategi (tiltak for å redusere egen miljøpåvirkning og fremme bærekraftig praksis).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon av miljøstrategi og gjennomførte/planlagte tiltak.

  Kilde: Avsnitt 4 Kvalifikasjonskrav – «Environmental management measures»

• Foreløpig dokumentasjon: leverandøren skal fylle ut ESPD-skjema i Mercell som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner (og ev. oppfyllelse av utvelgelseskriterier).Kilde: Avsnitt 3.1 Generelt om ESPD
• Alle forespørsler (kvalifikasjonssøknad) skal leveres elektronisk via Mercell innen frist; for sent innkomne søknader avvises.Kilde: Avsnitt 6.1 Innlevering av forespørselen
• Ved levering skal følgende dokumenter legges ved under fanebladet Dokumenter i Mercell: Dok 01 Kvalifikasjonssøknad med eventuelle forbehold; Dok 02 Dokumentasjon på referanser; Dok 03 Evt. forpliktelseserklæring; Dok 04 Kredittvurdering.Kilde: Avsnitt 6.2 Utforming av forespørsel

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår.Kilde: Avsnitt 2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Kontrakten vil inneholde krav til bærekraft/ESG.Kilde: Avsnitt 2.3 Krav til miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn
• Kontrakten vil inneholde krav om aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven (grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold).Kilde: Avsnitt 2.3 Krav til miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn
• Skatteattest: valgt leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatt (norske leverandører), ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å delta. Ved bygge- og anleggskontrakter: også underleverandører.Kilde: Avsnitt 2.5 Skatteattest
• Oppdragsgiver benytter eBevis; leverandør må gi samtykke via Altinn for at opplysninger skal hentes elektronisk. Ved manglende samtykke må dokumentasjon sendes inn manuelt.Kilde: Avsnitt 2.6 eBevis

• Teksten inneholder ingen konkrete tildelingskriterier for selve tilbudsfasen; det henvises til eget konkurransegrunnlag for del II.
• Teksten viser bare overordnede innleveringskrav for kvalifikasjonsfasen; detaljer om krav i tilbudsfasen er ikke med i den gitte utdragsteksten.
• Kontrakts-/utførelseskrav knyttet til selve leveransen (funksjonelle/tekniske krav til løsningen, SLA, implementeringsplan osv.) er ikke oppgitt i den gitte teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kvalifikasjonsfasen ber vi om bekreftelse på hvilken «turnover» som faktisk skal fylles ut i ESPD: gjelder det kun «general yearly turnover», og er det tilstrekkelig å oppgi siste tilgjengelige regnskapsår dersom flere år ikke foreligger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt utfylling av ESPD og dokumentasjon påvirker om leverandøren blir kvalifisert og kan kreve begrensninger/alternativ håndtering ved regnskapsvariasjon.

   Kilde: 4 Kvalifikasjonskrav – Economic and financial standing (General yearly turnover / Set up of economic operator).

2. Kan oppdragsgiver utdype hva som menes med «Minimum level(s) of standards muligvis påkrevd» knyttet til kreditt/konkursrisiko, og hvilke terskler (f.eks. kredittvurderingskategori, betalingsanmerkninger eller egen definisjon av «lav konkursrisiko») som legges til grunn ved vurdering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet er formulert som «kredittverdig og lav konkursrisiko» uten terskler. Leverandøren trenger å forstå hva som typisk vurderes for å vurdere egen dokumentasjon.

   Kilde: 4 Kvalifikasjonskrav – Other economic or financial requirements (Minstekrav: kredittverdig / lav konkursrisiko).

3. For tekniske/profesjonelle minstekrav: Bekreft om referanser må dekke både (i) styring/rapportering/oppfølging i digital løsning og (ii) leveranser til organisasjoner med flere nivåer, eller om det er tilstrekkelig at helheten i utvalgte referanser samlet dekker punktene.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Referansenes sammensetning og hvordan oppdragsgiver evaluerer «kombinasjonskrav» påvirker om man kan dokumentere kvalifikasjon med eksisterende leveranser.

   Kilde: 4 Kvalifikasjonskrav – Technical and professional ability (Minstekrav og dokumentasjonskrav til referanser).

4. Oppdragsgiver ber om «inntil fem viktigste relevante leveranser de siste 3 årene» og at referansene inkluderer verdi, relevans, tidspunkt og mottaker. Kan oppdragsgiver bekrefte om «verdi» kan oppgis som kontraktssum/omfang i kroner eks. mva., og om det er akseptabelt å oppgi intervall dersom eksakt verdi ikke kan deles?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Mangel på format/grad av presisjon for verdi kan skape risiko for at referanser ikke vurderes tilstrekkelig eller at leverandøren må bruke tid på avklaringer.

   Kilde: 4 Kvalifikasjonskrav – Technical and professional ability (Dokumentasjonskrav: referanseliste og innhold i referansebeskrivelsene).

5. For informasjonssikkerhet: Kan oppdragsgiver bekrefte om ISO 27001-sertifikat er et absolutt krav, eller om alternativ dokumentasjon av «egne sikkerhetstiltak» vil bli vurdert som likeverdig? I så fall: hvilke typer dokumentasjon forventes (f.eks. policyverk, risikovurderinger, SOC/overvåkning, systembeskrivelser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Minstekravet er formulert som «ISO 27001, eller en beskrivelse av egne sikkerhetstiltak». Leverandøren må vite hvor omfattende alternativet må være for å oppnå kvalifikasjon.

   Kilde: 4 Kvalifikasjonskrav – Technical facilities and measures for ensuring quality (Minstekrav: ISO 27001 eller beskrivelse av egne sikkerhetstiltak).

6. Når det gjelder «Drift og forvaltning» i minstekravet til kompetanse og kapasitet: Kan oppdragsgiver presisere om det forventes referanse på faktisk driftsleveranse (driftskontrakt/SLA) eller om det også kan dokumenteres gjennom rollen til leverandørens team i prosjekt-/implementeringsfase og etterfølgende forvaltning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet i hva som teller som «erfaring med drift og forvaltning» kan avgjøre om leverandøren blir invitert videre.

   Kilde: 4 Kvalifikasjonskrav – Educational and professional qualifications (Minstekrav: implementering og løpende forvaltning / Drift og forvaltning).

7. Hvordan skal leverandører fylle ut underleverandørforhold i ESPD: Hvis leverandøren bruker underleverandør for deler av kapasiteter (f.eks. sikkerhet, utvikling eller drift), kan oppdragsgiver bekrefte når «egen ESPD for underleverandør» skal leveres i denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil i ESPD-struktur kan medføre at underleverandører ikke blir korrekt vurdert, og kan påvirke kvalifikasjon.

   Kilde: 4 Kvalifikasjonskrav – Subcontracting proportion (krav om separate ESPD ved støtte til underleverandørers kapasitet).

8. Vil oppdragsgiver gi en nærmere avklaring på «ESG»-kravet i kontrakt (aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven): forventes det at leverandøren i kvalifikasjonsfasen vedlegger noen dokumentasjon, eller er dette kun aktuelt i tilbuds-/kontraktsfasen etter invitasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå om ESG/åpenhetsloven krever noe allerede i kvalifiseringssøknaden, eller om det håndteres senere for å unngå unødvendig arbeid eller feil oppfyllelse.

   Kilde: 2.3 Krav til miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn (ESG / åpenhetsloven).