Forbruks- og renholdsmateriell i Trøndelag

Åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for levering av forbruks- og renholdsmateriell i Trøndelag, saksnummer 202618543. Avtalen skal gjelde 01.10.2026–30.09.2028 med opsjon på forlengelse (inntil 1 år + 1 år). Det er ikke adgang til deltilbud/alternative/parallelltilbud; valgt leverandør inngår rammeavtale for hele behovet og tilsluttede enheter (jf. vedlegg A.6).

• Virksomhetsregistrering: Leverandør skal være lovlig registrert virksomhet.

  Dokumentasjon: eBevis (for norske virksomheter innhentes via Brønnøysundregistrene). For utenlandske: dokumentasjon som .pdf.

  Kilde: Kapittel 5.2 Virksomhetsregistrering / Tabell 5.1
• Attest for skatt og merverdiavgift: Leverandør skal ikke ha skatte- eller avgiftsrestanser (bagatellavvik kan være tillatt som fremkommer av skatteattesten). Leverandør skal ikke være under gjeldsforhandlinger eller konkurs.

  Dokumentasjon: eBevis (norske). For utenlandske: skatte-/avgiftsdokumentasjon som .pdf. (Kravtekst viser også gjeldsforhandling/konkurs som del av kvalifikasjonen; dokumenteres via eBevis/solid dokumentasjon tilsvarende).

  Kilde: Kapittel 5.3 Attest for skatt og merverdiavgift og Kapittel 5.4a Gjeldsforhandling/konkurs / Tabell 5.1
• Økonomisk og finansiell kapasitet (omsetning): Leverandør skal ha gjennomsnittlig årlig omsetning (siste 3 avlagte regnskapsår) på minst 2 ganger kontraktens anslåtte verdi.

  Dokumentasjon: eBevis (norske). For utenlandske: godkjente/revisorbekreftede årsregnskap med årsberetning for 3 siste år som .pdf.

  Kilde: Kapittel 5.4b Økonomisk og finansiell kapasitet / Tabell 5.1
• Økonomisk og finansiell kapasitet (kreditt): Leverandør skal ha kredittrating minst A (Dun & Bradstreet eller tilsvarende), og kredittvurdering skal ikke være eldre enn 6 måneder fra kunngjøringsdato.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering levert som .pdf.

  Kilde: Kapittel 5.4c / Tabell 5.1
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Leverandør skal ha utført lignende oppdrag i løpet av de siste 3 årene (inkl. kunder med stor geografisk spredning og stort antall leveringssteder).

  Dokumentasjon: Utfylt vedlegg «Referanser» (minst 3 relevante oppdrag/kontrakter) som .pdf, med oppdragets art/omfang/tidsrom og mottaker.

  Kilde: Kapittel 5.5 Virksomhetens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Miljøledelsestiltak og -rutiner: Leverandør skal ha etablerte rutiner for miljøledelse.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av tiltak og rutiner (som .pdf). Alternativt kopi av gyldig sertifikat (ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn el. tilsvarende) .pdf.

  Kilde: Kapittel 5.6 Miljøledelsestiltak og -rutiner / Tabell 5.1
• Ebevis-forutsetning: Leverandør må samtykke til bruk av eBevis; manglende samtykke medfører at leverandør ikke kvalifiseres og tilbudet ikke evalueres.

  Dokumentasjon: Samtykke i Altinn ved forespørsel om eBevis.

  Kilde: Kapittel 5.7 Om bruk av eBevis
• Støtte fra andre foretak – faglige kvalifikasjoner: Kun relevant dersom tilbyder må støtte seg på andre foretak for å oppfylle krav i 5.5.

  Dokumentasjon: Signert «Forpliktelseserklæring faglige kvalifikasjoner» + eget ESPD og utfylt «Referanser» for støttende foretak.

  Kilde: Kapittel 5.8 Om bruk av Forpliktelseserklæring og Solidaritetserklæring
• Støtte fra andre foretak – økonomisk og finansiell kapasitet: Kun relevant dersom tilbyder må støtte seg på andre foretak for å oppfylle krav i 5.4.

  Dokumentasjon: «Erklæring om solidarisk ansvar» signert av støttende foretak + eget ESPD og dokumentasjon (skatteattest/kreditt) som .pdf.

  Kilde: Kapittel 5.8 Om bruk av Forpliktelseserklæring og Solidaritetserklæring / Vedlegg A.7

• Levering av bindende tilbud elektronisk i Mercell innen tilbudsfrist, med tilhørende dokumentasjon som enkeltstående filer (ikke ZIP/komprimerte formater).Kilde: Kapittel 6.1 Levering av tilbud
• Minstekrav til tilbudets innhold: utfylt og signert vedlegg «Tilbudsbekreftelse».Kilde: Kapittel 6.2 Tilbudsutforming og innhold
• Minstekrav: dokumentasjon for kvalifikasjon (i tråd med kapittel 4 og 5).Kilde: Kapittel 6.2 Tilbudsutforming og innhold
• Minstekrav: komplett utfylt vedlegg «Kravspesifikasjon».Kilde: Kapittel 6.2 Tilbudsutforming og innhold
• Minstekrav: komplett utfylt vedlegg «Prisskjema».Kilde: Kapittel 6.2 Tilbudsutforming og innhold
• Minstekrav: dokumentasjon for tildeling som kreves etter kapittel 7.Kilde: Kapittel 6.2 Tilbudsutforming og innhold
• For offentlighet/innsyn: Tilbyder skal levere vedlegg «Tilbudsbekreftelse» del B (taushetsplikt) og sladdet versjon av tilbudet ved behov.Kilde: Kapittel 3.12 Offentlighet - innsyn i tilbud / Kapittel 6.2
• Eventuell bruk av støtteerklæringer: Ved støtte på andre foretak skal relevante vedlegg signeres/legges ved (kun dersom tilbyder støtter seg).Kilde: Kapittel 5.8 og vedlegg A.7/A.8

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Varighet og opsjon: 01.10.2026–30.09.2028, med ensidig rett til forlengelse inntil 1 år + 1 år (maks 4 år samlet).Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 4.4 / Dokumenttitel Rammeavtale
• Avrop: Oppdragsgiver har rett, men ingen plikt, til å bestille; avrop skjer etter rutiner/instrukser i konkurransegrunnlaget.Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 4.1 og 4.3
• Leveringsplikt: Leverandøren plikter å levere ytelser som omfattes av kontrakten etter forutgående avrop.Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 4.2
• Fritt levert (DDP/Incoterms 2020) til angitt leveringssted; montering og emballasjefjerning er leverandørens ansvar (med risikoavklaring ved montering).Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 7.1
• Retur: Oppdragsgiver kan returnere ubrukte produkter i originalemballasje/uttømmelig stand for kredit til betalt pris.Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 7.3
• Fakturering og betaling: Netto 30 dager; elektronisk fakturering (EHF) standard, kostnadsfritt. For krav om tidspunkt for mottak/godkjenning og dokumentasjonskrav (rentefaktura aksepteres ikke ved mangelfull dokumentasjon/kvalitetssvikt).Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 5.4
• Elektronisk samhandling: Leverandør skal gjennomføre elektroniske prosesser iht. «Samhandlingsavtale»; ordre/ordrebekreftelse/fakturering/pakkseddel i EHF og Peppol infrastruktur, med krav til punch-out og kvalitet.Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 16 og B.2 Samhandlingsavtale
• Taushetsplikt: Leverandør har taushetsplikt om oppdragsgivers forhold i kontraktsgjennomføring.Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 4.6
• Lønn- og arbeidsvilkår: Leverandør ansvarlig for at ansatte/underleverandører har vilkår i henhold til allmenngjørings-/forskrifter og skal dokumentere ved forespørsel (inkl. personopplysninger og dokumentasjon) innen 14 dager; dagmulkt ved overskridelse.Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 9
• Forsikring: Leverandør skal ha ansvarsforsikring og forelegge forsikringsbevis ved kontroll.Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 6
• Internkontroll/HMS: Leverandør skal ha internkontrollsystem dersom krav er stilt; Oppdragsgiver kan kreve kontroll og kan stanse leveransen ved brudd.Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 10
• Etiske krav: Leverandør plikter å følge Oppdragsgivers etiske krav i vedlegg «Standard innkjøpsvilkår varer og tjenester».Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 11
• Reklamasjon/feil: Rutiner for reklamasjoner og feil leveranser uten kostnad; bekreftelse innen én virkedag (fra kravspesifikasjonen).Kilde: A.2 Kravspesifikasjon «Generelle krav» (OE/OE-lignende rad om reklamasjoner)
• Elektronisk produktopplysninger/katalog og kompatibilitet: Leverandør skal levere komplett, strukturert og oppdatert produktinformasjon; levere punch-out for fullsortiment for TrFK og kjernesortiment merket; kompatibilitet med dispensere/doseringssystemer der relevant.Kilde: A.2 Kravspesifikasjon «Nettbutikk» og «Generelle krav»

• Krav/vekting i tildeling beskriver miljø og underkriterier, men eksakte dokumentasjonskrav for «Miljø» utover prisskjema og henvisning til vedleggets punkter 9.1/9.3/9.4/7.3/3.4/3.6/3.7/3.8/2.10/2.11/4.3 er ikke fullt ut gjengitt i utdraget.
• Avrop og leveringsrutiner er delvis referert til i «Kravspesifikasjon», «Samhandlingsavtale» og «Kravspesifikasjon»-tabeller; kun et utvalg generelle kontrakts-/utførelseskrav er synlig i den medsendte teksten.
• Kravspesifikasjonens konkrete kravnumre (f.eks. hvilke rader som er O/OE/E) er ikke oppgitt konsekvent for alle utdragsrader; enkelte punkter fremstår som eksempler fra tabellutdrag.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen listes det både «O», «OE» og «E»-krav. Kan dere bekrefte hvilke konkrete kravnummere som er knyttet til evalueringsdelen for tildelingskriteriet Miljø (jf. at dokumentet omtaler punktene 9.1, 9.3, 9.4 samt 7.3 i vedlegg «Kravspesifikasjon»), og hvilke av disse som er O/E/OE?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at besvarelsen i «Kravspesifikasjon» treffer riktig kravtype (minstekrav vs evalueres) og dermed reduserer risiko for avvisning/feil evaluering.

   Kilde: 7.1 Tildelingskriterier og vedlegg «Kravspesifikasjon» (kapittel 9 Klima og miljø, samt omtale av punktene 9.1/9.3/9.4/7.3).

2. For tildelingskriteriet Miljømerkede produkter (20 %) beskrives poengberegning for Type I-miljømerker og andre merkekategorier. Kan dere presisere hva som menes med «gyldig Lisensnummer og eventuell URL for verifisering», herunder: Er det et krav at tilbyder oppgir lisensnummer per produktlinje i prisskjema, eller holder det at lisensnummer og/eller URL dokumenteres samlet i vedlagt dokumentasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøpoengene avhenger av korrekt dokumentasjon/etterprøvbarhet. Uklarhet om format og detaljer per produktlinje kan gi avkorting eller manglende poeng.

   Kilde: 7.1 Tildelingskriterier – Miljømerkede produkter (a) samt vedlegg «Prisskjema».

3. Tildelingskriteriene «Redusert miljøpåvirkning», «Nettbutikk» og «Service, lager og levering» viser til utvalgte punkt(er) i vedlegg «Kravspesifikasjon» (hhv. 2.10/2.11/4.3, 3.4/3.6/3.7/3.8 og 9.1/9.3/9.4/7.3). Kan dere gi en oversikt over eksakt hvilke kravnumre som inngår i hver av de tre underkriteriene (selv om de er E/O/OE), og hvordan svarene vektes i den helhetlige vurderingen (0–10)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Når oppdragsgiver ikke har gjort fullstendig evalueringsmatrise synlig i utdraget, trenger tilbyder detaljert samsvar mellom kravnumre og tildelingspoeng for å prise og posisjonere tilbudet riktig.

   Kilde: 7.1 Tildelingskriterier – «Redusert miljøpåvirkning», «Nettbutikk» og «Service, lager og levering».

4. I rammeavtalen pkt. 7.3 står det at oppdragsgiver kan returnere ubrukte produkter for kredit, med kreditering til den prisen som ble betalt. Kan dere bekrefte om dette gjelder også for produkter som er bestilt i henhold til enhets-/pakkeoppsett som avviker fra forutsetninger (f.eks. hvis det er levert erstatningsprodukt eller hvis produktet er miljømerket med lisens som forutsetter bestemt håndtering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbakelevering/returkredit påvirker leverandørens økonomiske risiko, særlig for spesifikke/merkede produkter og situasjoner med erstatningsleveranser.

   Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 7.3 Retur av varer.

5. I kravspesifikasjonen fremgår det at levering skal skje «fritt levert» og at leveringstid for ordinære bestillinger er maks 5 virkedager fra bestillingstidspunkt, mens spesialbestillinger maks 30 kalenderdager. Kan dere definere hva som i praksis regnes som «ordinære bestillinger» vs «spesialbestillinger» (med eksempler), og hvem som avgjør dette ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid er et sentralt evaluerings- og oppfyllelsesaspekt. Uavklarte definisjoner kan gi tvist om frister, dagmulkt og kvalitetspåstander.

   Kilde: Vedlegg «Kravspesifikasjon» – krav om lagerført kjernesortiment, leveringstid (5 virkedager/30 kalenderdager) og tilknyttet beskrivelse/vurdering.

6. I kravspesifikasjonen står det at leveringssted vil bli nærmere definert ved implementering, og at oppdragsgiver kostnadsfritt kan endre antall og lokasjon. Kan dere opplyse hvordan leveringssted etableres i praksis (f.eks. GLN/adresseregister, oppdateringsfrist for endringer), og hvilken maksimal ledetid dere gir leverandør før endring får effekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringssted og adresseringsoppdateringer påvirker leverandørens logistikk- og systemkostnader, og kan påvirke leveransetid og kvalitet ved feilmerking.

   Kilde: Vedlegg «Kravspesifikasjon» – krav om levere til alle oppdragsgiveres forretningsadresser/leveringssteder og at leveringssted defineres ved implementering samt kostnadsfri endring.

7. I rammeavtalen pkt. 5.1 fremgår det at prisene inkluderer emballasje, toll, frakt, skatter og alle andre avgifter og kostnader. Samtidig har kravspesifikasjonen bestemmelser om fritt levert, følge av pakkseddel, og regler om at frakt ikke faktureres for ettersendte/manglende varer. Kan dere bekrefte om leverandør i alle tilfeller skal dekke kostnader for eventuelle omleveringer/ettersendinger ved feilleveranser eller mangler, eller om det finnes unntak (f.eks. ved oppdragsgivers spesifikke endringer etter bestilling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er viktig å få en klar grense for kostnadsansvar ved ettersending/omlevering for å kunne prise riktig og unngå forbehold/risiko.

   Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 5.1 Priser, samt vedlegg «Kravspesifikasjon» om ettersending/ikke frakt for ettersendte varer og rammeavtale pkt. 14 (mangel/forsinkelse/omlevering).

8. Rammeavtalen pkt. 14.3 beskriver dagmulkt ved forsinket levering som 2 ‰ av avropets verdi, minimum NOK 5 000 pr kalenderdag, med samlet caps til 80 % av avropets verdi. Kan dere presisere beregningsgrunnlaget i praksis: Brukes avropets samlede pris før eller etter eventuelle kampanjepriser/produktbytter, og hvordan håndteres avrop der bare deler av varelinjer leveres innen fristen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagmulktsmodell og beregningsgrunnlag kan gi stor økonomisk risiko. Uklare mekanismer kan påvirke leverandørens prising og beredskap.

   Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 14.3 Dagmulkt ved forsinkelse, samt vedlegg «Kravspesifikasjon» om ettersending ved mangler/restleveranser.

9. I rammeavtalen pkt. 4.4 står det at oppdragsgiver kan forlenge avtalen ensidig med inntil 1 år + 1 år, med frist for å utløse opsjon 3 måneder før utløp og «for ett år av gangen». Kan dere bekrefte om det vil bli gjort en prisjustering etter KPI også i forbindelse med en eventuell forlengelse, eller er det kun løpende regulering etter pkt. 5.3 (etter 1 år) som gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til prisendringsmekanisme over opsjonsperioder må forstås for å prise korrekt og vurdere risiko ved fremtidige avropsvolum.

   Kilde: B.1 Rammeavtale pkt. 4.4 (varighet/opsjon) og pkt. 5.3 (prisendring/KPI).