Anskaffelse av Forbruksmateriell for renhold nr. 2 2026

Vågan kommune inviterer til åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for levering av forbruksmateriell til renhold (renholdsprodukter). Avtalen gjelder 24 mnd. med opsjon på forlengelse (1+1) år. Levering/transport skal skje til kommunens brukersteder, og alle produkter skal leveres DDP Vågan kommune (pris oppgis DDP Svolvær). Leverandør må tilby felles rabatt også for produkter utenfor oppgitt varesortiment, og håndtere produkt-/vareendringer med melding innen 14 dager. Det er ikke adgang til deltilbud. Estimert innkjøp ca. 1,1–1,5 MNOK per år; samlet estimert kontraktsverdi 5 MNOK over 4 år (ekskl. MVA), maksverdi 8 MNOK. Anskaffelsen gjennomføres i Mercell, med innlevering via EHF 3.0 (Tieto Evry) for ordre/fakturering i kontraktsfasen.

• Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten den er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse for registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.1 (Leverandørens registrering, autorisasjon mv.) / ESPD del IV
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Alternativt annet egnet dokumentasjon dersom saklig grunn.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2 (Økonomiske og finansielle kapasitet) / ESPD del IV
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 2 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Skal inneholde oppdragsverdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Maks 2 sider.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.3 (Tekniske og faglige kvalifikasjoner) / ESPD del IV
• Skatteattest skal leveres for valgt leverandør på forespørsel (dersom norsk leverandør).

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. (E-bevis benyttes; alternativt manuell innlevering).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.2 (Skatteattest)
• Egenerklæring/ESPD: Tilbud skal inneholde ESPD som foreløpig dokumentasjon for kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: ESPD fylles ut integrert i Mercell (elektronisk). Oppdragsgiver kan kreve oppdatert dokumentasjon før tildeling.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3 (ESPD) og avsnitt om ESPD del IV
• Etiske krav: Leverandøren skal fylle ut egenerklæring om etiske krav (og bekrefte ikke kjennskap til alvorlige brudd).

  Dokumentasjon: Vedlegg: Egenerklæring etiske krav (utfylt og signert). Ved krav om avvisning ved grove/misvisende eller mangelfulle opplysninger.

  Kilde: Vedlegg «Egenerklæring etiske krav»
• Underleverandører: Leverandøren skal bekrefte at underleverandører til oppfyllelse av vesentlige deler ikke har begått alvorlige brudd (etisk).

  Dokumentasjon: Egenerklæring (om forhold hos underleverandør) og/eller forpliktelseserklæring der relevant.

  Kilde: Vedlegg «Egenerklæring etiske krav»

• Tilbud skal leveres elektronisk i Mercell innen fristen. Elektronisk signatur kan kreves ved levering.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.1 (Innlevering av tilbud) / punkt 6.3 (Tilbudets utforming)
• ESPD-skjema skal fylles ut i Mercell som del av tilbudet (foreløpig dokumentasjon for kvalifikasjonskrav).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3 (ESPD) og avsnitt om ESPD integrert i Mercell
• Tilbudet skal inneholde følgende dokumenter i tillegg til utfylling i Mercell: Tilbudsbrev, Prisskjema (vedlegg), Kontrakt med bilag, Forpliktelseserklæring, Bygg oversikt, samt besvarelse av kvalifikasjons- og tildelingskriterier.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 10 (Tilbudsbrev) og punkt 6.3 (Tilbudets utforming)
• Prisskjema skal fylles ut i Mercell/tilhørende vedlegg: veiledende priser i hvite felt og oppgi rabatt på veiledende pris for produkter utenfor kjernesortimentet.Kilde: Bilag/prisskjema (omtalt i konkurransegrunnlaget) + «prisskjema renholdsprodukter»
• Eventuelle sladdinger ved innsynsbegjæring skal leveres som sladdet versjon på forespørsel (ikke som generell innleveringspakke i teksten).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.3 (Taushetsplikt) + veileder til sladding (generell instruks)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtaleperiode: 24 måneder med opsjon på forlengelse (1+1) år.Kilde: Bilag 1 oppdragsgiver beskrivelse av Oppdraget / «Anskaffelsens formål»
• Produkt-/vareendringer: Ved nytt vare nr. eller skift/utgår skal erstatningsprodukt leveres med samme pris og melding sendes oppdragsgiver innen 14 dager etter endring.Kilde: Bilag 1 punkt 1.4.1 Produktendring i kontraktsperioden
• Alle produkter skal leveres DDP Vågan kommune (pris oppgis DDP Svolvær).Kilde: Bilag 1 / «Omfang»
• Ordre og fakturering forutsetter mottak av innkjøpsordre på EHF 3.0-format via Tieto Evry. Varekatalogalternativer: EHF 3.0, EHF Punchout, Excel, eller EHF faktura med innkjøpsordre.Kilde: Bilag 1 «Krav til Ordre og fakturering» og «Avtalen om Ordre Fakturering» / konkurransegrunnlag punkt 2.8
• Prisendringer: prisendringer vurderes ved store prisendringer i markedet over 10 % og store valutasvingninger over 5 %, og nedgang skal også komme oppdragsgiver til gode. Leverandør aksepterer kontroller med revisor på kostpris/dynamisk historikk.Kilde: Bilag 1/«Prisendringer»
• Dispensere: Dispensere til papir og såpe. Dersom Vågan kommune må skifte dispensere ved ny leverandør og nye produkter skal dispensere være inkludert i prisen tilbudt på produktet.Kilde: Bilag 1 punkt 2.10 / konkurransegrunnlaget punkt 2.10
• Alternativ konkurrerende produkter: Dersom oppdragsgiver finner tilsvarende produkt 20 % billigere hos annen leverandør eller at varen ikke er levert i henhold til bestilling, har oppdragsgiver rett til å anskaffe produktet utenfor rammeavtalen.Kilde: Bilag 1/konkurransegrunnlaget punkt 2.9
• Dagbot ved forsinkelse: 2 ukers forsinkelse på levering der produktet er registrert på lager ved bestilling (dagbot-evt. detaljer vist som henvisning til standardkontrakt).Kilde: Bilag 1 «Frister som utløser dagbot ved forsinkelse» + standardkontrakt henvisning kapittel 10
• Lønns- og arbeidsvilkår: Etterlevelse i tråd med kontrakt/krav i kontraktsbestemmelsene (jf. standardkontrakt punkt 9.5 og referanse i bilag).Kilde: Standardkontrakt punkt 9.5; Bilag 4 henviser til «konkurransegrunnlag punkt 2,4»
• Møter: Oppdragsgiver kan innkalle med 14 dagers varsel ved innsigelser/endringer; rutiner for gjennomføring og referat (referat senest 14 dager etter møte).Kilde: Bilag 4 «Møter» og standardkontrakt «SAMARBEID OG MØTER»
• Endringshåndtering: Endringer i avtaleteksten skal fremgå av bilag 6 (skal ikke fylles ut før avtaleinngåelse). Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelse skal føres fortløpende i bilag 7 av leverandør (opdatert kopi minst månedlig).Kilde: Bilag 6 og Bilag 7

• Dokumentteksten mangler eksplisitt verdi/regel for «dagbot ved forsinkelse» (kun henvisning til standardkontrakt kapittel 10 og en terskel på 2 ukers forsinkelse).
• I tildelingsdelen er vektingen beskrevet fragmentert: teksten inneholder en tabellstruktur med delvekter (f.eks. 5/10/10/5/30/15), men eksakt sammenstilling mot de beskrevne delene (brukervennlighet, rapportering, logistikk, miljø) er ikke fullt konsistent i utdraget.
• Standardkontrakten som er vedlagt i teksten gjelder generelt «vare og tjenestekjøp renhold» men inneholder en del placeholder-/generiske verdier (f.eks. konvensjonalbot) som ikke er spesifikt utfylt i utdraget for denne konkrete rammeavtalen.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I tildelingskriteriet for pris beskrives at “Pris evalueres ut ifra prisskjema” og at det brukes en absolutt evalueringsmodell med poengskala 0–10. Kan oppdragsgiver presisere nøyaktig hvilken evalueringsmetode og regneformel som brukes for å omgjøre avvik i veiledende priser/tilbudssummer i prisskjemaet til endelig pris-score (inkludert hvordan “absolutt evalueringsmodell” skaleres til poeng, og hva som regnes som referanse/beste teoretiske kvalitet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringsformel kan gjøre det vanskelig å prise og dokumentere konkurransedyktighet riktig, og øker risiko for avvik mellom tilbudt og forventet evaluering.

   Kilde: Pkt. 5.1.1 Evaluering av pris, samt Tildelingskriterier/Pris 40 %.

2. Kravet “DDP Vågan kommune” er nevnt som leveringsbetingelse. Kan oppdragsgiver bekrefte hva DDP innebærer i denne konkurransen (hvilke kostnadselementer er inkludert/ekskludert: emballering, fortolling/toll ved behov, alle transportkostnader, håndtering/lossing, evt. bom/ferge, og levering helt frem til avtalt leveringssted inne på lokasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren vite hvilke logistikk- og leveringskostnader som ligger i DDP, spesielt siden logistikk og leveringstid vurderes i tildelingen.

   Kilde: Pkt. Omfang, samt “Alle produkter skal leveres DDP Vågan kommune”.

3. I tildelingskriteriet “Brukervennlighet” listes og vektes flere underpunkter (ordre, reklamasjon og rapportering), og det står både “Beste beskrivelse gis 10 poeng” og deretter beskrivelser som knytter poeng direkte til fraviksintervaller. Kan oppdragsgiver klargjøre hvordan poengberegningen faktisk gjøres for brukervennlighet: (1) hvilke delkomponenter inngår, (2) hvordan hver delkomponent skåres og summeres, og (3) hvordan eventuelle fravik i pakningsstørrelse (antall enheter/liter osv.) oversettes til poeng for brukervennlighet-delen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Teksten fremstår fragmentert og kan gi ulike tolkninger av hva som evalueres og hvordan, som igjen påvirker hva leverandøren bør levere (enhetsvalg/pakningsstørrelser) for best mulig score.

   Kilde: Tildelingskriterier Kvalitet 60 %, under “Brukervennlighet”, inkludert avsnitt om fravik <1 %, 1–2 %, 3–4 % osv.

4. I tildelingskriteriet “Logistikk” står det at leveringstid 1–3 dager gir 10 poeng, 3–5 gir 6 poeng og 7 dager eller mer gir 2 poeng, og at det også evalueres transportform (kjøretøy/tog/båt) og levering til avdelinger som “snitt av poeng”. Kan oppdragsgiver presisere (1) hvilke dager som telles (kalenderdager/arbeidsdager), (2) hvilket starttidspunkt som brukes (dato for bestilling, lagerregistrering, eller avsendelse), (3) hvordan “snittet” beregnes (veiing per leveringssted/avdeling, og hvor mange lokasjoner som inngår i beregningen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid påvirker både kostnad og tilbudt logistikkoppsett; uklare definisjoner kan gi feilprising og misforståelser i evalueringen.

   Kilde: Pkt. 5.1.2.4 Logistikk, samt beskrivelser under Kvalitet/Logistikk i tildelingsdelen.

5. Miljøkriteriet beskriver “flest antall miljøprodukter teller 15 %” og at “Minst CO2 avtrykk på transport” vektes og at “kjøretøy rapport skal fylles ut”, samt at euroklasse skal oppgis og at togbåt kan gi annen beregning. Kan oppdragsgiver spesifisere: (1) hvordan “miljøprodukter” telles i praksis (hva som kvalifiserer: Miljømerke, EPD alene, begge?), (2) hvilke EPD/EPD-nr. som godtas og hvordan de knyttes til konkrete linjer i prisskjemaet, (3) hvilken transportberegning som brukes for CO2 (datakilde/metode), og (4) om vedlegg “Kjøretøyrapportering” skal fylles for hvert transportsegment/leveringssted eller kun per transportplan/år?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøpoengene kan variere mye avhengig av tolkning av hva som gir miljøpoeng og hvordan CO2 beregnes; det trengs for å levere riktig dokumentasjon og prise riktig transport.

   Kilde: Tildelingskriterier Kvalitet 60 % under “Miljø” samt dokument “Vedlegg Kjøretøyrapportering.xlsx”.

6. I avsnittet om “Alternative konkurrerende produkter” står det at oppdragsgiver kan kjøpe utenfor rammeavtalen dersom oppdragsgiver finner tilsvarende produkt 20 % billigere hos andre leverandører, eller at varen ikke er levert i henhold til bestilling. Kan oppdragsgiver konkretisere hvordan dette håndheves i praksis: (1) vurderes 20 %-regelen per enkelt varelinje, varegruppe eller bestilling, (2) hvilken sammenligningsperiode og referansepris brukes, og (3) hvilke dokumentasjonskrav gjelder for at oppdragsgiver tar inn et produkt utenfor rammeavtalen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klausulen kan gi leverandøren økonomisk risiko og påvirker prising, rabattform og kontroll av vareidentitet ved substitusjon.

   Kilde: Pkt. 2.9 Alternative konkurrerende produkter.

7. Om produktendring står det at ved nytt vare nr. eller utgår skal erstattende produkter ha “samme pris” og melding sendes innen 14 dager. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette håndheves hvis erstatningsproduktet ikke kan leveres med samme pris (f.eks. pga. leverandørens leverandør-/markedsendring): skal prisen holdes uendret administrativt, eller kan partene avtale prisendring etter prisendringsreglene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: “Samme pris” ved vareendringer kan være praktisk vanskelig; leverandøren må vite hvor fleksibiliteten ligger for å kunne prise med riktig risikobuffer.

   Kilde: Pkt. 1.4.1 Produktendring i kontraktsperioden.

8. Dagbot ved forsinkelse er omtalt som “Se kapittel 10 i standardkontrakt” og det står i bilag at frist for dagbot utløses ved “2 ukers forsinkelse på levering der produktet er registrert på lager ved bestilling”. Samtidig inneholder standardkontrakten generiske placeholder-verdier for konvensjonalbot (“[0,4] %” og “minimum NOK [xxx]”). Kan oppdragsgiver bekrefte: (1) hvilke konkrete dagbot-satser/minimumsbeløp som gjelder i denne anskaffelsen (utfylt fra standardkontrakten), og (2) om “2 ukers forsinkelse” er et terskelkrav før bot løper, eller om bot beregnes fra avtalt leveringstidspunkt og terskelen påvirker kun retten til å kreve bot?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en direkte økonomisk risikofaktor; uten utfylte terskel-/satsdetaljer er det vanskelig å kalkulere risiko og likviditet.

   Kilde: Bilag 5 Rammeavtalen - og fremdriftsplan (Frister som utløser dagbot ved forsinkelse), samt Standardkontrakt kap. 10.1–10.2 (Forsinkelse/Virkninger av forsinkelse).

9. Ordre/fakturering via EHF beskriver flere “Varekatalog alternativer” (EHF 3.0 varekatalog, EHF Punchout, excel, EHF faktura med innkjøpsordre). Kan oppdragsgiver angi hvilken løsning som forventes fra vinneren i denne konkurransen (skal leverandøren støtte én bestemt integrasjonsmåte), og om oppdragsgiver tilbyr konkret oppsett/kravspesifikasjon for mapping av vare-/varegruppenummer (inkl. hvordan nye vare nr. håndteres ved produktendringer i bilag 1 pkt. 1.4.1)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonsvalg påvirker både kostnad og tid til oppstart samt risiko for feil i bestillingsflyt som igjen kan gi avvik i evaluering og kontraktsbrudd.

   Kilde: Pkt. 2.8 Krav til Ordre og fakturering, samt bilag 4/“Avtalen om Ordre Fakturering” (henvisninger og EHF-formater).