Selvbetjeningsautomater for Helse Vest RHF og Helse Sør-Øst RHF

Rammeavtale (én leverandør) om levering av selvbetjeningsautomater for Helse Vest RHF og Helse Sør-Øst RHF (2025/44333). Løsningen skal brukes til ankomstregistrering, kartvisning og betaling, og skal bidra til effektiv, brukervennlig og helhetlig pasientflyt. Avtalen omfatter komplett utstyr (bl.a. touch-skjerm og printer) samt transport/levering og eventuelle opsjoner, med krav til servicevennlighet, integrasjon og reservedeler over tid. Avtaleperiode: 01.10.2026–30.09.2028, med mulig forlengelse inntil 1 år om gangen, maks 4 år totalt. Første 6 måneder er prøvetid.

• Forpliktelseserklæring fra underleverandør/samarbeidspartner ved støtte til finansielle og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner (solidarisk ansvar ved undertegning).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring (Bilag 5) utfylt og signert av underleverandør/samarbeidspartner (B) og hovedleverandør (A).

  Kilde: Vedlegg: Bilag 5 – Forpliktelseserklæring

• Sladdet versjon av tilbud ved eventuelle taushetsbelagte opplysninger, med utfylling av tabell for sladding/begrunnelse.Kilde: Vedlegg 2 – Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud
• Tilbudsbrevet skal leveres i henhold til konkurransegrunnlaget, og avvik/forbehold samt vurdering av taushetsbelagte opplysninger skal angis. Tilbudet anses ikke manuelt signert dersom levert via oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy.Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsbrev
• Svarskjema for tekniske og faglige kvalifikasjoner skal fylles ut med leveransehistorikk (verdi, tidspunkt, kunde, beskrivelse) for leveranse 1-3 og signeres.Kilde: Vedlegg 4 Svarskjema tekniske og faglige kvalifikasjoner

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Endringer/tillegg til avtalen skal avtales skriftlig og nedtegnes fortløpende i endringsprotokoll (Bilag 4).Kilde: Bilag 4 – Endringsprotokoll
• Etisk handel: Leverandøren skal under hele kontraktsperioden overholde kontraktsvilkår i etisk handel (punkt 1-4 i kontraktsvilkårene), inkl. etterlevelse i egen virksomhet og leverandørkjeden.Kilde: Bilag 7 – Kontraktskrav etisk handel
• Hvis leverandør bruker underleverandører: leverandør skal videreføre og bidra til etterlevelse av etiske krav i leverandørkjeden.Kilde: Bilag 7 – Kontraktskrav etisk handel
• Policys og rutiner for aktsomhetsvurderinger ved kontraktsstart: leverandøren skal ha offentlig tilgjengelige policys vedtatt av styret, ansvar på ledelsesnivå, rutiner for regelmessige risikoanalyser, tiltak, overvåkning og dokumenterbar offentlig redegjørelse.Kilde: Bilag 7 – Kontraktskrav etisk handel (Policys og rutiner)
• Kontraktsoppfølging og rapportering: leverandøren skal rapportere funn/avvik uten ugrunnet opphold og kan bli pålagt å dokumentere bl.a. gjennom policys/rutiner, oversikt over produksjonsenheter, egenrapportering (senest 6 uker etter utsendelse), risikoanalyse/oppfølging, deltakelse i oppfølgingssamtaler, rapporter og kontroll/revisjon.Kilde: Bilag 7 – Kontraktskrav etisk handel (Kontraktsoppfølging)
• Sanksjoner ved brudd på etiske kontraktskrav: oppdragsgiver kan kreve retting med tiltaksplan innen 4 uker, midlertidig stans, kreve bytte av underleverandør (uten kostnad), og ved vesentlige/gjentakende brudd heve kontrakten.Kilde: Bilag 7 – Kontraktskrav etisk handel (Sanksjoner)
• Personvern/GDPR: Kunde opptrer som behandlingsansvarlig for personopplysninger knyttet til leverandørrepresentanter/ansatte; opplysningsplikt, behandlingsgrunnlag berettiget interesse, rettigheter (innsyn/retting/sletting) og kontakt til personvernombud.Kilde: Bilag 8 – Personvernerklæring
• Elektronisk samhandling (EHF/PEPPOL): meldingsutveksling skal skje iht. gjeldende EHF-formater og PEPPOL-infrastruktur. Krav om ELMA/PEPPOL-registrering. (Detaljer finnes i Bilag 9/10).Kilde: Bilag 9 – Elektronisk samhandlingsavtale (Helse Vest) / Bilag 10 – (Helse Sør-Øst)
• Ordre/ordrebekreftelse: ordrebekreftelse fra leverandør innen 4 timer i ordinær åpningstid (EHF-format, linjenivå).Kilde: Bilag 9 – Elektronisk samhandlingsavtale (Helse Vest) / Bilag 10 – Elektronisk samhandlingsavtale (HSØ)
• Katalogkrav (Helse Vest/HSØ): produktkatalog skal oppdateres ved avtale og endringer i sortiment; krav til kvalitet i katalogfelt og at leverandør legger inn nødvendige opplysninger (f.eks. produktnavn, beskrivelse, bilder, UNSPSC, identitet, vedlegg/HMS der relevant).Kilde: Bilag 9 – Elektronisk samhandlingsavtale (Helse Vest) / Bilag 10 – Vedlegg A Krav til korrekt masterdata og varekatalog
• Endringshåndtering av ordrebekreftelse: leverandør kan bruke status «Akseptert med endring» for utvalgte endringstyper; kjøper kan ha stilltiende aksept hvis kjøper ikke responderer innen 1 dag (Helse Vest/HSØ).Kilde: Bilag 9 – Elektronisk samhandlingsavtale (Helse Vest) / Bilag 10 – Elektronisk samhandlingsavtale (HSØ)
• Forsinkelse/leveringstid: leverandør skal levere innen frist iht. krav i Bilag 2 (G-09): standardprodukter max 20 kalenderdager ved lager; øvrige max 60 kalenderdager. (Ordlyd i rammeavtalen).Kilde: Avtale – Rammeavtale varekjøp (punkt om Leveringstid, med henvisning til Bilag 2 G-09)
• Levering skjer DDP iht. Incoterms® 2020 til kunde; risiko går over når varen er levert som avtalt.Kilde: Avtale – Rammeavtale varekjøp (Levering DDP/Incoterms)
• Leverandør skal ha kvalitetssikringssystem, vareforsyningsløsninger/beredskap og kontinuitetsplaner, samt kunne legge frem planer/tiltak ved kundebestilling (forsyningssikkerhet).Kilde: Avtale – Rammeavtale varekjøp (4.2.1 Kvalitetssikring, 4.2.2 Forsyningssikkerhet)
• Masterdata: leverandør skal utarbeide og distribuere definerte masterdata for artikler i avtalen (og sikre korrekthet gjennom verdikjeden).Kilde: Avtale – Rammeavtale varekjøp (4.2.3 Masterdata) samt Bilag 9/10 (katalog/masterdata)

• Dokumentutdraget inneholder ikke konkrete vektede tildelingskriterier; Tildelingskriterier-seksjonen er bare oppgitt som kapittel i innholdsfortegnelse (ingen detaljer i teksten som er inkludert).
• Konkret kvalifikasjonskrav (registrering/autorisasjoner, økonomisk/finansiell kapasitet, tekniske og faglige kvalifikasjoner) står som kapitler i konkurransebestemmelsene, men selve kravtekstene er ikke inkludert i utsnittet.
• Innleveringskrav til selve tilbudsinnhold (f.eks. ESPD, vedleggsliste utover nevnte bilag) er ikke fullt gjengitt i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen oppgis tildelingskriterier og vekting (Pris 50%, Kvalitet 30%, Miljø 20%), men utdraget vi har inneholder ikke selve evalueringsmatrisen i Bilag 2. Kan dere bekrefte at tildelingsgrunnlaget for «Lik vekting mellom alle evalueringskrav i Bilag 2» betyr at hver evalueringslinje i Bilag 2 vektes likt innen henholdsvis Kvalitet og Miljø? Eventuelt: hvordan vektes evalueringskravene detaljert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan tilbudets kvalitet og miljø i praksis poengsettes for å allokere ressurser og dokumentere riktig nivå i bilag 2.

   Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 6 – «Tildelingskriterier og evaluering», samt 6.1.2 Kvalitet og 6.1.3 Miljø

2. Kan dere presisere hvordan «Totalpris basert på Bilag 1 – Prisskjema celle: C81» skal forstås (hvilke priskomponenter, antakelser eller volumkolonner som inngår i totalprisen), og om eventuelle opsjoner i Bilag 1 påvirker C81?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris vektes 50% og totalpris-formelen styrer hvor konkurransedyktig tilbudet blir. Leverandøren trenger å sikre at prising i prisskjemaet treffer riktig celle/total.

   Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 6 – pkt. 6.1.1 Pris

3. I konkurransegrunnlaget står det at det i denne anskaffelsen skal leveres vareprøver til evaluering «Se Prisskjema, kolonne G». Kan dere bekrefte: (1) antall og konkret varelinje-/SKU-listing for vareprøvene som skal leveres, (2) ønsket leveringsscenario (for eksempel nybygg/standard produkt), og (3) om vareprøvene må være fullstendig konfigurasjon iht. kravspesifikasjonen eller om enkelte komponenter kan leveres som «reference/standard»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vareprøver kan være avgjørende for avvisning/score og gir betydelig kost. Leverandøren må vite nøyaktig hva som forventes levert før fristen for vareprøver.

   Kilde: Konkurransebestemmelser kap. 3.10 – «Vareprøver, demonstrasjon og utprøving»

4. Leveringstid i rammeavtalen er «i henhold til krav G-09 i Bilag 2 – Kravspesifikasjon» (standardprodukter maks 20 kalenderdager ved bestilling fra sortiment under lager; øvrige bestillinger maks 60 kalenderdager). Kan dere presisere hva som i denne avtalen regnes som «standard produkter» og hvordan dere definerer «under lager beholdning som beskrevet i prisskjema», herunder hva som er terskelen/leveranseforpliktelsen hvis lagerbeholdning ikke er oppgitt eller oppdatert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid er direkte koblet til kontraktsrisiko og dagmulkt. Leverandøren må forstå lager-/sortimentsklassifiseringen før tilbudsprising og kapasitet planlegges.

   Kilde: Avtale – kap. 3 «Levering», pkt. 3.1 og avsnittet om «Leveringstid», samt henvisningen til krav G-09 i Bilag 2

5. Rammeavtalen sier at «hvis det er stilt krav til sikkerhets- eller beredskapslager, vil omfanget fremgå av Bilag 2 Kravspesifikasjon» og at avtaleforvalter og leverandør skal følge opp og revidere spesifikke lagre i avtaleperioden. Kan dere opplyse hva som er konkret krav til sikkerhets-/beredskapslager (hvilke minimumsvolum eller tjenestenivå), og etter hvilke kriterier lageret kan revideres (f.eks. endring i prognose/avrop/volum)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til lager medfører bundet kapital og påvirker kostnader og leveringssikkerhet. Leverandøren trenger konkret omfang og styringsmekanisme for å prise riktig og vurdere risiko.

   Kilde: Avtale – kap. 4.2.2 «Forsyningssikkerhet»

6. Rammeavtalen legger opp til DDP Incoterms® 2020 og at risiko går over når varen er levert som avtalt. Kan dere presisere hva som skal anses som «levert som avtalt» i denne kontrakten (særlig ved leveranser til byggeprosjekter/byggeplass), og om det er Leverandørens ansvar å dokumentere levering (for eksempel signert overtakelses-/mottaksdokumentasjon) for å trigge risikoovergang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både forsinkelser, dagmulkt og reklamasjons-/mangelsløpet ved ulike leveringsscenarier (byggeplass vs. forretningsadresse).

   Kilde: Avtale – kap. 3 «Levering», pkt. 3.1 «Leveringsbetingelser»

7. Når det gjelder elektronisk samhandling: «Ordrebekreftelse skal være sendt av leverandør innen 4 timer innen ordinær arbeidstid i virkedager». Kan dere bekrefte: (1) hvilken tidsone som brukes, (2) om 4 timer gjelder også ved kompliserte endringer/restordre, og (3) hvordan avvik håndteres dersom leverandør mottar bestilling utenfor avtalt arbeidstid/med tekniske hendelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Svarstid i EHF-prosesser kan medføre mislighold/kontraktskonsekvenser. Leverandøren må avklare praktisk etterlevelse og internberedskap.

   Kilde: Bilag 9 «Elektronisk samhandlingsavtale», punkt om «Ordrebekreftelse… innen 4 timer…»

8. I rammeavtalen står det at feil i vare-/data ved statistikkinnlevering kan gi dagmulkt «uten dokumentasjon av tap» ved forsinket oversendelse som ikke kan henføres under force majeure (1 000 per virkedag etter avtalt innsendingsfrist). Kan dere spesifisere (1) hvilken konkret innsendingsfrist som gjelder for hver kvartalsrapport (dato og klokkeslett om relevant), og (2) hva som regnes som «forsinket oversendelse» (for eksempel innsending vs. endelig godkjent etter kontroll)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne etablere prosess og ansvar for å unngå dagmulkt og sikre at rapportdata matcher kravene til artikkelnummer.

   Kilde: Avtale – kap. 4.2.6 «Statistikk»

9. Rammeavtalen inneholder prøvetid i «de første 6 måneder av Avtaleperioden» med mulighet for Kunden til å si opp med 30 dagers varsel dersom avtalen etter Kundens vurdering ikke fungerer tilfredsstillende. Kan dere utdype hva som typisk ligger i «fungerer tilfredsstillende» (f.eks. hvilke KPI/leveransemålinger, feilrate, leveringsevne, responstider, eller bruker-/evalueringstesting)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppsigelsesrett i prøvetid kan gi betydelig kommersiell risiko. Leverandøren trenger kriterier for å vurdere og styre ytelsen.

   Kilde: Avtale – kap. 1.4 «Avtaleperiode, forlengelse og oppsigelse»

10. I Bilag 7 (Kontraktskrav til etisk handel) og i avtalen omtales krav til rutiner/policys, risikoanalyser og kontraktsoppfølging i leverandørkjeden. Kan dere bekrefte hvilken dokumentasjon dere konkret forventer at leverandør skal kunne fremlegge ved kontraktsstart (hvilke «policy/retningslinjer», og om det er spesifikke elementer dere vil etterspørre), og hvem dere typisk peker ut som produksjonsenheter/komponenter leverandøren må gi oversikt over?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Forventningene til etisk handel kan påvirke compliance-kost og tilbudsinnhold, særlig dersom leverandør må legge om policy/rutiner og dokumentasjonsgrunnlag før oppstart.

    Kilde: Bilag 7 «Kontraktskrav til etisk handel» (særlig pkt. om «Policys og rutiner», «Kontraktsoppfølging»), samt Avtale kap. 4.2.11 «Samfunnsansvar»