Markedsdialog: Renholdsprodukter med opsjon på robotisert renhold

Rammeavtale for renholdsprodukter med tilhørende leveranse, service, opplæring og miljø-/HMS-krav. Avtalen planlegges med én leverandør for hele avtaleområdet (ikke geografisk oppdeling). Kravspesifikasjonen omfatter bestillingsrutiner og digital nettbutikk, leveransebetingelser (inkl. leveringsfrist, kostnadsfri levering), produkt- og produktsikkerhetskrav (inkl. sikkerhetsdatablader, CLP-merking), miljøkrav til produkter og transport (nullutslippandel/Euro VI m.m.), samt service-/oppfølgingsforpliktelser og prismodell med fast påslag og dokumentert innkjøpspris. Det er også temaer til markedsdialog om prismodell, avtalemekanismer og gjennomførbarhet av transportkrav.

• Tilbyder skal oppgi testbruker som kan brukes for testing av nettbutikk.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 1.2 (Bestillingsrutiner)
• I nettbutikk skal tilhørende produkter/reffiller fremkomme under/i tilknytning til hovedproduktet og motsatt.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 1.3
• Beskrivelse av tiltak for å redusere miljøbelastning knyttet til emballasje og transport (konkrete tiltak/forutsetninger/implementering og oppfølging).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 2.9
• Beskrivelse av løsninger for avfallssortering/kildesorteringssystem (tilgjengelige løsninger).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 4.3
• Beskrivelse av hvordan leverandøren vil bidra til redusert kjemikaliebruk/lavere miljøbelastning (konkrete tiltak, dosering, konsentrerte produkter, alternative metoder/produkter, forventet miljøeffekt og gjennomføring).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 6.2
• Leverandøren skal beskrive hvordan tilgang til alternative produsenter vil bidra til å opprettholde leveranser ved mangel på enkeltprodukter (alternative produsenter og håndtering).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 3.5
• Hvordan leverandøren prioriterer OFA som kunde og sikrer god oppfølging samt stabil tilgang på varer/håndtering av leveringsutfordringer (beskrivelse i praksis, maks 2 sider A4).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 10.1
• Hvordan oppfølgingen organiseres og bemannes i avtaleperioden (ressurser, kompetanse, kapasitet, tilstedeværelse og oppfølging ute hos kommuner/brukere; maks 2 sider A4).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 10.2
• Hvordan leverandøren vil bidra til at ansatte holdes faglig oppdatert (beskrivelse av faglig oppfølging i praksis; maks 2 sider A4).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 10.4
• Beskrivelse av hvordan leverandøren vil bidra til mer effektiv og forbedret rengjøring (konkrete tiltak/løsninger for bedre totaløkonomi, kvalitet eller arbeidsflyt).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 10.7
• Ved transport-/miljøkrav: Andel av oppmøter med elektrisitet/hydrogen/biogass og rapportering iht. vedlegg «Kjøretøysrapportering» (rapportering planlegges/krav til bruk i kontraktsperioden).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 9.2 (ingen direkte innlevering i tilbudstekst, men vedleggsbruk følger kontraktsperioden)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

English, norsk

• Leverandøren skal ha plan/rutiner for implementering hos oppdragsgivers brukerenheter; plan gjennomgås i oppstartsmøte (aktiv og selvstendig rolle).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 1.1
• Bestillingsløsning skal være enkel og brukervennlig, mulig å gjennomføre digitalt; skal gi oversikt over avtaleprodukter, priser og produktopplysninger. Nødvendig tilpasning til oppdragsgivers behov og avtalt sortiment; brukeren skal kunne begrense/fjerne produkter/varer som ikke er relevante.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 1.2 og 1.6
• Kundeservice med åpningstid alle virkedager (man-fre) kl. 08:00–15:00, og skal kjenne til avtaleinnhold.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 1.5
• Levering til alle brukerenheter; alle leveranser plasseres innendørs og på avtalt/anviste steder. Varer settes ikke igjen uten at sjåfør/transportør gir beskjed om ankomst til riktig mottaker. Leveranser kan tilpasses sted etter avtale.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 2.1 og 2.2
• Sjåfører skal kunne forstå og gjøre seg forstått på norsk; ved ny sjåfør skal arbeidsgiver gi tilstrekkelig opplæring.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 2.3
• Levering fullført når ansvarlig person har kvittert mottak og kontrollert antall kolli og at emballasje er hel/uten synlige skader (eventuelt settes på særskilt sted ved avtale).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 2.4
• Ved leveranser der det normalt oppholder seg barn og kjøretøy må rygge: krav om følgeperson.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 2.5
• Leveranser skal være kostnadsfrie for oppdragsgiver.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 2.6
• Leveringstid: maks 6 virkedager fra bestillingstidspunkt.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 2.7
• Hvis leverandøren ikke kan levere innen 6 virkedager: skal ta kontakt for avtale og kunne tilby produkt av tilsvarende kvalitet/miljø/pris eller bedre.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 2.8
• Dispensere i plast: levering og montering kostnadsfritt; manuelle dispensere kostnadsfrie; i alle tilgjengelige farger og av god kvalitet. Levering/montering innen 14 kalenderdager fra bestilling (med mindre annet avtales). Utskiftede/demonterte dispensere tas kostnadsfritt i retur; emballasje retur også kostnadsfritt. Ved montering i våtrom skal montør ha gyldig våtromssertifikat; oppdragsgiver krever ikke remontering ved brekkasje.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 2.10
• Produkter i pris- og produktskjema skal være tilgjengelige i avtaleperioden. Ved behov for utskifting/ikke tilgjengelighet: nytt/annet tilsvarende eller bedre produkt til lik pris; godkjenning av oppdragsgiver og varsling 30 dager før iverksettelse; varsling også ved endring av navn, varenummer og pakningsstørrelse.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 3.4
• Tilbyder skal tilby renholdsmaskiner og tilhørende produkter som fremgår av prisskjemaet som ordinære avtaleprodukter; priser og relevant tilbehør/forbruksvarer/service oppgis. Det skal også være opsjon på øvrige maskiner (inkl. robotmaskiner) ved særskilt bestilling.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 7.1 og 7.2
• Leveringsbistand for maskiner: leverandøren har ansvar for transport, levering, montering/installering og fjerning av avfall/emballasje, plassering og testing; skal gi nødvendig tilstrekkelig opplæring i bruk.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 7.4
• Oppkobling og integrasjon for roboter/utstyr som krever datahåndtering: løsning skal oppfylle krav til informasjonssikkerhet/forsvarlig datahåndtering; leverandør skal kunne dokumentere beskyttelse av data (inkl. bilde/sensor/kartdata). Koordinering med oppdragsgivers IKT-enhet; standardisert prosedyre for implementering (forberedelser, installasjon, identifisering, overlevering til drift). Ved personopplysninger: leverandør aksepterer databehandleravtale ved behov.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 7.5
• Milkeavtrykk på produktene: varelinjer markert i bilag 4a (kolonne N) skal være merket med Svanemerket, Bra Miljøval, EU Ecolabel eller tilsvarende. Dokumentasjon lastes opp kun ved annet merke enn disse (sertifikat/kriteriedokumentasjon/redegjørelse for likeverdighet).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 9.1
• Miljøkrav til transport: oppmøteandeler med kjøretøy på elektrisitet/hydrogen/biogass (eller kombinasjon) per kontraktsår: 80 % i kontraktsår 1, og 95 % i kontraktsår 2–4. Bruk av vedlegg «Kjøretøysrapportering»; første rapport etterspørres 6–8 måneder inn i kontraktsperioden. Kjøretøy minst Euro 6/VI.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 9.2
• Sikkerhetsdatablader og brukerinformasjon: leverandøren skal gratis gjøre oppdaterte sikkerhetsdatablader og nødvendig brukerinformasjon tilgjengelig på norsk for relevante produkter; tilgjengelig før bruk, kan lastes opp i stoffkartotek (EcoOnline/tilsvarende) og holdes oppdatert i avtaleperioden; varsle oppdragsgiver ved endringer i HMS/klassifisering/merking/bruksinfo mv.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 5.1
• Sertifiseringer/godkjenninger/merking: produkter skal oppfylle til enhver tid gjeldende krav i internasjonale standarder (ISO, etc.).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 5.2
• CLP-merking: produkter skal være merket iht. gjeldende CLP-forordning; tydelig norsk tekst om funksjon.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 5.3
• Desinfeksjonsprodukter: skal være lovlig omsatt i Norge og ha nødvendig godkjenning/registrering/samsvarsdokumentasjon fra relevant regelverk (Statens legemiddelverk mv. etter angitt bruksområde i helse- og omsorgstjenesten); leverandøren skal bekrefte at hvert produkt oppfyller relevant biocidregelverk og/eller medisinsk utstyr der aktuelt.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 4.2
• Mopper/kluter: det skal oppgis vaskeanvisning; holdbarhet og avfallssortering skal være tilgjengelig produktinformasjon.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 4.1
• Kjemi: dersom oppdragsgiver tar i bruk produkter som senere totalforbys eller mister miljømerke under kontraktsperioden, skal leverandøren fremskaffe godkjente erstatningsprodukter omgående og informere før erstatning.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 6.1
• Kundekontakter/personell: leverandøren kan bare bytte kundekontakter og tilbudt personell ved saklig grunn; krever kundens skriftlige samtykke og tidligst bytte 30 kalenderdager etter skriftlig varsel.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 10.5
• Opplæring (ingen ekstra kost): leverandøren skal gi opplæring til hver deltakerkommune i avtaleperioden, dekke produkt/metode og relevant renholdsfagkunnskap. Minst 6 timer per kalenderår per kommune. Gjennomføring normalt hos oppdragsgiver (kan også være digitalt/kombinasjon). Leverandør skal beskrive tema/innhold og hvordan bestilling/tilgang skjer.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 10.6
• Opplæring og sikkerhetsdatablad for nye produkter: leverandøren skal uten ekstra kost gi opplæring og tilgang til sikkerhetsdatablad før nye produkter tas i bruk; opplæringen skal minst omfatte bruk, dosering, oppbevaring, HMS og avvik.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 10.3
• Pris: ingen kostnader utover det som er oppgitt i prisskjema. Leveransen skal i pris inkludere alle relevante kostnader (frakt/levering/emballasje/retur/rydding/veiledning/toll/avgifter/bompenger mv.) og leverandøren kan ikke kreve tillegg (f.eks. fakturagebyr).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 11.1 og Del 2 Bilag 4 Samlet pris- og betalingsbestemmelser.pdf, 1 (samt Vedlegg revidert 2026, 1/1.1)
• Prismodell (kontraktsgrunnlag): pris = dokumentert innkjøpspris (DDP/innkjøpsprisgrunnlag) + fast påslag per varegruppe; påslaget er bindende. Innkjøpspris skal kunne dokumenteres og baseres på reell tredjepartspris/tilvirkningskost for egenproduserte varer (ikke konserninterne mellomledd med kunstig margin). Like priser og vilkår for alle brukere uavhengig av geografi.Kilde: Del 2 Bilag 4 Samlet pris- og betalingsbestemmelser.pdf, 1 og Vedlegg revidert 2026, 1.1-1.2
• Prisregulering: priser kan reguleres iht. avtalte hyppigheter/tidspunkter. Del 2 Bilag 4 angir fire ganger årlig (15. feb/15. mai/15. aug/15. nov) med regulering opp/ned, kun kostpris kan regulere; dokumentasjon av kostpris sendes min. 1 mnd. i forkant. Vedlegg revidert 2026 angir inntil to ganger per kalenderår (virkning 1. april og 1. oktober) med fristregler og dokumentasjonskrav.Kilde: Del 2 Bilag 4 Samlet pris- og betalingsbestemmelser.pdf, 2 og Vedlegg revidert 2026.pdf, 2 (2.1-2.5)
• Innsyn/kontroll og avvisning av taktisk prising: oppdragsgiver kan ha fullt innsyn i tilbyderpriser/kalkyler/fakturaer/regnskap m.m.; oppdragsgiver kan avvise tilbud som er taktisk priset (uforholdsmessig høye priser basert på taktisk prising).Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, 11.2-11.3; Vedlegg revidert 2026.pdf, 2.8

• Tildelingskriterier og vekting fremgår ikke i utdraget (kun at temaer omtales som «Klima og Miljø»/«Kvalitet» og at enkelte krav kan gi premiering).
• Det foreligger to alternative/oppdaterte varianter av prisreguleringsbestemmelser (Del 2 Bilag 4 vs. Vedlegg «revidert 2026»); eksakt gjeldende tekst for sluttfase er ikke avklart i utdraget.
• «Kravspesifikasjon.pdf» bruker «Svartype» (Kortsvar/Fritekst/Ja-Nei) men selve krav til innleveringsformat (f.eks. vedlegg til alle besvarelser) er bare delvis angitt i teksten.