Transporttjenester Jaren

Åpen tilbudskonkurranse for tjenesteavtale om transporttjenester fra Jaren (Rognebakken 8, 2270 Jaren) til mottakere i hele Norge inkl. Svalbard, samt returforsendelser tilbake til Kunden. Avtalen er en løpende tjenesteavtale uten fast sluttdato, med gjensidig oppsigelsesadgang på 3 måneder, og er ment som midlertidig løsning til ny avtale forventes å inngås innen ca. 12 måneder. Det stilles krav til sporing (EDI-kompatibilitet), sikker håndtering, beredskap for henting (kl. 13.45–14.45), kapasitet (hente inntil 8 bur/paller) og blant annet nullutslippskrav (min. 80 % av kjøretøypark til last mile) samt håndtering av farlig gods, ekspress og maksimal fremsendingstid pr. postnr. Tildeling skjer etter lavest pris (100 %).

• Alle leverandører skal levere utfylt Vedlegg A – egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser sammen med tilbudet.

  Dokumentasjon: Utfylt og undertegnet egenerklæring (Alternativ 1 eller 2) om at avtalen ikke omfatter russisk involvering som overstiger grenser i sanksjonsforskrift Ukraina § 8n.

  Kilde: Regler for konkurransen, avsnitt «Sanksjonsforskrift Ukraina (territoriell integritet mv.)»

• Tilbud skal leveres skriftlig og elektronisk via KGV, med digitalt sertifikat som dokumentasjon på at tilbudet er bindende/forplikter leverandøren.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.1 og «Krav til utforming»
• Innen tilbudsfristens utløp: dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (jf. «Besvar krav/kriterier» i KGV).Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2.1
• Utfylt ESPD-skjema (europeisk egenerklæring) besvares i KGV.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2.2-6.2.4 og avsnitt «ESPD»
• Utvidet skatteattest (for norske leverandører) – innleveres som dokumentasjonskrav i KGV (egenet dokumentkrav).Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2 og «Utvidet skatteattest»
• Eventuell dokumentasjon for andre virksomheter leverandøren støtter seg på (for å oppfylle kvalifikasjonskrav).Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2.4
• Utfylte tilbudsdokumenter: Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse, Bilag 4 Administrative bestemmelser, Bilag 5 Vedlegg 1 Prisskjema.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2 «Besvarelse av følgende tilbudsdokumenter»
• Bilag 7 – Leverandørens egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2 «Besvarelse av følgende tilbudsdokumenter»
• Evt. Bilag 8 Forbehold (dersom leverandøren tar forbehold/avvik til kontraktsvilkår).Kilde: Regler for konkurransen, punkt 3.5 og punkt 6.2 «Evt Bilag 8 Forbehold»
• Fornyet krav om egenerklæring om russisk involvering: Vedlegg E/«Vedlegg A – Egenerklæring om russisk involvering…» skal være vedlagt med tilbud.Kilde: Regler for konkurransen, avsnitt «Sanksjonsforskrift Ukraina…» + Vedlegg A-tekst
• Ved innlevering av personopplysninger (f.eks. CV/ID-bevis) skal opplysninger leveres i eget passordbeskyttet vedlegg; passord oversendes via KGV meldingsfunksjon, og vedlegget skal ikke inngå i zip.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.1 «Dersom leverandøren…»
• ESPD skal ikke signeres, men skjemaet fylles ut online i KGV; Del II, III og IV skal besvares (Del V skal ikke besvares).Kilde: Regler for konkurransen, avsnitt «ESPD»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleperiode: løpende tjenesteavtale uten fast sluttdato, med gjensidig oppsigelsesadgang på 3 måneder. Midlertidig fram til ny avtale forventet innen ca. 12 måneder (kan løpe lenger ved behov/forsinkelse).Kilde: Regler for konkurransen, punkt 2.1 / «Avtaleperiode» og Bilag 4 – administrative bestemmelser, punkt 2
• Krav til daglig drift: henting av inntil 8 bur/paller alle hverdager mandag–fredag mellom kl. 13.45 og 14.45; kan hente flere paller dersom Kunden gir beskjed dagen før.Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, krav A2-A3
• Utstyr/kapasitet: håndtering av lasting/transport/lossing forsvarlig og sikkert; biler som kan håndtere høye paller (min. 2,2 m takhøyde); tilbud om veiing og måling; solide lastbærere/bur på hjul som kan åpnes på helside el. tilsvarende.Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, krav A4
• Ekspresslevering: kunne tilby ekspress til bedrift dersom standard leveringstid er mer enn én virkedag.Kilde: Bilag 1, krav A5
• Farlig gods: kunne håndtere og transportere farlig gods, alene eller via underleverandør.Kilde: Bilag 1, krav A6
• Språk/kompetanse: administrativt personell skal beherske norsk skriftlig og muntlig; sjåfører minimum engelsk.Kilde: Bilag 1, krav A7
• Beredskap: tilstrekkelig bemanning og opplæring, slik at behov dekkes ved ferie, fravær og uforutsette hendelser.Kilde: Bilag 1, krav A8
• Varsling ved forsinkelser: umiddelbart varsle Kunde og snarest oppgi ny beregnet ankomsttid.Kilde: Bilag 1, krav A9
• Politiattest: Kunden kan kreve utvidet og uttømmende politiattest på relevant personell før oppstart.Kilde: Bilag 1, krav A10
• Sporing: system for sporing av forsendelser merket med EDI-etikett kompatibelt med Consignor/N-Shift; enkel løsning for sporing av både enkeltforsendelser og enkeltkolli; sporingen skal være lett tilgjengelig.Kilde: Bilag 1, krav A11-A12
• Tapte pakker: effektivt system for tapte pakker, høy prioritet for gjenfunn/retur, og informere Kunde om status.Kilde: Bilag 1, krav A12
• Sikkerhet: sikre sorteringslokaler/lager med adgangskontroll; rutiner for sikkerhet i bil og lokaler.Kilde: Bilag 1, krav A13
• Profilering: synlig profilering med firmaets logo for personell som håndterer forsendelser (også evt. underleverandør).Kilde: Bilag 1, krav A14
• Rus: nulltoleranse og rutiner/policy for håndtering, opplæring og tiltak ved brudd.Kilde: Bilag 1, krav A15
• Nullutslippskrav: minimum 80 % av distribusjon/last mile med nullutslippskjøretøy (el/biogass/hydrogen); øvrige transporter minimum Euroklasse-6. Oppdragsgiver kan be om dokumentasjon i avtaleperioden.Kilde: Bilag 1, krav A16; Bilag 4 «Rapportering»
• Fremsendingstid (bindende): snitt for postnr-intervaller: 0001–7999 = 1 dag; 8000–9499 = 2 dager; 9500–9999 = 3 dager.Kilde: Bilag 1, krav A17; Bilag 2, krav A16/A17 referert
• Sporingssystem og EDI-etikett: skal dekke hele transportkjeden Jaren–mottaker; beholde Kundens EDI-etikett; kvittering ved utlevering; beskrivelse av løsning og håndtering ved skifte av transportør/sporingsetikett.Kilde: Bilag 1, krav A18; Bilag 2, krav A17
• Rapportering (på forespørsel): statistikk på alle brukte kjøretøy og dokumentasjon av andel nullutslippskjøretøy; statusrapport inkl. tjenester utført, miljømålinger, kostnader, totalt fakturert, endringsoversikt og snitt forsendelsestid pr sone.Kilde: Bilag 4 – administrative bestemmelser, punkt «Rapportering»
• Lønns- og arbeidsvilkår: egenrapportering er del av kontraktsoppfølgingen og skal besvares kontinuerlig i kontraktsperioden (skjemaets felter aktualiseres i kontraktsperioden).Kilde: Bilag 7 «Leverandørens egenrapportering…», «Innledning»

• Dokumenttekst viser ikke eksakte minstekravdokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav utover kravet om utfylt egenerklæring om russisk involvering; øvrige kvalifikasjonskrav/dokumentasjonskrav er henvist til KGV-funksjonalitet «Besvar krav / kriterier», men ikke gjengitt i teksten.
• «Vedlegg E» omtales i ett sted (Regler for konkurransen) selv om teksten vedleggslistet er «Vedlegg A»; det er uklart om «Vedlegg E» er en intern henvisningsfeil eller om det finnes flere egenerklæringsdokumenter.
• Kontrakts-/utførelseskrav knyttet til underleverandørers godkjenning (liste over godkjente underleverandører) er ikke beskrevet som krav som må oppfylles i tilbudet (kun som utfylling i Bilag 4).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan oppdragsgiver bekrefte at det ikke finnes et eget sett «minstekrav» eller «dokumentasjonskrav» som er definert i KGV-funksjonen «Besvar krav / kriterier», men som ikke er gjengitt i vedlagte utdrag, og eventuelt gi leverandøren oversikt over hvilke kvalifikasjonskrav/dokumentasjonsbevis som gjelder for leverandørens tilbud i denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at tilbudet inneholder riktig kvalifikasjonsdokumentasjon før frist, siden kravene i utdraget viser til KGV for øvrige kvalifikasjonskrav utover vedlegg E.

   Kilde: 00 Regler for konkurransen – punkt 6.2.1 / punkt 6.2.4 samt «Kvalifikasjonskravene ... er inntatt i KGV under funksjonen «Besvar krav / kriterier»».

2. I «Regler for konkurransen» vises det til «Utfylt vedlegg E – egenerklæring om russisk involvering». Konkurransegrunnlaget lister «Vedlegg A – Egenerklæring om russisk involvering». Kan oppdragsgiver bekrefte riktig vedleggsnummer/benevnelse som skal lastes/vedlegges som egenerklæring i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: En henvisningsfeil kan medføre formalfeil og avvisningsrisiko. Leverandøren må vite hvilket dokument som skal innleveres.

   Kilde: 00 Regler for konkurransen – avsnitt «Alle leverandører skal levere utfylt vedlegg E ...» (henviser til feil/uklar vedleggsbetegnelse) og punkt 5 «Dokumenter i konkurransegrunnlaget».

3. Kravenes beskrivelse i bilag 1 bruker nummerering A1–A18. I bilag 2 (leverandørens løsningsbeskrivelse) fremstår kravene som listet litt annerledes (f.eks. A1–A17). Kan oppdragsgiver bekrefte at leverandøren kun skal svare JA/NEI på samme A-krav som i bilag 1, og at bilag 2 ikke innebærer noen realitetsendring av minimumskravene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ved motstrid/ulike nummereringer må leverandøren vite hvilke opplysninger som faktisk blir evaluert mot minimumskravene.

   Kilde: Bilag 1 – kapittel 2.2 Krav til tjenesten som skal leveres (A1–A18) og Bilag 2 – kapittel 2.1 Minimumskrav (A1–A17 i utdraget).

4. Krav A2 sier henting alle hverdager kl. 13.45–14.45. Krav A3 sier at leverandøren skal kunne hente flere enn 8 paller dersom Kunden gir beskjed dagen før. Hvordan skal «beskjed dagen før» gis (tidspunkt og kanal), og hvor langt opp i volum/antall bur/paller forventes det at leverandøren kan utvide utover 8 (f.eks. maks antall/kapasitetsramme per dag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise riktig og dimensjonere kapasitet og bemanning, men tids-/kommunikasjonskrav og kapasitet utover 8 er ikke operasjonalisert i utdraget.

   Kilde: Bilag 1 – punkt 2.2 Krav A2 og A3.

5. Krav A17 beskriver sporing, EDI-etikett og kvittering ved utlevering. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «kvittere for pakker» skal dokumenteres (f.eks. leveringskvittering i system/EDI, signaturfoto, statusmelding), og hvilke KPI-/tidsforventninger som forventes for at kunden skal se oppdatert sporingsstatus etter utlevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker integrasjon, prosess og merkostnader. Leverandøren må vite hva som menes med kvittering og hvilken «oppdateringshastighet» som er forventet.

   Kilde: Bilag 1 – krav A17 (og Bilag 2 – «beskrive løsningen ... og hvordan sporing ivaretas ved skifte av transportør/sporingsetikett»).

6. Krav A16 fastsetter at minimum 80 % av distribusjon/last mile skal være nullutslippskjøretøy, og oppdragsgiver forbeholder seg rett til å be om dokumentasjon i avtaleperioden. Hvilken målemetode vil oppdragsgiver bruke for å beregne «80 %» (andel av turer, km, tonn, transportert volum, antall leveranser), og hvilke dokumentasjonskilder/format forventes (f.eks. rapport fra kjøretøystyring, månedlige oversikter, måleperiode)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart beregningsgrunnlag kan gi vesentlige kostnads-/oppfyllingsrisiko. Leverandøren må kunne dokumentere etterspurt metode.

   Kilde: Bilag 1 – krav A16 og Bilag 4 – «Rapportering ... prosentandel (%) nullutslippskjøretøy».

7. I bilag 5 (prisskjema) er det oppgitt at «For Direkte sendinger av farlig gods ELLER tillegg for farlig gods, skal Leverandøren velge ... Pris vil ikke evalueres.» Kan oppdragsgiver bekrefte at leverandøren uansett valg ikke påvirker evalueringssummen, og forklare hvordan leverandøren skal velge riktig alternativ i prisskjemaet dersom både «direkte farlig gods» og «tillegg for farlig gods» kan bli aktuelt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må utforme prisskjema korrekt og sikre at valg ikke skaper feil prisgrunnlag eller evalueringsutslag.

   Kilde: Bilag 5 Vedlegg 1 – «For Direkte sendinger av farlig gods ELLER tillegg ... Pris vil ikke evalueres.» og «Prisskjema» (ark «Generelt»).

8. Valgfri opsjon C1 (utenlandssendinger): Kravet sier «Leverandør skal ... beskrive om det er noen begrensninger». Kan oppdragsgiver angi hva som anses som «begrensninger» som bør beskrives (f.eks. hvilke land, stykkgrenser, krav til ADR/tilgjengelighet, sporingsnivå, kapasitet), og om opsjonen kan innebære at leverandøren benytter underleverandør uten at det påvirker oppfyllelse av øvrige minimumskrav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne gi et realistisk opsjonstilbud uten å skape avvik, og samtidig forstå hvilke begrensninger oppdragsgiver faktisk ønsker belyst.

   Kilde: Bilag 1 – Opsjon C1 og Bilag 2 – Opsjon – valgfri, ikke-eksklusiv opsjon (C1).

9. Tildelingen er oppgitt som «lavest pris» (100 %). Samtidig står det i reglene at «Leverandørens oppgitte priser ... multipliseres med estimert volum for hver vektklasse per politidistrikt». Kan oppdragsgiver bekrefte at det kun er prissummene i Bilag 5 vedlegg 1 som evalueres (ingen separat evaluering av kvalitet/klima), og at tildelingsgrunnlaget ikke påvirkes av eventuelle «beskrivelser» i bilag 2 utover JA/NEI mot minimumskrav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå evalueringsmekanismen for å prioritere riktig ressursbruk og unngå at beskrivelser/opsjoner får utilsiktet evalueringsverdi.

   Kilde: 00 Regler for konkurransen – Tildelingskriterier (punkt 7) og spesielt «Pris (100 %)» samt regelforskjellen mellom «pris (50/20/30)» i innholdsoversikt og faktisk tekst om 100 % pris.