Fersk frukt og grønnsaker, herunder kuttede enheter og sousvide produkter til storhusholdning

Rammeavtale for fersk frukt og grønnsaker, inkludert kuttede enheter og sous-vide-produkter til storhusholdning. Oppdragsgivere er kommunene Ringsaker, Hamar, Stange, Løten og Elverum. Avtalen evalueres etter kvalitet (produktprøver + kravoppfyllelse) og pris (prisskjema). Leveranse skal skje til angitte leveringssteder/produksjonskjøkken med faste leveringsdager og krav til kvalitet, sporbarhet, kjølekjede, kundeservice, beredskap og dokumentert klima-/miljøhensyn (bl.a. lavutslippstransport og matsvinnreduksjon).

• Underleverandører må ha nødvendige kvalifikasjoner (leverandørens ansvar).

  Dokumentasjon: Bekreftelse/forpliktelseserklæring ved bruk for å oppfylle kvalifikasjonskrav; forpliktelseserklæring benyttes som vedlegg.

  Kilde: Pkt. 2.8.1 og 8.1.0 (Underleverandører)
• Dersom leverandør støtter seg på andre foretak for å kvalifisere seg: dokumentere rådighet over nødvendige ressurser.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra støttende foretak (vedlegg). Støttende foretak skal levere eget ESPD.

  Kilde: Pkt. 2.8.2 (Der leverandør støtter seg på andre foretak)
• ESPD obligatorisk over EØS terskelverdi; benytt i Mercell (avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav).

  Dokumentasjon: Fylle ESPD-fanene: II Opplysninger om leverandør, III Avvisningsgrunner, IV Kvalifikasjonskrav.

  Kilde: Pkt. 2.5 (Om ESPD)
• Underleverandører som benyttes for å oppfylle kvalifikasjonskrav må levere ESPD.

  Dokumentasjon: Underleverandør(ene) leverer ESPD skjema for avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav.

  Kilde: Pkt. 8.1.0 (Underleverandører - kvalifikasjonskrav)
• ESPD/oppdaterte dokumentasjonsbevis før tildeling (for valgt leverandør).

  Dokumentasjon: Oppdaterte dokumentasjonsbevis som ikke er åpent tilgjengelig i offentlige registre.

  Kilde: Pkt. 2.5 (Om ESPD)
• Krav knyttet til Hamar kommune: ikke kjøpe varer/tjenester produsert på folkerettsstridig okkupert område av okkupantens befolkning og/eller selskap; forbehold meddeles skriftlig.

  Dokumentasjon: Tilbud/leverandørbekreftelse; eventuelle forbehold skriftlig til oppdragsgiver.

  Kilde: Pkt. 7.0.0 (Særskilt krav for Hamar kommune)
• Ledd i underleverandørkjeden: maks ett ledd (med mindre særskilt skriftlig avtalt).

  Dokumentasjon: Bekreftelse i tilbud; avvik kan innebære vesentlig mislighold.

  Kilde: Pkt. 8.3.0 (Antall ledd i leverandørkjeden)

• Levere digitalt register for ingrediensliste og allergener for alle aktuelle produkter (digitalt format tilgjengelig for Kunden).Kilde: Pkt. 3.2, krav 1.2.1 (Digitalt register)
• Oppgi URL til leverandørens digitale register.Kilde: Pkt. 3.2, dokumentasjon for 1.2.1
• Levere produkt- og prisinformasjon til Matilda eller fasilitere oversending; i overgangsperiode oversende excelfil (6 kolonner: GTIN, artikkelnr, betegnelse, bestillingsenhet, pris pr enhet, vekt).Kilde: Pkt. 3.2, krav 1.2.2 (Matilda)
• Beskrive hvordan excelfilen leveres og hvordan samarbeid/plan for automatisk import av produkt- og prisinformasjon skal gjennomføres.Kilde: Pkt. 3.2, dokumentasjon for 1.2.2
• Besvare kundens krav med «Oppfylt»/«Ikke oppfylt»; ved «Ikke oppfylt» skal det legges ved kort beskrivelse/forbehold dersom kunden har åpnet for beskrivelse.Kilde: Pkt. 3.1 (Generelt)
• Laste opp/vedlegge beredskapsplan.Kilde: Pkt. 4.3.1 (Beredskap, kontinuitetsplan og leveringssikkerhet) – Dokumentasjon
• Laste opp dokumentasjon for kontaktpunkt (organisering, tilgjengelighet/responstider, evt. utvidet oppfølging).Kilde: Pkt. 4.1.0 (Kontaktpunkt) – Dokumentasjon
• Laste opp dokumentasjon på norsk/regionale/lokale råvarer og leverandørens arbeid/tilgjengelig sortiment/kommunikasjonsmateriell samt video (maks 10 min).Kilde: Pkt. 5.2.0 (Dokumentasjon)
• Vedlegge signert tilslutningserklæring til bransjeavtale om reduksjon av matsvinn eller forpliktelseserklæring (innen kontraktsignering).Kilde: Pkt. 5.3.0 (Dokumentasjon)
• Leverandøren skal kunne tilby økologiske produkter; oppgi hvilke produkter som tilbys som økologiske.Kilde: Pkt. 5.1.0 (Dokumentasjon)
• Laste opp (tildelingsoppfyllelse) produktkatalog/netto innkjøpspriser som excelformat med samme kolonner som Bilag 4A Prisskjema.Kilde: Pkt. 11.1.0 Pris (Response required)
• Laste opp Bilag 4A Prisskjema i Excelformat og opplasting av korrekt prisskjema der PDF brukes som korrekt ved avvik.Kilde: Pkt. 11.1.0 Pris
• Bekrefte at vareprøver kan leveres i henhold til krav i tildelingskriteriet (kvalitet).Kilde: Pkt. 11.2.0 Kvalitet – Kvalitet på produkter
• Levere produktprøver (uvedelighet: avklares i konkurransen; skal leveres minimum 3 dager etter henvendelse; i originalemballasje; merking må stemme med digitalt register; tilstrekkelig volumprøver).Kilde: Pkt. 4.2 Tildelingskriterier – 1 Kvalitet (produktprøver)
• Ved bruk av underleverandører: laste opp forpliktelseserklæringer for kvalifikasjonskrav og/eller kontraktskrav, og underleverandør må levere ESPD.Kilde: Pkt. 8.1.0 og 8.2.0
• Tilbyder-erklæringer/forbehold: oppgi forbehold og/eller avvik, eller bekreft at tilbud ikke inneholder slike; akseptere vilkår i utkast til rammeavtale; vedståelsesfrist; forretningshemmeligheter.Kilde: Pkt. 10.1.0–10.5.0

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Transport skal skje med kjøretøy basert på elektrisitet, biogass eller HVO100; leverandør skal ha system for ruteoptimalisering og aktivt redusere klimagassutslipp fra transport.Kilde: Pkt. 5.4.0 Transport
• Bransjeavtale om reduksjon av matsvinn: leverandør skal være tilsluttet, stille tilsvarende krav til underleverandører (ned til produsent/importør) og årlig dokumentere oppfyllelse.Kilde: Pkt. 5.3.0 Matsvinn i verdikjeden
• Returordning og redusert avfall: ta med paller og kasser ukentlig/returturer; feilvarer tas i fysisk retur som hovedregel; ved destruksjon oppgis vekt i kilo på kreditnota.Kilde: Pkt. 4.2.2 Oppfølging av avvik + omtale i klima/miljøkrav
• Kvalitets- og lovkrav til matvarer: etterleve norske lover/forskrifter, produkter skal være lovlige å omsette, merket/emballert iht. regelverk; avvik = avtalebrudd.Kilde: Pkt. 3.2, krav 1.1.0
• Digital produkt-/pris- og oppslagsdata: digitalt register for ingrediensliste/allergener tilgjengelig for Kunden; produkt- og prisinformasjon til Matilda (eller oversending/fasilitering).Kilde: Pkt. 3.2, krav 1.2.1–1.2.2
• Sporbarhet og tilbakekalling: system for å spore leveranser til bestillere/leveringssteder; varsling ved tilbakekalling; Kunden kan gjennomføre stikkprøver; dokumenterte kontrollrutiner.Kilde: Pkt. 3.2, krav 1.3.0
• Levere iht. leveringsplan: to faste hverdager per uke (min én dags mellomrom) til alle leveringssteder unntatt produksjonskjøkken; produksjonskjøkken 3 dager/uke; leveringsvinduer per lokasjon.Kilde: Pkt. 3.4.0 Leveringstidspunkt og leveringsfrekvens
• Ledetid: bestillingsfrist/levering skal ikke ha lengre ledetid enn 48 timer (med unntak helgedager).Kilde: Pkt. 3.3.0 Bestillingsfrist
• Temperatur og kjølekjede uten brudd.Kilde: Pkt. 3.7.0 Temperatur og kjølekjede
• Erstatningsvare: ved manglende levering må bestiller kontaktes; erstatningsvare lik/bedre kvalitet til samme/lavere pris; ved akutt mangel/skade levering samme dag eller neste leveringsdag.Kilde: Pkt. 3.8.0 Erstatningsvare
• Kundeservice/oppfølging: fast kontaktpunkt med responstider innen samme virkedag/påfølgende virkedag; tilgjengelig man-fre 07.30-15.00; håndtere avvik/erstatningsvarer/produktspørsmål og tilbakekalling.Kilde: Pkt. 4.1.0 Kontaktpunkt
• Avvikshåndtering: levere skriftlig tilbakemelding senest kl. 12 påfølgende virkedag; kreditering/erstatning avklares; ved gjentakende avvik kreves korrigerende tiltak.Kilde: Pkt. 4.2.1–4.2.2
• Servicegrad: minimum 97,5% (beregnes kvartalsvis). For lav servicegrad over 4 uker (<95%) kreves forbedringsplan; manglende forbedring innen 8 uker kan gi heving.Kilde: Pkt. 3.9.0 Servicegrad
• Beredskap/contingency: levere forpliktende beredskaps- og kontinuitetsplan; beskrive operative løsninger for transport/logistikk, primærforsyning, IKT-bortfall (offline-rutiner), strømbrudd (reservekraft), personellkrise.Kilde: Pkt. 4.3.1
• Overgang ved leverandørskifte: ny leverandør skal gjennomføre praktiske endringer uten kostnad for Kunden (bl.a. håndtering av utplasserte skap/utstyr) og levere oppstarts-/overgangsplan.Kilde: Pkt. 6.4.0 Overgangs- og oppstartsforpliktelser

• Dokumentteksten inneholder ikke eksplisitte generelle kvalifikasjonskrav utover ESPD-/underleverandørlogikk og Hamar-spesifikt krav; hovedvekten ligger i kravspesifikasjon (kvalitet/levering/klima).
• Det fremgår ikke av utdraget hvilke kvalifikasjonskrav (kapasitets- eller tilbyderkrav) som ligger i ESPD del IV; teksten refererer kun til oppfyllelse/ESPD-utfylling.
• Pris-/kvalitetskompensasjonsformel beskrives (absolutt evalueringsmetode), men eksakt beregningsdetalj for prispåslag per kriterium følger kun generelt; eksakt vekting/tillegg fremgår ikke for hver underdimensjon utover at det er utledet fra vekter i Mercell.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I krav 1.2.2 om Matilda: Hvilke felt/filkolonner skal følge nøyaktig hvilke importfelter i Matilda (GTIN, artikkelnummer, betegnelse, bestillingsenhet, pris pr enhet og vekt) – og hvilken pris-/enhetslogikk ønsker dere (f.eks. om pris skal være per kg, per stk, per bestillingsenhet og om vekt skal være bruttovekt eller netto)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan vi lager prisliste/produktdata og dermed riktig prising og import i systemet.

   Kilde: 3.2. Kundens krav punkt 1.2.2 (Produkt- og prisinformasjon til systemløsningen Matilda)

2. I krav 3.3.0 (bestillingsfrist) og 3.4.0 (leveringsfrekvens): Kan dere bekrefte hvordan bestillingsfrist og ledetid på inntil 48 timer skal praktiseres når en bestilling tas inn rett før helg/helligdag, og om dere forventer at alle leveringssteder likevel får “nærmeste” faste leveringsdag, eller om det kan bli avvik fra plan ved enkelte knutepunkter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må kunne prise og driftsplanlegge kapasitet/beredskap korrekt for helg/helligdager.

   Kilde: 3.2. Kundens krav punkt 3.3.0 og 3.4.0

3. I krav 3.6.0 (levering i varemottak) og 3.4.0/3.5.0: Hva er deres definisjon av “avtalt måte” for varsling når leveransen ikke settes igjen uten at mottaker er varslet og signert mottatt—skal varsling skje via e-post, telefon/SMS, i nettbutikk, eller i fagsystem—og hvilke kontaktkanaler gjelder per leveringssted i Bilag 1A?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Varslingsrutinen påvirker leveringsflyt, bemanning og risiko for stopp/omlevering.

   Kilde: 3.2. Kundens krav punkt 3.6.0 (Levering i varemottak)

4. I krav 3.8.0 (erstatningsvare): Når dere sier at “bestiller kontaktes før levering” og at kunden avgjør om erstatningsprodukt er tilfredsstillende – hvordan skal vi håndtere dette praktisk ved korte responstider (f.eks. hvis kontaktpunkt ikke svarer innen et gitt tidsrom), og hvem er “bestiller” i praksis (navn/rolle per kommune/enhet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Erstatningsvare kan skape avvik og ekstra kostnader; vi trenger klarhet i beslutnings- og svarprosessen.

   Kilde: 3.2. Kundens krav punkt 3.8.0 (Erstatningsvare) og punkt 4.1.0

5. I krav 3.9.0 (servicegrad): Kan dere beskrive hvordan “bestilte varelinjer” tolkes ved f.eks. delvis levering, avbestilling etter bestillingsfrist, eller når en vare går ut/erstattes? Skal erstatningsvare telle som “korrekt mengde og korrekt kvalitet” i servicegradgrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Servicegrad på 97,5 % med mulig heving gir betydelig kontraktsrisiko; beregningsgrunnlaget må forstås.

   Kilde: 3.2. Kundens krav punkt 3.9.0 (Servicegrad) og 3.8.0

6. I krav 4.3.1 (beredskapsplan): For offline-rutiner ved bortfall av nettbutikk/PunchOut/fagsystem (Visma/Agresso/Matilda): Hvilket format ønsker dere at leverandøren bruker (eks. Excel-mal, manuell ordreliste med feltene dere trenger), og hva er minimum informasjonsmengde per ordrelinje for at dere skal kunne gjennomføre bestilling i deres drift?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må ha samme feltnivå/struktur i manuelle rutiner for å unngå brudd når systemer faller ut.

   Kilde: 3.2. Kundens krav punkt 4.3.1 (Beredskap, kontinuitetsplan og leveringssikkerhet)

7. I tildelingskriteriet 1 “Kvalitet - Kvalitet på produkter” (produktprøver): Kan dere gi en liste over hvilke konkrete produkter (varenummer/artikkel) som skal leveres som produktprøver, og angi ønsket mengde/antall enheter per vare – samt hvilken “tilberedningsanvisning” dere forventer fra oss (skal den følge Matilda-registeret/digitalt register, og hvilket språkformat)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Produktprøvene påvirker både logistikk og risiko for feil/avvisning; vi trenger detaljer for korrekt prøveleveranse.

   Kilde: 4.2 Tildelingskriterier punkt 1 (Kvalitet - Kvalitet på produkter)

8. I tildelingskriteriet 1 (produktprøver) står at produkter vurderes både rå og tilberedt og at “produkt som oppnår en gjennomsnittskarakter under 5 på ett evalueringspunkt kan medføre avvisning”: Bekrefter dere hvordan dette håndteres per produkt (f.eks. om det er terskel per evalueringspunkt og per produkt uavhengig av antall prøver), og om avvisning gjelder kun det aktuelle produktet eller hele tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er kritisk for vurdering av tilbudsrisiko og hvordan vi bør velge/avgrense vareutvalg i prisskjemaet.

   Kilde: 4.2 Tildelingskriterier punkt 1 (Kvalitet - Kvalitet på produkter)

9. I krav 2.1.0 (lov- og forskriftskrav) og 1.2.1/1.2.2: Når dere krever “oppdaterte opplysninger” i digitalt register og at samme informasjon skal stemme med merkingen på produktprøver—hvordan ønsker dere at vi håndterer endringer i ingrediens/allergen/tilberedningsanvisning etter tilbudsinnlevering og før produktprøver leveres (f.eks. oppdatering på nett/laste opp ny versjon eller dokumentere versjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi trenger en praktisk prosess for å unngå mismatch mellom tilbudsdata, produktprøver og oppdatert informasjon.

   Kilde: 3.2. Kundens krav punkt 1.2.1 (Digitalt register) og 4.2 Tildelingskriterier punkt 1

10. I krav 6.1.0 (halvårlig forbruksstatistikk) og 6.2.0 (KPI-rapport): Hvilken “avtaleperiode” og hvilke tidsavgrensninger bruker dere for rapporteringsårene (f.eks. kalenderhalvår og januar/august som frist for foregående halvår), og har dere en standard for hvordan vi skal identifisere “kontraktreferanse”, “bestillers organisasjonsnummer - fakturanummer” og “merking av volumprodukt” i Excel-filen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringen kan være ressurskrevende; vi trenger konkret definisjon av nøkkelkolonner og periodisering for å unngå avvik.

    Kilde: 6.1.0 Rapportering av rådata og 6.2.0 Rapportering av KPI-er