Rammeavtale - translatørtjenester

Arbeids- og velferdsetaten (NAV) skal inngå en landsdekkende rammeavtale for translatørtjenester. Avtalen skal dekke oversettelse til og fra fremmedspråk, omskriving til nynorsk (fra bokmål) og oversettelse til/fra samiske språk. Leveransen omfatter også oppdatering og kvalitetssikring av tekster, samt håndtering av tekstbestillinger via bestillingsportal (unntak: post). KI er ikke ønsket brukt i oversettelse på nåværende tidspunkt, men kan bli aktuelt senere med egne sikkerhetskrav. Bestillinger for noen tekstgrupper skal inn i NAVs fagsystemer/fagarkiv, og krever skanning via NAV-løsning og postretur til skanningsleverandør der relevant. Estimert rammeverdi er 50 MNOK ekskl. mva. over 4 år (retningsgivende), med maksimal samlet verdi 60 MNOK ekskl. mva.

• Leverandøren skal kunne tilby oversettelse mellom bokmål og fremmedspråkene som er nevnt i Bilag 1 punkt 2.2 (andre avsnitt).

  Dokumentasjon: Besvarelse i Bilag 1/Bilag 2 behovstabell (J/N og evt. beskrivelse i utfyllende kommentar).

  Kilde: Del III Bilag 1, Konkrete behov tilknyttet Leveransen (Overordnede krav)
• Leverandøren skal kunne tilby omskriving fra bokmål til nynorsk (Bilag 1 punkt 2.2).

  Dokumentasjon: Besvarelse i Bilag 1/Bilag 2 behovstabell (J/N).

  Kilde: Del III Bilag 1, Overordnede krav
• Leverandøren skal kunne tilby oversettelse mellom bokmål og de samiske språkene som er nevnt i Bilag 1 punkt 2.2 (femte avsnitt).

  Dokumentasjon: Besvarelse i Bilag 1/Bilag 2 behovstabell (J/N).

  Kilde: Del III Bilag 1, Overordnede krav
• Ved behov for øvrige språk (utover de nevnte) må leverandøren kunne tilby dette og oppgi hvilke.

  Dokumentasjon: Oppgi øvrige språk i besvarelsen.

  Kilde: Del III Bilag 1, Overordnede krav
• Leverandøren skal ikke gjennomføre oversettelse via et tredje språk med mindre særskilt avtalt.

  Dokumentasjon: Beskrivelse/avkrysning i behovstabell.

  Kilde: Del III Bilag 1, Overordnede krav
• For oversettelse mellom bokmål og fremmedspråk skal leverandøren i kontraktsperioden benytte statsautoriserte translatører der dette finnes.

  Dokumentasjon: Oppgis i ressursoversikt/leverandørens beskrivelse (Bilag 1 vedlegg 1 nevnt) og behovstabell.

  Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder kvalitet og kapasitet på translatører/oversettere
• For omskriving fra bokmål til nynorsk skal leverandøren primært benytte oversettere som har bestått Språkrådets kompetanseprøve for nynorsk.

  Dokumentasjon: Oppgis i ressursoversikt/kompetansebeskrivelse og behovstabell.

  Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder kvalitet og kapasitet på translatører/oversettere
• For oversettelse mellom bokmål og samiske språk skal leverandøren bruke oversettere med best mulig kompetanse (f.eks. samiskspråklig utdanning og/eller bred erfaring).

  Dokumentasjon: Oppgis i ressursoversikt/kompetansebeskrivelse og behovstabell.

  Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder kvalitet og kapasitet på translatører/oversettere
• Leverandøren skal i Bilag 1 vedlegg 1 oppgi totalt antall ressurser per språkkombinasjon, og oppdelt i kategorier (statsautoriserte, språklig utdanning, erfaring uten utdanning, og Språkrådets kompetanseprøve i nynorsk).

  Dokumentasjon: Ressursoversikt i Bilag 1 vedlegg 1.

  Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder kvalitet og kapasitet på translatører/oversettere
• Translatørene må ha erfaring fra tilsvarende oppdrag/administrative tekster fra offentlig virksomhet.

  Dokumentasjon: Kompetanse-/erfaringsbeskrivelse for translatører.

  Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder kvalitet og kapasitet på translatører/oversettere
• Leverandøren skal ha fast kontaktperson hos Leverandøren (og stedfortreder ved fravær), oppgis i tilbudet.

  Dokumentasjon: Navn/rolle kontaktperson (og stedfortreder) i tilbudet.

  Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder organisering og kommunikasjon

• Svar i kravspesifikasjon (Bilag 1) og tilsvarende i leverandørens løsningsspesifikasjon (Bilag 2) i behovstabellformat (J/N og evt. utfyllende kommentar).Kilde: Del III Bilag 1, 'Kravspesifikasjonen skal besvares ...' og 'Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon'
• Beskrive rutiner for oppfølging av avrop/bestillinger (fra mottak til leveranse), inkludert kriterier for valg av oversetter/translatør.Kilde: Del III Bilag 1, Overordnede krav (Beskriv rutiner for oppfølging av avrop/bestillinger)
• Beskrive rutiner for kvalitetssikring av prosessen for oversetting.Kilde: Del III Bilag 1, Overordnede krav (Beskriv rutiner for kvalitetssikring)
• Beskrive rutiner for håndtering av klager på oversettelsesoppdrag.Kilde: Del III Bilag 1, Overordnede krav (Beskriv rutiner for håndtering av klager)
• Etableringsplan for avtalen skal utarbeides (fylles ut i Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan) og inneholde bl.a. informasjonsutveksling, milepæler, tidsfrister, etableringsmøter og opplæring i bestillingsportal.Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder organisering og kommunikasjon (Etableringsplan ... i Bilag 3)
• Beskriv brukerstøtte for bestillingsportalen og hvordan avklaringsbehov for oppdrag håndteres.Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder organisering og kommunikasjon (Beskriv brukerstøtten ...)
• Beskrive elektronisk samhandling (fra Vieri Innkjøp/innkjøpsløsning til fakturamottak), herunder prosesser for bestilling, oversendelse av godkjent ordre/tekst, prisbekreftelse, og fakturering pr. ordre.Kilde: Del III Bilag 1, Navs mål om elektronisk samhandling (Vieri Innkjøp...)
• Beskrive bestillingsportalen (funksjoner/brukervennlighet) og hvordan testbruker tilbys; inkluderer tekst og ev. skjermbilder, max 8 A4-sider (Times New Roman 12).Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder bestillingsportal (Beskriv sin bestillingsportal ... max 8 A4)
• Beskrive hvordan universell utforming etterleves i systemene for samhandling (max 2 A4).Kilde: Del III Bilag 1, Krav til universell utforming
• Personvern: Besvare hvert personvernkrav med dekning av hele behandlingslivsløpet og beskriv databehandleravtaleopplegg, bistand til Nav, organisering/roller, dataflyt, rettigheter (innsyn/retting/sletting), tredjelandsoverføring, revisjon og konfidensialitet/sikker deling av tekster.Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder personvern
• IT-/cybersikkerhet: Besvare NIST CSF 2.0-krav (Del III Bilag 4 vedlegg 4), der det svares 'Ja' må utdyping gis i utfyllende kommentar.Kilde: Del III Bilag 1, 'Krav som gjelder IT-sikkerhet' og NIST CSF 2.0 henvisning

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren skal tilby relevante språk og format for oversettelse/omskriving og oppdatering/kvalitetssikring i henhold til avtalen og avrop.Kilde: Del III Bilag 1, Formålet med anskaffelsen og Beskrivelse av tjenesten
• KI: Nav ønsker ikke bruk av KI i oversettelse på nåværende tidspunkt; tekster skal håndteres av kvalifiserte translatører. KI kan bli aktuelt senere som integrert del med egne presiseringer/sikkerhetskrav.Kilde: Del III Bilag 1, KI
• Kommunikasjon mellom Kunde og Leverandør skal utelukkende skje på norsk.Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder organisering og kommunikasjon (All kommunikasjon ...)
• Leverandøren skal tilby bestillingsportal og ha testbruker ved tilbudsinnsendelse.Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder bestillingsportal
• Leverandøren skal levere til ønskede leveringstider (med forbehold og avtale for lange tekster): 3 virkedager <500 ord, 5 virkedager 501–2000 ord, 1 virkedag for hasteoppdrag. Tekster >2000 ord avtales særskilt per oppdrag.Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder leveringstider
• Retur av måltekst i samme kanal og format som mottatt; oppdrag bestilt utenfor portalen skal etterregistreres i portalen.Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder administrative bestemmelser rundt oversettingen
• Hvis teksten sendes med endringer merket «Spor endringer», skal leverandøren returnere måltekst med oversatte endringer merket «Spor endringer».Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder administrative bestemmelser rundt oversettingen
• Tekstgruppe b og c: oversettelsesoppdrag skal sendes per post til NAVs skanningsleverandør med forside/strekkode; post uten ugrunnet opphold etter at oppdraget er ferdigstilt og returnert digitalt i bestillingsportalen (alternativt digitale kanaler hvis utviklet).Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder administrative bestemmelser rundt oversettingen (2.6)
• Rapportering: Leverandøren skal vederlagsfritt levere halvårlig og årlig rapport. Rapporten skal minimum inneholde opplysninger per bestilling (språk fra/til, NAV-enhet, bestillingsmåte, ordrenummer, antall ord, kostnad inkl. mva og språk-summer, leveringstider).Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder rapportering
• Prising: Pris per ord i kildetekst for alle etterspurte språk og pris for hastetillegg; ingen fakturagebyr; priser ekskl. mva men inkludert andre skatter/avgifter og kostnader (administrasjon, portal, utstyr, formidling, utførelse, lønnskostnader). Minstepris gjelder (minstepris tilsvarer 400 ord).Kilde: Del III Bilag 5, Priser og betalingsbetingelser
• Elektronisk samhandling/fakturering: Leverandøren må kunne ta i bruk NAV-systemer for kontraktsadministrasjon (KAV). NAV krever elektronisk faktura (EHF) og betaling med forfall 30 dager.Kilde: Del III Bilag 5 og 'Elektronisk samhandling (bestilling/ordre)'
• Personvern: Leverandøren skal følge gjeldende personvernregelverk, inngå databehandleravtale og bistå NAV for oppfyllelse av personvernforpliktelser.Kilde: Del III Bilag 1, Krav som gjelder personvern + Del II punkt 4.5
• Taushetsplikt: Leverandøren og utførende underlegges taushetsplikt og må undertegne NAVs taushetserklæring; taushetsplikt gjelder også etter avtalens opphør.Kilde: Del II punkt 4.5 Taushetsplikt og personvern og Del III Bilag 1 'Konfidensialitet'
• Underleverandører: Leverandør er fullt ansvarlig for underleverandørers utførelse; bruk og utskifting av underleverandør skal godkjennes skriftlig av Kunden. Godkjente underleverandører angis i Bilag 4.Kilde: Del II punkt 4.1.2 Ansvar for underleverandør og Bilag 4

• Dokumentet viser ikke endelige tildelingskriterier/vekting (ingen del om evaluering i utdraget).
• Bilag 1 vedlegg 1 (oversikt ressurser) er referert til, men selve vedlegget (tabell/format) er ikke inkludert i teksten.
• Omfang og fordeling av teksttyper per leveranse er beskrevet kvalitativt, men detaljerte SLAer for kvalitet utover rutine-/prosedyrekrav er ikke spesifisert i utdraget.
• NIST CSF 2.0 kravene er listet i teksten, men hvordan disse konkret skal 'bevises' utover utfyllende kommentar ved 'Ja' er ikke nærmere operasjonalisert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 punkt «KI» står det at Nav ikke åpner for bruk av KI i oversettelse på nåværende tidspunkt, men at det kan bli aktuelt senere. Kan oppdragsgiver presisere om det i hele kontraktsperioden (inkl. eventuelle forlengelser) er fullstendig forbud mot KI i selve oversettelsesarbeidet, eller om det er planlagt/forventet at KI kan benyttes i deler av leveransen uten ny konkurranse/uten at leverandøren må prise endrede vilkår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå faktisk KI-/verktøystilgang i kontraktsperioden for å prise kvalitet, risiko, rutiner og eventuelle kostnader til personvern og sikkerhet.

   Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon – «KI»

2. Kravet «Leverandøren forplikter seg til at oversettelsen ikke gjennomføres via et tredje språk, med mindre dette er særskilt avtalt.»: Kan oppdragsgiver bekrefte om dette gjelder alle språkkombinasjoner og både ved oversettelse og omskriving (inkl. eventuell språklig mellomkontroll), og hva som regnes som «tredje språk» i praksis (f.eks. intern vurdering/retrodialog, back-translation, terminologiprosess)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presis avgrensning er nødvendig for å sikre at tilbudt leveranse faktisk oppfyller kravet og for å unngå avvisning/avvik ved evaluering av løsningen.

   Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon – Overordnede krav

3. I Bilag 1 punkt 2.6 «Dokumenter som skal inn i Navs fagsystemer»: Kan oppdragsgiver beskrive konkret forventet avsendings-/returflyt for tekstgruppe b og c i denne kontrakten (f.eks. hvor ofte postforsendelser forventes, format på forside med strekkode, og hvordan bestillingsportal returner oppdrag digitalt), og hvilke unntak som kan medføre at «digital kanaler» tas i bruk i avtaleperioden (tidspunkt/varsling/krav til kompatibilitet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris og operasjonell kapasitet avhenger av volum, kanalvalg og hvilke leveransepliktigheter som gjelder ved endringer i Navs interne løsninger.

   Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon – punkt 2.6 «Dokumenter som skal inn i Navs fagsystemer»

4. Bestillingsportalen: Kravet innebærer at bestillere kan koble seg til leverandørens bestillingssystem via Navs SSO (Entra ID), og at leverandøren må beskrive reserveløsninger ved lengre nedetid. Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke autentiserings-/integrasjonsprotokoller Nav forventer (f.eks. SAML/OIDC), samt hvilke akseptable reserveløsninger Nav vil godta ved nedetid (f.eks. e-postbestilling/EHF, manuell ordreopprettelse), og om det finnes krav til sporbarhet/ordrenummerstruktur?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tekniske og prosessuelle føringer er det vanskelig å planlegge integrasjon, sikkerhetsmodell og redundans på en måte som møter evalueringens vekt «bestillingsportal» og «organisering og kommunikasjon».

   Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon – «Krav som gjelder bestillingsportal»

5. Leveringstider: Det er «ønskelig» med 3 virkedager (<500 ord), 5 virkedager (501–2000), og 1 virkedag for haste (vanligvis nynorsk eller engelsk). For evaluering under kvalitet/livstid: kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «tilbudte leveringstider» skal forstås og måles (f.eks. starttidspunkt «når bestillingen er sendt fra Kunde», og om fristen måles i virkedager eller kalenderdager), og hvordan oppdragsgiver håndterer avvik når avropet gjelder andre språk enn «vanligvis»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke antakelser som ligger til grunn for evaluering og hvordan leveringstid faktisk operasjonaliseres for å kunne prise og bemanne riktig.

   Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon – «Krav som gjelder leveringstider»

6. Rapportering: Kravet sier at rapporten skal inneholde «kostnaden for oppdraget inklusive mva.» og «antall ord i kildetekst». Kan oppdragsgiver avklare hvordan oppdragsgiver ønsker dette rapportert i praksis for at leverandøren kan hente riktige tall (f.eks. skal mva beregnes basert på fakturamodell og sats, og hvor skal «antall ord i kildetekst» normalt hentes fra – leverandørberegning eller ordtall i Nav-bestilling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Nøyaktig rapporteringsinnhold påvirker både systemoppsett og risiko for avvik som kan gi økonomisk eller omdømmemessig konsekvens.

   Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon – «Krav som gjelder rapportering»

7. Avbestilling: I rammeavtalen punkt 2.5 står det at Kunden betaler allerede utført arbeid og i tillegg et gebyr på 4 % av avtalt vederlag for hele avropet. Kan oppdragsgiver presisere «avtalt vederlag for hele avropet» betyr total ordreverdi slik den er priset ved avrop (inkl./ekskl. mva), og om gebyret gjelder også ved avbestilling pga. Kundens interne prioriteringer/omprioritering, samt hvordan leverandøren dokumenterer «arbeid utført»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne innrette kommersielle kalkyler og dokumentasjonsrutiner for risiko knyttet til avbestillingskostnader.

   Kilde: Del II / Rammeavtale – punkt 2.5 «Avbestilling»

8. Underleverandører: Rammeavtalen punkt 4.1.2 sier at bruk/utskifting av underleverandør skal godkjennes skriftlig av Kunden, men at godkjenning ikke er påkrevd ved utskifting av enkeltstående translatører. Kan oppdragsgiver presisere om dette også gjelder endringer i språkkapasitet (f.eks. midlertidig bruk av translatører fra ny underleverandør) når det fortsatt er samme «enkeltstående translatør», og om slike endringer må inn i Bilag 4 før oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens mulighet til å styre kapasitet ved svingninger i volum og språk, og risiko for kontraktsbrudd ved bytte av leveransemåte.

   Kilde: Rammeavtale – punkt 4.1.2 «Ansvar for underleverandør»

9. NIST CSF 2.0: I kravspesifikasjonen er hvert punkt merket «Ja» og skal utdypes i «Utfyllende kommentar», men utdraget viser ikke hvilke konkrete bevis/dokumentasjon som forventes per punkt (f.eks. hvilke systemer/loggtyper/policyer som skal leveres). Kan oppdragsgiver angi hvilke minimumsdokumenter eller typiske bevis de forventer (f.eks. policyoversikt, prosessbeskrivelser, figurer for dataflyt, eksempler på hendelsesrapportering) og om det er tilstrekkelig med en beskrivende redegjørelse uten vedlegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Operasjonalisering av sikkerhetskrav er avgjørende for å utforme et konkurransedyktig og evalueringsmessig riktig bilag, samt for å unngå at tilbud avvises eller får lav score pga. manglende bevisnivå.

   Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon – avsnitt «Krav til universell utforming» og «Krav som gjelder IT-sikkerhet» / NIST CSF 2.0 punkter

10. Personvern og dataflyt: Under personvernkravene (bilag 1) bes det om beskrivelse av sletting inkl. håndtering av eldre backup, samt at all behandling (med unntak for påloggingsinfo og bruksmetrikk/diagnosedata) skal skje i EØS eller forhåndsgodkjent tredjeland. Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «tekniske diagnosedata» i denne sammenhengen for denne tjenesten (translatør/oversettelse og bestillingsportal), og om leverandøren kan støtte seg på leverandørens standard systemlogg-/supportoppsett så lenge data er i EØS?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Begrepsavklaring påvirker leverandørens tekniske arkitektur, valg av underdatabehandlere og mulighet til å oppfylle kravene uten å overskrive personvern-/sikkerhetsrisiko.

    Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon – «Krav som gjelder personvern» (sletting/backup og EØS/tredjeland + «tekniske diagnosedata»).