UTSKIFTING AV ANALYSEINSTRUMENTER INNEN FAGOMRÅDENE HEMATOLOGI, HbA1c og SR for Sykehuset i Vestfold HF

Dokumentpakken beskriver deler av et konkurransegrunnlag og tilhørende bilag for anskaffelse av server-, lagrings- og backup/gjenopprettingsløsninger til datarom hos Helse Sør-Øst RHF, samt krav/ramme for elektronisk samhandling (EHF 3.0/PEPPOL), kontaktpunkter, underdatabehandleravtale for personopplysninger og kontraktskrav til etisk handel. Det inngår også teknisk standard for kabling og krav til masterdata/varekatalog i elektronisk samhandling.

• Skatteattest for merverdiavgift og skatt (for norske valgte leverandører, på forespørsel).

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (gjelder kun dersom valgte leverandør er norsk).

  Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 2.3 Skatteattest

• Egenerklæring om russisk involvering (skal leveres utfylt med tilbudet).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 2.4 Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering
• Forespørsel om deltakelse i prekvalifiseringsfasen skal sendes via oppdragsgivers KGV innen frist (det skal inngis søknad).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.1 Generelt og pkt. 3.1/3.2
• Filer skal leveres i Microsoft Office-, ODF- eller PDF-format.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.2 Forespørselens utforming
• Ved innlevering i prekvalifisering skal vedlegg være merket slik at oppdragsgiver ser hvem som har levert og hva vedlegget inneholder.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.2 Forespørselens utforming
• Filnavn/navnestruktur for prekvalifisering: Vedlegg 1 Svarskjema tekniske og faglige kvalifikasjoner; Vedlegg 2 Kvalifikasjonskrav etisk handel; Vedlegg 3 Skriftlig svar på kvalifikasjonskrav KR3; KGV Skriftlig svar på kvalifikasjonskrav (ESPD).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.2 Forespørselens utforming
• Forespørselen skal være skrevet på norsk, svensk eller dansk.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.3 Språk
• Tilbydere skal levere utfylt ESPD/ KGV som del av forespørsel om deltakelse (nevnt som «KGV Skriftlig svar på kvalifikasjonskrav (ESPD)»).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.2 Forespørselens utforming

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Leverandørens kontaktpunkter skal oppgis (organisasjons-/firmanavn, adresser, telefon/e-post, avtaleansvarlig/kommersielt ansvarlig, ordre-/fakturaansvarlig, ordrekontor e-post for ordre, katalogansvarlig, statistikkansvarlig, reklamasjonsansvarlig, supply chain, implementeringsansvarlig, faglig ansvar/produktsjef, medisinsk teknisk kontakt, undertegner).Kilde: SSA-R_Bilag_4b_Kontaktpunkter_Leverandør, «Kontaktpunkter leverandør»
• EHF 3.0 elektronisk samhandling: ordre, ordrebekreftelse, (valgfritt ikke obligatorisk pakkseddel), faktura; meldingsutveksling skal følge gjeldende EHF 3.0 formater og PEPPOL transportinfrastruktur (PEPPOL/PEPPOL SML).Kilde: SSA-R_Bilag_4a_Elektronisk samhandlingsavtale, «Meldingsutveksling» og «Elektronisk Produktkatalog / Ordre / Ordrebekreftelse / Pakkseddel / Faktura»
• Oppstart/testing av EHF: leverandør skal etablere avtale med aksesspunkt og følge opp innmelding til ELMA; verifisering/testordre håndteres med e-post til sppbregionalerpiol@sykehuspartner.no (emne «Testordre EHF»).Kilde: SSA-R_Bilag_4a_Elektronisk samhandlingsavtale, «Rutine for oppstart av EHF og testing»
• Ordrebekreftelse: leverandør skal sende ordrebekreftelse innen 4 timer etter mottatt ordre i ordinær åpningstid. (Inntil EHF-format er etablert kan alternativ e-postbekreftelse brukes.)Kilde: SSA-R_Bilag_4a_Elektronisk samhandlingsavtale, «Ordrebekreftelse»
• Ordrebekreftelse med endring: endringer sendes på linjenivå; kjøper gir stilltiende aksept dersom tilbakemelding ikke gis innen 1 dag.Kilde: SSA-R_Bilag_4a_Elektronisk samhandlingsavtale, «Bruk av ordrebekreftelse med endring»
• EHF pakkseddel og faktura skal følge EHF 3.0 spesifikasjoner; fakturainformasjon skal være i EHF faktura XML. Det skal ikke legges personsensitiv informasjon på faktura/vedlegg. (Krav om at det ikke skal være personsensitiv informasjon nevnt.)Kilde: SSA-R_Bilag_4a_Elektronisk samhandlingsavtale, «EHF Faktura» / «Presisering av informasjon i faktura»
• Fakturakrav: én faktura per ordrenummer (ikke samlefaktura). Korrekte referanse-/linjefelter skal brukes (ordrelinjenummer, leverandørens artikkelnummer, enhet og enhetspris).Kilde: SSA-R_Bilag_4a_Elektronisk samhandlingsavtale, «7.1. Rutine og veiledning» / «Fakturakrav»
• Teknisk kabling: strukturert kabling; direkte kabling mellom komponenter på tvers av rackskap skal ikke forekomme med mindre særskilt avtalt; patchkabler skal ha QR-/strekkode for integrasjon (f.eks. DCIM); kabler skal være halogenfrie (LSZH).Kilde: SSA-R_Bilag_1c_Teknisk standard for kabling, pkt. 1-6
• Minimum krav til kobberkabler: CAT6a, AWG28, LSZH.Kilde: SSA-R_Bilag_1c_Teknisk standard for kabling, pkt. 2
• Minimum krav til fiber: Uniboot der hensiktsmessig, OM4 multimode, OS2 singlemode, kontakt LC og/eller MPO; fiberpatchpaneler skal bruke LC eller MPO kontakter.Kilde: SSA-R_Bilag_1c_Teknisk standard for kabling, pkt. 3
• Krav til strømkabler: standard C13–C14, fargekoding blå/sort.Kilde: SSA-R_Bilag_1c_Teknisk standard for kabling, pkt. 4
• Etisk handel: leverandør skal overholde kontraktsvilkår for grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden (UNGP/OECD) i kontraktsperioden; også krav om policys/rutiner for aktsomhetsvurderinger og oppfølging/dokumentasjon.Kilde: SSA-R_Bilag_4d_Kontraktskrav_etisk_handel, «Kontraktskrav til etisk handel»
• Etisk handel – oppfølging: leverandør skal rapportere om avvik uten ugrunnet opphold; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon (policys/rutiner, oversikt over produksjonsenheter, egenrapportering innen 6 uker hvis ikke annet, risikoanalyse, deltakelse i oppfølgingssamtaler, revisjoner).Kilde: SSA-R_Bilag_4d_Kontraktskrav_etisk_handel, «Kontraktsoppfølging»
• Etisk handel – sanksjoner: oppdragsgiver kan kreve tiltaksplan (innen 4 uker), midlertidig stans, kreve bytte av underleverandør, og/eller heve kontrakten ved vesentlige/gjentakende alvorlige brudd.Kilde: SSA-R_Bilag_4d_Kontraktskrav_etisk_handel, «Sanksjoner»
• Personvern (underdatabehandleravtale): underdatabehandler skal behandle personopplysninger kun etter instrukser fra databehandler, kun for formålet i hovedavtalen, begrenset omfang, og ikke bruke opplysninger til egne formål.Kilde: SSA-R_Bilag_4c_Databehandler_for_underleverandører..., «Underdatabehandlers forpliktelser» / «Behandlingens formål og art»
• Personvern – sikkerhetstiltak: gjennomføre tekniske og organisatoriske tiltak for egnet sikkerhetsnivå, inkludert pseudonymisering/kryptering ved behov, logging, tilgangskontroll (individuelle koder/passord), 2-nivå autentisering ved tilgang via usikre nett, kryptert VPN ved fjernrift, fysisk sikring/adgangskontroll.Kilde: SSA-R_Bilag_4c..., «Krav til Underdatabehandlerens informasjonssikkerhet» (kap. 5.1-5.6)
• Personvern – avvik/varsling: underdatabehandler skal varsle databehandler uten ugrunnet opphold ved instruks i strid, pålegg om utlevering, sikkerhetsbrudd og ved henvendelser fra registrerte; varsling til Datatilsynet skal skje gjennom databehandler.Kilde: SSA-R_Bilag_4c..., «Varsel og bistand ved avvik» (kap. 6)
• Personvern – underleverandører: underdatabehandler kan ikke bruke underleverandører uten databehandlers godkjenning/aksept og underdatabehandleravtale med tilsvarende krav; underdatabehandler er ansvarlig for underleverandørers utførelse.Kilde: SSA-R_Bilag_4c..., «Underdatabehandlerens bruk av Underleverandører» (kap. 9)
• Personvern – innsyn/revisjon: databehandler/dataansvarlig kan kreve innsyn, verifikasjon og sikkerhetsrevisjoner; underdatabehandler skal gi tilgang til dokumentasjon og støtte korrigerende tiltak.Kilde: SSA-R_Bilag_4c..., «Innsyn, verifikasjon og revisjon» (kap. 11)

• Utdraget inneholder kapitteloversikt for kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier i «Konkurransebestemmelser», men konkrete kvalifikasjonskrav (pkt. 5.1-5.5) og tildelingskriterier/vekter (pkt. 8.1-8.2) er ikke gjengitt i teksten som ble levert, utover skatteattest og deler av sanksjons-/kommunikasjonsregler.
• Flere kontrakts-/utførelseskrav er formulert i bilag (EHF, kabling, personvern, etisk handel), men eksakte koblinger til konkrete avrop/SSA-kontrakter og eventuelle absolutte frister utover de nevnte (f.eks. 4 timer for ordrebekreftelse) er ikke fullt dokumentert i utdraget.