FDV for bygg og eiendom - RITS . 2. gangs utlysning

Konkurransegrunnlag for anskaffelse av nytt system for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av kommunale bygg. Oppdragsgiver er RITS (Ryfylke IT samarbeid) med kommunene Hjelmeland, Sauda, Strand og Suldal. Det skal inngås avtale med én leverandør. Avtalens varighet er 3 år, med opsjon for forlengelse 1+1 år (samme vilkår). Tildeling skjer etter åpen tilbudskonkurranse, med mulig dialog etter tilbudsfristens utløp.

• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Norske: attest for skatt og merverdiavgift via Altinn/Skattekontoret. Utenlandske: tilsvarende attester fra hjemlandet eller erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig dersom hjemlandet ikke utsteder attester.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Suitability (Skatteattest)
• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske) eller bekreftelse på registrering i bransje-/foretaksregister iht. lovgivningen i leverandørens etableringsland (utenlandske).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Suitability (Lovlig etablert foretak)
• Økonomisk og finansiell kapasitet: minimumskrav til kredittvurdering.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter kredittvurdering Proff Forvalt; leverandør må minst oppfylle vurderingen «Tilfredstillende» for minst to vurderingsparameter. Alternativt kan leverandør vedlegge oppdatert kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap med tilsvarende kredittnivå, basert på siste tilgjengelige regnskap. Nyetablerte uten grunnlag: erklæring fra bank/finansieringsinstitusjon om finansielle og økonomiske forhold. Gjelder også utenlandske.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Economic and financial standing (Kredittvurdering)
• Teknisk og faglig kapasitet: erfaring fra lignende leveranser.

  Dokumentasjon: Attester fra lignende leveranser siste 3 år, signert eller skriftlig bekreftet av oppdragsgiver. Attester skal minst inneholde: kort beskrivelse, tidspunkt, omfang i beløp, og navn/telefon til referanseperson. Hvis attest ikke kan innhentes: liste over relevante oppdrag med samme punkter, slik at oppdragsgiver kan kontakte oppgitte kontaktpersoner.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Technical and professional ability (Erfaring)
• Teknisk og faglig kapasitet: tilstrekkelig gjennomføringsevne.

  Dokumentasjon: Kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, inkl. hvordan den er organisert for gjennomføring (personell og utstyr), samt kortfattet beskrivelse av helhetlig kvalitetssikringssystem for gjennomføring av kontrakten.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Technical and professional ability (Gjennomføringsevne)

• Lever tilbud elektronisk via Mercell-portalen innen tilbudsfristen.Kilde: Pkt. 5.1 Innlevering av tilbud
• Sent innkomne tilbud avvises; tilbud må leveres før tilbudsfristens utløp (systemet tillater ikke etter frist).Kilde: Pkt. 5.1 Innlevering av tilbud
• Elektronisk signatur ved levering kan bli påkrevd i innleveringsprosessen.Kilde: Pkt. 5.1 Innlevering av tilbud
• Ved eventuelle forbehold/avvik: oppgis i tilbudsbrevet og eget vedlegg («Tilbyderens forbehold»), og det må tydelig fremgå hvilke punkter i konkurransegrunnlaget det gjelder.Kilde: Pkt. 2.7 Tilbyders forbehold

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

27.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår.Kilde: Pkt. 2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Leverandør og ev. underleverandører kan på forespørsel måtte dokumentere oppfyllelse av lønns- og arbeidsvilkår iht. forskriftens § 5.Kilde: Pkt. 2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Tilbyders/leverandørens bidrag: leverandør skal bidra aktivt til målsettinger og i hele prosessen til kompetansedeling, opplæring og erfaringsutveksling mellom kommunene.Kilde: Pkt. 1.3.2 Utvidet beskrivelse
• Opsjoner: Hjelmeland og Suldal skal ha utleiemodul på opsjon.Kilde: Pkt. 1.3.2 Utvidet beskrivelse
• Avtalevalg: oppdragsgiver inngår avtale med én leverandør; deltilbud ikke tillatt; alternative tilbud aksepteres ikke.Kilde: Pkt. 1.6 Deltilbud og alternative tilbud

• Dokumentteksten viser kun overskrifter for FDV/kravspesifikasjon (Bilag 1), men selve detaljerte minstekrav/kravtabell fremgår ikke i utdraget.
• Ingen eksplisitte kvalifikasjonskrav utover de tre hovedområdene (skatt/etablering/økonomi/erfaring/gjennomføring) er fullt sitert; eventuelle flere krav kan ligge i deler av teksten som ikke er med.
• Kontrakts-/utførelsesmessige SLA-innhold og konkrete leveranseforpliktelser er ikke gjengitt i utdraget (kun at «komplett SLA» vektlegges og at omfang/innhold vises til avtaleutkast og bilag).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan Oppdragsgiver presisere hvordan leverandørens «oppfyllelse av alle krav, ønsker og fokus … i tabellen over» i Bilag 1 skal dokumenteres i tilbudet (f.eks. ved kravmatrise, produktdatablad, funksjonsbeskrivelse eller referanser til konkrete skjermbilder/moduler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre at tilbudet blir sammenlignbart og riktig poengtert under «Teknisk løsning og funksjonalitet».

   Kilde: 4 Tildelingskriterier (Teknisk løsning) / Bilag 1

2. I pris og totaløkonomi (30 %): Hvilke konkrete kostnadstyper/linjer må prises for evalueringen (kjøp, drift, support, lisenser og oppgraderinger), og hvor i konkurransegrunnlaget finnes pris-/enhetsoppsettet som skal fylles ut (vedlegg/bilag og feltnavn)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver oppgir at alle relevante kostnader skal inn i totalkostnaden, men leverandøren må vite nøyaktig hva som inngår for å prise riktig.

   Kilde: 4 Tildelingskriterier (Pris og totaløkonomi)

3. Oppdragsgiver skriver at totalkostnad beregnes for 3 + 1 + 1 år og at det for evalueringsformål legges inn 1000 konsulenttimer + 100 dager med heldagskurs/halvdagskurs. Kan Oppdragsgiver bekrefte: (1) om dette er inkludert i enhetsprisene som skal prises i Mercell/bilag, (2) hvordan kursdagene skal spesifiseres i prissettingen (antall heldags-/halvdagskurs), og (3) hvilke forutsetninger som gjelder for timesatser (f.eks. reise, overtid, beredskap)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringsberegningen kan gi utslag i pris. Leverandøren må få klare forutsetninger for korrekt prising av konsulent- og opplæringsvolum.

   Kilde: 4 Tildelingskriterier (Pris og totaløkonomi)

4. I Planer, leveranse og drift/support (20 %): Kan Oppdragsgiver utdype hva som kreves for å få uttelling på «Komplett SLA for drift og support» (minimum responstider, tilgjengelighet, vedlikeholdsvinduer, kategorier av henvendelser, feilretting/oppfølging og eskaleringsløp), og hvor dette SLA-innholdet er spesifisert (i Vedlegg 1.2/SSA-utkast eller annet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Komplett SLA» er et tildelingskriterium og vil påvirke kostnad og leveranser. Leverandøren må vite konkrete SLA-krav for å kunne tilby og kalkulere risiko.

   Kilde: 4 Tildelingskriterier (Planer, leveranse og drift/support) / 1.4 og Vedlegg 1.2 (henvisning til SLA/avtaleutkast)

5. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvordan «leveringstid(er)» skal oppgis i tilbudet, herunder (1) hvilken(e) leveransefase(r) som menes (leveranseplan, oppstart, konfigurasjon/implementering, opplæring, migrering, igangsetting), og (2) hvilke datoer/fristmål som blir evaluert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart leveransetidspunkt kan medføre feil planlegging og prising, og kan påvirke poenggivning.

   Kilde: 4 Tildelingskriterier (Planer, leveranse og drift/support)

6. Opsjon på utleiemodul: Kan Oppdragsgiver presisere for Hjelmeland og Suldal (1) omfanget av utleiemodulen (hvilke funksjoner som skal inngå), (2) forventet tidsplan for når opsjonen skal aktiveres, og (3) hvordan opsjonspris skal oppgis i tilbudet slik at evalueringen blir korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsdel kan drive både kapasitet og kostnad. Leverandøren trenger operasjonelle og kommersielle forutsetninger for å prise riktig.

   Kilde: 1.3.2 Kort beskrivelse/utvidet beskrivelse (opsjon på utleiemodul)

7. Kan Oppdragsgiver forklare hvilke deler av behovet som forventes å leveres «til alle kommuner som deltar i anbudet», og om det finnes kommunespesifikke forskjeller i funksjonalitet/omfang som skal prises separat (f.eks. moduler, integrasjoner, roller/tilganger, opplæring pr. kommune)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet «Pris og totaløkonomi» forutsetter riktig omfang pr. kommune. Leverandøren må forstå omfangsvariabler for å unngå under-/overprising.

   Kilde: 4 Tildelingskriterier (Pris og totaløkonomi: «Omfanget er alle kommuner som deltar i anbudet») / 1.3.2

8. I kvalifikasjonsvurderingen kreves «attester fra lignende leveranser de 3 siste årene» og «tilstrekkelig gjennomføringsevne» (organisering/personell og kvalitetssikringssystem). Kan Oppdragsgiver bekrefte om det er forventet å oppgi navngitt nøkkelpersonell (roller) og konkret hvilket(e) kvalitets-/styringsdokumenter som bør beskrives/leveres (f.eks. overordnet KS-plan, mal for statusrapportering, endringshåndtering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt dokumentasjon for kvalifikasjon og gjennomføring er avgjørende før kontraktstildeling.

   Kilde: 3 Kvalifikasjonskrav (Technical and professional ability)

9. Dialog og demonstrasjon: Oppdragsgiver skriver at tilbyderne «som del av dialog» må være forberedt på å demonstrere hele eller deler av tilbudt løsning for en gruppe sammensatt av ulike brukergrupper. Kan Oppdragsgiver angi (1) forventet varighet og antall demo-økter, (2) hvilke brukergrupper som normalt vil inngå (roller/funksjoner), og (3) om det gis konkrete test-/case-scenarier på forhånd?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må planlegge ressursbruk og sikre at løsningens relevante funksjoner kan demonstreres og underbygges.

   Kilde: 4 Tildelingskriterier (Teknisk løsning: demonstrasjon som del av dialog)