Skadeforsikring for kommunale kunder 2027-2031- Söderberg & Partners Midt-Norge AS

Trinn I (prekvalifisering) og Trinn II (tilbudslevering) for samordnet anskaffelse av skadeforsikringer for kommunale kunder/tilknyttede virksomheter. Omfatter bl.a. ansvarsforsikring (med tilleggsdekninger som damansvar m.m.), kriminalitet/underslag, eiendom (bygningskasko/all-risk m.m.), maskin, EDB, næringsløsøre/verdigjenstand, transport, motorvogn og båt/fartøy. Avtaleperiode 01.01.2027–31.12.2027 med opsjoner om forlengelse (ytterligere 1 år +1 år +1 år +1 år).

• Leverandør skal dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav gjennom utfylt europeisk egenerklæringsskjema (ESPD).

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema som del av tilbudet (prekvalifisering).

  Kilde: Dok I, pkt. 3.1
• Leverandør må være godkjent for å drive forsikringsformidling i Norge.

  Dokumentasjon: Opplysninger i kvalifikasjonsgrunnlaget/ESPD og tilhørende dokumentasjon (det fremgår at kvalifikasjoner vurderes ut fra innlevert dokumentasjon).

  Kilde: Dok I, pkt. 3.1
• Leverandør må være medlem av Norsk Naturskadepool.

  Dokumentasjon: Opplysninger i kvalifikasjonsgrunnlaget/ESPD og tilhørende dokumentasjon.

  Kilde: Dok I, pkt. 3.1
• Leverandør må være medlem av Norsk Trafikkforsikringsforening.

  Dokumentasjon: Opplysninger i kvalifikasjonsgrunnlaget/ESPD og tilhørende dokumentasjon.

  Kilde: Dok I, pkt. 3.1

• I prekvalifiseringsfase skal kun ESPD-skjema fylles ut og relevante dokumenter lastes opp (ingen “tilbud” skal leveres i første trinn).Kilde: Dok I, pkt. 4.1.1
• I trinn 2 ved tilbudslevering skal følgende dokumenter leveres: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant, leverandørens løsningsspesifikasjon, opplysninger om eventuelle avvik og forbehold, utfylte prismatriser eller tilsvarende oppsett.Kilde: Dok I, pkt. 4.1.2
• Forpliktelseserklæring fra evt. annen virksomhet skal leveres dersom leverandøren støtter seg på kapasiteten til annen virksomhet (inkl. separate egenerklæringer, f.eks. skatteattest, forpliktelseserklæring og ESPD).Kilde: Dok I, pkt. 4.1.2
• Tilbud skal leveres elektronisk via EU-Supply innen tilbudsfristen.Kilde: Dok I, pkt. 4.3
• Eventuelle skriftlige avklaringer/spørsmål skjer via EU-Supply sin meldingsfunksjon (innleverings-/kommunikasjonskrav knyttet til prosessen).Kilde: Dok I, pkt. 2.5

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtale inngås ved mottak av dekningsbekreftelse fra leverandør hos oppdragsgiver (Söderberg & Partners Nord AS). Forsikringsavtalen regnes som inngått kontrakt når slik dekningsbekreftelse er mottatt.Kilde: Dok I, pkt. 6.3
• Forsikringsperiode/avtaleperiode: 01.01.2027–31.12.2027, med opsjon på ytterligere 1 år +1 år +1 år +1 år.Kilde: Dok I, pkt. 1.5
• Ved premier-/årsregulering: forsikringsselskapet skal varsle om kommende forsikringsårs premienivå og vilkår senest 4 måneder før hovedforfall; ellers skal forrige års premie opprettholdes og endringer kan ikke gjøres gjeldende.Kilde: Dok I, pkt. 7.3
• Skadebehandling eiendom/bygningsskade: tidskrav for kundekontakt ved meldingsfrist (før/etter kl. 15.00), vakttelefon utenom åpningstid, takst rekvireres umiddelbart når takst er nødvendig, og kunde skal få kopi av takstrapport når ferdigstilt.Kilde: Dok I, pkt. 7.4
• Skadebehandling ansvarskrav: saksbehandling skal påbegynnes senest innen 5 dager etter mottatt ansvarskrav; endelig konstateringstidspunkt må avklares før overføring til annet selskap; selskapet kan ikke fraskrive seg utbetalingsansvar før mottakende aksepterer.Kilde: Dok I, pkt. 7.5
• Service/kundeoppfølging: tilbyder skal ha faste kontaktperson(er) for service/oppfølging; all korrespondanse skal være på norsk; e-faktura i standardisert EHF-format med referansenummer bestemt av kunden.Kilde: Dok I, pkt. 7.6
• Forsikringsformidling/leveransevilkår: avtalte dekninger skal fremgå av polisen og gå foran leverandørens vilkår; dokumentrang ved plassering: (1) anbudsgrunnlag, (2) leverandørens tilbud, (3) forsikringsvilkår.Kilde: Dok I, pkt. 7.1

• Dok I oppgir tidsfrister som er “tentative” utover kunngjøringens datoer; nøyaktig fristinnhold kan derfor være endret ved publisering/oppdateringer.
• Dokumentteksten viser krav i vedlegg/dokumenter (Dok II A/B/C/D/E/F/G/H) men uten full liste av alle tildelings-/evalueringsdetaljer for hver forsikringstype; vektlegging kan ikke bekreftes å gjelde likt på tvers av alle deloppdrag.
• “Bærekraft; klima- og miljøhensyn” er omtalt i tildelingskriteriene, men senere står det at det ikke tas inn som evalueringskriterie; teksten kan inneholde inkonsistens som påvirker faktisk evaluering.
• Opprinnelige konkrete kvalifikasjonsdokumenter utover ESPD (f.eks. hva som kreves som vedlegg for medlemskap/godkjenning) er ikke spesifisert eksplisitt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For Trinn II (tilbudslevering): Kan dere bekrefte hvilke konkrete pris-/premiematriser og objektlister som skal fylles ut for hver enkelt forsikringstype (ansvar, formueskade/edb/maskin/eiendom/motorvogn osv.), og i hvilke dokumentnumre de ligger (Dok III A, Dok IV, eventuelle underbilag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre riktig utfylling av riktig prismatrise/objektgrunnlag per delområde for å unngå avvik og feil beregning av evalueringspris.

   Kilde: Dok I pkt. 4.1.2 Levering av tilbud; Dok I pkt. 6.2 Tildelingskriterier; Dok II (forsikringsprogram) samt Dok III/Dok IV omtalt i Dok I pkt. 1.3

2. I pris-kriteriet (evalueringspris 50 %): Dere beskriver at priskriteriet omfatter “direkte kostnad for forsikring, skadeoppgjør, avtaleforvaltning og andre tjenester” og også kostnader ved eventuelle underleverandører. Kan dere presisere om disse kostnadene skal prises inn i én felles evalueringssum pr. kommune/deloppdrag i premiematrise/objektliste, eller om dere evaluerer flere prislinjer separat i beregningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forhandler-/evalueringsmodellen må forstås for å prise riktig og unngå at kostnader havner utenfor det som evalueres.

   Kilde: Dok I pkt. 6.2 Kriterier for kontraktstildeling (Evalueringspris 50 % og beskrivelse av hva som inngår)

3. Bærekraft/klima og miljø: Det står først at “Bærekraft; klima- og miljøhensyn” ligger under kvalitets-/kravspesifikasjonen, men også at selve bærekraft ikke tas inn som evalueringskriterie. Kan dere bekrefte hvordan dere faktisk evaluerer dette punktet i praksis (hvilke delpunkter gis score/vurderes), og om det kun er “skadeforebyggende tiltak” og “skadehåndtering/utbedring” som brukes i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Inkonsekvensen påvirker hvordan leverandøren bør dokumentere og hvilke elementer som faktisk vektlegges i poenggivningen.

   Kilde: Dok I pkt. 6.2 Kriterier for kontraktstildeling (Bærekraft; klima- og miljøhensyn og fotnote om at klima ikke tas inn som evalueringskriterie), samt under “Skadeforebyggende tiltak” og “Skadehåndtering/utbedring”

4. Premieregulering/opsjoner: Kan dere bekrefte at premien i opsjonsårene skal reguleres etter “prinsippene” leverandøren beskriver i tilbudet under pkt. 7.3, men at dere i tillegg har ensidig rett til å akseptere/forkaste fornyelsestilbudet? Hvis dere har et bestemt grunnlag/indeks (eller dokumentasjon) som dere forventer brukt i beregning av ny premie, ber vi om å få dette presisert.

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise opsjonsårene riktig trenger leverandøren å forstå hvordan premien faktisk reguleres og hvilke rammer som gjelder.

   Kilde: Dok I pkt. 7.3 Premieregulering; Dok I pkt. 6.2 (premieregulering nevnt under kvalitet)

5. Skadebehandling og tidsfrister (bygningsskade, ansvarskrav): Kan dere bekrefte om vakttelefon utenom åpningstid gjelder alle forsikringstyper og alle skadeområder (og ikke bare bygningsskade), samt hvordan “dager/v eng” og virkedager skal forstås i praksis for fristene (kl. 15.00 samme dag, kl. 12 neste virkedag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Operasjonelle krav og fristlogikk påvirker leverandørens leveransegjennomføring og kan innebære kostnads- og kapasitetsrisiko.

   Kilde: Dok I pkt. 7.4 Skadebehandling ved skader på eiendom og andre objekter; Dok I pkt. 7.5 Saksbehandling ved ansvarsskader/ansvarskrav

6. Web-portal og skadestatistikk: Kan dere beskrive forventet minimumsfunksjonalitet i web-portalen (f.eks. rapportering av fremdrift, tilgang til løpende avtaler/poliser, skadestatistikk, og om det skal være selvbetjening eller kun innsyn via portal), og hvordan dere forventer at leverandøren leverer “spesifisert skadestatistikk” (format, frekvens, nedbrudd pr. kommune/dekning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et konkret leveransekrav som må spesifiseres for å prise og levere riktig dokumenterbar kvalitet.

   Kilde: Dok I pkt. 7.4 (krav om beskrivelse av web-portal og krav om spesifisert skadestatistikk); Dok I pkt. 7.5 (tilsvarende krav)

7. Motorvogn: Dere angir at forsikringspremien skal være basert på “fast pris pr. kjøretøy, fri kjørelengde” og “det skal ikke beregnes bonustap”. Kan dere bekrefte at det også gjelder ved eventuelle avtale-/porteføljeendringer i avtaleperioden (til-/avregistrering av kjøretøy), og hvordan pris skal fastsettes for nytilkomne kjøretøy i perioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Motorvognpris må kunne håndtere endringer i objektporteføljen uten uønsket bonus-/bonustapslogikk.

   Kilde: Dok II H - Forsikringsprogram Motorvogn (Omfang og premieberegning/prinsippene)

8. Eiendom: Flere dekninger omtales som fullverdi vs. 1. risiko, og det oppgis at det vil gjøres gjennomgang i 2027 for revisjon. Kan dere bekrefte hvilken effekt dette har på premien (skal premien/risiko være priset som fullverdi eller 1. risiko ut fra bygningslistene som gjelder ved tilbudstidspunktet, og er det forutsetning at endret risikoklassifisering håndteres som del av opsjons-/fornyelsesmekanismen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå feil tilbudspris må leverandøren forstå om premien skal forankres i dagens klassifisering eller i en forventet framtidig revisjon.

   Kilde: Dok II A - Forsikringsprogram Eiendom kommuner_prekval (avsnitt om fullverdi/1. risiko og gjennomgang i 2027)

9. Ansvarsforsikring og utvidelser: Flere utvidelser er nevnt (bl.a. droner, damansvar klasse 0-1, Tivoliloven/taubaneloven, frivillig arbeid/dugnad, kryssansvar i interkommunalt samarbeid). Kan dere bekrefte om leverandøren skal inkludere disse utvidelsene i standardvilkår uten forbehold, eller om det forventes at leverandøren tar avvik/tillegg i tilbudet når standardvilkårene ikke dekker disse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker omfangsrisiko og om leverandøren bør prise endringer som “avvik/forbehold” vs. innkalkulerte utvidelser.

   Kilde: Dok II B - Forsikringsprogram Ansvar, formueskade, byggherreansvar_prekval (omfang/utvidelser og “Vilkår” at standardvilkår brukes med utvidelser)

10. Egenandeler og “særskilte egenandeler”: Flere steder angis at særskilte egenandeler skal spesifiseres i tilbudet “med henvisning til relevant punkt i forsikringsvilkåret”, og det finnes ulike særskilte egenandeler (f.eks. bygningsskade i leide lokaler, VA-anlegg, varer i frys/kjøl osv.). Kan dere bekrefte hvor i dokumentene leverandøren skal finne “relevant punkt i vilkåret” (hvilke vilkår/vedlegg som gjelder for referansen), slik at vi kan angi henvisninger korrekt i tilbudet?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Feil henvisning til egenandelspunkt kan gi avvik som i verste fall kan føre til avvisning eller uønsket forhandlingsrisiko.

    Kilde: Dok I pkt. 7.4 og 7.5 (krav til egenandeler/henvisning i tilbud); Dok II A - Forsikringsprogram Eiendom (egenandeler/kravspesifikasjon); generelt Dok I pkt. 7.2 og 7.3