Kjøp og levering av mobiltelefoner og nettbrett

Dokumentet angir faktureringsvilkår for leverandør og detaljerte krav til innhold og oppsett for elektronisk faktura i EHF-format, herunder når faktura kan sendes, betalingsfrist og hvilke obligatoriske felter fakturaen må inneholde (spesielt linjespesifikasjon og merking per bestilling/referanse/avtale).

• Ved behov: sende testfaktura i XML- og PDF-format når oppdragsgiver ber om det.Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Fakturering skal sendes elektronisk i standardformatet EHF til riktig organisasjonsnummer (oppført for flere enheter i tabell).Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Fakturaoppsett skal følge punktet «EHF-oppsett»; oppdragsgiver skal kontrollere og godkjenne oppsettet før vanlig fakturering.Kilde: 1.1 Generelle vilkår

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Leverandøren kan ikke fakturere før leveransen er levert.Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Betalingsfrist: netto 30 dager etter mottak av korrekt faktura.Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Kun faktura som oppfyller kravene i avtalen (inkl. fullstendig dokumentasjon som bekrefter leverte varer/tjenester) gir grunnlag for betaling; oppdragsgiver kan sende tilbake mangelfulle fakturaer for retting.Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Ikke slå sammen varer/tjenester til samlelinje; det skal føres egne fakturalinjer per levert vare/tjeneste med korrekt artikkelnummer, antall, enhetskode og artikkelbeskrivelse; én faktura per referanse eller bestilling.Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Ved avvik i faktureringsansvar til annen virksomhet: leverandør skal varsle oppdragsgiver før første faktura og gi nødvendige opplysninger; ansvar gjelder også for den andre virksomheten.Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Manglende betaling i tide: leverandør kan kreve forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven.Kilde: 1.1 Generelle vilkår

• Dokumentet omtaler «EHF-oppsett», men selve oppsettet/filformatspesifikasjonen er ikke gjengitt i teksten.
• Det fremgår «påkrevd JA» for mange fakturafelter, men dokumentet lister ikke uttrykkelig hvilke felter som eventuelt er ikke-påkrevd (kun oversikten for de listede feltene).
• Det er ikke angitt hvilke eventuelle konsekvenser som gjelder ved manglende/feilaktige enkeltelementer utover at oppdragsgiver ikke plikter å betale mangelfull faktura før kravene er oppfylt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punktet «1.1 Generelle vilkår» står det at oppdragsgiveren skal kontrollere og godkjenne «EHF-oppsett» før leverandøren kan begynne vanlig fakturering. Kan dere beskrive prosessen for dette (hva sendes, hvem godkjenner, og forventet tidslinje) og hvordan leverandør skal laste opp/oversende oppsett (XML og eventuelt PDF)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må planlegge oppstart av fakturering og eventuelle forsinkelser knyttet til godkjenning/test, og det er uklart hvilke praktiske steg og leveranser som inngår.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår

2. Dere skriver at oppdragsgiveren «kan» sende tilbake mangelfulle fakturaer til retting. Hvilke konkrete feiltyper/avvik utløser retur (f.eks. felter som kreves «JA», feil artikkelnummer/enhetskode, eller manglende linjespesifikasjon), og hva er deres praktiske SLA/frist for å gi tilbakemelding?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise risiko og unngå likviditets-/forsinkelseseffekter trenger leverandøren å forstå returmekanismen i praksis, ikke bare at det kan skje.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår

3. Det står at leverandøren kan ikke fakturere før leveransen er levert. Hvordan skal leverandøren dokumentere «levert» i faktura- eller vedleggsløpet (hvilke dokumenter forventes vedlagt fullstendig dokumentasjon som bekrefter leverte varer og tjenester)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiveren forutsetter vedlegg som bekrefter leverte varer/tjenester; leverandøren trenger å vite hvilke dokumenter som aksepteres for å sikre betalingsutløsende faktura.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår

4. I «1.2 Krav til innhold i EHF faktura» er det angitt at mange felter er «Påkrevd? = JA». Kan dere bekrefte hvilke eventuelle fakturafelter utover de som er listet som «Påkrevd? JA» som likevel forventes/kravsettes i EHF-oppsettet, og hvilke som ikke vil medføre retur?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om dokumentet lister en rekke JA-felt, trenger leverandøren klarhet om resten av feltene som dere faktisk vil kontrollere for i denne konkurransen/EHF-oppsettet.

   Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura

5. Ved «Ordrenummer» står det at feltet skal inneholde ordrenummeret generert av kommunens e-handelssystem eller FAMAC, «eller» rekvisisjonsnummer oppgitt i bestillingen. Hvordan skal vi fylle feltet i situasjoner der vi ikke har bestilling/rekvisisjon eller der bestillingsreferansen kommer i flere varianter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feltet «Ordrenummer» og behandling av referanser påvirker både riktig kobling i deres system og risiko for retur/avvisning; dette må avklares før tilbud/prising.

   Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Ordrenummer)

6. I «Bestillerkode (SK-nummer)» står det at formatet er «K» og et firesifret tall, og at dette skal inneholde oppdragsgivers kode for enhet som har bestilt. Hvis bestillingen mangler SK-nummer eller oppgis med annet format, hva er deres korrigerings-/kommunikasjonskrav (skal leverandøren kontakte oppdragsgiver før innsending, og hvordan)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hva som skal gjøres ved avvik i et kritisk, påkrevd feltformat for å unngå at faktura blir sendt tilbake og betaling forsinkes.

   Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Bestillerkode (SK-nummer))

7. I «Avtalenummer» står det at leverandøren skal merke alle fakturaer kjøpt gjennom en rammeavtale med avtalenummer, og at hvis noe er kjøpt utenfor omfang skal feltet merkes med «Ingen». Hvordan skal vi avgjøre om kjøpet er «utenfor omfang» (f.eks. hvem bekrefter dette), og hva skal leverandøren gjøre hvis avtalenummeret ikke er kjent i bestilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt utfylling av avtalenummer bestemmer kobling til avtale/rammeavtale og kan gi retur ved feil; avklaring reduserer leverandørens risiko ved fakturering.

   Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Avtalenummer)

8. I «Artikkelnummer/produktnummer/varenummer» står det at artikkelnummeret på fakturalinjen skal være «samme som oppgitt i tilbudet» og samme gjennom avtaleperioden, og at oppdragsgiveren skal informeres om endringer i artikkelnummer. Håndterer dere situasjoner der leverandøren må bytte artikkelnummer pga. utgåtte produkter (supersedering) – og vil dere kreve ny godkjenning av EHF-oppsett før endringen kan faktureres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både gjennomføring og faktureringsrisiko i hele avtaleperioden, inkludert behov for re-test/godkjenning.

   Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Artikkelnummer/produktnummer/varenummer)

9. I «1.1 Generelle vilkår» står det at oppdragsgiver ikke plikter å betale før fakturaen oppfyller kravene i avtalen, og at fakturaen må vedlegges fullstendig dokumentasjon. Hvilken betalingsdato/forfallsdato legger dere til grunn hvis faktura sendes med mangler og returneres (tilbakestilles fristene når korrekt faktura mottas, eller gjelder opprinnelig datostempling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å beregne kontantstrøm og prise risiko må leverandøren forstå hvordan betalingsfrist/forfall håndteres ved retur og reinnsending.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår

10. Dere oppgir at «Deres ref» skal behandles av korrekt avdeling og at bestillerkoden har format K + firesifret tall. Hva forventer dere når «Deres ref» ikke er oppgitt i bestillingen (skal feltet fylles ut som tomt, «Ingen», eller må leverandøren kontakte oppdragsgiver før innsending)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt utfylling av referansefelt kan være avgjørende for intern behandling; avklaring trengs for å unngå avvisning/retur og dermed kostnader.

    Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (’Deres ref’)