Dynamisk innkjøpsordning for brukerstyrt personlig assistanse

Tolga kommune skal etablere en dynamisk innkjøpsordning for brukerstyrt personlig assistanse (BPA). Ordningen skal gi løpende tilgang til kvalifiserte leverandører som kan levere komplette BPA-tjenester for flere brukere. Leveransen omfatter helhetlig ansvar (rekruttering, opplæring, vikarhåndtering, arbeidsledelse, turnusplanlegging, arbeidsgiveransvar), samt løpende drift, kvalitetssikring og oppfølging, og legger til rette for samhandling via fast kontaktperson og samarbeidsmøter. Prosedyren er begrenset anbudskonkurranse (del IV), med forespørsel om deltakelse og tilbud uten dialog/forhandling utover mindre avklaringer/korrigeringer.

• Dokumentasjon av relevant erfaring gjennom referanser: oppgi inntil tre (3) relevante referanser fra tilsvarende oppdrag utført de siste tre (3) år.

  Dokumentasjon: Inntil tre (3) referanser fra tilsvarende oppdrag, utført de siste tre (3) år.

  Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav punkt 1
• Firmaattest.

  Dokumentasjon: Firmaattest fra Foretaksregisteret (hentes automatisk via eBevis).

  Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav punkt 2
• Økonomisk og finansiell kapasitet.

  Dokumentasjon: Oppfyllelse av kravet om tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet (oppdragsgiver innhenter opplysninger fra Proff Forvalt AS; kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig).

  Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav punkt 3
• Skatteattest (skatter og avgifter betalt).

  Dokumentasjon: Skatteattest (verifiseres automatisk via eBevis/Altinn, krever samtykke).

  Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav punkt 4
• Miljøstyringssystem (tredjepartssertifisert) eller tilsvarende standard.

  Dokumentasjon: Attest for EMAS/ISO 14001/Miljøfyrtårn eller tilsvarende fra organer i andre EØS-stater. Ved prosess: bekreftelse fra akkrediteringsorgan + beskrivelse av hva som er utført/gjenstår; gyldig attest må oversendes innen utløpet av første avtaleår.

  Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav punkt 5
• Kvalitetsikringssystem tilpasset kompleksitet, risiko og målsetting; evt. ISO 9001 eller tilsvarende.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring. Ved sertifisering: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav punkt 6

• Elektronisk innlevering: påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.09.2036

Språk

English, norsk

• Overholde gjeldende lovverk om lønn og arbeidsvilkår; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon.Kilde: Lønns- og arbeidsvilkår
• Overholde bestemmelser om lærlinger i arbeidsmiljøloven og tariffavtaler der relevant.Kilde: Lærlinger
• Gjennomføring innen taushetsplikt/offentleglova: oppdragsgiver skal hindre adgang til konkurransemessig sensitive opplysninger.Kilde: Offentleglova og taushetsplikt

• Teksten inneholder ikke eksplisitte tildelingskriterier (navn/vekt/beskrivelse).
• Det er ikke angitt detaljer om tilbudsinnhold utover kvalifikasjonskrav og generelle innleveringsvilkår.
• Kontraktsmal er omtalt som 'Standard rammeavtale om kjøp av tjenester', men konkrete kontraktsforpliktelser (utover arbeidsgiver/lønn/lærlinger) og avropsmekanisme er ikke beskrevet i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For å dokumentere «relevant erfaring» ber vi om bekreftelse på hva Tolga kommune anser som «tilsvarende oppdrag» for BPA: om det primært er krav til drift av BPA med arbeidsgiveransvar/turnus/vikarhåndtering, eller om andre former for arbeidsledelse og bemanning også kan gi uttelling.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Erfaringskravet styrer om leverandøren blir invitert til å gi tilbud, og tolkningen påvirker hvilke referanser som kan brukes.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 1 Krav til dokumentasjon av relevant erfaring gjennom referanser

2. Kvalifikasjonskravet ber om «inntil tre (3) relevante referanser» fra de siste tre (3) år. Ber vi om bekreftelse på om det er tilstrekkelig med én eller to referanser dersom de er svært relevante, eller om kommunen forventer fullt antall tre referanser for at kravet skal anses oppfylt.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer minimumskravet til referanseantall og hvordan kvalitet vs. antall vektlegges i oppfyllelse av kvalifikasjonskravet.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 1 Krav til dokumentasjon av relevant erfaring gjennom referanser

3. For kvalifikasjonskravet om «tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet»: Siden oppdragsgiver innhenter opplysninger fra Proff Forvalt AS, ber vi om å få presisert hvilke nøkkeltall/terskler som vanligvis vurderes (f.eks. kredittverdighet) og om det finnes konkrete negative forhold som automatisk kan medføre avvisning.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som kan utløse manglende kvalifikasjon ved vurdering av kredittverdighet og hvilke forhold som gir risiko.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 3 Økonomisk og finansiell kapasitet

4. Når det gjelder «miljøstyringssystem»: Ber vi om bekreftelse på om kravet gjelder leverandørens virksomhet generelt, eller spesifikt for drift av BPA-tjenestene til Tolga kommune. Videre ber vi om å få bekreftet om Miljøfyrtårn/ISO 14001-sertifikat må være aktivt på tidspunktet for innlevering av forespørsel om deltakelse, eller om det aksepteres at det foreligger dokumentert prosess frem til attest kan oversendes innen utløpet av første avtaleår.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet om hvem kravet gjelder for og når det må dokumenteres reduserer risiko for manglende oppfyllelse.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 5 Miljøstyringssystem

5. Kvalifikasjonskravet om «kvalitetsikringssystem»: Ber vi om å få opplyst om kommunen aksepterer at leverandøren kan oppfylle kravet med en skriftlig beskrivelse av metoder for kvalitetssikring også uten ISO 9001 (og hva som minimum forventes i omfang/innhold i beskrivelsen).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskravet kan oppfylles på flere måter, og leverandøren må vite hva som forventes av innhold for å kunne utarbeide riktig dokumentasjon.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 6 Kvalitetsikringssystem

6. I konkurransegrunnlaget er det oppgitt at selve tilbudsfasen skjer uten dialog eller forhandling «utover mindre avklaringer og korrigeringer av tilbudene». Ber vi om konkrete eksempler på hvilke typer avklaringer/korrigeringer kommunen normalt vil gjennomføre i tilbudsfasen i denne ordningen.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer handlingsrommet for å rette opp forhold før endelig tilbudsvurdering, som kan påvirke leverandørens risiko og utforming av tilbud.

   Kilde: Prosedyre (begrenset konkurranse, tilbudsfasen uten dialog/forhandling)

7. Siden anskaffelsen etablerer en dynamisk innkjøpsordning, ber vi om en kort beskrivelse av hvordan Tolga kommune forventer å gjennomføre avrop/etterfølgende konkurranser for BPA-tjenestene: om det skjer direkte avrop fra den dynamiske ordningen eller om kommunen planlegger egne minikonkurranser, og hva som i praksis utløser valg av leverandør per bruker.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Erfaring/kapasitet og prising må samsvare med faktisk avropsmekanisme, som er sentralt for leverandørens forretningsmodell.

   Kilde: Bakgrunn / Beskrivelse av leveransen (dynamisk innkjøpsordning og senere avrop og konkurranser)

8. Oppdragsgiver beskriver at det skal etableres «fast kontaktperson og faste samarbeidsmøter med bruker, pårørende og verge der dette er relevant». Ber vi om spesifisering av hva som menes med «faste» (f.eks. møtehyppighet/omfang eller hva som forventes som minstenivå) og hvordan dette dokumenteres eller rapporteres.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker ressurs- og kostnadsbildet ved å drifte ordningen og levere korrekt bemannings-/ledelsesmodell.

   Kilde: Beskrivelse av leveransen

9. Varigheten er oppgitt til 9 år og 11 måneder (med mulig utvidelse). Ber vi om bekreftelse på om ordningen kan utvides automatisk eller kun ved særskilt beslutning, og om det vil innebære reforhandling/oppdatering av vilkår for leverandørene ved en eventuell forlengelse.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Lang varighet og mulig utvidelse kan gi risiko for leverandøren dersom vilkår og prisregulering endres uten tydelig prosess.

   Kilde: Varighet (9 år og 11 måneder og 29 dager; ordningens varighet kan bli videre utvidet)

10. Kontraktsmalen er omtalt som «Standard rammeavtale om kjøp av tjenester», men konkrete vilkår for avtalens drift/avrop er ikke gjengitt i utdraget. Ber vi om å få tilgang til eller nærmere presisering av rammeavtalens sentrale avropsmekanismer og eventuelle økonomiske risikoforhold (f.eks. minimumsvolum, betalingsvilkår, varslingsfrister ved avrop og håndtering av fravær/beredskap).

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise riktig og vurdere kontraktsrisiko; uten konkrete rammevilkår blir kommersiell risiko vanskelig å vurdere.

    Kilde: Kontraktsmal (Navn: Standard rammeavtale om kjøp av tjenester)