Bistand til drifts- og servicetjenester

Miljødirektoratet skal anskaffe bistand til ledelse og medarbeidere innen virksomhetsområdet husdrift og intern eiendomsforvaltning. Leveransen omfatter rådgivning, planlegging og utførelse av praktiske drifts- og servicetjenester knyttet til kontorlokaler (inkl. konferanserom), miljøledelse, resepsjon og sentralbord, samt øvrige oppgaver innen husdriftsområdet. Hovedlevering skjer ved kontoret i Oslo (Grensevingen 7), med sporadisk behov i Trondheim. Omfang er anslått til ca. ett årsverk (7,5 t/dag * 230 dager = 1725 timer) med opsjon på tilleggsressurs inntil 0,5 årsverk (115 dager). Oppstart 01.10.2026 og varighet 1 år med opsjon på forlengelse 1+1+1 år (maks 4 år).

• Skatteattest (norske leverandører) – ordnede forhold mht. skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra frist for å levere forespørsel om deltakelse/tilbud.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 Skatteattest
• Leverandørregistrering/autorisasjon mv. – registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner – erfaring fra inntil 3 relevante, sammenlignbare oppdrag siste 3 år.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene, inkl. oppgavens verdi, tidspunkt og mottaker (gjerne navn, telefon og e-post). Leverandør er ansvarlig for å dokumentere relevans.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner (sidehenvisning i dokumentet: pkt. 4.3)

• ESPD egenerklæring – foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner; leveres sammen med tilbud i KGV.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1 Generelt om ESPD
• Tilbudsbrev (signert og utfylt) iht. vedlagt mal.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 Tilbudets utforming; Vedlegg Tilbudsbrev (Nr. 1)
• Dokumentasjon for evaluering av tildelingskriterier.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 Tilbudets utforming
• Løsnings-/leveransespesifikasjon.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 Tilbudets utforming
• Ferdig utfylt skjema for taushetspliktige opplysninger.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 Tilbudets utforming; Vedlegg Taushetspliktige opplysninger (Nr. 3)
• Dokumentasjon/spesifisering av opsjon(er) angitt i kontrakten.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 Tilbudets utforming
• Elektronisk innlevering i KGV innen tilbudsfrist; ikke adgang å levere per e-post eller post.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1 Innlevering av tilbud

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

26.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Arbeidet utføres under kundens ledelse som beskrevet i bilag 1; varighet etter fremdriftsplan i bilag 2.Kilde: Utkast til kontrakt pkt. 1.1 og 1.4; Bilag 2
• Endringer/tillegg i ytelsen skal avtales skriftlig; konsulent fører katalog over endringer (bilag 6).Kilde: Utkast til kontrakt pkt. 2.1
• Kundens rett til midlertidig stans med minimum 5 dagers skriftlig varsel; kunden erstatter dokumenterte kostnader.Kilde: Utkast til kontrakt pkt. 2.2
• Kundens avbestillingsrett med 30 dagers skriftlig varsel; betaling ved avbestilling før fullført (utført arbeid + dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering + andre direkte kostnader).Kilde: Utkast til kontrakt pkt. 2.3
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskrift 8. feb. 2008; rett til tilbakehold ved brudd (ca. 2 ganger innsparingen) og dokumentasjonsplikt via bilag 6.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.2; Utkast til kontrakt pkt. 3.2 og Bilag 5 (endringer i punkt 3.2) / oppfølging omtalt i bilag 5
• Taushetsplikt (konfidensialitet), varighet etter opphør (opphører 5 år etter leveringsdag med mindre annet følger av lov/forskrift).Kilde: Utkast til kontrakt pkt. 3.6
• Skriftlighet: alle varsler/krav/meddelelser knyttet til avtalen skal gis skriftlig.Kilde: Utkast til kontrakt pkt. 3.7
• Vederlag: priser ekskl. mva; utlegg reise/diett kun når avtalt; fakturering etterskuddsvis per måned; betalingsfrist 30 dager.Kilde: Utkast til kontrakt pkt. 4.1 og 4.2
• Krav om elektronisk faktura (EHF) i godkjent standardformat; mulig tilbakehold ved manglende oppfyllelse.Kilde: Utkast til kontrakt pkt. 4.2
• Prisendring: kun ved endringer i offentlige avgifter; ved utløsning av opsjoner kan avtalen KPI-justeres fra start av ny ettårsperiode (første gang 1. oktober 2027).Kilde: Utkast til kontrakt pkt. 4.5; Bilag 4
• Opsjoner: utvidelse av avtaleperioden 1+1+1 år (01.10.2027-30.09.2028, 01.10.2028-30.09.2029, 01.10.2029-30.09.2030) samt opsjon for utvidet tjenesteomfang (tilleggsressurs inntil 115 dager x 7,5 timer i året).Kilde: Utkast til kontrakt Bilag 1 (opsjonspunkter)

• Dokumentteksten viser ikke fullstendig innhold i bilag 1 (krav til nøkkelpersonell utover CV/selvstendighet/proaktivitet) og bilag 4 (detaljert prisstruktur) utover omtale av timepris, øvre ramme og opsjons-/KPI-regler; eksakte pris-/opsjonsmekanismer utover det som er gjengitt er ikke tilgjengelige.
• Kommunikasjons-/møteregler og referatkrav er delvis beskrevet, men detaljer i bilag 3 ut over det som er gjengitt er ikke presentert.
• Tildelingslogikk (relativ poengmodell) er beskrevet generelt, men konkret evalueringsskala/kriterietolkning utover sidebegrensninger fremgår ikke.
• Kontrakts-/utførelseskrav om spesifikke standarder/metoder i bilag 1 er omtalt som «kan angitt i bilag 1», men selve standardene/metodene ligger ikke i teksten over.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 4 pkt. «Avtalt prisendring» står det at priser ikke justeres før eventuell utløsning av opsjoner, og at avtalen ved utløsning av opsjoner kan kreves KPI-justert fra starten av hver nye ettårsperiode, første gang 1. oktober 2027. Kan oppdragsgiver bekrefte om KPI-justeringen gjelder med samme prinsipp også dersom bare deler av opsjonsomfanget (f.eks. en begrenset utvidelse/halv stilling) faktisk benyttes, eller kun dersom opsjonen som sådan utløses fullt ut?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise risiko og riktig timepris/justeringsforutsetninger for opsjonsperiodene.

   Kilde: Bilag 4 Pris og prisbestemmelser – pkt. 4.5 Prisendring / «Avtalt prisendring»

2. I bilag 4 fremgår det at «Bistanden pågår så lenge kunden har behov for den, og/eller til kontraktens øvre økonomiske ramme er nådd», og at konsulenten ikke skal starte aktiviteter uten egen skriftlig bestilling. Hvordan skal oppdragsgiver bestille «behov» i praksis (f.eks. skriftlig bestilling pr aktivitet, e-post, eller ved godkjenning av plan/tidsregistrering), og hva regnes som «bestilt» i forhold til rett til fakturering/oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir nødvendig avklaring av bestillingsmekanisme og faktureringsrettigheter for å unngå avvisning/avslag på kostnader.

   Kilde: Bilag 4 Pris og prisbestemmelser – avsnitt «Bistanden pågår…»

3. I bilag 4 står det at «Utlegg, inklusive reise- og diettkostnader, dekkes bare i den grad de er avtalt», og at reisetid faktureres bare hvis det er avtalt i bilag 4. Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke typer utlegg og reise-/diett-tilfeller som normalt kan påregnes i denne kontrakten (f.eks. reise mellom Oslo/Trondheim/Svolvær, og hvem som beslutter/samtykker til dette)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger konkret grunnlag for å prise utlegg og vurdere risiko for at kostnader ikke blir godtgjort.

   Kilde: Utkast til kontrakt pkt. 4.1 Vederlag + bilag 4 (reise-/diett omtalt der/forutsetninger)

4. I bilag 1 pkt. 2 står det at «Det forutsettes at hovedressurs leverer bistanden i lokalene i Grensesvingen 7 … så lenge ikke annet blir avtalt», og at oppgavene ved Oslokontoret prioriteres i samarbeid med Trondheim, med daglig oppfølging i stor grad på Teams. Kan oppdragsgiver avklare hvor stor andel av arbeidet som forventes utført fysisk i Oslo sammenlignet med Teams, og om det finnes en forventet minimum tilstedeværelse (f.eks. antall dager per uke/måned)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilstedeværelseskrav påvirker timebruk, organisering og kostnadsberegning (og dermed konkurransedyktig timepris).

   Kilde: Bilag 1 – pkt. 2 Arbeidssted, virkeområde, omfang og varighet

5. I bilag 1 pkt. 3 beskrives flere tjenesteområder (husdrift/eiendomsforvaltning), og det står at konsulenten skal kunne «tre inn i praktiske funksjoner» ved behov (resepsjon/sentralbord, konferanserom inkl. catering/teknisk tilrettelegging, kopimaskinservice, varemottak og posttjenester). Kan oppdragsgiver presisere hvilke av disse funksjonene som er «sporadiske» versus «forventede» i normal drift, og hva som er typiske eksempler på hendelser som utløser innrykk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne dimensjonere tilgjengelighet, kompetanseprofil og kostnadsnivå for den tilbudte ressursen.

   Kilde: Bilag 1 – pkt. 3 Nærmere spesifisering av krav til leveransen

6. I bilag 1 pkt. 3 står det at «Konsulenten må når behov oppstår, ved ferier, arbeidstopper, fravær o.l., kunne tre inn i praktiske funksjoner», og at leverandøren «står ansvarlig for en smidig overgang ved eventuell utskifting av konsulent». Kan oppdragsgiver avklare hva som ligger i «smidig overgang» (varighet, forventet overlap, leveranseformat for overlevering, og om det kan kreves merressurs/ikke-fakturert tid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Overleveringskrav er kostnadsdrivende og påvirker risikobildet ved personskifte.

   Kilde: Bilag 1 – pkt. 3 Nærmere spesifisering av krav til leveransen (avsnitt om utskifting/smidi overgang)

7. Tildelingskriteriet «Løsningsforslag/Oppdragsforståelse» (bilag 5 punkt 5) krever bl.a. redegjørelse for at ressursen skal være «selvstendig og proaktiv», samt hvordan fortsatt leveranse sikres ved sykdom og eventuell oppsigelse fra tilbudt ressurs. Kan oppdragsgiver utdype hvordan evalueringen vektlegger ulike tiltak (f.eks. backup-ressurs, rutiner, dokumentasjonsgrunnlag, plan for innfasing), og om oppdragsgiver forventer navngitte alternative ressurser eller kun prosessbeskrivelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart evalueringsgrunnlag reduserer risiko for feilformat og feilprising av oppgaveløsningen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5 Tildelingskriterier – «Løsningsforslag/Oppdragsforståelse»

8. I bilag 1 pkt. 2 fremgår det at oppdraget har oppstart 01.10.2026 og varer til 30.09.2027, med opsjoner 1 + 1 + 1 år. Er det forventet at leverandøren starter «faktisk arbeid» umiddelbart 01.10.2026, eller er det en oppstartsfase (f.eks. onboarding/innføring/overlevering) med annen tidsbruk som ikke fullt ut kan planlegges i anslått timeomfang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidligfase/oppstart kan påvirke timeplan og total kost, og bør avklares før tilbud gis.

   Kilde: Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan + bilag 1 pkt. 2 Varighet/oppstart

9. Kvalifikasjonskrav i konkurransegrunnlaget punkt 4.3 sier at tilbyder skal beskrive inntil 3 relevante oppdrag siste 3 år, med verdi, tidspunkt og mottaker. Kan oppdragsgiver bekrefte om «relevante oppdrag» her skal være innen husdrift/eiendomsforvaltning spesifikt, eller om drifts- og servicetjenester/eiendomsrelaterte rådgivnings- og gjennomføringsoppdrag fra andre virksomheter kan benyttes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir føringer for hvordan leverandøren skal velge og formulere referanseoppdrag i tilbudet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

10. I bilag 1 pkt. 2 er omfanget anslått til 7,5 timer per dag i 230 arbeidsdager pr år, og ved opsjon «inntil en halv stilling» økes med inntil 7,5 timer per dag i inntil 115 arbeidsdager. Kan oppdragsgiver avklare om «arbeidsdager» menes med samme definisjon som Miljødirektoratets/arbeidstakers arbeidsplan (f.eks. gjelder helligdager/virkedager), og hvordan omfanget rulleres/planlegges innenfor året?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Nøyaktig definisjon av arbeidsdager/timegrunnlag er nødvendig for å prise opsjonsvolum og styre leveranseplan.

    Kilde: Bilag 1 – pkt. 2 Arbeidssted, virkeområde, omfang og varighet (omfang/opsjon)