Anskaffelse av Arkivsystem Nordland fylkeskommune - Prekvalifisering

Nordland fylkeskommune inviterer til prekvalifisering for anskaffelse av nytt sakarkivsystem. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring (to trinn), og avtale skal inngås etter SSA-L (Statens standardavtale for løpende tjenesteavtaler). Det er ikke adgang til deltilbud. Det inviteres deretter minst 3 og maksimalt 5 kvalifiserte leverandører til å gi tilbud og delta i forhandlinger. Kvalifikasjonsanmodning sendes elektronisk via Mercell innen frist.

• Registrering i foretaks-/fag-/handelsregister i etableringsstaten (norske firmaer via Brønnøysundregistrene).

  Dokumentasjon: For utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i relevant register. For norske: Firmaattest, Vedlegg 1.1.

  Kilde: Pkt. 3.4 Kvalifikasjonskrav – Suitability / Enrolment in a trade register (Vedlegg 1.1)
• Skatte- og avgiftsmessige forhold: ordnede forhold med betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift, ajour.

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder: Vedlegg 1.2 og 1.3.

  Kilde: Pkt. 3.4 Kvalifikasjonskrav – Economic and financial standing / Skatteattest (Vedlegg 1.2 og 1.3); samt henvisning om ettersyn ved avslutning og underleverandører > NOK 500 000 ekskl. mva.
• Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget; ikke under gjeldsforhandlinger eller konkurs. Mulig kvalifisering ved D&B A-rating eller bedre; ellers dokumentasjon for gjennomføringsevne.

  Dokumentasjon: Relevant dokumentasjon (f.eks. regnskaper, revisjonsrapport, årsmeldinger, finansieringsplaner, driftsgaranti fra bank eller morselskap). Oppdragsgiver innhenter selv ratingrapport. Leverandør skal ikke være under gjeldsforhandlinger eller konkurs.

  Kilde: Pkt. 3.4 Kvalifikasjonskrav – Economic and financial standing / Økonomisk gjennomføringsevne
• Teknisk og faglig kapasitet: Leverandøren skal ha tilstrekkelig relevant erfaring av samme art og vanskelighetsgrad.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag siste 5 år. Skal inneholde oppdragsverdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon, e-post). Kan også dokumenteres via kompetanse i eget ansatte personell som kan benyttes.

  Kilde: Pkt. 3.4 Kvalifikasjonskrav – Technical and professional ability / Relevant erfaring
• HMS og systematisk arbeid: HMS-egenerklæring om systematisk oppfølging etter HMS-lovgivning og internkontrollforskriften, lovlig organisert etter gjeldende regelverk, og aksept for at oppdragsgiver kan gjennomgå/verifisere HMS-system.

  Dokumentasjon: Signert HMS egenerklæring ikke eldre enn 6 måneder.

  Kilde: Pkt. 3.4 Kvalifikasjonskrav – Quality assurance / miljøstandarder / Helse- miljø og sikkerhet (HMS egenerklæring)

• Kvalifikasjonsanmodning skal leveres elektronisk via Mercell-portalen (www.mercell.no) innen fastsatt frist. Sent innkomne kvalifikasjonsanmodninger avvises.Kilde: Pkt. 5.1 Innlevering av kvalifikasjonsanmodning
• Kvalifikasjonsanmodningen krever elektronisk signatur ved levering (e-signatur via angitte tilbydere).Kilde: Pkt. 5.1 Innlevering av kvalifikasjonsanmodning
• Kvalifikasjonsanmodning skal inneholde utfylt ESPD (egenerklæring) som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner; skjemaet skal leveres sammen med anmodningen.Kilde: Pkt. 3.1 Generelt om ESPD; samt krav i pkt. 3.4 at leverandør må fylle ut ESPD om kvalifikasjonskravene som er oppgitt nedenfor
• Vedlagt dokumentasjon skal legges ved etter struktur/inndeling: dokumentasjon per kvalifikasjonskrav kan legges under fanebladet «Kvalifikasjonskrav» i Mercell. Dokumenter skal også legges ved under fanebladet «Dokumenter» (referanseliste, utfylt taushetserklæring, øvrig dokumentasjon).Kilde: Pkt. 5.3 Kvalifikasjonsanmodningens utforming ved levering
• Eventuelle endringer kan gjøres og leveres på nytt helt inntil fristen utløper; sist leverte anmodning regnes som endelig.Kilde: Pkt. 5.1 Innlevering av kvalifikasjonsanmodning

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtale skal inngås etter Statens standardavtale for løpende tjenesteavtaler SSA-L.Kilde: Pkt. 1.2 Anskaffelsens formål
• Forbehold/avvik: forbehold/avvik må beskrives som eget vedlegg og prissettes slik at konsekvenser kan vurderes uten kontakt; forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne kan føre til avvisning. Vesentlige avvik/uelstendighet/for sent levert kan føre til avvisning.Kilde: Pkt. 5.2 Forbehold og avvik
• Tilbudets språk: dokumenter og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk (vedlegg kan leveres på engelsk/svensk/dansk når dokumentasjon ikke finnes på norsk, øvrige språk krever autorisert oversettelse).Kilde: Pkt. 2.7 Språk
• Vedståelsesfrist: 6 måneder fra tilbudsfrist.Kilde: Pkt. 1.4 Tidsplan – Tilbudets vedståelsesfrist

• Dokumentteksten oppgir kvalifikasjonskrav og avvisnings-/ESPD-innhold, men inneholder ikke konkrete tildelingskriterier for selve tilbudsfasen etter forhandling (kun utvelgelseskriterier for hvem som inviteres).
• Detaljer om hva som inngår i sakarkivsystemet (funksjonskrav/kravspesifikasjon) fremgår ikke av denne teksten, kun henvisning til øvrige konkurransedokumenter/vedlegg.
• Kun én tidsfrist for kvalifikasjonsanmodning fremkommer; øvrige tidspunkter for tilbud/forhandling/tildeling er tentativt/fastsettes senere.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen fremgår det at utvelgelse ved begrensning av antall tilbydere (maks 5) baseres på «Erfaring fra leveranser av tilsvarende løsninger med lignende kompleksitet og omfang» (vekt 100 %). Kan dere presisere hvordan dere vil vurdere overføringsverdi når tilbyder oppgir referanser både fra kommunal sektor og fra andre sektorer (f.eks. hvilke momenter som vektlegges, og hvordan dere vurderer nyere vs. eldre leveranser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Siden tildelings-/vurderingskriterier for selve tilbudsfasen etter forhandling ikke fremgår i utdraget, blir utvelgelsen til tilbud i prekvalifiseringen særlig avgjørende. Leverandøren bør forstå evalueringslogikken for referanser.

   Kilde: 4 Begrensning av antall tilbydere / 4.1 Utvelgelseskriterier

2. Under kvalifikasjonskravet «Relevant erfaring» ber dere om inntil 3 relevante oppdrag i løpet av de siste 5 årene, inkludert verdi, tidspunkt og mottaker (kontaktinfo). Kan dere bekrefte om «oppdrag» her omfatter både anskaffelse og implementering/idriftssettelse av sakarkivsystem, eller om det kun er leveranse/anskaffelsesdelen som skal dokumenteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å dokumentere relevans korrekt og redusere risiko for at referanser vurderes som ikke sammenlignbare, bør leverandøren få avklart hva slags leveranser som teller.

   Kilde: 3.4 Kvalifikasjonskrav / Technical and professional ability / Relevant erfaring

3. Kravet om økonomisk gjennomføringsevne beskriver at oppdragsgiver innhenter D&B ratingrapport, og at tilbyder kan kvalifiseres dersom tilbyder har A rating eller bedre. Kan dere presisere hvilken dokumentasjon dere krever/aksepterer dersom rating ikke oppfylles (f.eks. bankgaranti vs. driftsgaranti), og hvordan dere behandler tilfeller der rating ikke finnes eller ikke er tilgjengelig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og planlegge risiko og innhold i dokumentasjonen for å bli kvalifisert, spesielt hvis D&B-rating ikke kan legges til grunn.

   Kilde: 3.4 Kvalifikasjonskrav / Economic and financial standing / Økonomisk gjennomføringsevne

4. I kravene om skatteattest fremgår det at skatteattest ikke skal være eldre enn 6 måneder ved tilbuds-/innleveringsfristen. Kan dere bekrefte om «6 måneder» måles fra utstedelsesdato til kvalifikasjonsanmodningens leveringsdato, og om samme prinsipp gjelder for eventuelle underleverandører når dere senere innhenter tilsvarende dokumentasjon (over NOK 500 000 ekskl. mva.)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsberegning og gyldighetskrav påvirker leverandørens dokumenthåndtering og risiko for avvisning/ikke-kvalifisering.

   Kilde: 3.4 Kvalifikasjonskrav / Economic and financial standing / Skatteattest

5. HMS-egenerklæringen: Kan dere bekrefte om HMS egenerklæring må være datert/ikke eldre enn 6 måneder per tidspunktet for innlevering av kvalifikasjonsanmodningen, og hvilken signatur/representasjonsform dere forventer (f.eks. daglig leder eller annen bemyndiget)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig datering og signaturform er et typisk avklaringspunkt som kan medføre at kvalifikasjonen ikke blir godkjent.

   Kilde: 3.4 Kvalifikasjonskrav / Quality assurance schemes and environmental management standards / Helse- miljø og sikkerhet

6. Det fremgår at tilbud med vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises (FOA § 24-8(1) b), og at også uklarheter mv. som ikke er ubetydelige kan medføre avvisning. Kan dere gi eksempler på hvilke typer avvik/uklarheter dere typisk anser som «vesentlige» i denne typen arkiv-/sakarkivanskaffelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som vanligvis gir avvisningsrisiko for å kunne håndtere forbehold/avvik og utforming av tilbudet riktig i neste trinn.

   Kilde: 2.1 Anskaffelsesprosedyre (avvik/avvisning) og 5.2 Forbehold og avvik

7. Ved levering av kvalifikasjonsanmodning: Kan dere bekrefte nøyaktig hvilke dokumenter som skal lastes opp under «Dokumenter» i Mercell (det nevnes «Referanseliste, utfylt taushetserklæring, øvrig dokumentasjon»), og om det finnes bestemte vedleggsskjema (maler) for referanseliste og taushetserklæring i konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå teknisk/innholdsmessig feil i opplasting og struktur, trenger leverandøren avklaring om forventet dokumentpakke og eventuelle maler.

   Kilde: 5.3 Kvalifikasjonsanmodningens utforming ved levering

8. Det opplyses at oppdragsgiver vil gi tilgang til relevante system-/informasjon kun til inviterte leverandører, forutsatt at taushetserklæring signeres og sendes inn. Kan dere beskrive når i prosessen taushetserklæringen forventes levert (ved prekvalifisering eller først etter invitasjon), og hvilke tidsrammer dere legger til grunn for å dele informasjonen med inviterte leverandører?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilgang til nødvendig informasjon kan påvirke hvor mye leverandøren rekker å verifisere før tilbudsfrist og forhandling, og dermed prising og ressursbruk.

   Kilde: 6 Konkurransens dokumenter (tilgang til systemlandskap/taushetserklæring) samt 1.4 Tidsplan

9. Oppdragsgiver oppgir foreløpig tidsplan der frist for å levere kvalifikasjonsanmodning er 8/12/2026, mens frist for å gi inn tilbud er «tentativt 10 dager fra invitasjon». Kan dere bekrefte om 10 dager er en hard minimum/realistisk varighet for å utarbeide tilbud, og om det vil bli lagt opp til ett fast tidspunkt for forhandling/tilbud som ikke endres vesentlig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger forutsigbarhet for å kunne etablere tilbud, prising og eventuelle avvik/avklaringer. Tentative frister kan kreve intern planlegging.

   Kilde: 1.4 Tidsplan (tentativt 10 dager fra invitasjon; uke 36-37 forhandlinger)