Invitasjon til å gi tilbud – leie av næringslokaler Konfliktrådet Innlandet, Gjøvik

Oppdraget gjelder leie av næringskontorlokaler (kontor) til Konfliktrådet i Gjøvik. Oppdragsgiver skal ha egnede lokaler til daglig drift, saksbehandling og meklingsmøter. Det stilles krav til beliggenhet/sentrumsnærhet og tilgjengelighet (kollektiv, parkering, sykkel/gange), samt krav til areal/planløsning (faste arbeidsplasser, kontorlandskap, stille soner, møterom for min. 15 personer og storskjerm, fellesarealer, lager/arkiv og universell utforming). Kravspesifikasjonene omfatter i tillegg detaljerte utleierkrav til ferdigstillelse av lokalene med tekniske og bygningsmessige løsninger (standarder/TEK17/NS 11001/NS 8175, universell utforming, akustikk, dagslys, ventilasjon/komfortkjøling, elkraft og IKT (Cat 6a/10G), adgangskontroll/brannalarm/IT for brann/overvåkning, avfalls- og heis-/løsningskrav samt sikkerhetskrav for møter og rømming).

• Tilbudet skal inneholde tydelig og fullstendig beskrivelse av lokalet og hvordan kravene oppfylles, samt vedlegg med plantegninger.

  Dokumentasjon: Tilbyders tilbudstekst/beskrivelse og vedlegg med plantegninger.

  Kilde: Invitasjon – kap. (overordnet krav til tilbud)

• Tilbyder bes om å gi tilbud på aktuelle eiendommer som kan tilbys for leie.Kilde: Invitasjon – pkt. (tilbudsformulering)
• Tilbudet skal gi en tydelig og fullstendig beskrivelse av lokalet og hvordan kravene under oppfylles, samt vedlegg med plantegninger.Kilde: Invitasjon – (tilbudets innhold)
• Frist for innlevering av tilbud: 21.08.2026.Kilde: Invitasjon – kap. 1 (Generell informasjon)
• Det fremgår at detaljer rundt kravspesifikasjon ettersendes på forespørsel (ikke et bestemt innleveringsvedlegg i teksten utover plantegninger).Kilde: Invitasjon – kap. 3 (Krav til lokaler)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• UTLEIER skal levere komplette og fullstendige lokaler ferdigstilt til bruk ved oppstart av leieforhold, inkludert faste innredninger, utstyr, anlegg, systemer og løsninger beskrevet i kravspesifikasjonen.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.1 Orientering og leveringsomfang
• UTLEIER skal være ansvarlig for prosjektering og utførelse i henhold til lover/forskrifter/regler/standarder; TEK17 legges til grunn; NS 3420 skal gjelde for utførelse og montasje for nye konstruksjoner/bygningsdeler.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.2 Generelle krav til standarder og utforming
• Lokalene skal ivareta universell utforming (TEK17 og NS 11001) i lokalene, fellesarealer og området rundt bygget; det skal være oppmerksomhetsfelt og tilgang til HC-toalett i bygget.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.8 Universell utforming
• UTLEIER skal opplyse om energikarakter og evt. miljøambisjoner/ENØK-tiltak ved inngåelse av leieavtale.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.3 Energi- og miljøkrav
• UTLEIER skal gjennomføre i dialog med LEIETAKER planleggingsprosess (avklare planløsning/romprogram/layout/materialvalg/funksjoner) og utarbeide fremdrifts-, beslutnings- og møteplaner; arkitekt/interiørarkitekt-kostnader dekkes av UTLEIER ved behov.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.4 Retningslinjer planleggingsprosess
• LEIETAKER skal selv levere og bekoste enkelte elementer av IT/inventar (listet i 11 punkter), mens UTLEIER skal gjøre relevante forberedelser/koordinering for disse.Kilde: Kravspesifikasjon – 1.5 LEIETAKERs eget inventar / 1.6 UTLEIERs ansvar for inventar og innredning
• Dokumentasjon ved innflytting: UTLEIER skal etter anmodning fremlegge dokumentasjon som viser oppfyllelse av kravene (brannverndokumentasjon, ferdigstillelse/godkjenninger/dispensasjoner, dokumentasjon på rengjøring hvis ønskelig, målsatte plantegninger).Kilde: Kravspesifikasjon – 2 Dokumentasjon og innsynsrett
• FDV-dokumentasjon: Relevant forvaltning-, drift- og vedlikeholdsdokumentasjon skal leveres LEIETAKER iht. nærmere avtale; innregulering senest 3 uker etter overtakelse.Kilde: Kravspesifikasjon – 2 Dokumentasjon og innsynsrett
• Tekniske ferdigstillelseskrav til inneklima/ventilasjon: balansert ventilasjon med gjenvinner uten omluft, CO₂ normalt ikke over 1000 ppm, friskluftmengder angitt per romtype, ingen trekk/ventilasjonsstøy, og individuell temperaturstyring; mål temperaturintervall 22°C (søk), maks 26°C, min 20°C. Datarom skal ha lokal kjøling 5 kW.Kilde: Kravspesifikasjon – 4.3 Komfortkjøleanlegg
• Elektriske installasjoner/tilkoblingskrav: overspenningsvern, tilstrekkelig stikkontakter per arbeidsplass/rom, belysningskrav (LED, nødlys, bevegelsesstyring, dimming/feltvis regulering i møterom), nødlyssystem iht. brannstrategi/myndighetskrav/lyskultur.Kilde: Kravspesifikasjon – 5 ELKRAFT (5.1 og 5.2)
• IKT/automatisering: UTLEIER skal levere komplett datakabling (spredenett) inkl. føringsveier/skap, skjermede Cat 6a-kabler (klasse Ea) for 10Gbit/s, nummererte og merkede uttak, plantegning med merking til LEIETAKER, samt fiber frem til sentralt datarack/dataskap i LEIETAKERS lokaler. Systemgaranti iht. NS 50174 relevant klasse; NS 50173/NS 50174 skal følges.Kilde: Kravspesifikasjon – 6 DATA OG AUTOMATISERING (6.1 Kabling for IKT)
• Sikkerhetssystemer: lokalene skal ha låssystem samt brann- og innbruddsalarm; adgangskontroll på utvalgte dører (se detaljer i kap. 6.4); automatisk brannalarmanlegg iht. NS 3960:2019 og varsle brannvesen/vaktselskap. Adgangskontroll skal ha funksjoner for tidsstyring, beskyttelse mot misbruk/manipulasjon, to-faktor autentisering, dokumentasjon på sikkerhetsstandardoppfyllelse, backup ved strømbrudd/nettverksfeil og korrekt plassering for universell utforming.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.6 Sikring / 6.3 Brannalarmanlegg / 6.4 Adgangskontroll
• Avfalls- og heiskrav: sentralt og lokalt tilrettelagt for kildesortering (inkl. krav til hvilke fraksjoner som minimum skal sorteres og at beholdere/komprimatorer/ballepressere/kverner skal leveres). Person- og vareheiser (personheis med plass til rullestol) skal leveres.Kilde: Kravspesifikasjon – 7 ANDRE INSTALLASJONER (7.1 og øvrige krav)
• Sikkerhets-/rømnings- og møtekrav i lokalene: minimum 1-2 møterom bør ha to uavhengige utganger med smekklås; rom skal være oversiktlige og uten skjulte soner; møblering skal ikke hindre rask forflytning/rømming; god mobildekning i møterom; ønskelig adskillelse mellom publikumsarealer og ansattområder.Kilde: Kravspesifikasjon – 7.3 Sikkerhet

• Dokumentet oppgir ingen konkrete tildelingskriterier/vekting i teksten som er gitt.
• Invitasjonen sier at detaljert kravspesifikasjon ettersendes på forespørsel, men vedlagte kravspesifikasjonstekst ser ut til å inneholde omfattende tekniske krav; det er uklart hvordan disse delene samsvarer (hvilke deler som gjelder fullt ut for Gjøvik-anskaffelsen).
• Oppgitte leieperiode og oppstartdato (01.11.2027) samt kontraktsperiode (5 + 5 år) fremgår av invitasjonen, men sammenhengen med kravspesifikasjonen for 'nye kontorlokaler' er ikke eksplisitt.
• Det fremgår ikke eksplisitt hvilke kontraktsbestemte betalings-/opsjonsvilkår som følger utover angitt kontraktens anslåtte verdi.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan dere bekrefte hvordan «Kravspesifikasjon for nye kontorlokaler i Konfliktrådet» skal anvendes for Gjøvik-anskaffelsen: gjelder hele kravspesifikasjonen fullt ut for lokaletilpasningene som utleier skal levere, eller kun utvalgte deler (og eventuelt hvilke kapittel/krav gjelder)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det fremgår at kravene tilsynelatende er omfattende, men det er uklart hvilke deler som faktisk inngår i denne konkrete Gjøvik-anskaffelsen. Leverandøren trenger avklaring for å prise riktig omfang.

   Kilde: Kravspesifikasjon – «1 GENERELT» og «UTLEIERs plikter…»

2. I invitasjonen står det at «detaljert kravspesifikasjon ettersendes på forespørsel». Kan dere utdype/konkretisere hva som foreligger av krav som allerede gjelder nå, og hva som eventuelt vil ettersendes som ny/tilleggs kravliste for Gjøvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er risiko for at leverandøren priser basert på et ufullstendig grunnlag. Avklaring er nødvendig for å sikre riktig tilbudsstruktur og kostnadsanslag.

   Kilde: Invitasjon – punkt 3 «Krav til lokaler»

3. Leieperiode i invitasjonen er 5 år med mulighet for opsjon, fra 01.11.2027. Kan dere bekrefte om opsjonsperioden er 5 år (totalt 5+5) i denne anskaffelsen, og om leieperiodens startdato 01.11.2027 gjelder som faktisk oppstart/overlevering av ferdigstilt leieareal?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sammenhengen mellom leieperiode/opsjon og tidspunktet for ferdigstillelse påvirker fremdrift, risiko og kostnadsberegning (f.eks. midlertidige løsninger, finansiering og bemanning).

   Kilde: Invitasjon – punkt 4 «Leiekontrakt»

4. Når dere sier at kontraktens anslåtte verdi (kr 1 920 000 over 5+5 år) «inkluderer alle opsjoner», hvilke leieelementer og kostnadskomponenter er inkludert i dette anslaget (f.eks. husleie, felleskostnader/drift, vedlikehold, indeksregulering, eventuelle tilpasninger/utvidelser, og/eller andre tillegg)? Kan dere oppgi prinsippene for hva som prises separat i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke kostnader som ligger i totalen og hva som kan påvirkes av opsjoner, for å gi korrekt og sammenlignbart tilbud.

   Kilde: Invitasjon – avsnitt om «Kontraktens anslåtte verdi…»

5. Kan dere beskrive hvordan innregulering og overtakelse skal skje tidsmessig og praktisk: kravspesifikasjonen sier innregulering senest 3 uker etter overtakelse. Hvilke konsekvenser får det for leiestart/risiko hvis innregulering ikke er ferdig innen fristen, og hvem bærer kostnader for utbedringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Frister for ferdigstillelse og innregulering påvirker leverandørens risiko og gjennomføringsplan. Det er behov for å avklare kontraktsmessige virkninger.

   Kilde: Kravspesifikasjon – «2 DOKUMENTASJON OG INNSYNSRETT» (avsnitt om innregulering)

6. Kravspesifikasjonen stiller detaljerte krav til akustikk (NS 8175 lydklasse C samt tabeller for feltmålt lydreduksjonstall). Kan dere bekrefte hvilke romtyper/grensedata som gjelder for dette konkrete lokaloppsettet (romprogram) og hvordan måle-/dokumentasjonsmetode skal gjennomføres (laboratoriemålt vs. feltmålt, og hvem utfører målingene)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Akustikkrav kan påvirke både konstruksjonsvalg og dokumentasjonskost. Leverandøren må forstå hvilke rom som faktisk skal tilfredsstille hvilke tall, og hva som regnes som aksept.

   Kilde: Kravspesifikasjon – «3.4 Lydforhold og akustikk» (Tabell 1–4)

7. Krav til ventilasjon oppgir konkrete friskluftmengder per m² (12 m³/t per m² i kontorlandskap/samtalerom, 20 m³/t i møterom/auditorium) og CO₂-mål (normalt ikke over 1000 ppm). Kan dere bekrefte hvordan dere definerer «kontorlandskap/samtalerom» og «møterom/auditorium» i denne anskaffelsen (arealoppsett), samt hvilket dimensjonerende personantall som skal legges til grunn i møterom?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Friskluftmengder og CO₂-forutsetninger er direkte kostnadsdrivende (dimensjonering av VVS/ventilasjon). Uavklarte definisjoner/persontall kan gi feil prising.

   Kilde: Kravspesifikasjon – «4.3 Komfortkjøleanlegg»

8. Kjøkkenkravet sier «ett komplett kjøkken per kontoretasje/fløy» og oppgir flere konkrete produkt-/ytelsesforutsetninger (f.eks. minimum 3 meter lengde, benkeplatematerialer, Miele PG oppvaskmaskin eller tilsvarende, AA/AAA- hvitevarer). Kan dere bekrefte hvilken kontoretasje/fløy som skal leveres i Gjøvik-løsningen, og om dere krever identisk modell-/ytelsekrav eller om «tilsvarende» kan dokumenteres med avvik/alternativer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Omfanget (antall kjøkken) og hvor strengt produktspesifikasjonene må følges påvirker både gjennomføring og pris. Leverandøren trenger avklaring på tolkning av «tilsvarende».

   Kilde: Kravspesifikasjon – «3.12 Kjøkken»

9. Adgangskontroll beskriver flere funksjoner (tidsstyring, to-faktor autentisering, dynamisk konfigurerbar autorisasjon, backup ved strømbrudd/nettverksfeil, kortlesere på alle dører inn til leiearealet samt interne dører, og dynamisk konfigurasjon via AAK-system). Kan dere opplyse hvilke tilpasninger dere ser for dere etter innflytting (f.eks. hvor mye endring av rettigheter/soner forventes), og om UTLEIER skal inkludere programmering/etablering for dette i leveransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker både arbeidsomfang og risiko/kostnad i prosess etter ferdigstillelse. Leverandøren trenger å vite om etterarbeid er inkludert.

   Kilde: Kravspesifikasjon – «6.4 Adgangskontroll»

10. Parkering/EL-lading: kravspesifikasjonen sier at parkeringskapasitet og behov for EL-lading 32A avklares med leietaker, og at vilkår for ladestasjon og betalingsordning må fremlegges. Kan dere spesifisere minimumskrav for leveransen (antall plasser med EL-lading 32A og forventet effekt/tilkoblingspunkt), og hvem som skal bære kostnader for etablering/drift/avregning?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklarte minimumskrav for EL-lading og betalings-/driftsmodell kan gi betydelig usikkerhet i tilbudsregning.

    Kilde: Kravspesifikasjon – «1.7 Parkering og sykkelparkering»