Rammeavtale for konsulenttjenester

Rammeavtale for konsulenttjenester (Harstad Kommune) gjennom åpen anbudskonkurranse uten prekvalifisering. Konkurransen omfatter 6 delkontrakter innen ulike konsulentfag (bl.a. prosjektledelse/ITB, byggtekniske tjenester, branntekniske tjenester, bygg- og prosessautomasjon, arkitekt/tegningsarbeid og reguleringsplan). Avtaletid 24.08.2026–24.08.2028 med opsjoner 1+1 år (total mulig varighet 4 år). Tildeling baseres på pris 50% og kvalitet 50%.

• Oppfyllelse av avvisningsgrunner (straffedommer, skatter/avgifter/trygdeavgifter, insolvens/interessekonflikter/alvorlige feil, m.m.). ESPD (Europeisk egenerklæringsskjema) er aktivert.

  Dokumentasjon: ESPD og relevante opplysninger for å avklare avvisningsgrunner.

  Kilde: Anskaffelses-/kvalifikasjonsdel (aktiverte avvisningsgrunner A-D)
• Kvalitetssikringssystem: godt og velfungerende kvalitetssikringssystem; enten egenerklæring eller sertifikat/kopiert dokumentasjon.

  Dokumentasjon: Egenerklæring vedr. kvalitetssikrings-/styringssystem eller kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarende.

  Kilde: Delkontrakt 1 – Kvalifikasjonskrav nr. 1; tilsvarende for andre delkontrakter (kvalitetssikringssystem)
• Forsikring: tilbyder skal ha relevant ansvarsforsikring for tjenesten.

  Dokumentasjon: Kopi av ansvars-/forsikringsattest eller forsikringsbevis.

  Kilde: Delkontrakt 1 – Kvalifikasjonskrav nr. 2 (Forsikring)
• Økonomisk og finansiell kapasitet: tilstrekkelig kapasitet til å oppfylle kontrakten (kredittverdighet uten sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig).

  Dokumentasjon: Ingen spesifikk dokumentasjon angitt utover at oppdragsgiver innhenter opplysninger fra Proff Forvalt (for noen delkontrakter).

  Kilde: Delkontrakt 1 – Kvalifikasjonskrav nr. 3; Delkontrakt 5/6 – tilsvarende (kapasitet)
• Erfaring fra sammenlignbare oppdrag: inntil 3 relevante oppdrag siste 3 år, med verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon, e-post); leverandøren skal dokumentere relevans.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 oppdrag inkl. angitte opplysninger; kan dokumenteres ved kompetanse til personell leverandøren råder over.

  Kilde: Delkontrakt 1 – Kvalifikasjonskrav nr. 4; tilsvarende for delkontrakter 2-6
• Nødvendig kapasitet og kompetanse: krav til arkitekt (master i arkitektur eller sivilarkitekt) og RI (ingeniør/sivilingeniør bachelor/master). Dokumentasjon vedr. relevant bemanning for å håndtere fravær; organisasjonsplan.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon som viser relevant bemanning; organisasjonsplan; utdanningskrav for arkitekt og RI.

  Kilde: Delkontrakt 1 – Kvalifikasjonskrav nr. 5; tilsvarende for delkontrakter 2-6
• Skatteattest: bekreftelse på at skatter og avgifter er betalt (verifiseres automatisk via eBevis/Altinn ved samtykke).

  Dokumentasjon: Skatteattest via eBevis (krever samtykke i Altinn).

  Kilde: Delkontrakt 1 – Kvalifikasjonskrav nr. 6; tilsvarende for delkontrakter 2-6
• Firmaattest: bekrefter registrering, signaturrett og prokura (hentes automatisk via eBevis i noen delkontrakter).

  Dokumentasjon: Firmaattest fra Foretaksregisteret via eBevis.

  Kilde: Delkontrakt 1 – Kvalifikasjonskrav nr. 7; delkontrakt 5 – nr. 7; delkontrakt 6 – nr. 7
• Registrert i Foretaksregisteret (verifiseres automatisk via eBevis/Enhetsregisteret).

  Dokumentasjon: Verifisering via eBevis.

  Kilde: Delkontrakt 5 – Kvalifikasjonskrav nr. 1

• Elektronisk innlevering: Påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår (generelt i konkurransegrunnlaget)
• Elektronisk signering: Påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår (generelt i konkurransegrunnlaget)
• Tilbud skal leveres på norsk språk.Kilde: Innleveringsvilkår (generelt i konkurransegrunnlaget)
• Ferdig utfylt excel-ark med må-krav (besvart/bekreftet ja/nei) skal lastes opp som vedlegg; alle må-krav må besvares (felles for alle delkontrakter).Kilde: Må-krav nr. 2.1 i delkontrakt 1-6
• CV for tilbudt personell (maksimalt tre konsulenter per delkontrakt der CV kreves) skal følge vedlagte CV-mal; skal inneholde referanser fra og beskrivelse av relevante tverrfaglige prosjekter/oppdrag.Kilde: Kravspesifikasjon delkontrakt 1.1, 1.2, 1.3; delkontrakt 3.1; delkontrakt 4.1; delkontrakt 5.1; delkontrakt 6.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandøren skal sikre at egne ansatte og ansatte hos underleverandører/innleide som direkte medvirker har lønns- og arbeidsvilkår i tråd med relevante forskrifter og/eller landsomfattende tariffavtale; leverandøren skal også innlemme tilsvarende forpliktelser i avtaler med underleverandører.Kilde: Kontraktskrav, lønns- og arbeidsvilkår.pdf (pkt. 11.2) / samt avsnitt om kontraktsplikt og videreføring
• Dokumentasjonsplikt og egenrapportering: leverandøren kan pliktes til å dokumentere lønns- og arbeidsvilkår på forespørsel og utføre egenrapportering (egenrapporteringsskjema) innen 1 måned etter kontrakt signert/kontraktsperiodestart (med mindre annet avtales), og kan kreves flere ganger.Kilde: Kontraktskrav, lønns- og arbeidsvilkår.pdf; egenrapportering lønn og arbeidsforhold.docx
• Mislighold av lønns- og arbeidsvilkår: pålegg/utbedring innen frist; manglende utbedring kan medføre tilbakeholdsrett og heving ved vesentlig mislighold; kan kreves utskifting av underleverandører ved brudd i underleverandørleddet.Kilde: Kontraktskrav, lønns- og arbeidsvilkår.pdf
• EHF fakturering er obligatorisk: all fakturering til Harstad kommune og samarbeidskommuner i avtalen skal skje via EHF (EHF 3.0 eller nyere / PEPPOL BIS Billing v3.0 eller nyere).Kilde: Krav til merking av EHF faktura.pdf (pkt. 1 og 1.0)
• Fakturering skal bruke kontraktsnummer/avtaleeierreferanser og korrekt merking; mangelfull merking kan medføre retur.Kilde: Krav til merking av EHF faktura.pdf (pkt. 3) og EHF - krav merking av faktura.pdf
• Krav til kvalitet på personell: oppdragsgiver kan be om opplysninger om faglige kvalifikasjoner; Harstad kommune kan godkjenne personell og kreve utskifting ved utilfredsstillende kvalitet (innen 30 dager).Kilde: Generelle innkjøpsbetingelser.pdf (pkt. 6.1)

• Dokumentteksten gjengir ikke fullstendig felles «må-krav» i excel-ark (kun at excel-ark skal lastes opp).
• Det fremgår ikke i teksten hvilke konkrete kvalitetskriterier/poenggivende underkriterier inngår utover at kvalitet vurderes etter kravspesifikasjon.
• Oppdrags-/avtalespesifikke kontraktsvilkår utover lønns- og arbeidsvilkår, EHF-fakturering og generelle innkjøpsbetingelser er ikke detaljert gjengitt (for eksempel avropsomfang/prising/SSA-O innhold utover at kontraktsmal er nevnt).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Delkontrakt 1–6: I konkurransen står det «Avropsmåte: Rangert rekkefølge». Kan dere bekrefte hvilken praksis som gjelder for avrop innenfor rangert rekkefølge, herunder (i) om dere alltid avroper fra #1 først, (ii) om det finnes terskelverdier eller unntak som gjør at dere kan gå til neste leverandør, og (iii) hvordan dere dokumenterer grunnlaget for eventuelle valg/unntak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rangert rekkefølge påvirker forventet salgsvolum og leverandørens prising/risikobilde.

   Kilde: Anskaffelsesoversikt – Rammeavtaleinnstillinger (Avropsmåte: Rangert rekkefølge)

2. Delkontrakt 1–6: Rammeavtalen har oppgitt maksimal verdi og «Maksimalt antall leverandører: 3». Kan dere bekrefte om oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med inntil 3 leverandører per delkontrakt, og om tildelingen kan bli færre enn 3 selv om konkurransen har flere leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Antall rammeavtalepartnere påvirker konkurransetrykk, kapasitet og innkalkulert inntjeningsrisiko.

   Kilde: Delkontrakt 1–6 – Rammeavtaleinnstillinger (Maksimalt antall leverandører: 3)

3. Delkontrakt 1: Kravspesifikasjon punkt 1.1 «Prosjektledelse og rådgivning, byggherreombud, byggeledelse/ITB-koordinator» og delkontrakt 2–4 har tilsvarende CV-/personkrav: I hvilken grad vurderes «hva hver enkelt skal bidra med» som en egen score, og hvilke konkrete elementer i CV/mal vil dere vektlegge mest (f.eks. rolleforståelse, tverrfaglighet, sammenlignbarhet, dokumentert leveranse i praksis)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitet er 50% og knyttet til «tilknyttede krav», men evalueringsunderdimensjoner er ikke spesifisert i utdraget. Leverandøren trenger å vite hva som faktisk gir poeng innen CV.

   Kilde: Tildelingskriterier (Kvalitet 50%) og Kravspesifikasjon – Delkontrakt 1 pkt. 1.1 (evt. tilsvarende i øvrige delkontrakter)

4. Delkontrakt 1–6: Kravspesifikasjon pkt. 2.1 «Ferdig utfylt excel-ark med må-krav – besvart/bekreftet ja/nei i excel-ark skal lastes opp som vedlegg … Alle må-krav skal besvares». Kan dere bekrefte om «ja/nei»-svarene i excel alene er det som avgjør oppfyllelse av må-kravene (altså ingen øvrig dokumentasjon i tillegg), og hvordan dere behandler eventuelle avvik dersom et må-krav ikke kan «besvares» med ja/nei?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Må-krav» styrer avvisning, og leverandøren må forstå utfyllingslogikken for å unngå formelle feil.

   Kilde: Kravspesifikasjon – Delkontrakt 1–6 pkt. 2.1

5. Delkontrakt 2: Kravspesifikasjon pkt. 1.2 «Elektrotekniske tjenester»: Det fremgår at tilbydere bes om å spesifisere hvilke delfag innen elektro som er sortert under det enkelte oppdrag. Kan dere angi om dere forventer at delfag-listen skal listes eksplisitt (og i så fall hvilke delfag), eller om det er opp til tilbyders struktur?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt kobling mellom oppdrag/rolle og elektro-delfag kan påvirke kvalitetsscore og risiko for at tilbud ikke anses relevant.

   Kilde: Delkontrakt 2 – Kravspesifikasjon pkt. 1.2 Elektrotekniske tjenester

6. Delkontrakt 2: Kravspesifikasjon pkt. 1.1 «Byggtekniske tjenester, herunder byggeledelse (uavhengig kontroll)»: Begrepet «uavhengig kontroll» kan forstås ulikt. Kan dere presisere hva dere mener med «uavhengig kontroll» i praksis for avrop (f.eks. hvilke kontrollroller/ansvar, krav til godkjenning/kompetanse, og om dette er begrenset til bestemte fag/ytelser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette kan medføre betydelig faglig og regulatorisk ulik risiko/kompetansekrav, og dermed påvirke kapasitet og prising.

   Kilde: Delkontrakt 2 – Kravspesifikasjon pkt. 1.1

7. Delkontrakt 3: Kravspesifikasjon pkt. 1.1 «Prosjektledelse og rådgivning … og utarbeidelse av branntekniske tegninger»: Kan dere beskrive forventet leveranseform i avrop (f.eks. tegningsformat, om dere forventer reviderbare BIM/CAD-filer, og hvor ofte det normalt kreves revisjoner/oppfølging)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tegnings- og dokumentasjonsomfang påvirker ressursbruk og timepris/prissetting av konsulentytelser.

   Kilde: Delkontrakt 3 – Beskrivelse og Kravspesifikasjon pkt. 1.1

8. Delkontrakt 6: Kravspesifikasjon pkt. 1.1 «Utarbeidelse av reguleringsplaner»: Beskrivelsen i teksten sier også at rammeavtalen kan omfatte «reguleringsendringer/dispensasjonssøknader». Kan dere bekrefte om det i denne delkontrakten også vil gjøres avrop på dispensasjon/enkeltvedtak, eller om det kun er reguleringsplaner/planarbeid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kompetansebehov og kostnadsstruktur kan være vesentlig forskjellig mellom planarbeid og dispensasjonssaker.

   Kilde: Delkontrakt 6 – Beskrivelse og Kravspesifikasjon pkt. 1.1

9. Delkontrakt 1–6: SSA-O generell avtaletekst Konsulenttjenester er nevnt som kontraktsmal. Kan dere bekrefte hvor i kontraktsmalen/vedleggene dere har regulert (i) timesatser/enhetspriser og hva som skal prises i avrop, (ii) krav til timeføring/rapportering, (iii) varsel/frist for oppstart ved avrop, og (iv) avbestilling/stenging av oppdrag? Hvis dette finnes i bilag som ikke er med i utdraget, ber vi dere peke til riktig punkt/vedlegg.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsvilkår for avrop/prising og praktisk oppstart/avbestilling er kritisk for leverandørens risiko og kalkyle.

   Kilde: Delkontrakt 1–6 – Kontraktsmal (SSA-O generell avtaletekst Konsulenttjenester)

10. Alle delkontrakter: I EHF-kravene fremgår det at «Kontraktsnummer» skal brukes, og at «Pris x antall timer» og beskrivelse per konsulent skal oppgis på fakturalinjer. Kan dere bekrefte hvordan dere ønsker at fakturalinjer skal settes opp når en ressurs jobber flere ulike del-leveranser i samme fakturaperiode (skal det splittes per rolle/dag/prosjekt, eller holder det per konsulent per periode)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Feil fakturalinjeoppsett kan gi retur og forsinke betaling; leverandøren trenger tydelig faktureringspraksis for konsulentarbeid i denne rammeavtalen.

    Kilde: Vedlegg: Krav til merking av EHF faktura – punkt 3.2 (Fakturalinjer ifm. tjenesteleveranser) og punkt 1–3 (Kontraktsnummer/tjenestelinjer)