Rammeavtale for konsulenttjenester

Rammeavtale for konsulenttjenester for Harstad Kommune (med samarbeidskommuner). Åpen anbudskonkurranse uten prekvalifisering, med 6 delkontrakter innen prosjekt-/byggherreombud/ITB-koordinering, byggtekniske tjenester, branntekniske tjenester, bygg- og prosessautomasjon, arkitekt/tekniske tegninger og reguleringsplan. Varighet 2 år (opsjon 1+1 år). Avropsmåte er rangert rekkefølge.

• Leverandøren skal ha godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjon: egenerklæring om kvalitetssikrings-/styringssystem eller kopi av systemsertifikat fra akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarende.

  Dokumentasjon: Egenerklæring og/eller kopi av systemsertifikat (for delkontrakt 1-6; tekst varierer noe mellom punkter).

  Kilde: Delkontrakt 1-6: Kvalifikasjonskrav, krav 1 (kvalitetssikringssystem) / delkontraktspunkter
• Krav til forsikring: Tilbyder skal ha ansvarsforsikring som dekker eventuelt ansvar relevant for tjenesten. Dokumentasjon: kopi av ansvars-/forsikringsattest vedlegges.

  Dokumentasjon: Kopi av ansvars-/forsikringsattest.

  Kilde: Delkontrakt 1: Kvalifikasjonskrav krav 2 / delkontrakt 2: krav 1 / delkontrakt 3-6: krav (varierer nummerering)
• Økonomisk og finansiell kapasitet: Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse anses tilstrekkelig. Oppdragsgiver innhenter opplysninger fra Proff Forvalt.

  Dokumentasjon: Kredittverdighet (oppdragsgiver innhenter via Proff Forvalt).

  Kilde: Delkontrakt 1: Kvalifikasjonskrav krav 3 / delkontrakt 2-6: tilsvarende punkt (økonomisk kapasitet)
• Erfaring fra sammenlignbare oppdrag: Leverandøren skal oppgi inntil 3 relevante oppdrag siste 3 år med verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren må dokumentere relevans; kan også dokumentere via kompetanse til personell som kan benyttes, selv om erfaring er opptjent hos annen leverandør.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 oppdrag med etterspurte opplysninger (filopplasting tillatt der angitt).

  Kilde: Delkontrakt 1: Kvalifikasjonskrav krav 4 / delkontrakt 2-6: tilsvarende punkt
• Kapasitet og kompetanse: Leverandøren skal ha nødvendig bemanning/kompetanse. Arkitekt: mastergrad arkitektur eller sivilarkitekt. RI: utdannet ingeniør/sivilingeniør (bachelor/master). Dokumentasjon: viser relevant bemanning for å håndtere fravær (organisasjonsplan).

  Dokumentasjon: Organisasjonsplan/bemanning for fravær (filopplasting tillatt der angitt).

  Kilde: Delkontrakt 1: Kvalifikasjonskrav krav 5 / delkontrakt 2 og 3-6: tilsvarende punkt
• Krav om skatteattest: skal fremlegges og bekrefter at skatter/avgifter er betalt. Verifiseres automatisk via eBevis (Altinn samtykke).

  Dokumentasjon: Skatteattest via eBevis.

  Kilde: Delkontrakt 1-6: Kvalifikasjonskrav krav 6 (skatteattest)
• Krav om firmaattest: fra Foretaksregisteret som bekrefter registrering, signaturrett og prokura. Hentes automatisk via eBevis.

  Dokumentasjon: Firmaattest via eBevis.

  Kilde: Delkontrakt 1-6: Kvalifikasjonskrav krav 7 (firmaattest)
• Registrering i Foretaksregisteret (delkontrakt 5): Leverandøren skal være registrert. Verifiseres automatisk mot Enhetsregisteret via eBevis.

  Dokumentasjon: Verifisering via eBevis.

  Kilde: Delkontrakt 5: Kvalifikasjonskrav krav 1 (registrert i Foretaksregisteret)

• Ferdig utfylt excel-ark med må-krav skal lastes opp som vedlegg. Alle må-krav skal besvares (felles krav for alle delkontrakter).Kilde: Kravspesifikasjon: Må-krav punkt 2.1 (delkontrakt 1-6)
• Elektronisk innlevering er påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår: Elektronisk innlevering (Påkrevd)
• Elektronisk signering er påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår: Elektronisk signering (Påkrevd)
• Tilbud skal leveres på norsk.Kilde: Innleveringsvilkår: Tillatte språk (Norsk)
• CV for tilbudt personell skal følge vedlagte mal og beskrive konsulenter (maksimalt tre), med referanser og relevante tverrfaglige prosjekter/oppdrag. (Krav under kvalitet/kravspesifikasjon for delkontrakter).Kilde: Kravspesifikasjon delkontrakt 1.1 / 1.2 / 1.3 og delkontrakt 2-6 krav 1.1
• CV skal inkludere referanser fra- og beskrivelse av relevante tverrfaglige prosjekter/oppdrag (maks tre konsulenter), og NB: CV skal følge vedlagt mal.Kilde: Kravspesifikasjon delkontrakt 1.1-1.3 / delkontrakt 2-6

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør ansvarlig for at egne ansatte og ansatte hos underleverandører/innleide som direkte medvirker har lønns- og arbeidsvilkår iht. allmenngjort tariff/lov og relevante tariffavtaler. Skal inkluderes i underleverandøravtaler. Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon og egenrapportering.Kilde: Kontraktskrav: «Krav til lønns- og arbeidsvilkår» (pkt. 11.2) og egenrapporteringens henvisning; samt «Krav til lønns- og arbeidsvilkår»
• Egenrapportering: leverandør skal på forespørsel fylle ut egenrapporteringsskjema innen én måned etter kontrakten er signert (kan kreves flere ganger).Kilde: Kontraktskrav: «Krav til lønns- og arbeidsvilkår»
• EHF elektronisk faktura er obligatorisk ved fakturering til kommunene i avtalen. Godkjente standarder: EHF v3.0 eller nyere / PEPPOL BIS Billing v3.0 eller nyere.Kilde: Vedlegg: «Krav til merking av EHF faktura» (pkt. 1) og «Krav til faktura»
• Fakturahode og fakturalinjer for tjenesteleveranser skal følge EHF3.0 feltkrav (inkl. ContractDocumentReference/ID som kontraktsnummer og linjebasert timespesifikasjon ved timefakturering).Kilde: Vedlegg: «Krav til merking av EHF faktura» (pkt. 3.1-3.2)
• Kontrakts-/ytelseskrav til fakturamerking: faktura må inneholde avtalens kontraktsnummer (saksnummer) og øvrige felt for riktig routing; mangelfull merking medfører retur til leverandør.Kilde: Vedlegg: «Krav til merking av EHF faktura» samt «Generelle innkjøpsbetingelser» (elektronisk faktura/merking)

• Dokumentteksten inneholder ikke komplette kontraktsspesifikasjoner for avrop/SSA-O utover det som er oppsummert i vedlegg (SSA-O nevnes, men selve SSA-O-teksten er ikke inkludert).
• Kvalifikasjons- og kvalitetskravnummerering varierer noe mellom delkontrakter i teksten; utdraget er derfor ikke garantert å gjengi eksakt full liste per delkontrakt for alle punkter.
• Prisberegningsformel er oppgitt, men det fremgår ikke om det finnes detaljer om prisskjemaenes elementer (kun at pris vurderes tilknyttet prisskjema).
• Overordnet oppdrags-/kontraktlige vilkår som dagmulkt, ansvar for mangler mv. ligger i generelle innkjøpsbetingelser, men er ikke koblet eksplisitt til den enkelte delkontrakt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 1 (Prosjektledelse/byggherreombud/ITB-koordinator): I kvalitetsdelen står «Maksimalt tre» konsulenter og at CV skal følge vedlagte mal. Kan oppdragsgiver bekrefte om evalueringen (kvalitet) vurderer alle tre konsulenter dersom dere leverer tre, eller om dere vektlegger et bestemt antall (f.eks. kun 1–2) dersom tre leveres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker leverandørens ressursallokering og hvordan kvalitetssvarene settes opp for å unngå over/underprising av CV-/referansearbeid.

   Kilde: Delkontrakt 1: Kravspesifikasjon – 1.1 Prosjektledelse og rådgivning, byggherreombud, byggeledelse/ITB-koordinator

2. For delkontrakt 1 og 2: Der det i kvalitetsdelen bes om CV med «referanser fra- og beskrivelse av relevante tverrfaglige prosjekter/oppdrag», hva forventer oppdragsgiver som minimum av referansedata i CV-en utover hva som står i CV-malen (f.eks. om referansen må inneholde kontaktpersonens navn/telefon/e-post, eller om det er nok å beskrive oppdraget og henvise til referanseskjema)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Unøyaktig forståelse av referanse-/dokumentasjonsnivå kan gi tilbud som ikke evalueres som tiltenkt eller som ikke anses komplett i kvalitetsscoren.

   Kilde: Delkontrakt 1: Kravspesifikasjon – 1.1; Delkontrakt 2: Kravspesifikasjon – 1.1

3. For delkontrakt 2 (Byggtekniske tjenester: Bygg/Elektro/VVS): I punkt 1.2 og 1.3 står «Tilbyder bes om å spesifisere hvilke delfag innen elektro/VVS som har sortert inn under det enkelte oppdrag». Kan oppdragsgiver angi hvilke delfag som inngår (liste/omfang), og om det er forventet at hvert delfag dekkes av en navngitt konsulent, eller om ett fagområde kan dekkes av én konsulent på tvers av delfagene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan tolkes ulikt; feil avgrensning kan påvirke både kvalifikasjons-/kvalitetsscore og leverandørens kost ved bemanningsplanlegging.

   Kilde: Delkontrakt 2: Kravspesifikasjon – 1.2 Elektrotekniske tjenester og 1.3 VVS-tjenester

4. For delkontrakt 3 (Branntekniske tjenester) og delkontrakt 6 (Reguleringsplan): Bekrefte hvilke avrop-/oppgavetyper som typisk utløser at leverandøren må utarbeide «branntekniske tegninger» og/eller «utarbeidelse av reguleringsplaner», herunder om det i avrop også kan være arbeid som inkluderer tilhørende tegninger/digitalisering/tegningstilpassing eller kun saksbehandling/rapport. Oppgi gjerne hvilke leveranse-/arbeidspakker oppdragsgiver vanligvis avroper.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris og bemanning for konsulenttjenester påvirkes sterkt av om avropene inkluderer tegninger/digital leveranse vs. kun rådgivning/utredning.

   Kilde: Delkontrakt 3: Kravspesifikasjon – 1.1; Delkontrakt 6: Kravspesifikasjon – 1.1

5. I rammeavtaleinnstillingene står «Avropsmåte: Rangert rekkefølge» og «Maksimal verdi» samt varighet/opsjoner (1+1 år). Kan oppdragsgiver beskrive hvordan avrop gjøres i praksis ved rangert rekkefølge (f.eks. om det alltid avropes fra #1 til #3, eller om det gjøres en kort forespørsel til flere innenfor rangeringen ved hvert avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rangert rekkefølge kan gi ulik forretningsrisiko og kapasitetstilpasning; leverandøren trenger å prise inn konkurranse om hvert avrop.

   Kilde: Konkurransegrunnlagets «Rammeavtaleinnstillinger» (for hver delkontrakt)

6. Pris: Lineær prisberegningsmetode er oppgitt (r-formel), og «Pris vurderes tilknyttet prisskjema». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan prisskjemaet slår ut i «tilbudt pris» for evalueringen (dvs. om det er summen av alle linjer, en enhetspris multiplisert med et volumanslag, eller en annen beregningssum)? Hvis prisskjemaet ikke er identisk for alle delkontrakter, ber vi om at dette presiseres per delkontrakt (evt. med eksempel).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten eksakt kobling mellom prisskjema og evalueringspris er det vanskelig å prise riktig og unngå utilsiktet lav uttelling i poeng.

   Kilde: Tildelingskriterier – Prisberegningsmetode (lineær) og «Pris … tilknyttet prisskjema»

7. Må-krav: Det står at «Ferdig utfylt excel-ark med må-krav … besvart/bekreftet ja/nei i excel-ark skal lastes opp som vedlegg» og at «Alle må-krav skal besvares». Kan oppdragsgiver bekrefte om det finnes noen må-krav som kan besvares «ja» på flere måter, eller om det er faste svar som kun kan være ja/nei (inkludert konsekvens dersom det ikke lastes riktig vedlegg/Excel-versjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå terskelen for avvisning/ikke-tildeling knyttet til må-krav og teknisk innlevering.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 2.1 Må-krav (alle delkontrakter)

8. Kvalifikasjonskrav (kapasitet/bemanning ved fravær): I flere delkontrakter kreves «Dokumentasjon som viser relevant bemanning … for å forsikre at leverandør kan håndtere situasjoner ved fravær». Kan oppdragsgiver utdype hva dere aksepterer som dokumentasjon (f.eks. organisasjonsplan alene, eller må det også navngis reservepersonell med CV og hvilke roller de kan dekke)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvilke interne/supplerende ressurser leverandøren må planlegge og dokumentere, og dermed kost og søknadsarbeid.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav – «Leverandøren skal ha nødvendig kapasitet… håndtere situasjoner ved fravær… Organisasjonsplan» (delkontrakt 1–4 og 6)

9. Forsikring: For delkontrakt 1, 3, 4, 5 og 6 står det «Tilbyder skal ha forsikring som dekker ett eventuelt ansvar relevant for denne tjenesten» og at kopi av ansvars-/forsikringsattest skal vedlegges. Kan oppdragsgiver angi hvilke minimumsdekninger dere forventer (ansvarssum pr. skadetilfelle/årlig), eller om det er tilstrekkelig å ha relevant ansvarsforsikring uten nærmere tallkrav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart forsikringsminstekrav kan medføre unødvendig kost eller risiko for avvisning hvis dere tolker det strengere.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav – «Forsikring» (delkontrakt 1, 3, 4, 5, 6)