Anskaffelse av konseptualisering, arkitektur, design og produksjon av utstilling

Vest-Agder-Museet (v/ Odin Prosjekt AS som bistår) skal anskaffe utstillingsprodusent(er) for konseptualisering, arkitektur, design og produksjon av utstillinger til det nye VIGA kulturhistorisk museum (åpner 2028). Oppdraget gjelder hovedutstillingene, delt i to delkontrakter: (1) Maritim basisutstilling (MAR) og (2) By- og regionhistorisk basisutstilling (BY-R). Det inngås avtale med én leverandør per delkontrakt. Arbeidet skal primært foregå digitalt, med levering fra leverandørens lokasjoner og enkelte fysiske oppmøter for montering/innstallering. Anslått kostnadsramme for museet er 420 MNOK ekskl. mva (budsjett for alle utstillingene samlet 44 MNOK ekskl. mva).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert. Norske selskaper: firmaattest ikke eldre enn 6 måneder. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på at selskapet er registrert i relevant register.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske) / dokumentasjon som godtgjør registrering i relevant register (utenlandske).

  Kilde: Konkurranseregler punkt 8.4
• Økonomisk og finansiell kapasitet: Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Regnskap fra siste tilgjengelige regnskapsår. Ved saklig grunn: annet egnet dokumentasjon (f.eks. morselskapsgaranti/bankgaranti) som skal leveres inn sammen med tilbudet.

  Kilde: Konkurranseregler punkt 8.5
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Erfaring med sammenlignbare oppdrag i løpet av de siste 5 årene. Leverandøren skal beskrive inntil 3 mest relevante oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 referanseprosjekter med: mottaker, hva kontraktarbeidene gikk ut på og relevans; hvilke arbeider utført av leverandøren og hvilke av underleverandører; tidspunkt for leveransen; kontraktens verdi; referanseperson/kontakt hos oppdragsgiver (e-post og rolle). Det må tydelig fremgå hvilke oppgaver som er utført av tilbyderen vs. underleverandør(er).

  Kilde: Konkurranseregler punkt 8.6
• ESPD skal leveres som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner (og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier). Dersom leverandør støtter seg på underleverandører/samarbeidspartnere for kvalifikasjonskrav, skal det også leveres ESPD for hver slik virksomhet.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema generert som ny fil og innlevert som del av tilbudet. ESPD også for underleverandører/samarbeidspartnere dersom relevant.

  Kilde: Konkurranseregler punkt 8.2 (inkl. 8.2.2)
• Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere for å oppfylle kvalifikasjonskrav knyttet til økonomisk/finansiell stilling og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner.

  Dokumentasjon: Nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør/samarbeidspartner + signert forpliktelseserklæring/samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter rådighet over nødvendige ressurser. Dersom det støttes på andre virksomheter for økonomisk/finansiell stilling: solidarisk ansvar for utførelsen av kontrakten.

  Kilde: Konkurranseregler punkt 8.3

• Tilbudet skal leveres elektronisk i KGV innen tilbudsfristens utløp. For sent innkomne tilbud avvises. Risiko for feil/forsinkelser ligger hos tilbyder.Kilde: Konkurranseregler punkt 7.1
• Vedlegg lastes opp i pdf-format eller annet alminnelig tilgjengelig format (xlsx, docx mv.), og det bes om at tilbudet lastes opp som separate dokumenter.Kilde: Konkurranseregler punkt 7.1
• Det er ikke nødvendig med elektronisk signatur. Det er tilstrekkelig verifikasjon at tilbyder har signert, skannet inn og lastet opp mal for tilbudsbrev.Kilde: Konkurranseregler punkt 7.1
• Tilbudet skal som minimum inneholde: Tilbudsbrev med forpliktende signatur (Del 1 vedlegg 1). Egenerklæring taushetsplikt (Del 1 vedlegg 2). Eventuelle avvik (Del 1 vedlegg 3). Forpliktelseserklæring ved støtte på underleverandører (Del 1 vedlegg 4). ESPD (i KGV). ESPD – underleverandører/samarbeidspartnere (i KGV) dersom relevant.Kilde: Konkurranseregler punkt 7.2.2
• Kvalifikasjonsdokumentasjon som er «ettersettes på forespørsel fra oppdragsgiver» skal ettersendes dersom oppdragsgiver ber om det (jf. punkt 8).Kilde: Konkurranseregler punkt 7.2.2
• Dokumentasjon til tildelingskriteriene skal inngå: Oppdragsforståelse (Del 2 bilag 2; fremdriftsplan kan fremgå av besvarelsen eller Del 2 bilag 3). Kompetanse/erfaring/personlig egnethet (Del 2 bilag 2 og 4; inntil 3 ressurser). Pris (utfylt prisskjema, Del 2 bilag 5).Kilde: Konkurranseregler punkt 7.2.2 samt punkt 9

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktstype: SSA-O 2026 (Statens standardavtale om konsulentoppdrag) – oppdrag der konsulenten leverer og er ansvarlig for et selvstendig sluttresultat. Kunden har spesifisert behov i bilag 1 og konsulenten spesifiserer gjennomføring i bilag 2.Kilde: Del 2_SSA-O Generell avtaletekst punkt 1.1
• Varighet/framdriftskrav: Konsulent skal utføre oppdraget i henhold til fremdriftsplan i bilag 3; oppstart snarest mulig; oppdraget løper inntil 31.05.2028.Kilde: Del 2_SSA-O Generell avtaletekst punkt 2.5 og Del 2 bilag 3
• Ansvar og utførelse: Konsulenten skal utføre oppdraget faglig forsvarlig/profesjonelt, lojalt samarbeide, svare uten ugrunnet opphold, varsle om forhold som kan få betydning.Kilde: SSA-O 2026 punkt 5.1.1
• Underleverandører: Konsulenten er fullt ut ansvarlig for underleverandørers arbeid. Godkjente underleverandører fremgår av bilag 4, og utskiftning krever skriftlig forhåndssamtykke (med mindre annet avtales i bilag 4).Kilde: SSA-O 2026 punkt 5.2.1
• Nøkkelpersonell: Nøkkelpersonell fremgår av bilag 4; skifte krever kundens godkjenning (ikke uten saklig grunn). Konsulenten bærer kostnader ved kompetanseoverføring.Kilde: SSA-O 2026 punkt 5.3
• Taushetsplikt: Konfidensiell behandling av informasjon; taushetspliktgrense ikke mer omfattende enn forvaltningsloven; opphører 5 år etter avtalens opphør med mindre annet i bilag 4.Kilde: SSA-O 2026 punkt 5.4
• Lønns- og arbeidsvilkår/dokumentasjonsplikt (oppfølging): Konsulenten skal kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkår på forespørsel; ved brudd kan oppdragsgiver ilegge dagbot (ikke mindre enn kr 1500/dag).Kilde: SSA-O 2026 punkt 5.4.1
• Vederlag og fakturering: Ekskl. mva, priser i NOK. Utlegg/reise/dièter dekkes kun hvis avtalt; reisetid kan kun faktureres hvis skriftlig avtalt. Fakturering etter bilag 5, betaling innen 30 dager. Offentlig kunde: krav om elektronisk faktura (EHF) i godkjent standardformat.Kilde: SSA-O 2026 punkt 6.1 og 6.2
• Krav til informasjonssikkerhet og personvern: Konsulenten skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet mv.; databehandleravtale (bilag 8) må være inngått før behandling av personopplysninger.Kilde: SSA-O 2026 punkt 7.1 og 7.2.1
• Opphavs-/eiendomsrett: Rettigheter til resultater tilfaller Kunden når betaling er skjedd (med mindre annet i bilag 6). Konsulenten beholder rettigheter til egne verktøy/metodegrunnlag.Kilde: SSA-O 2026 punkt 8
• Mislighold/sanksjoner: Prisavslag ved mangler etter avhjelpsforsøk; dagbot ved forsinkelse (0,15% av kontraktssum ekskl. mva per kalenderdag, maks 100 dager) med regler for når dagbot løper/bortfaller.Kilde: SSA-O 2026 punkt 9.5.3
• Vederlags-/prisendringer: Pris kan endres ved offentlige avgiftsendringer; timepris kan endres årlig ved årsskifte begrenset oppad til SSB KPI-økning (med mindre annet i bilag 5).Kilde: SSA-O 2026 punkt 6.5

• Dokumentutdraget inneholder ikke selve bilag 2 (Konsulentens spesifikasjon) eller bilag 4/5 utfylt med konkrete krav (f.eks. liste over nøkkelpersonell, prisdetaljer og eventuelle avvik/tilleggsregler).
• Konkrete tildelingsunderspørsmål (hvilke punkter som inngår i oppdragsforståelsen utover fremdriftsplan/løsningsbeskrivelse) er omtalt i generelle termer, men ikke alle detaljer fra del 2 bilag er gjengitt i tekstutdraget.
• Kontrakts-/utførelseskrav knyttet til prisbestemmelser og dagbøter utover standard (f.eks. dagbot-rammer i bilag 6) er ikke synliggjort i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I del 1 pkt. 4.7 vises det til at spørsmål besvares i anonymisert form i KGV. Kan dere bekrefte at svar på spørsmål i KGV vil bli publisert senest «i god tid før tilbudsfristens utløp», og at alle leverandører får tilgang til samme informasjon før fristen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge tilbudsarbeidet og sikre at all ny informasjon kan innarbeides før innlevering.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 4.7

2. I konkurransereglene pkt. 4.3 fremgår datoer, men «fremdrift etter tilbudsfristen er tentativ». Kan dere utdype hvilke milepæler som er tentative (f.eks. uke for intervju/meddelelse) og hva som anses som absolutte frister i videre prosess etter tilbudsfrist?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Milepæler påvirker bemanningsplan, tilgjengelighet for intervju og risiko ved planlegging av oppstart.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 4.3

3. Tildelingskriteriet «Oppdragsforståelse» (pkt. 9) oppgir momenter (fremdriftsplan/løsningsbeskrivelse/metodikk) og sidebegrensning for oppdragsforståelsen, mens fremdriftsplanen ikke skal være del av sidebegrensningen. Kan dere bekrefte nøyaktig hvilken del/omfang som skal ligge innenfor 15 A4-sider (inkludert bilder/illustrasjoner) og hvilke elementer som skal leveres separat som fremdriftsplan i Del 2 bilag 3?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig avgrensning av sidekrav og dokumentstruktur er nødvendig for å unngå brudd som kan påvirke evaluering.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 9 (Oppdragsforståelse) og pkt. 10.1.2

4. Intervjuet skal gjennomføres med inntil 3 av de tilbudte hovedressursene, og «tidspunkt og praktisk info» sendes etter tilbudsfrist. Kan dere opplyse hvordan oppdragsgiver planlegger å fordele intervjuet (f.eks. hvem intervjuer, hvilke temaer vektlegges, og om alle tre ressursene må delta samtidig eller hver for seg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For leverandørens planlegging av nøkkelpersonell og kvaliteten i forberedelsen er det viktig å vite intervjuformat og prosess.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 4.2 og pkt. 10.1.3

5. Tildelingskriteriet «Kompetanse, erfaring for tilbudte ressurser» (pkt. 9) viser til at det skal fylles ut Del 2 bilag 2 og 4, samt at det «kan presenteres inntil to referanseoppdrag per ressurs» og at referanseoppdrag skal være påbegynt i løpet av de siste fem år. Kan dere bekrefte hvordan dere vurderer referanser når prosjektet er påbegynt før femårsperioden, men har hovedleveranser/arbeid utført i perioden (skal det telles som relevant)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan referanseperioden tolkes for å dokumentere erfaring korrekt.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 9 (Kompetanse, erfaring for tilbudte ressurser)

6. Del 1 vedlegg 3 «Tilbyders avvik» krever presis referanse til vedlegg og punkt, og vesentlige avvik kan medføre avvisning. Kan dere gi en presisering av hvordan avvik skal håndteres dersom leverandøren ønsker å foreslå justeringer i SSA-O knyttet til prisbestemmelser, dagbøter eller endringsmekanismer (typisk formulering for å unngå at det oppfattes som «vesentlig avvik»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må utarbeide avvikstekst på en måte som er evaluerbar og ikke gir unødvendig avvisningsrisiko.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 4.12 og Del 1 vedlegg 3

7. SSA-O 2026 pkt. 9.5.3 fastsetter dagbot til maksimalt 100 dager og en sats på 0,15 % av samlet vederlag per kalenderdag (dersom ikke annet er avtalt i bilag 6/andre bilag). Kan dere bekrefte om bilag 6 (Endringer i den generelle avtaleteksten) eller bilag 4 (Administrative bestemmelser) inneholder særskilte avvik fra dagbot-rammen/satsen, og i så fall hvilke?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbøter og rammer er sentrale for pris/riskkalkyle og kontraktsforståelse.

   Kilde: SSA-O 2026 pkt. 9.5.3 samt bilag 6/bilag 4 omtalt i SSA-O pkt. 1.2

8. SSA-O 2026 pkt. 4.2 angir et avbestillingsgebyr på 4 % av avtalt vederlag for hele oppdraget (med mulighet for annet i bilag 5). Kan dere bekrefte om bilag 5 «Pris og prisbestemmelser» eller eventuelle delvise avbestillingsregler i tilknytning til delkontrakter gir andre avbestillingskostnader enn standardens 4 %?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avbestillingskostnad påvirker leverandørens risikopåslag og intern beslutning om å prise konkurransen.

   Kilde: SSA-O 2026 pkt. 4.2 og bilag 5 (Pris og prisbestemmelser)

9. Arbeidet skal primært foregå digitalt, men «enkelte leveranser vil kreve fysisk oppmøte» (konkurransereglene pkt. 3.2). Kan dere beskrive forventet omfang av fysisk oppmøte (antall dager/omtrentlig reise- og monteringsbehov) per delkontrakt og om dette er knyttet til faste milepæler i bilag 3?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fysisk oppmøte påvirker bemanning, logistikk og kostnadsberegning og må kunne prises korrekt.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 3.2 og pkt. 2.5 (fremdriftsplan/leveringsdag)