Renholdstjenester

Narvikgården AS inviterer til tilbudskonkurranse med forhandling (dialog/adgang til avklaringer) om leveranse av renholdstjenester til flere eiendommer/bygningslokasjoner. Avtaleperiode er 4 år med oppstart 01.10.2026 og utløp 30.09.2030. Oppdraget omfatter regelmessig renhold, regelmessige tilleggstjenester (inngår i fast årlig pris) og bestillingsrenhold (faktureres særskilt etter enhetspriser). Kontrakten skal bygge på NS 8431 og pris reguleres årlig ved indeks (først fra 2027/2028).

• Skatte- og mva.-attest: Tilbyder må ha betalt merverdiavgift og skatt (obligatorisk). Attest ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp.

  Dokumentasjon: Skatteattest for betalt merverdiavgift og skatt. (Kildeangitt som Tilbudsvedlegg nr. 1.1).

  Kilde: Del I, pkt. 5.1
• Firmaregistrering: Tilbyder skal være lovlig registrert foretak.

  Dokumentasjon: Norske firma: Firmaattest. Utenlandske firma: attester for registrering i faglige register bestemt ved lovgivning i etableringslandet. (Tilbudsvedlegg 1.2).

  Kilde: Del I, pkt. 5.1
• Økonomisk og finansiell stilling: Tilbyder skal sannsynliggjøre økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Offentlig godkjent årsregnskap for de 3 siste regnskapsår (Tilbudsvedlegg 1.3). Ved behov: redegjørelse eller nyere kredittvurdering/-rating fra offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Bruk av proff.no nevnt.

  Kilde: Del I, pkt. 5.2
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Tilbyder skal inneha nødvendige og lovpålagte godkjenninger/godkjenningsområder for å utføre arbeidene; kan oppfylles selv eller via underentreprenør.

  Dokumentasjon: Sentral godkjenning eller annen likeverdig dokumentasjon/redegjørelse for hvordan kravene oppfylles (Tilbudsvedlegg 1.4).

  Kilde: Del I, pkt. 5.3
• Kvalitetssikrings-/styringssystem: Tilbyder skal ha redegjørelse for kvalitetssikrings-/styringssystem og dokumentasjon som viser oppfyllelse av relevante kvalitetssikringsstandarder.

  Dokumentasjon: Redegjørelse og dokumentasjon (Tilbudsvedlegg 1.5).

  Kilde: Del I, pkt. 5.3
• Erfaring/kompetanse: Tilbyder skal vedlegge referanseliste over de tre (3) mest relevante kontraktene utført de siste tre (3) årene, med opplysninger om verdi, tidspunkt, kunde (kontaktinfo) og beskrivelse av art/kompleksitet/omfang.

  Dokumentasjon: Utfylt referanseliste (Tilbudsvedlegg 1.6).

  Kilde: Del I, pkt. 5.3
• Lønns- og arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet: Tilbyder aksepterer at arbeidstakere sikres lønns- og arbeidsvilkår i tråd med ILO 94. Dokumentasjon kreves.

  Dokumentasjon: Vedlagt egenerklæring om tilvirkning samt lønns- og arbeidsforhold, ILO-egenerklæring (Tilbudsvedlegg 1.7).

  Kilde: Del I, pkt. 5.4
• HMS og systematisk arbeid: Tilbyder bekrefter at virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle krav i HMS-lovgivningen og Internkontrollforskriften.

  Dokumentasjon: Vedlagt egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (Tilbudsvedlegg 1.8).

  Kilde: Del I, pkt. 5.4
• Miljø: Tilbyder skal ha godkjenning etter miljøsystem ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon/godkjenning (Tilbudsvedlegg 1.9).

  Kilde: Del I, pkt. 5.4

• Tilbudsbrev, datert og med tilbudssum, signert av bemyndiget person.Kilde: Del I, pkt. 4.1 (rekkefølge for organisering av tilbudsdokumenter)
• Dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskrav skal vedlegges (vedlegg 1). Tilbyder skal i tilbudserklæringen bekrefte at dokumentasjon iht. pkt. 5 er innlevert sammen med tilbudet.Kilde: Del I, pkt. 4.1 og pkt. 5 (innlevering/tilbudserklæring)
• Dokumentasjon vedrørende tildelingskriterier skal vedlegges (vedlegg 2).Kilde: Del I, pkt. 4.1
• Tilbudet skal være på norsk.Kilde: Del I, pkt. 4.1 (språk)
• Alle avvik og forbehold skal fremgå samlet i tilbudsbrevet (presist og entydig).Kilde: Del I, pkt. 4.2
• Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell innen fristen 28/08-2026 kl. 12:00. For sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Del I, pkt. 4.4
• Tilbudet skal være bindende i 3 måneder fra tilbudsfrist.Kilde: Del I, pkt. 4.5
• Tilbudsforespørselen skal besvares elektronisk via Mercell.Kilde: Del I, pkt. 4.4

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaletid: 4 år (oppstart 01.10.2026, utløp 30.09.2030).Kilde: Del I, pkt. 1.1
• Kontraktsgrunnlag: NS 8431 Alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av renholdstjenester; kontrakt opprettes med Byggblankett 8431.Kilde: Del I, pkt. 1.2 og pkt. 8.1
• Fast årlig pris: elementene i regelmessig renhold og regelmessige tilleggstjenester skal inngå i fast årlig pris (prisskjema Del III).Kilde: Del I, pkt. 1.2
• Bestillingsrenhold: faktureres særskilt etter bestilt og utført renhold i henhold til enhetspriser i Del III.Kilde: Del I, pkt. 1.2
• Tilbyder skal inkludere alle nødvendige kostnader for komplett leveranse (planlegging, administrasjon, koordinering, transport og utførelse).Kilde: Del I, pkt. 1.2
• Prisregulering: kan reguleres hvert årsskifte tilsvarende SSB konsumprisindeks (hovedindeks) med utgangspunkt i indeksen for måneden avtalen ble inngått; første regulering tidligst 2027/2028.Kilde: Del I, pkt. 4.7
• Kvalitetssikring: Leverandøren skal ha system for kvalitetsstyring som tilfredsstiller NS-EN ISO 9001:2015 eller tilsvarende, og rapportere avvik med korrigerende tiltak.Kilde: Del I, pkt. 8.3
• SHA: risikovurdering etter byggherreforskriften; krav om SJA før arbeid der Sikker jobbanalyse kreves; arbeid i henhold til arbeidsmiljøloven og gjeldende lover/forskrifter.Kilde: Del I, pkt. 8.4
• Fakturering: månedlig beløp = 1/12 av årlig kontraktssum; tilleggsbestillinger faktureres løpende etter utført arbeid; EHF; separate fakturaer for kontraktsarbeider og endrings-/tilleggsarbeider; merkes og forfallsregler (fri leveringsmåned + 30 dager).Kilde: Del I, pkt. 8.5

• Dokumentutdraget inneholder ikke selve tildelingsdokumentasjonen/vedlegg 2 (tildelingskriterier). Pris skal evalueres, men hvilke spesifikke skjema/opplysninger som brukes utover Del III er ikke nærmere beskrevet her.
• Teknisk beskrivelse (Del II) og romliste/frekvens (Del IV) er ikke inkludert; dermed er nærmere miljø-/bærekraftkrav og detaljer om renholdsytelser ikke tilgjengelig i teksten.
• Det fremgår at det er adgang til dialog/forhandlinger, men prosedyredetaljer om hvordan dialog gjennomføres og hvilke deler som kan korrigeres er ikke fullt ut gjengitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Del III Prisskjema renhold står det at regningsarbeider (100 timer renholder, 50 timer hjelpearbeider, 50 timer lærling) «kontraheres ikke» og at timesatsene skal omfatte komplette kostnader. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan regningsarbeider skal styres i praksis (f.eks. om det er tak for timeantallene, krav til forhåndsbestilling, og hvordan timeprisene vil bli brukt ved avvik mellom faktisk og oppgitt timeantall)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Regningsarbeider er ikke kontraherte, men timepriser skal fylles inn. Leverandøren må forstå styring/bestillingsrutiner og eventuelle kapper for å prise riktig og redusere risiko.

   Kilde: Del III – Prisskjema renhold.pdf, avsnitt «Regningsarbeider (kontraheres ikke)».

2. I Del III Prisskjema renhold angis et estimat på 250 000,- for «Materialer og tjenester (kontraheres ikke)» og at tilbyder skal fylle inn påslagsprosent som engangsoppgjør «fram til byggherren». Kan oppdragsgiver presisere hva som skal inkluderes i påslaget (f.eks. innkjøps-/administrasjonskostnader, bruk av bil/utstyr, logistikk, planlegging, HMS-tiltak) og hvordan oppdragsgiver kontrollerer «kopi av originalfaktura» (hvilken dokumentasjon kreves)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Påslagsmodellen kan gi vesentlig økonomisk effekt. Presisering av hva som inngår/ikke inngår i påslaget og dokumentasjonskrav er nødvendig for å fastsette korrekt margin.

   Kilde: Del III – Prisskjema renhold.pdf, avsnitt «MATERIALER OG TJENESTER - PÅSLAGSPROSENT».

3. Del I pkt. 1.2 og Del III beskriver at avtalen gjelder flere bygg, og at «Regningsarbeider (kontraheres ikke)» og «Materialer og tjenester (kontraheres ikke)» skal prise med timepris/påslag. For å kunne gi «beste tilbud» innen fast årlig pris for regelmessig renhold, kan oppdragsgiver avklare hvordan oppgaver skal avgrenses mellom (1) fast årlig pris (regelmessig renhold/tilleggstjenester), (2) bestillingsrenhold (faktureres særskilt etter enhetspriser), og (3) regningsarbeider/materialer og tjenester?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig prisutforming avhenger av riktig kategorisering av arbeid. Leverandøren trenger tydelige grensesnitt for å unngå underprising/overprising og uønskede avvik.

   Kilde: Del I pkt. 1.2 (beskrivelse av elementer) og Del III (regningsarbeider/materialer og bestillingsrenhold omtalt indirekte).

4. I Del III Prisskjema renhold har hvert bygg en «Sum [bygg] overføres til sammendrag», men romliste/frekvens (Del IV) er ikke inkludert i utdraget her. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan «ETG»-linjene skal forstås for prising (f.eks. om de representerer faste renholdsfrekvenser per etasje/areal og hvilke nøkkelaktiviteter som inngår), slik at tilbyder kan sikre at fast årlig pris blir sammenlignbar på tvers av bygg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva hver priskomponent faktisk dekker (frekvenser/omfang) for å kunne prise riktig og konkurrere på like vilkår.

   Kilde: Del III – Prisskjema renhold.pdf, under «Regelmessig renhold og tilleggstjenester» per bygg og «ETG …».

5. Tildelingskriterier i Del I pkt. 6 oppgir 100 % pris, men Del IV/teknisk beskrivelse er grunnlag for miljøkrav («ivaretatt gjennom beskrivelsens Del II»). Kan oppdragsgiver bekrefte at miljø/bærekraft kun evalueres som oppfyllelse av minstekrav (ikke inn i poeng), og at eventuelle avvik/tilpasninger i miljøkrav ikke gir vekting utover kravoppfyllelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet om hvordan miljø vurderes kan påvirke leverandørens prioritering av tiltak, dokumentasjon og priseffekt.

   Kilde: Del I pkt. 6 «Tildelingskriterier».

6. Del I pkt. 6 sier at pris evalueres med «worst-case» forbehold/avvik og at oppdragsgivers vurdering tar hensyn til «timepriser» og «påslagsprosenter». Kan oppdragsgiver utdype hvordan «worst-case» beregnes i praksis for (a) timepriser (regningsarbeider) og (b) påslagsprosent (materialer/tjenester), og hvilke bruksvolum eller forutsetninger som legges til grunn i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis oppgitte timeantall/estimater påvirkes av worst-case, må tilbyder forstå hvilke volumer som brukes i evalueringen for å kalkulere riktig tilbud.

   Kilde: Del I pkt. 6 «I evalueringen av pris… Oppdragsgivers vurdering av prisvirkning… Timepriser… Påslagsprosenter…».

7. Del I pkt. 1.5 gir frister for spørsmål og at dialog/forhandling kan omfatte alle sider av tilbudene. Kan oppdragsgiver presisere hvilke deler som normalt kan korrigeres i dialog (f.eks. prisskjema, timepriser, påslagsprosent, forbehold/avvik), og om endringer i leverandørens tilbud kan medføre avvisning hvis det blir «vesentlig avvik» mot konkurransegrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet om forhandlingsrommet reduserer risiko for å levere et tilbud som senere ikke kan forbedres uten avvisningsfare.

   Kilde: Del I pkt. 2.3 «adgang til dialog… mindre korrigeringer…» og pkt. 4.2 om avvik/forbehold.

8. NS 8431 legges til grunn (Del I pkt. 1.2). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke sentrale kontraktsforpliktelser etter NS 8431 som særlig vil være risikofylte for leverandøren i denne kontrakten (f.eks. varighet/oppstart, mislighold/tilbakeføring av kostnader, endringshåndtering, ansvar ved avvik fra renholdsplan), og hvordan oppdragsgiver forventer at leverandøren håndterer avvik i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren bør forstå hvilke bestemmelser som gir størst økonomisk/operasjonell risiko før tilbud. Dette påvirker prising og organisering.

   Kilde: Del I pkt. 1.2 (NS 8431) og Del I pkt. 8.3 (avviksrapportering/korrigerende tiltak).

9. Del I pkt. 1.5 og pkt. 1.2 angir oppstart 1/10-2026 og kontrakt i 4 år. Kan oppdragsgiver avklare om det gjelder etableringsfase/oppstartskrav i første kontraktsperiode (f.eks. overtakelse av eksisterende rutiner, opplæring, oppstartsmåned uten full drift, eller krav til bemanning fra dag 1)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstartskrav og etableringsforventninger påvirker bemanning, kostnader og risiko i første periode, og dermed totalt tilbud.

   Kilde: Del I pkt. 1.1/1.2 (avtaleperiode/oppstart) og pkt. 1.5 (tidsplan) samt Del II/teknisk beskrivelse er ikke med i utdraget, så det må avklares i spørsmålsrunden.