Avtale for leie av kassasystemer i Trøndelag fylkeskommune

Anskaffelsen gjelder leie av kasseapparater inkludert kassasystemer til kantiner og andre enheter på videregående skoler i Trøndelag fylkeskommune. Det etterspørres et kassasystem med god brukervennlighet og funksjoner for MVA-håndtering, vare-/varegruppetillegg, rapportering, samt integrasjon mot oppdragsgivers ERP-løsning (Xledger) og fullverdig regnskapsintegrasjon. Prosedyre: åpen tilbudskonkurranse (FOA del I og II). Det er ikke adgang til deltilbud. Opsjoner kan utløses for flere skoler/enheter (pris via prisskjema).

• Leverandøren skal dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i ESPD (kvalifikasjonskrav ligger i Mercell).

  Dokumentasjon: ESPD Kvalifikasjonskrav i Mercell (oppgitt som grunnlag for vurdering).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav (pkt. 3 – ESPD nevnes i teksten)
• Kvalifikasjonskrav om organisatoriske/juridiske forhold skal oppfylles.

  Dokumentasjon: ESPD Kvalifikasjonskrav i Mercell for del 3.1.

  Kilde: Pkt. 3.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Kvalifikasjonskrav om økonomisk og finansiell kapasitet skal oppfylles.

  Dokumentasjon: ESPD Kvalifikasjonskrav i Mercell for del 3.2.

  Kilde: Pkt. 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Kvalifikasjonskrav om tekniske og faglige kvalifikasjoner skal oppfylles.

  Dokumentasjon: ESPD Kvalifikasjonskrav i Mercell for del 3.3.

  Kilde: Pkt. 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

• Tilbud skal leveres i sin helhet via oppdragsgivers KGV (Mercell) innen tilbudsfristen; innlevering på e-post/lignende medfører avvisning.Kilde: Pkt. 5 Innlevering av tilbud / punkt om levering i KGV
• Tilbudet skal ha riktig utforming i KGV og besvare alle punkter i konkurransedokumentene.Kilde: Pkt. 5.1 Tilbudets utforming
• Last opp dokumentasjon som pdf-filer (med mindre annet format er spesifisert); prisark skal lastes opp som Excel-fil.Kilde: Pkt. 5.1 Tilbudets utforming
• Vedlegg som skal fylles ut og leveres med tilbudet: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, Vedlegg 3 – Prisskjema, Vedlegg 5 – Tilbudsskjema.Kilde: Pkt. 5.1 Tilbudets utforming
• Innsending av sladdet versjon av tilbudet.Kilde: Pkt. 5.1 Tilbudets utforming (sladdet versjon nevnt)
• Elektronisk signatur anbefales ved innlevering (autentisering).Kilde: Pkt. 5.2 Elektronisk signatur
• Vedlegg 5 (Tilbudsskjema) skal vedlegges tilbudet og alle gule poster må fylles ut komplett.Kilde: Vedlegg 5 – Tilbudsskjema (Generelt)
• Opplysninger om leverandør (firma, organisasjonsnummer, postadresse, besøksadresse, telefon, e-post) og kontaktperson(er) skal fylles ut i tilbudsskjema.Kilde: Vedlegg 5 – Tilbudsskjema (Opplysninger om Leverandør / Kontaktperson)
• Underleverandører: Forpliktelseserklæring skal vedlegges for hver underleverandør det støttes på; underleverandører/oppgaver/periode skal oppgis. Reserveanlegg (beredskapsløsning) omfattes også.Kilde: Vedlegg 5 – Tilbudsskjema (Underleverandører)
• Forbehold og avvik: eventuelle forbehold og avvik fra tilbudsinnbydelsen med vedlegg skal oppgis med henvisning til bestemmelse, konkret innhold og konsekvens.Kilde: Vedlegg 5 – Tilbudsskjema (Forbehold) og (avvik)
• Taushetsplikt: krysse av om tilbudet inneholder ingen eller hvilke taushetspliktige opplysninger som skal unntas fra innsyn; begrunnelse og ref.nr skal oppgis ved kryss.Kilde: Vedlegg 5 – Tilbudsskjema (Taushetspliktige opplysninger...)
• Erklæring/underskrift i tilbudsskjema: bekreftelse av vedståelse, lesing av konkurransedokumenter og at tilbudet er i overensstemmelse, samt signatur/sted-dato.Kilde: Vedlegg 5 – Tilbudsskjema (Erklæring, underskrift)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

26.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontrakten reguleres av kontraktsvilkårene i Vedlegg 7 – Avtale for leie av kassesystemer.Kilde: Pkt. 1.3 Kontraktsvilkår
• Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112.Kilde: Pkt. 2.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Valgt leverandør kan på forespørsel måtte levere skatteattest for merverdiavgift og skatt (kun for norske leverandører); krav om ikke eldre enn 6 måneder fra forespørsel om å delta i konkurransen.Kilde: Pkt. 2.3 Skatteattest
• Ved bygge- og anleggskontrakter: underleverandører skal også levere skatteattest ved kontraktsinngåelse knyttet til oppdraget over kr 500 000 ekskl. mva.Kilde: Pkt. 2.3 Skatteattest (underleverandører)
• Mulighet for opsjoner: flere skoler/enheter kan tilknyttes avtalen; pris for disse legges inn i vedlegg 3 – prisskjema.Kilde: Pkt. 1.3 (Opsjoner)

• Dokumentteksten inneholder kun overordnet ramme for kvalifikasjonskrav (pkt. 3.1–3.3), men selve konkrete kvalifikasjonskrav/kravspesifikasjoner er ikke gjengitt (vises til ESPD i Mercell).
• Detaljerte kontraktsvilkår i Vedlegg 7 er ikke inkludert i teksten, kun at de regulerer kontrakten.
• Tildelingskriterienes underkrav er angitt med henvisning til kravnumre (2.11, 3.5, 3.6, 3.10, 4.2, 4.6, 5.9), men selve innholdet i kravene (hva som må besvares) er ikke gjengitt utover henvisning til Vedlegg 2.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg 3 – prisskjema: Kan dere bekrefte hvordan “totalpris slik det fremkommer i prisskjema” skal beregnes (hvilke pris-/kostnadselementer som inngår i totalprisen som evalueres), og om det er periodisert årlig/leiebeløp, oppstart/etablering, og/eller engangsbeløp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris evalueres direkte på totalpris i prisskjema. Utydelighet i prisoppbygning kan gi feil prising eller avvisnings-/beregningsrisiko.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 (Pris 30 %), Vedlegg 3 – Prisskjema

2. I vedlegg 4 – oversikt over dagens kasser: Kan dere bekrefte antall kasser/brukersteder per skole/enhet, og om det finnes avvik mellom “dagens kasser” og hva som faktisk skal leveres i basisleveransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Systemet skal prises for leie, og opsjoner kan gi ytterligere enheter. Leverandøren må vite riktig basisvolum for å prise korrekt totalleveranse.

   Kilde: Konkurransegrunnlag (Opsjoner) og Vedlegg 4 – Oversikt over dagens kasser

3. Kontraktsvilkår reguleres av vedlegg 7 – Avtale for leie av kassesystemer (vedlegget er ikke vedlagt i utdraget): Kan dere utdype/angi hvilke deler av avtalen som har størst økonomisk risiko for leverandør, typisk knyttet til mislighold/ansvar, prisregulering, indeksregulering, oppsigelse/varighet, og eventuelle SLA-/serviceforpliktelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vedlegg 7 antas å inneholde sentrale risikofordelingspunkter som påvirker tilbudspris og leverandørens risikohåndtering.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.3 Kontraktsvilkår, Vedlegg 7

4. Tildelingskriterier for kvalitet viser til krav 2.11 (Implementering), 3.5 (opprettelse av nye varer), 3.6 (MVA-satser), 3.10 (effektive salg), 4.2 (kundeservice utenfor normal arbeidstid), 4.6 (avvikshåndtering) og 5.9 (rapporter): Kan dere beskrive hvilke konkrete leveranser/produkter dere forventer at leverandøren dokumenterer i tilbudet for hvert av disse kravene (f.eks. skjermbilder, testscenario, beskrivelser, vedlegg, referanser til funksjoner), og hvordan dokumentasjonen vil bli vurdert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringen bygger på oppfyllelse/dokumentasjon av spesifikke krav. Leverandøren trenger å vite hvordan kvalitet skal bevises for å oppnå riktig poeng.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 (Kvalitet 70 %; henvisning til krav 2.11, 3.5, 3.6, 3.10, 4.2, 4.6, 5.9) og Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon

5. Kvalitetskriteriet “Implementering av nye kasser (krav 2.11)”: Kan dere spesifisere forventet implementeringsopplegg og tidslinje (f.eks. oppstartstid, plan for utrulling, datamigrering/konfigurasjon, opplæring, testing), samt hvilke milepæler dere krever dokumentert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Implementering påvirker både kapasitet og kost. Tidslinje og leveranseinnhold må være forstått for å prise og planlegge riktige ressurser.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 (Kvalitet – Implementering krav 2.11)

6. Kvalitetskriteriene knyttet til kundeservice utenfor normal arbeidstid (krav 4.2): Hva regnes som “utenfor normal arbeidstid” i denne konkurransen (dager/tider), og forventes det døgnbemannet support eller åpning innenfor bestemte tidsrom?

   Hvorfor det er verdt å spørre: “Utenfor normal arbeidstid” styrer faktisk kost og operativ bemanning. Utydelighet kan gi misalignment med forventet SLA og poengsetting.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 (Kvalitet – Kundeservice og avvikshåndtering, krav 4.2)

7. Krav til avvikshåndtering (krav 4.6): Kan dere angi hvilke hendelsestyper dere vurderer (f.eks. betalingsfeil, systemutilgjengelighet, integrasjonsfeil mot ERP), og hvilke responstider/løsningsmål som skal legges til grunn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avvikshåndtering omfatter ofte ulike alvorlighetsgrader med ulike responstider. Leverandøren må vite hva som evalueres/forventes.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 (Kvalitet – Avvikshåndtering, krav 4.6)

8. “Rapportering: Funksjonalitet i rapporter (krav 5.9)” og “forenkler regnskapsrapportering gjennom en fullverdig regnskapsintegrasjon” mot Xledger: Kan dere presisere hvilke rapporter/uttrekk som forventes (standardrapporter vs. tilpassede), og om integrasjonen krever bestemte filformat/CSV/API-kall og frekvens (nær sanntid vs. batch)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonsdetaljer (format, frekvens, omfang) påvirker utviklings-/integrasjonskost og implementeringsplan.

   Kilde: Konkurransegrunnlag (integrasjon mot Xledger) og pkt. 4 (Kvalitet – Rapportering krav 5.9)