Rammeavtale for vintervedlikehold

Dokumentet fastsetter generelle avtalevilkår mellom oppdragsgiver (Stavanger kommune og øvrige omfattet enheter) og leverandør for avtalt levering av varer og/eller tjenester. Inneholder bestemmelser om pris, bestilling/ordrebekreftelse, levering og kvalitet, fakturering (EHF) med detaljkrav til fakturainnhold, samt krav til underleverandører, lønns- og arbeidsvilkår, kvalitetsstyring, miljø, immaterielle rettigheter, statistikk, mislighold/sanksjoner, samt ulike heving-/ansvarsgrunner (EØS, konkurs, force majeure, ansvarlig forretningspraksis, sanksjoner, mv.).

• Ved oppdragsgivers forespørsel: sende prøvefaktura i XML- og PDF-format med oppsett som skal kontrolleres og godkjennes før ordinær fakturering.Kilde: Kap. 4 Faktura
• Ved forespørsel: leverandøren skal utarbeide og levere statistikk i Excel-format på ønskede nivåer (minimum per halvår, per år og for hele avtaleperioden) med opplysninger om type produkter/modeller, levert mengde per produkt og forbruk i kroner per produkt samt ev. andre opplysninger per enhet.Kilde: Kap. 17 Statistikk
• På forespørsel: leverandør skal legge frem dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkår som benyttes (og ved behov gi opplysninger til uavhengig tredjepart).Kilde: Kap. 10 Lønns- og arbeidsvilkår
• Ved forespørsel: leverandør skal legge frem plan for leveransen i god tid før levering; planen skal minimum omfatte monterings-/installasjonsarbeid (hvis aktuelt), igangsettelse og prøvedrift, fordeling av ansvar mellom partene samt aktiviteter og milepæler fra oppstart til ordinær drift.Kilde: Kap. 6 Levering
• Hvis oppdragsgiver ber om det på et tidspunkt i avtaleperioden: leverandør skal gjøre varer/tjenester tilgjengelige for bestilling gjennom oppdragsgivers e-handelsystem innen rimelig tid.Kilde: Kap. 13 E-handel

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Priser oppgitt i NOK eks. mva, og at nærmere opplistede kostnader skal være inkludert (inkl. levering, montering/installerering, fakturering, transport, miljøgebyr, emballasje, reise/reisetid, møtevirksomhet, skatter/avgifter, evt. søndags-/helligdagstillegg og overtid).Kilde: Kap. 3 Pris
• Endringer/tillegg til leveransen skal baseres på samme prisnivå som opprinnelig leveranse.Kilde: Kap. 3 Pris
• Kampanje-/tilbudsprinsipp: dersom leverandør i kampanjer tilbyr lavere priser enn avtalen, skal de laveste prisene gjelde for oppdragsgiver i aktuell periode; rabatter skal trekkes fra offentlig tilgjengelige priser (også kampanjepriser).Kilde: Kap. 3 Pris
• Leverandøren kan ikke fakturere før leveransen er levert.Kilde: Kap. 4 Faktura
• Fakturering skal skje elektronisk i EHF til oppgitt organisasjonsnummer, og i henhold til vedlegg 1 «Krav til innhold i EHF faktura».Kilde: Kap. 4 Faktura + Vedlegg 1
• Fakturaoppstilling: må føre egne fakturalinjer for alle varer/tjenester, aldri slå sammen til samlelinje; korrekt artikkelnummer, antall, enhetskode og artikkelbeskrivelse.Kilde: Kap. 4 Faktura
• Bestillinger fra oppdragsgiver skal sendes skriftlig; leverandør skal sende ordrebekreftelse så snart som mulig.Kilde: Kap. 5 Bestilling og ordrebekreftelse
• Hvis leverandør ikke sender ordrebekreftelse kan oppdragsgiver avbestille når som helst.Kilde: Kap. 5 Bestilling og ordrebekreftelse
• Hvis ordrebekreftelsen avviker fra bestilling/vilkår, skal avvik framheves; avtalen anses ikke oppfylt før skriftlig godkjenning av bestiller av avvikene.Kilde: Kap. 5 Bestilling og ordrebekreftelse
• Hvis leveringstid ikke er oppgitt i bestillingen, skal leverandøren oppgi den i ordrebekreftelsen.Kilde: Kap. 5 Bestilling og ordrebekreftelse
• Levering: fritt levert til leveringsadressen/på anvist sted; risiko for skader på varene ligger hos leverandør til levert, deretter går risiko over til oppdragsgiver.Kilde: Kap. 6 Levering
• Leveransen anses ikke levert før eventuell montering/installering og igangsettelse er utført.Kilde: Kap. 6 Levering
• Leverandøren skal inkludere nødvendig dokumentasjon for normal bruk; språk skal være norsk dersom ikke uttrykkelig fastsatt annet.Kilde: Kap. 6 Levering
• Emballering skal være sikker og forsvarlig; følgeseddel på norsk skal følge hver forsendelse med bl.a. leverandørinfo, varebeskrivelse, artikkelnummer, antall, kolli, bestillingsnummer, bestiller (navn eller K-nummer), leveringsadresse, ekspederingsdato og signatur.Kilde: Kap. 6 Levering
• Leverandør har plikt til å levere rettidig; ved forventet forsinkelse skal leverandør snarest mulig varsle om antatt varighet og begrunnelse.Kilde: Kap. 6 Levering
• Kvalitet: leveransen skal utføres fagmessig og med tilbørlig omsorg; skal leveres i samsvar med sikkerhetskrav og avtalte krav til art/mengde/kvalitet/andre egenskaper og innpakning; varer skal bl.a. passe for vanlig og eventuelt kjent formål og ha egenskaper iht. prøve/modell og/eller markedsføringsopplysninger som har påvirket kjøpet.Kilde: Kap. 6.1 Kvalitet på leveransen
• Tilleggsarbeid: leverandør skal kontakte oppdragsgiver ved behov for arbeid utenfor oppdraget som er praktisk å utføre; tilleggsarbeid skal ikke igangsettes før eksplisitt avtalt.Kilde: Kap. 6.2 Tilleggsarbeid
• Retur: oppdragsgiver kan innen rimelig tid returnere ubrukte produkter for kreditt dersom ubrukt og i originalemballasje; krediteres med betalt pris.Kilde: Kap. 6.3 Retur av varer
• Underleverandører: leverandøren kan kun benytte underleverandør dersom det er avtalt skriftlig på forhånd; leverandøren er fullt ansvarlig for underleverandørers leveranse(r).Kilde: Kap. 8 Underleverandører
• Leverandøransvar: leverandør skal ha forsikringsdekning for arbeid og materiell frem til leveringstidspunktet; leveransen skal oppfylle avtalt nivå og minimumskrav i bransjen, samt kvalifikasjonskrav fra konkurransen (dersom stilt), og krav etter lov/forskrift/offentlig vedtak.Kilde: Kap. 9 Leverandørens ansvar
• Skatter og avgifter: leverandør og underleverandører skal oppfylle forpliktelser til å betale skatter/avgifter; oppdragsgiver kan kontrollere.Kilde: Kap. 9.1 Skatter og avgifter
• Plikt til å fraråde: ved forventet misforhold i pris ift. verdi/nytte skal leverandør orientere oppdragsgiver; ved risiko for betydelig høyere pris eller tvil om fortsatt interesse skal leverandør kontakte og ev. stanse arbeid dersom oppdragsgiver ikke treffer beslutning.Kilde: Kap. 9.2 Plikt til å fraråde
• Dersom oppdragsgiver prøver å bestille varer/tjenester ikke dekket av avtalen og leverandør kjenner/ burde kjenne til annen avtale, skal leverandør opplyse; levering krever skriftlig samtykke fra oppdragsgivers avtaleansvarlige.Kilde: Kap. 9.3 Avtaler med andre leverandører
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør skal sikre at ansatte hos leverandør/underleverandører ikke har dårligere vilkår enn gjeldende lover/forskrifter og landsomfattende tariffavtaler; plikt til tjenestepensjonsordning (obligatorisk tjenestepensjon). Leverandør skal sikre utbetalinger til ansatte/innleide bankkonto og påse tilsvarende i avtaler med underleverandører. Brudd kan gi tilbakehold av betaling og vesentlig mislighold.Kilde: Kap. 10 Lønns- og arbeidsvilkår
• Mislighold og sanksjoner: definisjon av mislighold/mangel; oppdragsgiver kan holde tilbake forholdsmessig del av betaling, bruke dagbøter ved forsinket levering (0,15 % av samlet vederlag ekskl. mva per kalenderdag, maks 100 dager; minstebeløp NOK 1 000/dag), prisavslag ved mislykket avhjelp, erstatning for indirekte tap ved grov uaktsomhet/forsett, og heving ved vesentlig mislighold. Mislighold kan få konsekvenser i senere konkurranser.Kilde: Kap. 11 Mislighold
• Opplysningsplikt etter skatteforvaltningsloven: leverandør og underleverandører må overholde opplysningsplikt (§ 7-6) og dokumentere på forespørsel; leverandør skal holde oppdragsgiver skadesløs; brudd er vesentlig mislighold.Kilde: Kap. 12
• E-handel: leverandør kan ikke fakturere oppdragsgiver for kostnader ved å sette opp e-handel; hvis oppdragsgiver ber om det skal leverandør gjøre varer/tjenester tilgjengelige for bestilling.Kilde: Kap. 13 E-handel
• Kvalitetsstyring: leverandør skal ha system for kvalitetsstyring tilpasset leveransen; skal oppdage potensielle/ faktiske mangler tidlig. Oppdragsgiver kan kontrollere, og manglende kontroll fritar ikke leverandørens ansvar.Kilde: Kap. 14 Kvalitetsstyring
• Miljø: produkter/tjenester skal være tilstrekkelig merket; leverandør skal bidra med veiledning om sortiment/produktvalg; emballasje skal være dekket av returordning (Grønt Punkt el. tilsvarende) eller egen ordning for sluttbehandling, og ordningen skal opprettholdes i hele avtaleperioden.Kilde: Kap. 15 Miljø
• Immaterielle og materielle rettigheter: leveransen tilfaller oppdragsgiver ved utført levering (med ufravikelige lovbegrensninger); oppdragsgiver kan bruke kopiere leverandørens material/dokumentasjon for drift/vedlikehold/reparasjoner/modifikasjoner; leverandør kan ikke bruke oppdragsgivers materiale til andre formål; leverandør skal ikke krenke tredjemanns rettigheter og skal holde oppdragsgiver skadesløs ved krenkelse (patenter mv.).Kilde: Kap. 16 Materielle og immaterielle rettigheter
• Patentsøknad: ved ønske om patent med taushetsbelagt informasjon må leverandør innhente skriftlig godkjenning fra oppdragsgiver.Kilde: Kap. 16.1 Patentsøknad
• Heving ved brudd på EØS-regelverket: oppdragsgiver kan heve med 3 måneders varsel ved rettslig bindende avgjørelse/pålegg, og heving skal være kostnadsfri (med vilkår om mulig erstatningsplikt ved grov uaktsomhet/forsett).Kilde: Kap. 18
• Konkurs/kreditorstyring: oppdragsgiver kan heve med øyeblikkelig virkning.Kilde: Kap. 19
• Markedsføring/referanse: leverandør må ha skriftlig godkjenning før bruk av informasjon om avtalen/kundeforhold eller oppgi oppdragsgiver som referanse.Kilde: Kap. 20
• Personvern: ved behandling av personopplysninger skal leverandør følge personopplysningsloven; databehandleravtale kreves ved relevante behandlingsformer.Kilde: Kap. 21
• Taushetsplikt: konfidensiell behandling; kan utleveres når kreves etter offentleglova (med varsel om mulig); gjelder også etter avsluttet avtale og omfatter ansatte/underleverandører/tredjeparter; kan pålegges taushetserklæring.Kilde: Kap. 22
• Endringer i avtalen: skal avtales skriftlig i endringsbilag signert av begge parter.Kilde: Kap. 23
• Habilitet: leverandør skal informere oppdragsgiver hvis leverandøren vet/tror habilitetsbrudd kan forekomme hos ansatte hos oppdragsgiver.Kilde: Kap. 24
• Lovvalg/verneting: norsk rett; tvist først forsøkes løst ved forhandling/me s ling; ved tvist avgjøres ved norske domstoler, avtalt verneting Sør-Rogaland tingrett.Kilde: Kap. 25
• Force majeure: ekstraordinær situasjon utenfor kontroll; varslingsplikt; suspensjon av forpliktelser; heving i begrensede tilfeller (samtykke eller >90 dager med 15 dagers varsel).Kilde: Kap. 26
• Ansvarlig forretningspraksis: leverandør skal respektere standarder for menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø, dyrevern og antikorrupsjon i egen virksomhet og leverandørkjede; leverandør skal arbeide for at varer/tjenester produseres/distribueres under forhold forenlig med disse standardene; følger liste over relevante konvensjoner/lovområder. Særlig hevingsgrunn ved alvorlige overtredelser av grunnleggende vilkår.Kilde: Kap. 27 og 27.1
• Sanksjoner/økonomisk aktivitet: leverandør skal avstå fra økonomisk aktivitet med russiske aktører (og definert omfang i leverandørkjeden) og avstå fra aktivitet med selskaper med produksjon i okkuperte områder (Israel) samt fra kjøp/investering i selskaper med aktiviteter i land pålagt handelsboikott av FN/norske myndigheter. For leverandører under Åpenhetsloven gjelder ytterligere krav.Kilde: Kap. 28
• Mercell leverandørregister: leverandør skal sikre at registrerte data til enhver tid er korrekt og uten duplikater (orgnr, kontaktpersoner osv.).Kilde: Kap. 29

• Dokumentet inneholder ingen eksplisitte kvalifikasjonskrav eller tildelingskriterier; disse kan ligge i konkurransegrunnlagets øvrige deler (ikke med i utdraget).
• «Prisregulering: Se avtaledokument.» indikerer at prisreguleringsmekanisme er beskrevet et annet sted, ikke i teksten her.
• Eventuelle detaljer om dagbøttenes/konvensjonalbøtenes beregningsgrunnlag utover angitte satser og grenser er ikke utdypet utover kapitlets opplysninger.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 3 "Pris" står at leveringskostnader, montering/installering, faktureringskostnader, administrasjonsgebyr, transport, miljøgebyr, emballasje, reise/reisetid, møtevirksomhet, andre skatter/avgifter samt evt. søndags-/helligdagstillegg og overtid skal være inkludert i prisene. Kan oppdragsgiver bekrefte at dette også gjelder dersom leveransen i praksis omfatter kun deler av disse elementene, og at leverandøren ikke kan prise noe av dette som tillegg utover oppgitt enhets-/timetakst?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise korrekt trenger leverandøren avklaring av hvilke kostnadsposter som aldri kan belastes som tillegg.

   Kilde: 3 Pris

2. Punkt 5 sier at dersom leverandøren ikke sender ordrebekreftelse, kan oppdragsgiveren avbestille «på ethvert tidspunkt». Hva anses som «på ethvert tidspunkt» i praksis (f.eks. før/etter levering, før/etter oppstart, før/etter innkjøp), og innebærer dette at leverandøren i alle tilfeller mister krav på dekning av dokumenterte kostnader dersom avbestilling skjer etter at ordrebekreftelse ikke er sendt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå avbestillingsrisiko og hvordan den slår ut økonomisk dersom ordrebekreftelse ikke sendes.

   Kilde: 5 Bestilling og ordrebekreftelse

3. Punkt 6 "Levering" fastslår at leveransen anses ikke levert før eventuell montering/installering og igangsettelse er utført. Samtidig står det i punkt 4 at leverandøren ikke kan fakturere før leveransen er levert. Kan oppdragsgiver presisere hvordan dette skal praktiseres når oppstart/prosjektarbeid skjer over flere datoer (f.eks. delinstallasjoner) og når fakturering normalt ønskes gjennomført?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart leverings- og faktureringstidspunkt kan gi likviditetsmessig risiko og påvirke tilbudt prising (timebasis/fastpris).

   Kilde: 4 Faktura og 6 Levering

4. Punkt 6 "Følgeseddel" lister opp flere faste datapunkter (bl.a. signatur ansvarlig ekspeditør) som skal følge hver forsendelse på norsk. Kan oppdragsgiver avklare om signatur kan erstattes av elektronisk registrering/strekkodelogging eller annen kontrollmetode, og hvilken format/teknisk løsning som aksepteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkrete dokumentasjonskrav kan kreve etablering av rutiner; leverandøren må vite hva som er akseptabelt for å unngå avvisning/krav om retting.

   Kilde: 6 Levering

5. Punkt 6 "Leverandøren skal ... på forespørsel legge frem en plan" angir at planen minimum skal omfatte milepæler fra oppstart til ordinær drift og fordeling av ansvar. Kan oppdragsgiver avklare hvem som kan be om planen (kun bestiller/avtaleansvarlig), hvor ofte (engang eller ved hver ordre), og innen hvilken frist før levering planen normalt skal oversendes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Planleggingskrav kan påvirke bemanning og oppstartstid; leverandøren trenger praktisk nivå for å prise og planlegge kapasitet.

   Kilde: 6 Levering

6. Punkt 11 "Mislighold" fastsetter dagbøter: 0,15 % av samlet vederlag (kontraktssummen) ekskl. mva per kalenderdag, begrenset til maks 100 kalenderdager, og med nedre grense NOK 1 000 per kalenderdag. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som skal legges til grunn for «samlet vederlag (kontraktssummen)» i denne beregningen ved rammeavtale/enkeltbestillinger (total kontraktsverdi i hele avtaleperioden, verdi av aktuell ordre/bestilling, eller noe annet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Beregningen av dagboten er direkte økonomisk og må være avklart for å kunne gi korrekt kalkyle og risikopåslag.

   Kilde: 11 Mislighold

7. Punkt 12 "Opplysningsplikt etter skatteforvaltningsloven" sier at leverandøren skal dokumentere etterlevelse på forespørsel og at brudd er vesentlig mislighold, samt at oppdragsgiveren kan holde tilbake hele eller deler av betaling til dekning. Kan oppdragsgiver presisere hvilke typer dokumentasjon som typisk kreves (f.eks. løpende rapportering, bekreftelser, rutinebeskrivelser), og hvilken form/omfang oppdragsgiveren forventer ved forespørsel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklaring av dokumentasjonsbehov kan leverandøren feilallokere ressurser og få betalingsstans.

   Kilde: 12 Opplysningsplikt etter skatteforvaltningsloven

8. Punkt 13 "E-handel" sier at leverandøren etter rimelig tid skal gjøre varer/tjenester tilgjengelige for bestilling dersom oppdragsgiver ber om det. Hva menes med «rimelig tid» i praksis (eksempelvis antall uker), og hvem dekker eventuelle interne oppsett-/integrasjonskostnader utover at leverandøren ikke kan fakturere kostnader forbundet med å sette opp e-handel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidskrav for å bli operativ i e-handel må forstås for å redusere forsinkelser og feilprising av overgangskostnader.

   Kilde: 13 E-handel

9. Punkt 15 "Miljø" krever merking og at dersom leverandøren leverer varer med emballasje, skal leverandøren dokumentere medlemskap i Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende, eller egen ordning, og opprettholde dette i hele avtaleperioden. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken type dokumentasjon som etterspørres (f.eks. medlemsbevis/årskontingent, avtalenummer) og om det er tilstrekkelig at leverandør har ordning generelt for sin emballasjeflyt, eller om det kreves dokumentasjon per produkt/ordre?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilken dokumentasjon som er akseptabel og hvordan den skal knyttes til leveransen for å oppfylle kravet.

   Kilde: 15 Miljø

10. Vedlegg 1 "Krav til innhold i EHF faktura" sier at «leverandøren skal aldri slå sammen varene og tjenestene til en samlelinje» og at «artikkelnummer ... skal være den samme som oppgitt i tilbudet, og samme gjennom avtaleperioden» og oppdragsgiveren skal informeres om endringer. Kan oppdragsgiver presisere hvordan leverandøren skal håndtere tilfeller der leverandøren bytter leverandør-/produkt-ID internt eller blir tvunget til endring av artikkelnummer pga. leverandørskifte/utgåtte varer (f.eks. krav til ny artikkelnummer, varslingsfrist og konsekvens for fakturering)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: EHF- og artikkelnummerkrav kan ellers medføre avviste fakturaer eller kontraktsbrudd ved endringer i sortiment/komponenter.

    Kilde: Vedlegg 1 - Krav til innhold i EHF faktura