Konkurranse - Møbler og inventar til kontorbygg - Akershus festning - 110249

Konkurransegrunnlagets del II beskriver kontraktsbestemmelser for varekjøp (møbler og inventar til kontorbygg – Akershus festning). Del III beskriver omfattende produktkrav til møbler (sofa, bord, stoler, garderobeskap, arbeidsbord, kontorstoler m.m.), samt miljø-/tildelingslogikk knyttet til tredjeparts verifiserte miljømerker og utfylling av prisskjema. Leveranse omfatter frakt, innbæring og montasje, samt krav til norsk kommunikasjon, leveringsplan (delleveranser), og autorisasjon for montører før levering.

• Faktura skal sendes elektronisk i samsvar med EHF (Elektronisk handelsformat) til Forsvarsbyggs fakturamottak.Kilde: Del II, punkt 7.2–7.3 (Fakturering)
• Innsendings-/merkeopplysninger på faktura: ressursnummer i «Buyer reference» (<56436>), samt «Prosjektnummer 110249» og kontraktsnr. (etter kontraktsinngåelse) i beskrivelsesfeltet, og spesifisering av hvilke ytelser/leveranser fakturaen gjelder. Umerkede/feilmerkede fakturaer kan stoppes/be om kreditert og ny korrekt faktura.Kilde: Del II, punkt 7.3 Krav til fakturaene
• Senest 14 dager før leveransen: oversende navn på transportør og montører (firmanavn, registreringsnr. kjøretøy, navn og nasjonalitet på personer).Kilde: Del III – Leveransebeskrivelse (Krav til levering)
• Leverandør skal ikke fylle ut avtaledokument ifm. tilbudsinnlevering (orientering), men skal levere prisskjema med netto tilbudspris pr. stykk og øvrige opplysninger i prisskjemaets kolonner (produsent/lenke, miljømerking, dokumentasjon/lisensnummer osv.).Kilde: Del III – Produkt- og prisskjema.xlsx (Generell informasjon og Prisskjema-tabell)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Levering skjer DDP (Incoterms 2020) til bestillende enhet; levering anses skjedd når mottak av varen(e) er kvittert ut.Kilde: Del II, punkt 4 Levering og tidsfrister
• Tidsfrister er ikke dagmulktbelagte.Kilde: Del II, punkt 4
• Prisene skal ikke indeksreguleres; betalingsbetingelser: betaling innen 30 dager etter mottak av leveranse og korrekt merket faktura.Kilde: Del II, punkt 5 og punkt 7.2
• Mangelsavhjelp: leverandøren har ikke rett til å foreta mer enn to avhjelpsforsøk av samme mangel med mindre særlige grunner.Kilde: Del II, punkt 8
• Etiske krav: etterlevelse av ILOs kjernekonvensjoner m.m.; krav til oppfølging hos leverandør og underleverandører; brudd gir mislighold, mulighet for tilbakehold av kontraktssum, bot inntil 1% per mislighold og kan gi heving.Kilde: Del II, punkt 9.1–9.2.3
• Korrupsjonsforebygging: leverandøren må kunne vise tiltak/systemer som forebygger korrupsjon og påvirkningshandel.Kilde: Del II, punkt 9.2.4
• Åpenhetsloven/grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden: leverandøren må ha retningslinjer og prosedyrer for aktsomhetsvurderinger senest 6 måneder etter kontraktsinngåelse (inkl. styrevedtatt retningslinje, ansvarlig på ledelsesnivå, risikovurderinger og tiltak). Leverandøren skal rapportere om avvik uten ugrunnet opphold.Kilde: Del II, punkt 9.2.5 og 9.2.5.1–9.2.5.2
• Eierskapskontroll: leverandøren må oversende opplysninger om eierskap på oppdragsgivers krav og varsle ved erverv av kvalifisert eierandel (terskel 10%/økning m.m.). Oppdragsgiver kan stanse arbeidene eller heve dersom risiko for nasjonale sikkerhetsinteresser ikke kan utelukkes.Kilde: Del II, punkt 10.1–10.6
• Signatur/gyldighet: avtale signeres elektronisk; avtaler over kr 100 000 ekskl. mva. krever signatur fra både fagteknisk og merkantilt hos Forsvarsbygg, ellers kan ensidig godkjenning skje.Kilde: Del II, punkt 12

• Ingen eksplisitte kvalifikasjonskrav (som egen kategori) fremgår av den mottatte teksten i Del II/Del III-utdragene; krav fremstår primært som kontrakts-/leveranse- og produktkrav.
• Tildelingskriterier utover miljømerking er ikke synlige i den mottatte teksten; øvrige poeng-/evalueringskriterier kan ligge i andre deler.
• Produktkravene i Del III (guarante 5 år, reservedeler 5 år, EN-standarder, martindale m.m.) fremgår av prisskjema/ark, men fullstendig og formell kravlistestruktur kan være mer detaljert i andre ark/avsnitt av Del III.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som menes med «angitt referanseprodukt kun benyttes som veiledende for ønsket estetikk og funksjon, jf. FOA § 15-1» i prisskjemaet — og i praksis hvor grensen går for hva som anses som «tilsvarende» (f.eks. hvilke minimumskvaliteter/tekniske parametere som må være lik)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke avvik som aksepteres for å kunne prise og kvalitetssikre tilbudene riktig.

   Kilde: Del III / Del III - Produkt- og prisskjema.xlsx (flere produktlinjer: «Outline sofa…» / «Alma sofabord…» / «Laurel stol…» / «Sarpsborg Metall…» / m.fl.)

2. I prisskjemaet er det gitt krav om «minimum 5 års garanti» og at «reservedeler må være tilgjengelig i minimum 5 år». Kan oppdragsgiver angi om garantien skal gis fra overtakelsesdato for hele leveransen, eller produktvis ved hver delleveranse, og om det er ønsket/krav om skriftlig dokumentasjon på garantivilkår som skal leveres ved levering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Garantiperiode og dokumentasjonstidspunkt påvirker leverandørens kostnader og administrasjon knyttet til delleveranser.

   Kilde: Del III - Produkt- og prisskjema.xlsx (Generell informasjon: «Minimum 5 års garanti…» og «Reservedeler…»)

3. For prisskjemaet står det at «Alle prisposter skal inkludere samtlige kostnader i forbindelse med levering og montering» og at «Emballasje fjernet for leverandørens regning». Kan oppdragsgiver presisere hvilke deler som skal inkluderes i «montering» for møbler (f.eks. full innbæring til rom, oppsetting/festing, demontering av eksisterende, kildesortering av emballasje), og om det er krav til rigg/rent arbeid ved arbeid i et kontorbygg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Omfanget av innmontering og håndtering påvirker time-/bemanningskostnader og planlegging.

   Kilde: Del III - Produkt- og prisskjema.xlsx (Generell informasjon: levering/montering og emballasje) samt Del III - Leveransebeskrivelse (Krav til levering)

4. Ved arbeidsbord (kontor) og enkelte bord er det spesifisert integrert utsparing med mål og plassering (f.eks. utsparing 1000x110 mm, 40 cm fra hver side og 13 cm fra bakkant, med vippbart lokk). Kan oppdragsgiver bekrefte om kunden godkjenner produksjonstegninger før bestilling/produksjon (og forventet frist for godkjenning), samt om eventuelle justeringer etter godkjenning behandles som endringsordre?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tegningsgodkjenning og endringshåndtering påvirker risiko, produksjonstid og kontraktsmessig kostnadsansvar.

   Kilde: Del III - Produkt- og prisskjema.xlsx (Arbeidsbord - kontor: integrert utsparing) og Del III - Produkt- og prisskjema.xlsx (Generelt: «Produksjonstegninger og spesifikasjoner skal godkjennes av kunde.»)

5. I Del III (Leveransebeskrivelse) står det at «montører må autoriseres til BEGRENSET (B) før levering» og at det er leverandørens risiko dersom autorisasjon ikke oppnås, samt at det må påregnes ca. 30 min pr person. Kan oppdragsgiver beskrive praktisk prosess (hvordan sikkerhetssamtalen gjennomføres, hvor lenge autorisasjonen varer, om den kan benyttes ved senere delleveranser) og hvilke dokumenter/innsynskrav som typisk brukes for å vurdere søknad/autorisasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Autorisasjonskrav kan gi leveringsrisiko; leverandøren trenger å forstå tidslinje, varighet og dokumentkrav for å planlegge reservekapasitet.

   Kilde: Del III - Leveransebeskrivelse (Krav til autorisasjon)

6. Del II fastslår at levering er DDP (Incoterms 2020) og «fritt levert», og Del III sier det skal oversendes navn på transportør og montører senest 14 dager før leveransen. Kan oppdragsgiver bekrefte at det ikke er behov for separate frakt-/transportbestillinger fra oppdragsgiver (dvs. at oppdraget inkluderer all transport til bygget, innbæring og nødvendig internlogistikk), og om det er særskilte krav til tidsvinduer ved ankomst til bygg/etasjer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsvinduer og internlogistikk kan gi merkostnader og påvirker leveringsplan/ressursbruk.

   Kilde: Del II - Kontraktsmal Varekjøp.pdf (Levering og tidsfrister: DDP) og Del III - Leveransebeskrivelse (Krav til levering: 14 dager før)

7. Prisskjemaet inneholder tildelingsmodell for miljømerking (Type I miljømerker etter ISO 14024) og poengene multipliseres med «andel av omfang målt i verdi», men «andel av omfang» er ikke angitt i utdraget. Kan oppdragsgiver utdype hvordan «andel av omfang målt i verdi» beregnes (hvilken referanseverdi brukes per produktlinje, og hvordan håndteres blandede miljøsertifiseringer i samme leveranse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne vurdere om det lønner seg å velge miljømerker, må leverandøren forstå eksakt beregningsmetode for uttelling.

   Kilde: Del III - Produkt- og prisskjema.xlsx (MILJØMERKING: poengberegning og «andel av omfang målt i verdi»)

8. I prisskjemaet er det flere produktposter der «miljømerking», «henvisning til dokumentasjon eller gyldig lisensnummer iht. tildelingskriteriet Miljø» skal fylles ut, og kolonner som «Merknader» finnes. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke dokumentasjonsformer som aksepteres som bevis (f.eks. gyldig lisensnummer, sertifikatkopi, tredjepartsrapport) og om disse må være utstedt på tilbudstidspunktet eller kan leveres senest ved levering/montering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskrav påvirker leverandørens tilbudspris og risiko for avvisning ved manglende gyldighet på tidspunktet.

   Kilde: Del III - Produkt- og prisskjema.xlsx (Informasjon om prisskjema + kolonner: Miljømerking/Lisensnummer/dokumentasjon) samt MILJØMERKING-avsnittet

9. For sosiale soner og møteromsbord/bordstørrelser står det at «eksakte mål avtales i bestilling» (møteromsbord) og at leverandør skal oppgi eksakte mål for enkelte bord (f.eks. sofa-/bordserier). Kan oppdragsgiver avklare om leveransen er «fast dimensjonert» eller om det foreligger rom for mengde-/dimensjonsjustering uten prisendring (og i så fall hvilke dimensjonsintervaller som er akseptable)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Usikkerhet om endelig dimensjon og prisforutsetninger kan skape feilprising og forsinkelsesrisiko.

   Kilde: Del III - Produkt- og prisskjema.xlsx (Møteromsbord: «Eksakte mål avtales i bestilling…» og flere bordkrav: «Leverandør skal oppgi eksakte mål…»)