EL-26-05 Rammeavtale kjøretøytjenester - Ny utlysning

Rammeavtale om kjøretøytjenester for person- og varebiler under 3 500 kg. Anskaffelsen er delt i to delkontrakter: (1) service- og verkstedtjenester og (2) vask (innvendig og utvendig). Rammeavtalen har varighet 2 år med kundestyrt opsjon på 1+1 års prolongering, uten kjøpeplikt. Avrop skjer etter rammeavtale og rangert avropsmekanisme (A/B/C). Tildeling skjer separat per delkontrakt etter beste forhold mellom pris og kvalitet (70/30). Kontraktsvilkår/utførelseskrav reguleres i rammeavtalevilkårene og bilag, inkludert miljøkrav og krav til lønns- og arbeidsvilkår. (Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 2–4, Avtalevilkår kap. 1–16, Bilag 4 og kravspesifikasjon.)

• Tilbyder skal være godkjent av Statens vegvesen som kjøretøyverksted for arbeid på person- og varebiler (tilatt totalvekt ≤ 3 500 kg), tilsvarende Bilverksted 01 eller annen relevant godkjenning som dekker omfanget. Tilbyder skal kunne fremvise dokumentasjon ved forespørsel.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på forespørsel.

  Kilde: Kravspesifikasjon (xlsx) – Delkontrakt 1, krav nr. 1
• Tilbyder må være godkjent som et kontrollorgan av Statens vegvesen.

  Dokumentasjon: Godkjennelse/kontrollorgan-status på forespørsel.

  Kilde: Kravspesifikasjon (xlsx) – Delkontrakt 1, krav nr. 3
• Tilbyder må ha kapasitet og kompetanse til å utføre oppdrag på diesel-, bensin-, hybrid- og elektriske kjøretøy.

  Dokumentasjon: Opplysninger i tilbud/besvarelse (konkret dokumentasjon ikke angitt i utdrag).

  Kilde: Kravspesifikasjon (xlsx) – Delkontrakt 1, krav nr. 4
• Verkstedet må ha kapasitet til å håndtere flere biler samtidig.

  Dokumentasjon: Opplysninger i tilbud/besvarelse (konkret dokumentasjon ikke angitt i utdrag).

  Kilde: Kravspesifikasjon (xlsx) – Delkontrakt 1, krav nr. 5
• Tilbyder skal ha diagnoseverktøy til kjøretøy som til enhver tid eies av kommunen (tilbyder må akseptere at nye/utskiftede kjøretøy omfattes; ved endring i underleverandører skal dette varsles).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon/grunnlag ved forespørsel (diagnoseverktøy nevnt; detaljer i utdrag).

  Kilde: Kravspesifikasjon (xlsx) – Delkontrakt 1, krav nr. 6 og 12
• Tilbyder må overholde relevante regelverk for materialer levert under avtalen (gjeldende kjøretøyforskrifter, lover og andre myndighetskrav).

  Dokumentasjon: Egenerklæring/oppfyllelse; ingen spesifikk dokumentasjon angitt.

  Kilde: Kravspesifikasjon (xlsx) – Delkontrakt 1, krav nr. 2
• Tilbyder (delkontrakt 2 – vask) må overholde lover som forurensningsloven og vannforskriften.

  Dokumentasjon: Oppfyllelse; ingen spesifikk dokumentasjon angitt i utdrag.

  Kilde: Kravspesifikasjon (xlsx) – Delkontrakt 2, krav nr. 15
• Tilbyder (delkontrakt 2 – vask) må følge helse-, miljø- og sikkerhetskrav (inkl. opplæring i bruk av kjemikalier, bruk av personlig verneutstyr og sikring av arbeidsforhold).

  Dokumentasjon: Oppfyllelse/tiltak; ingen spesifikk dokumentasjon angitt i utdrag.

  Kilde: Kravspesifikasjon (xlsx) – Delkontrakt 2, krav nr. 16

• Tilbud skal leveres elektronisk i Mercell MSS og signeres med digital signatur.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.1 (Innleveringssted og –form)
• All kommunikasjon skal skje gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.1 (Innleveringssted og –form)
• Tilbudet skal inneholde: svar på kvalifikasjonskravene og utfylt ESPD-skjema.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.2 (Tilbudets struktur)
• Tilbudet skal inneholde: tilbudsbrev der eventuelle forbehold angis.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.2 (Tilbudets struktur)
• Tilbudet skal inneholde: utfylt prisskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.2 og 3.6.2 (Prisskjema)
• Tilbudet skal inneholde: svar på tildelingskriteriene.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.2 (Tilbudets struktur)
• Tilbudet skal inneholde: besvart kravspesifikasjon.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.2 (Tilbudets struktur)
• Tilbudet skal inneholde: signert forpliktelseserklæring kun hvis leverandør støtter seg på underleverandør for å oppfylle ett eller flere kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.2 (Tilbudets struktur)
• Tilbudet skal inneholde: egenerklæring om hvilke deler av tilbudet som ønskes unntatt offentlighet (skal begrunne forretningshemmeligheter).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.5 (Offentlighet) og kap. 3.2 (Tilbudets struktur)
• Tilbudsbrevet skal inneholde kontaktinformasjon: ansvarlig for tilbudsbesvarelsen, leverandørens kontraktsansvarlig og oppdragsgivers kundekontakt, samt kundestøtte.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.2 (Tilbudsbrev)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalen gjelder uten plikt til kjøp av bestemt mengde tjenester; oppdragsgiver dekker full behov i avtaleperioden dersom ikke annet avtalt.Kilde: Avtalevilkår kap. 1 (Anvendelse og omfang)
• Avtaleperiode: 2 år fra ikrafttredelsestidspunktet; oppdragsgiver har opsjon på forlengelse inntil total avtaleperiode 4 år (kundestyrt, automatisk ett år om gangen med oppsigelsesfrist senest 2 måneder før automatisk forlengelse).Kilde: Avtalevilkår kap. 2 (Varighet) / Konkurransegrunnlag kap. 2.5
• Avrop skjer etter avtale mellom oppdragsgiver og leverandør, eller via oppdragsgivers bestillingsløsning; EHF standardformat benyttes (se bilag 3).Kilde: Avtalevilkår kap. 3 (Avrop/Bestilling)
• Levering/utførelse skal skje etter nærmere avtale; dokumentasjon og materiale skal som hovedregel være på norsk.Kilde: Avtalevilkår kap. 4.1 (Leveringsbetingelser)
• Levering på grunnlag av rammeavtalen innen frister avtalt mellom partene.Kilde: Avtalevilkår kap. 4.2 (Leveringsfrist)
• Priser iht. bilag 2, ekskl. mva., inkludert alle relevante kostnader og avgifter.Kilde: Avtalevilkår kap. 5.1 (Pris)
• Prisene gjelder for 1 år; etter 12 måneder kan prisene justeres iht. endring i SSBs konsumprisindeks KPI (med varslings- og tidligst-varselvilkår).Kilde: Avtalevilkår kap. 5.2 (Endringer i avtalte priser)
• Prisendringer ved endringer i offentlige avgifter: leverandøren har rett til å endre priser tilsvarende avgiftsøkning.Kilde: Avtalevilkår kap. 5.3 (Endringer i offentlige avgifter)
• Prisendringer skal varsles skriftlig med begrunnelse og dokumentasjon; trer i kraft 1 måned etter varsel.Kilde: Avtalevilkår kap. 5.4 (Gjennomføring av prisendringer)
• Fakturering: fortløpende per avrop; faktura skal påføres bestillingsnummer fra oppdragsgivers innkjøpsløsning; fakturagebyr aksepteres ikke.Kilde: Avtalevilkår kap. 5.5 (Faktureringsrutiner)
• Betaling: 30 kalenderdager fra levering og godkjent faktura mottatt; godkjent faktura forutsetter korrekt merking og muliggjør kontroll av at det som faktureres er levert og i samsvar med avtalen/kravene.Kilde: Avtalevilkår kap. 5.5 (Faktureringsrutiner)
• Faktura skal sendes elektronisk i EHF-format (XML).Kilde: Avtalevilkår kap. 5.6 (Fakturaformat og faktureringsadresse)
• Mangel: ytelsen har mangel hvis den ikke er i samsvar med avtalte egenskaper.Kilde: Avtalevilkår kap. 6.1 (Ytelsens egenskaper, mangler)
• Forsinkelse gir grunnlag for dagbot ved overskridelse av frister; dagbot 0,15 % av vederlag ekskl. mva. per virkedag, maks 100 virkedager, minimum kr. 1000 pr. virkedag. Dagbotansvar begrenset til 15 % av total kontraktssum, med unntak ved forsett/grov uaktsomhet.Kilde: Avtalevilkår kap. 7.1 (Dagbot)
• Oppdragsgiver kan ved manglende leveranse foreta dekningskjøp; ved heving også dekningskjøp og krav på differanse mellom avtalt pris og pris for dekningstransaksjon.Kilde: Avtalevilkår kap. 7.2 (Dekningskjøp ved manglende leveranse og ved heving)
• Leverandørens mislighold: partenes rettigheter og plikter bestemmes av norsk rett.Kilde: Avtalevilkår kap. 8
• Vesentlig mislighold kan gi heving med umiddelbar virkning.Kilde: Avtalevilkår kap. 9 (Heving av kontrakt)
• Møter ved behov; partene kan innkalle med 7 virkedagers varsel. Oppdragsgiver skal utarbeide referat godkjent av begge, innen 3 uker; leverandør får ikke vederlag for møtegjennomføring.Kilde: Avtalevilkår kap. 10 (Møter)
• Leverandør skal på anmodning vederlagsfritt levere statistikk knyttet til leveranser under rammeavtalen (fortrinnsvis Excel/regneark; kostnadsfri for oppdragsgiver).Kilde: Avtalevilkår kap. 11 (Levering av statistikk mv.)
• Miljø: leverandøren garanterer oppfyllelse av avtale-/miljøkrav og gjeldende miljølovgivning; arbeide aktivt for å minimere miljøbelastning.Kilde: Avtalevilkår kap. 12 (Miljøkrav)
• Bruk av underleverandører: kun dersom bruk ikke forringer/truer oppfyllelse; skriftlig forhåndssamtykke kreves; samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn; leverandøren er ansvarlig overfor oppdragsgiver.Kilde: Avtalevilkår kap. 13 (Bruk av underleverandører)
• Reklame/informasjon om rammeavtalen: forhåndsgodkjennelse kreves for offentlig informasjon ut over generell referanse; leverandøren skal opptre lojalt og ikke tilby gaver/gavelignende i tilknytning til avtaleforholdet.Kilde: Avtalevilkår kap. 14 (Reklame, oppdragsgiverpleie mv.)
• Opphør/overgang: leverandøren plikter å bidra til smidig overgang til ny leverandør ved avslutning, med unntak ved heving som følge av oppdragsgivers mislighold eller forventet mislighold.Kilde: Avtalevilkår kap. 15 (Opphør av rammeavtale)
• Tvister avgjøres ved ordinær rettergang; rett verneting er oppdragsgivers verneting.Kilde: Avtalevilkår kap. 16 (Tvister)
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår (bilag 4): leverandør ansvarlig for at egne ansatte og underleverandører (inkl. innleide) har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til allmenngjort tariffavtale / forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, og øvrige angitte vilkår. Alle avtaler om arbeid skal inneholde tilsvarende forpliktelser.Kilde: Bilag 4: Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Egenrapportering: leverandør skal fylle ut egenrapporteringsskjema innen én måned etter kontrakt er signert (med mulighet for flere ganger etter skriftlig forespørsel).Kilde: Bilag 4: Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Dokumentasjonsplikt ved skriftlig forespørsel med rimelig frist; dokumentasjon på personnivå (arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister, bankutskrift m.m.). Ved brudd kan oppdragsgiver ilegge dagbot min. kr. 1500 per dag.Kilde: Bilag 4: Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Ved brudd på lønns- og arbeidsvilkår: leverandør skal rette forhold; dersom vesentlig mislighold, kan det danne grunnlag for heving selv om retting skjer. Ved brudd i underleverandørledd kan oppdragsgiver kreve utskifting av underleverandører uten omkostninger for oppdragsgiver.Kilde: Bilag 4: Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Miljøkrav (kravspesifikasjon, relevante deler): rutiner for sortering/oppbevaring/håndtering av avfall inkl. farlig avfall; tiltak for redusert energiforbruk; forsvarlig bruk/oppbevaring/håndtering av kjemikalier; rutiner for å begrense utslipp til luft/grunn/vann og sikre ventilasjon; håndtering/rensing av olje-/kjemikalieforurenset avløpsvann før utslipp; tiltak for å redusere unødvendig vannforbruk.Kilde: Kravspesifikasjon (xlsx) – Miljøkrav 17.1–17.5

• Dokumentasjonen for flere kvalifikasjons-/kompetansekrav (f.eks. ‘kapasitet til å håndtere flere biler’, ‘serviceapparat’ og krav knyttet til diagnoseverktøy) er ikke nærmere spesifisert som egen typesertifikat/vedlegg i utdraget; teksten sier i flere tilfeller ‘besvare/oppfylle’ uten konkret beviskrav.
• Kravspesifikasjon (xlsx) viser ‘Ref. nr.’, men utdraget inneholder ikke hele tabellen/hele deltakrav; enkelte krav kan mangle i ekstraksjonen fordi de ikke fremgår av teksten som ble gitt.
• Konkurransegrunnlaget utdyper tildelingsmodell og evalueringsprinsipp, men uten eksakte poeng-/beregningsdetaljer utover formler og at det brukes 0–10 skala for kvalitet; dette kan være mer detaljert i deler som ikke er inkludert.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 1: Krav 1 sier at tilbyder skal være godkjent av Statens vegvesen som kjøretøyverksted for arbeid på person- og varebiler inntil 3 500 kg (Bilverksted 01 eller annen relevant godkjenning). Kan oppdragsgiver presisere hvilke godkjenninger som regnes som «relevante» for å oppfylle kravet, og om det er spesifikke godkjenningstyper/områder som må fremgå av dokumentasjonen som kan fremvises?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisning må leverandøren vite nøyaktig hvilke godkjenninger som teller som oppfyllelse av kravet.

   Kilde: Krav delkontrakt 1 – Service- og verkstedtjenester, ref. nr. 1

2. For delkontrakt 1: Krav 4–6 omtaler kapasitet/kompetanse på diesel-, bensin-, hybrid- og elektriske kjøretøy og at tilbyder må ha diagnoseverktøy til kjøretøy som til enhver tid eies av kommunen. Hvilket minimumsdiagnoseverktøy forventes (f.eks. merker/systemer eller dekning for relevante kjøretøytyper), og hvordan skal dette dokumenteres i tilbudet (hva skal leverandøren konkret fylle ut/legge ved)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskrav og forventet dekning av diagnoseverktøy påvirker både gjennomføringsrisiko og tilbudets kostnadsgrunnlag.

   Kilde: Krav delkontrakt 1, ref. nr. 4 og 6

3. For delkontrakt 1: Krav 5 sier at verkstedet må ha kapasitet til å håndtere flere biler samtidig. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «flere» skal forstås (for eksempel samtidige inspeksjoner/oppdrag) og om det finnes et forventet kapasitetsnivå eller eksempel på typisk bilflyt som kommunen legger til grunn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig kapasitetskrav gjør det vanskelig å vurdere om verkstedet faktisk vil oppfylle minimumskravet i tildelings- og oppstartsfasen.

   Kilde: Krav delkontrakt 1, ref. nr. 5

4. For delkontrakt 1: Krav 8 beskriver serviceapparat (fast kontaktperson, tilgjengelighet 08:00–15:00 på virkedager, telefon/e-post, bekreftelse på mottatt henvendelse m.m.). Kan oppdragsgiver presisere hvilke responstider som forventes utover «bekreftelse» (f.eks. tid til første tilbakemelding/statusoppdatering, og forventning ved verkstedbehov utenom avtalte åpningstider)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet vurderer responstid og rutiner; leverandøren trenger konkrete forventninger for å beskrive og dimensjonere tjenesten riktig.

   Kilde: Krav delkontrakt 1, ref. nr. 8 (samt tildelingskriterier 4.3.2 for delkontrakt 1)

5. For delkontrakt 1: Krav 10 sier at reparasjoner ved driftsstans skal påbegynnes senest påfølgende dag, og som hovedregel utføres innen 3 virkedager dersom deler/materiell tilsier at dette er gjennomførbart. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «driftsstans» skal avgrenses (f.eks. må bilen være utryknings-/driftsklar eller definert feiltype), og hva som regnes som «deler og materiell tilsier» (hvilke dokumentasjons-/beviskrav stilles)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avgrensning og unntak påvirker både tilbudt leveringsperformance og eventuell dagbot/ansvar ved avvik.

   Kilde: Krav delkontrakt 1, ref. nr. 10

6. For delkontrakt 1: Krav 11 om kvalitet på reservedeler «som kvalitet på originaldeler eller bedre». Hvilke kategorier av reservedeler aksepteres (original/OEM, «ikke-original» fra ulike produsenter, brukte deler), og forventes det dokumentasjon (f.eks. produsentsertifikat, sporbarhet) ved bruk av ikke-originale deler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan ha stor betydning for prising av deler og for risikobildet ved reklamasjoner/etterkontroll.

   Kilde: Krav delkontrakt 1, ref. nr. 11

7. For delkontrakt 2: Krav 15–16 omfatter etterlevelse av forurensningsloven/vannforskriften og HMV/HMS, inkludert opplæring i kjemikalier og bruk av personlig verneutstyr. Kan oppdragsgiver presisere hvilke typer dokumentasjon leverandøren skal kunne fremvise ved forespørsel (f.eks. rutinebeskrivelse, opplæringsplan, HMS-rutiner, stoffkartotek/SDS for kjemikalier), og om det er spesifikke rutiner kommunen ønsker at leverandøren skal beskrive i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som faktisk forventes dokumentert/etterprøvbart for å sikre oppfyllelse.

   Kilde: Krav delkontrakt 2, ref. nr. 15–16

8. For delkontrakt 2 (vask): Hvordan skal «planlegging og gjennomføring av innvendig og utvendig vask» praktisk tilpasses kommunens behov gjennom avtaleperioden, og finnes det et normalisert omfang (f.eks. forventet antall vask per måned/år eller typiske kjøretøykategorier) som leverandøren kan legge til grunn ved beskrivelse og prising?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriene vurderer planlegging, responstid og tilgjengelighet; uten volum-/situasjonsdata blir tilbudsbeskrivelsen vanskelig å treffe.

   Kilde: Tildelingskriterier 4.3.2 for delkontrakt 2 (samt omtale av behov i 2.2/4.3)

9. Rammeavtale/kontraktsvilkår: Avtalevilkårene punkt 5.2 sier at prisene gjelder for 1 år, og at etter 12 måneder kan prisene justeres tilsvarende endringen i SSBs konsumprisindeks KPI for samme periode. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken KPI-indikator som skal benyttes (navn/serie og måned for beregning), og fra hvilken måned/termin justeringen skal måles?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Nøyaktig prisjusteringsmekanisme påvirker totalpris og risiko i avtaleperioden.

   Kilde: Avtalevilkår, punkt 5.2

10. Rammeavtale/avrop: Avtalevilkårene punkt 3 om avrop/bestilling beskriver at avrop skjer etter avtale eller via bestillingsløsning (EHF/EHF standardformat). Kan oppdragsgiver presisere hvordan leverandøren skal legge inn/registrere bestillinger i praksis (f.eks. forventet responstid på avropsforespørsler og hvordan frister for utførelse kommuniseres)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Operasjonelle krav til avrop påvirker leverandørens kapasitet og leveranseplanlegging, og uklare rutiner kan gi misforståelser/avvik ved oppstart.

    Kilde: Avtalevilkår, punkt 3 (AVROP/BESTILLING) og punkt 4 (LEVERING/leveringsfrist)