Dynamisk innkjøpsordning for kjøp av biler under 3,5 tonn

Vennesla kommune skal etablere en dynamisk innkjøpsordning (DIO) for kjøp av kjøretøy under 3,5 tonn. Ordningen gjennomføres som begrenset anbudskonkurranse med kvalifikasjonsfase (opptak i ordningen) og deretter minikonkurranser for hvert enkelt kjøp. Det inngås ingen kontrakt ved opptak; kontrakt inngås først etter konkurranse for det enkelte kjøp. Som hovedregel skal det anskaffes nullutslippskjøretøy, med avvik ved beredskap/særlige behov. Kommunikasjon og levering skal skje elektronisk via KGV.

• Autorisasjon som merkeforhandler (for kjøretøyene som tilbys)

  Dokumentasjon: Oppgis krav om autorisasjon som merkeforhandler; filopplasting tillatt.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, punkt 1 (Autorisasjon som merkeforhandler)
• Skatteattest: betalte skatter og avgifter

  Dokumentasjon: Skatteattest; verifiseres automatisk via eBevis (krever samtykke i Altinn).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, punkt 2 (Skatteattest)
• Firmaattest: registrering, signaturrett og prokura

  Dokumentasjon: Firmaattest fra Foretaksregisteret; hentes automatisk via eBevis.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, punkt 3 (Firmaattest)
• Tilstrekkelig relevant miljøkompetanse, styringssystemer og rutiner

  Dokumentasjon: Redegjørelse for miljøpolicy og miljøoppfølging (maks 2 A4). Sertifisering (ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende) kan oppfylle kravet.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, punkt 4 (Miljøkompetanse)
• Gode rutiner for kvalitetsstyring (kvalitetssikringssystem)

  Dokumentasjon: Redegjørelse for kvalitetssikrings-/kvalitetsstyringssystem (maks 2 A4). Sertifisering (ISO 9001 eller tilsvarende) kan oppfylle kravet.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, punkt 5 (Kvalitetsstyring)
• Oppfyllelse av avvisningsgrunner vedr. straffedommer, skatter/avgifter/trygdeavgifter, insolvens/interessekonflikt/alvorlige feil og nasjonale avvisningsgrunner

  Dokumentasjon: ESPD aktivert; relevante opplysninger vurderes etter avvisningsreglene angitt i grunnlaget.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav (avvisningsgrunner A–D)

• Kvalifikasjonssøknad skal leveres som ESPD (Europeisk egenerklæringsskjema)Kilde: Deltakelse i ordningen / Kvalifikasjonskrav (ESPD aktivert)
• Skal laste opp dokumentasjon/redgjørelser der det er krav (filopplasting tillatt)Kilde: Kvalifikasjonskrav, punkter 1, 4 og 5 (filopplasting tillatt)
• Elektronisk innlevering av forespørsel/tilbudsdokumenter via oppdragers KGV-løsningKilde: Kommunikasjon / Innleveringsvilkår (elektronisk innlevering påkrevd)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.09.2030

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Som hovedregel skal det anskaffes nullutslippskjøretøy; avvik kan forekomme ved beredskap eller særlige behovKilde: Anskaffelsens formål / Klima- og miljø (overordnet krav)
• Kjøretøy skal leveres nytt ved levering (ikke tidligere registrert som ordinært brukt kjøretøy)Kilde: Kravspesifikasjon 1.1 (Må-krav)
• Kjøretøyets tillatte totalvekt skal være maks 3 500 kg (dokumentasjon kan legges ved)Kilde: Kravspesifikasjon 1.2 (Må-krav)
• Leveres med automatgirKilde: Kravspesifikasjon 1.3 (Må-krav)
• Leveres med minimum 2 nøklerKilde: Kravspesifikasjon 1.4 (Må-krav)
• Leveres registreringsklartKilde: Kravspesifikasjon 5.1 (Må-krav)
• Brukerdokumentasjon på norsk eller engelsk skal følge med ved leveringKilde: Kravspesifikasjon 5.2 (Må-krav)
• Elektrisk kjøretøy: støtte for hurtiglading (DC) og ladekabel skal følge medKilde: Kravspesifikasjon 3.1–3.2 (Må-krav)
• Elektrisk kjøretøy: oppgi elektrisk rekkevidde etter WLTP og energiforbruk (kWh/100 km)Kilde: Kravspesifikasjon 3.3–3.4 (Krav)
• Kjøretøy kan tilbys med firehjulstrekk når oppdragsgiver etterspør i minikonkurransenKilde: Kravspesifikasjon 4.1 (Må-krav)

• Teksten oppgir både «biler under 3,5 tonn» og innledningsvis «kjøp av biler under 35 tonn» i dokumenttittel; det er uklart om dette er en skrivefeil, men resten av teksten bruker konsekvent grensen 3,5 tonn.
• «Frist for første kvalifikasjonssøknad: se KGV» er ikke konkretisert i teksten her.
• Tilbuds- og varighetsdetaljer for enkeltminikonkurranser (utover generelle tidsrammer/normal tilbudsfrist) er ikke spesifisert i utdraget.
• «Tilbudt kjøretøy skal oppgis …» og flere tekniske krav omtales som del av kravspesifikasjon; detaljnivå for hvordan disse eventuelt vektes eller verifiseres i minikonkurransen utover tildelingsvektingen fremgår ikke fullt ut i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransedokumentets tittel står både «kjøp av biler under 35 tonn» og «kjøp av kjøretøy under 3,5 tonn». Hvilken vekt-/tann-gjøres grense gjelder i denne dynamiske innkjøpsordningen (3,5 tonn eller 35 tonn), og hvilke kjøretøykategorier er ment å inngå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravspesifikasjon og invitasjon bruker tilsynelatende ulike grenser. Dette påvirker både hvilke produkter leverandøren skal tilby og om man er riktig kvalifisert.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – tittel/innledning («biler under 35 tonn» vs «biler under 3,5 tonn»), samt «Anskaffelsens formål» og «Omfang og estimert verdi».

2. «Frist for første kvalifikasjonssøknad: se KGV» – kan oppdragsgiver bekrefte den konkrete datoen og klokkeslettet (og om det er ulik frist ved løpende opptak) for første kvalifikasjonssøknad i KGV?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite riktig innleveringsfrist for å rekke kvalifikasjonsfasen og eventuelt bli invitert til minikonkurranser.

   Kilde: Viktige datoer – «Frist for første kvalifikasjonssøknad: se KGV».

3. Autorisasjon som merkeforhandler: Kan oppdragsgiver presisere hva som anses som tilstrekkelig dokumentasjon/krav for autorisasjon (f.eks. produsentbrev/forhandleravtale, hvilke merker, og om autorisasjonen må gjelde spesifikt alle merkene som leveres i minikonkurransene)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart dokumentasjonsgrunnlag kan medføre avvisning eller feil ressursbruk i kvalifikasjonssøknaden.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav – «Autorisasjon som merkeforhandler».

4. Miljø- og kvalitetssystem: Dersom leverandøren ikke har ISO 14001/ISO 9001, hvilke konkrete «tilsvarende» ordninger eller dokumentasjonsformer aksepteres, og er det oppdragsgiverens terskel/innhold som skal vurderes innenfor maks 2 A4-sider (miljøpolicy/retningslinjer og kvalitetssikringssystem)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at redegjørelsene treffer oppdragsgiverens forventede innhold for å bli kvalifisert og kunne tilby i minikonkurranser.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav – «Leverandøren skal ha tilstrekkelig relevant miljøkompetanse… Dokumenteres med… maks to A4-sider», samt «gode rutiner for kvalitetsstyring… maks. to A4-sider».

5. Tildelingskriteriet «Pris» (30%): Kan oppdragsgiver bekrefte at prisskjemaet som brukes i minikonkurranser vil angi én sammenlignbar «pris» per tilbud (og hvordan rene tillegg/opsjoner skal prises), slik at beregningsformelen r = r_max - ((p - p_min)… ) blir anvendelig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisberegningsmetoden er oppgitt på overordnet nivå, men leverandøren trenger klarhet i hva «p» faktisk er i minikonkurransen for å prise korrekt.

   Kilde: Tildelingskriterier – «Evalueringsmetode: Fastsatt vekting…», «Prisberegningsmetode: Forholdsmessig» og prisskjema-referanse.

6. Tildelingskriteriet «Kvalitet» (40%): Kravspesifikasjonen har flere «Må-krav» og noen «Kvalitet»-krav (f.eks. 2.5, 4.2, 4.3, 4.4 og planlagt leveringsdato 5.3). Kan oppdragsgiver beskrive hvordan disse elementene konkret scores/vektes innenfor 40%, og hvilke dokumentasjonsformater som brukes (tekstmengde, obligatorisk utfylling, vedlegg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne lage et tilbud som optimaliserer kvalitetsscore innenfor tildelingsmodellen, ikke bare oppfylle må-krav.

   Kilde: Tildelingskriterier – «Kvalitet 40%», samt Kravspesifikasjon – punkter merket «Kvalitet» (2.5, 4.2–4.4 og 5.3).

7. Flere tekniske «Må-krav» forutsetter kjøretøyoppsett (parkeringssensor, ryggekamera, navigasjonsløsning, piggdekk, hurtiglading for elektriske, ladekabel). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan leverandøren skal dokumentere oppfyllelse ved levering (f.eks. hvilke felt i tilbuds-/prisskjemaet som skal fylles ut, og om produsentspesifikasjon/brosjyre er tilstrekkelig for hvert punkt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er krav til både installasjon og dokumentasjon (produktspesifikasjon), men det er ikke tydelig hvilke verifikasjonskrav som brukes for hvert tekniske punkt i minikonkurransene.

   Kilde: Kravspesifikasjon – kap. 2, 3, 4 og 5 (Må-krav) samt 5.4 «Legg ved produktspesifikasjon…».

8. Krav 3.3 og 3.4 (WLTP rekkevidde og energiforbruk): Dersom minikonkurransen omfatter både elektriske og ikke-elektriske kjøretøy, bekreftes det at leverandøren skal fylle inn «0» for ikke-elektriske (slik teksten sier), og hvordan behandles «0» i evalueringen av «Klima og miljø»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå evalueringslogikk og utfylling for å unngå feilprising og feil scoring i klima-/miljødelen.

   Kilde: Kravspesifikasjon – 3.3 «Oppgi elektrisk rekkevidde… Dersom… oppgis 0.» og 3.4 «Oppgi energiforbruk… Dersom… oppgis 0.» samt Tildelingskriterier – «Klima og miljø 30%».

9. Leveringsdato og varighet: Krav 5.3 ber om «tidligste realistiske dato for levering», og konkurransen/ordningen har angitt oppstart og slutt (30.09.2030 12:00) samt at ordningen kan utvides. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «tidligste leveringsdato» skal gis i minikonkurransen (datoformat og om den må være innenfor ordningens/tilbudsperiodens rammer) og hvordan eventuell forlengelse påvirker leveransefristene i minikonkurransene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne forplikte seg på riktig leveringsdato og forstå hvordan ordningens varighet (og evt. utvidelse) påvirker leveranseplanlegging og kostnader.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Varighet/tilleggsinformasjon, samt Tidsfrister og Kravspesifikasjon – 5.3 «Oppgi planlagt leveringsdato».