Dynamisk innkjøpsordning for kjøp av biler under 3,5 tonn

Vennesla kommune inviterer til deltakelse i konkurranse for etablering av dynamisk innkjøpsordning (DIO) for kjøp av kjøretøy under 3,5 tonn.

Anskaffelsens formål

Formålet med anskaffelsen er å etablere en dynamisk innkjøpsordning som skal sikre effektiv, fleksibel og fremtidsrettet anskaffelse av kjøretøy til kommunens virksomheter.

Ordningen skal bidra til å dekke løpende behov for kjøp av nye kjøretøy, og samtidig støtte opp under kommunens klima- og miljømål. Som hovedregel skal det anskaffes nullutslippskjøretøy. Avvik kan forekomme dersom det er nødvendig av hensyn til beredskap eller særlige behov.

Om dynamisk innkjøpsordning

Den dynamiske innkjøpsordningen etableres i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og del III, og gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse (jf. FOA § 26-5).

Ordningen er en to-trinns prosedyre:

Trinn 1: Kvalifikasjonsfase hvor leverandører søker om opptak i ordningen

Trinn 2: Gjennomføring av minikonkurranser hvor kvalifiserte leverandører inviteres til å gi tilbud

Det inngås ikke kontrakt ved opptak i ordningen. Kontrakt inngås først etter gjennomført konkurranse for det enkelte kjøp.

Ordningen er helelektronisk, og all kommunikasjon og tilbudslevering skal skje via oppdragsgivers KGV-løsning.

Omfang og estimert verdi

Anskaffelsen omfatter kjøp av:

Personbiler

Varebiler

Andre kjøretøy under 3,5 tonn

Estimert samlet verdi for anskaffelsene under ordningen er ca. 32 millioner kroner ekskl. mva. over en periode på inntil 5 år.

Maksimal verdi er satt til 52 millioner kroner ekskl. mva.

Det presiseres at:

Oppgitt volum er estimater og ikke bindende

Oppdragsgiver har ingen kjøpsforpliktelse

Behov og omfang vil variere gjennom avtaleperioden

Deltakelse i ordningen

Leverandører kan søke om opptak i ordningen ved å levere kvalifikasjonssøknad (ESPD).

Ordningen er åpen for løpende opptak:

Nye leverandører kan søke om opptak gjennom hele ordningens varighet

Søknader behandles fortløpende

Alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli tatt opp i ordningen.

Kvalifikasjonskrav (kort oversikt)

Leverandører må blant annet dokumentere:

Betalte skatter og avgifter (skatteattest)

Lovlig etablert foretak (firmaattest/registrering)

Tilstrekkelige tekniske og faglige kvalifikasjoner, herunder:

Autorisasjon som merkeforhandler

Miljøledelsessystem (f.eks. ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende)

Kvalitetssikringssystem (f.eks. ISO 9001 eller tilsvarende)

Fullstendig oversikt fremgår av konkurransegrunnlaget.

Gjennomføring av konkurranser i ordningen

Ved konkrete anskaffelser vil oppdragsgiver gjennomføre minikonkurranser, hvor:

Alle kvalifiserte leverandører inviteres til å gi tilbud

Kravspesifikasjon og kontraktsvilkår fastsettes i den enkelte konkurranse

Tildeling skjer basert på kriterier angitt i konkurransen

Tildelingskriterier vil normalt omfatte:

Pris

Teknisk og funksjonell kvalitet

Service og oppfølging

Leveringstid

Tilbudsfrist i minikonkurranser vil normalt ikke være kortere enn 10 dager.

Viktige datoer

Frist for første kvalifikasjonssøknad: se KGV

Evaluering skjer fortløpende

Oppstart av ordningen: snarest etter første evaluering

Kommunikasjon

All kommunikasjon i konkurransen skal foregå via KGV.

Spørsmål skal stilles i KGV innen angitte frister

Tilbuds- og søknadsdokumenter skal leveres elektronisk

Språk: norsk

Andre forhold

Det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende regelverk

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene eller som omfattes av avvisningsreglene i FOA § 24-2

Opplysninger underlagt taushetsplikt vil bli behandlet i henhold til regelverket

All utskiftning av kommunale biler styres av Økonomiseksjonen i kommunen.