Vedlikehold VEILYS

Nordre Follo kommune skal inngå rammeavtale for drift og vedlikehold av veilysnettet, lysløyper og annen frittstående utebelysning rundt formålsbygg. Oppdraget omfatter bl.a. periodiske kontroller, reparasjoner, utskifting av lyskilder/armatur (inkl. LED), serviceoppdrag som flytting av master/kabler/gatelysfordelinger, samt administrasjon, planlegging, beredskap, dokumentasjon, møtevirksomhet og rapportering. Rammeavtalen har varighet 2 år, med opsjon for forlengelse 1+1 år (maks 4 år).

• Leverandøren skal være lovlig etablert foretak (trade register/foretaksregister).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Utenlandske selskaper: dokumentasjon for registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten (kilde: tekst om Suitability/Enrolment in a trade register).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Suitability (Enrolment in a trade register)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet. Krav: konkursrating tilsvarende B (moderat konkursrisiko) fra Proff Forvalt (Proff AS) eller bedre.

  Dokumentasjon: Ingen egen dokumentasjon forventes for konkursrating (oppdragsgiver bruker Proff Forvalt). Ved støtte på morselskap: morselskapsgaranti. Dersom leverandør ikke er konkursratet i Proff Forvalt pga. saklig grunn: annen egnet dokumentasjon (f.eks. årsregnskap/utdrag, bankerklæring eller ansvarsforsikringsbevis).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Economic and financial standing (Other economic or financial requirements)
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag (samme omfang og kompleksitet).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Skal minst inneholde: kort beskrivelse, oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker. Leverandøren må dokumentere relevans.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Technical and professional ability (for service contracts: performance of services)
• Leverandøren skal ha kvalitetssikringssystem tilpasset leveransen.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring. Ved ISO 9001 eller annen relevant kvalitetssikringssertifisering: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Technical facilities and measures for ensuring quality
• Leverandøren skal ha miljøsikringssystem tilpasset leveransen.

  Dokumentasjon: Rede­gjørelse for eksisterende rutiner. Ved ISO 14001 eller annen relevant miljøsertifisering: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Environmental management measures
• Dersom leverandør støtter seg på andre virksomheters kapasitet: separate ESPD-er og dokumentasjon for rådighet/ressurser (forpliktelseserklæring). Ved økonomisk/finansiell kapasitet: solidarisk ansvar for utførelsen via forpliktelseserklæring.

  Dokumentasjon: Separate egenerklæringsskjema (ESPD) for aktuelle virksomheter. Forpliktelseserklæring som viser at leverandøren råder over nødvendige ressurser. Ved økonomisk/finansiell kapasitet: krav om solidarisk ansvar dokumentert via forpliktelseserklæring.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – ESPD og støtte på andre virksomheter

• Alle dokumenter som hører til besvarelsen av kravspesifikasjonen skal være innlevert ved tilbudsfrist.Kilde: Krav – Innlevering ved tilbudsfrist (kap. 6)
• Bekrefte at miljøkrav til transport oppfylles (bekreftelse i punkt 22 i kravspesifikasjonen).Kilde: Krav – 1 Miljøkrav - transport (Response required)
• Levering av tilbud i Mercell: Tilbudsbrev (med aksept av konkurransevilkår og kontaktsvilkår), utfylt Vedlegg 1, utfylt Vedlegg 2, evt. andre vedlegg, og sladdet tilbud ved ev. innsynsbegjæring.Kilde: Innlevering av tilbud og tilbudets utforming – 8.2 Tilbudets utforming
• Innlevering gjennom Mercell-portalen med evt. opplasting av dokumenter der konkurransegrunnlaget etterspør det.Kilde: Innlevering av tilbud og tilbudets utforming – 8.2 Tilbudets utforming
• Egenerklæring (ESPD) skal fylles ut elektronisk for å levere tilbud.Kilde: Kvalifikasjonskrav – ESPD (beskrivelse av at ESPD må fylles ut)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtale med én leverandør. Varighet 2 år, opsjon for forlengelse 1+1 år (maks 4 år).Kilde: Kontraktskrav – 3.1 Kontrakt
• På forespørsel: skatteattest for merverdiavgift og skatteattest (kun dersom valgte leverandør er norsk), ikke eldre enn 6 mnd. fra forespørselfrist.Kilde: Kontraktskrav – 3.2 Skatteattest
• Kontrakten inneholder krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift 8. februar 2008 nr. 112.Kilde: Kontraktskrav – 3.3 Lønns- og arbeidsvilkår
• Leverandør skal være tilknyttet en lærlingordning og lærlinger skal delta i arbeidet (i bransjer der departementet har definert særlige behov for læreplasser).Kilde: Kontraktskrav – 3.4 Lærlinger
• Begrenset antall ledd i leverandørkjeden: leverandør kan ikke ha flere enn to ledd underleverandører uten oppdragsgivers skriftlige samtykke.Kilde: Kontraktskrav – 3.5 Begrenset antall ledd i leverandørkjeden
• Grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden: kontrakten vil inneholde vilkår for ivaretakelse.Kilde: Kontraktskrav – 3.6 Grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden
• Klima/miljø: Leverandør skal bekrefte i Mercell-fanen «KRAV» at de kun skal benytte EL-kjøretøy under 3500 kg.Kilde: Klima og miljø – 4 KLIMA OG MILJØ

• Kravspesifikasjonens punkt 22 (miljøkrav til transport) er ikke gjengitt i utdraget; kun at leverandøren skal bekrefte oppfyllelse.
• Eventuelle detaljer i «Vedlegg til denne konkurransen» om oppgaver/omfang er ikke inkludert i tekstutdraget.
• Konkurransegrunnlaget viser at det finnes et «RAMMEAVTALE FOR TJENESTE» og «STANDARD KONTRAKTSVILKÅR», men selve kontraktsvilkårene er ikke analysert her fordi de ikke er gjengitt i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen punkt 22 «Miljøkrav - transport»: Hvilke konkrete krav/standarder gjelder (f.eks. kjøretøytype, vektgrense, dokumentasjon og hvordan oppdragsgiver følger opp kravet i praksis), slik at vi kan dokumentere oppfyllelse riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøkravet til transport skal besvares i Mercell, men selve innholdet og dokumentasjonsopplegget for punkt 22 er ikke gjengitt her. Leverandøren trenger tydelig kravinnretning for å prise og dokumentere korrekt.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 22 «Miljøkrav - transport» (Response required)

2. Kan oppdragsgiver bekrefte hvor i konkurransedokumentene (vedlegg/kapittel) det fremgår hvilke svar vi skal gi i «Eget vedlegg» for tildelingskriteriet «Oppdragsforståelse», og om sidebegrensningen (maks 2 A4-sider) gjelder både tekst og eventuelle figurer/tabeller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriene viser at det skal leveres «eget vedlegg» med maksimum 2 A4-sider, men det er uklart hvilke konkrete maler/krav til struktur som forventes. Dette påvirker tilbudets utforming og risiko for avvik.

   Kilde: 7 Tildelingskriterier – 30 % «Oppdragsforståelse»

3. For tildelingskriteriet «Meldingsportal/FDV» (20 %): Hvilke funksjonspunkter er minimum forventet at vi beskriver for at beskrivelsen skal anses relevant (publikumsfunksjon, kart-/objektvisning, status/historikk, rapportering, dataeksport, FDV-oppfølging, brukervennlighet), og finnes det en ønsket mal/struktur eller eksempel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kriteriet listes opp, men hvordan oppdragsgiver vekter og hva som regnes som «tilstrekkelig» beskrivelse er utydelig. Leverandøren trenger avklaring for å skrive treffende og sammenlignbart.

   Kilde: 7 Tildelingskriterier – 20 % «Meldingsportal/FDV»

4. I tildelingskriteriet for pris/kostnad (50 %): Hvilke priselementer og hvilken beregningsmodell legges til grunn ved evaluering av «Utfylt Vedlegg 2 - Prisskjema», og finnes det pris-/kostnadsparametere vi må fylle ut selv om de ikke forventes å bli brukt (0-prising/opsjoner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisvektingen er høy og evalueringen skjer basert på prisskjemaet. Leverandøren trenger å forstå evalueringsgrunnlaget for å sikre at utfyllingen gir riktig økonomisk sammenlignbarhet.

   Kilde: 7 Tildelingskriterier – 50 % «Pris / Kostnad» (Utfylt Vedlegg 2 - Prisskjema)

5. Kan oppdragsgiver utdype hvilke typer «hasteoppdrag og vakt» og typiske responstider som er forventet i rammeavtalen (inkl. omfang/frekvens på et overordnet nivå), slik at vi kan dimensjonere organisering og prise riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsforståelse skal beskrive organisering, håndtering av hasteoppdrag og vakt, men her er det ikke oppgitt nivå/frekvens. Uklare forventninger kan gi feil dimensjonering og tilbudsrisiko.

   Kilde: 7 Tildelingskriterier – 30 % «Oppdragsforståelse» (tekst om hasteoppdrag og vakt) / 1.2 Om oppdragets innhold

6. Hvordan håndteres skadesaker/feilsituasjoner i praksis i denne rammeavtalen: Finnes det krav til frister for feilmelding, feilretting og statusoppdateringer, og hvilke dokumentasjonskrav gjelder (f.eks. FDV/rapportering, bilder, loggføring)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjon/FDV og håndtering av skadesaker skal omtales i oppdragsforståelsen, og dette henger direkte sammen med bemanning, prosess og ressursbruk. Leverandøren trenger tydelige forventninger.

   Kilde: 7 Tildelingskriterier – 30 % «Oppdragsforståelse» (skadesaker og dokumentasjon/FDV) / 1.2 Anskaffelsens formål (drift og vedlikehold, dokumentasjon)

7. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «beredskap» skal forstås i oppdraget (arbeidsrettslig og operativt): gjelder det døgnkontinuerlig vakt, helgevakt, krav til bemanning/kompetanse tilgjengelig, og hva er forventet responstid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Beredskap er nevnt som en del av oppdraget, og trolig også et kostnadsdrivende element. Uten avklaring kan leverandør feilberegne vakt- og bemanningskostnader.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål (beredskap) / 7 Tildelingskriterier – 30 % «Oppdragsforståelse»

8. Oppdragsgiver viser til «RAMMEAVTALE FOR TJENESTE» og «STANDARD KONTRAKTSVILKÅR», men kontraktsvilkårene er ikke gjengitt her: Kan oppdragsgiver sende/utdype hvilke sentrale risikofordelingspunkter som gjelder (f.eks. endrings-/opsjonsmekanismer, ansvar, sanksjoner, indeksregulering, varighet/avslutning og tvisteløsning), og om disse er identiske med dokumentene som ligger ved konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsvilkår kan inneholde uvanlige eller kostnadsdrivende forpliktelser. Leverandøren må forstå risikobildet før tilbud. Det er også viktig å sikre at leverandøren baserer seg på riktige kontraktsdokumenter.

   Kilde: Vedlegg i konkurransen: «RAMMEAVTALE FOR TJENESTE» / «STANDARD KONTRAKTSVILKÅR» (nevnt under 9 VEDLEGG)

9. Er det riktig at rammeavtalen gjelder to (2) år, med opsjon forlengelse ett (1) + ett (1) år (maks fire (4) år totalt), og kan oppdragsgiver bekrefte om opsjonene utløses automatisk eller etter særskilt oppdragsgivers beslutning samt eventuelle varslingsfrister?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Varighet og opsjonsregime påvirker planlegging, kostnadsstruktur og eventuell innregning av oppstarts-/etableringskostnader. Leverandøren trenger presisering for å prise riktig.

   Kilde: 3.1 Kontrakt (varighet og opsjon)