Rammeavtale om kjøp av IKT -utstyr, tilbehør og tilhørende tjenester.

Rammeavtale om kjøp av IKT-utstyr, tilbehør og tilhørende tjenester mellom IKT Valdres IKS (Kunden) og én leverandør (Leverandøren), regulert av Statens standardavtaler SSA-R/SSA-K. Avtalen gir grunnlag for avrop (bestillinger) uten ny konkurranse ved avrop. Omfatter bl.a. PC-er, nettbrett, skjermer, AV-utstyr, montering, service/garanti og livsløpshåndtering/retur av brukt utstyr, samt nettverk og lisenser. Rammeavtalen gjelder i 2 år med opsjon på forlengelse 1+1 år.

• Krav om styringssystem for informasjonssikkerhet (ISMS) i tråd med anerkjente standarder som ISO 27001 eller tilsvarende. (Svar er påkrevd).

  Dokumentasjon: Samsvarserklæring knyttet til styringssystemet, jf. NSMs grunnprinsipper for IKT-sikkerhet eller ISO 27002.

  Kilde: Bilag 1, kap. 4.1 (Kundens kravspesifikasjon)
• Sikkerhetsrevisjoner: Leverandøren skal benytte revisjon til å attestere at sikkerhetstiltak er etablert og virker etter hensikten (inkl. årlig gjennomføring og fremleggelse av rapporter på forespørsel). (Svar er påkrevd).

  Dokumentasjon: Revisjonsrapporter/attestasjon etter anerkjent standard (eksempel ISAE 3402), og dokumentasjon til Kunde på forespørsel.

  Kilde: Bilag 1, kap. 4.2 (Kundens kravspesifikasjon)
• Tilfredsstillelse av krav til personvern i GDPR: Leverandøren skal på forespørsel kunne fremvise dokumentasjon på at sikkerheten ved behandling av informasjon er i tråd med best practice og GDPR/tilhørende krav (herunder tilgang kun for ansatte med tjenstlig behov og rutiner for sletting/lagringsminimering). (Svar er påkrevd).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på rutiner/tekniske løsninger for tilgangsstyring og sletting av personopplysninger, i tråd med GDPR og personopplysningsloven med forskrifter.

  Kilde: Bilag 1, kap. 4.3 (Kundens kravspesifikasjon)

• Leverandøren skal levere både fullstendig og sladdet versjon av tilbudet.Kilde: Vedlegg 6 (Retningslinjer og begrunnelse for sladding av tilbud)
• Sladding skal begrunnes i tabellen med henvisning til dokument/punkt/side og aktuell hjemmel, og sladding skal være teknisk irreversibel.Kilde: Vedlegg 6 (Retningslinjer og begrunnelse for sladding av tilbud), pkt. 2.1-2.5
• Følgende dokumenter skal legges ved i KGVlight (KGVlight/tilbudslevering/KGVlight oppgis i tilbudsbrevet): Komplett utfylt tilbudsbrev, utfylt egenerklæring lønn og arbeidsvilkår, CV for tilbudt personell, ev. oversikt over underleverandører og forpliktelseserklæring, samt komplett besvarelse av SSA-K vedlagt konkurransen.Kilde: Vedlegg 1 Tilbudsbrev, avsnitt om vedlegg i KGVlight

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen: Varighet 2 år fra signering, med opsjon på forlengelse 1 år av gangen inntil 2 ganger (maks 4 år totalt). Varsel om forlengelse senest 3 måneder før utløp (mindre annet i bilag 4).Kilde: SSA-R del: Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse (1.3 i SSA-R, og Bilag 4)
• Avrop/kontraktstildeling: Rammeavtale med én leverandør. Avrop skjer direkte hos leverandøren; ingen ny konkurranse/minikonkurranse ved avrop.Kilde: SSA-R, pkt. 2 (Tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen) + SSA-K bilag 2 (Prosedyrer for avrop)
• Leverandørens plikt til å svare på henvendelser raskt (konkrete frister kan avtales i bilag 4).Kilde: SSA-R, pkt. 3.1
• Leverandøren skal besvare kundens henvendelser og avrop innen rammeavtalens/SSA-vilkårenes prosess (inkl. eventuelle frister i bilag 4).Kilde: SSA-R, pkt. 3 og Bilag 2 (avrop/prosess)
• Plikt ved avrop: For større avrop skal Kunde sikre dokumentasjon (behovsvurdering, vurdering av relevante produkter/løsninger, begrunnelse og henvisning til avtalevilkår).Kilde: SSA-K bilag 2 (Prosedyrer for tildeling av kontrakter), avsnitt om større avrop
• Språkkrav i leveransen: Dialog (muntlig og skriftlig) skal foregå på norsk; gjelder også opplæring, support og teknisk dokumentasjon (med mulig enkeltunntak for teknisk dokumentasjon). Ledende personell skal ha ferdighetsnivå minst CEFR B2. (Absolutt krav).Kilde: SSA-K bilag 1 (Kundens kravspesifikasjon), 2.1
• Bestillingsløsning/webshop: Leverandøren skal tilby webshop med ordrestatus. Bestillinger skal kun gjennomføres av personell som Kunde har tildelt konto.Kilde: SSA-K bilag 1, 2.9
• Rapportering: Kunde kan be om rapportering med minimum opplysninger (kjøpshistorikk per periode, produktområde/produkt/bestiller/leveringsadresse/bestilling-/leveransetidspunkt/totalt uttak). Rapporten skal kunne filtreres og eksporteres til Excel.Kilde: SSA-K bilag 1, 2.10
• Ordrebekreftelse: Leverandøren skal sende elektronisk ordrebekreftelse til bestiller innen to timer.Kilde: SSA-K bilag 1, 2.11
• Fakturering: EHF for all fakturering; faktura kostnadsfritt til bestillers fakturamottak. Faktura skal spesifisere bestillernummer/ordrenummer/leveringssted/kontaktperson; én faktura per ordre/bestilling. (Absolutte krav i kravspesifikasjon).Kilde: SSA-K bilag 1, 2.12
• Leveringstid: Maksimalt 4 arbeidsdager på lagerførte varer.Kilde: SSA-K bilag 1, 2.13
• Varelevering: Fritt til angitt adresse/sted, normal tidsramme 08.00-15.00, varer anses ikke levert før kvittering. Leverandøren ansvarlig til levering er kvittert.Kilde: SSA-K bilag 1, 2.14
• Montering (tilby/leveres som bistand): mottakskontroll, avemballering/miljømessig håndtering av avfall, montering og test.Kilde: SSA-K bilag 1, 2.15
• Service- og garantihenvendelser: Leverandøren håndterer alle; garantireparasjoner hentes og leveres på Kundens lokasjoner; rutiner skal beskrives.Kilde: SSA-K bilag 1, 2.16
• På-stedet-service: Leverandøren skal kunne tilby på-stedet service/gjenerlevering; feilretting påbegynnes senest 4 arbeidsdager etter melding. (Absolutt krav).Kilde: SSA-K bilag 1, 2.18
• Avhending/retur av brukt utstyr: Leverandøren skal levere tjeneste for avhending, retur, ombruk og materialgjenvinning (inkl. dokumentert destruksjon av sensitivt innhold, forskriftsmessig avhending, verdifastsettelse og enkel administrasjon).Kilde: SSA-K bilag 1, 2.20
• Krav til e-handel/ordrestatus/ordre- og faktureringsrutiner inngår også i implementerings-/etableringsprosessen etter kontraktstildeling.Kilde: SSA-K bilag 5 (Godkjenningsprøve), jf. krav til implementeringsprosessen
• ISMS/leverandørkjedesikkerhet og informasjonssikkerhet: styringssystem (ISO 27001 el.l.), årlige sikkerhetsrevisjoner (evt. ISAE 3402) og GDPR-krav dokumentert. (Absolutte krav).Kilde: SSA-K bilag 1, kap. 4.1-4.3
• Pris-/påslagsmekanikk: For produkter: innkjøpspris x (1 + påslagsprosent). Påslagsprosent fast i avtaleperioden; prisendring hvert årsskifte for tjenester etter konsumprisindeks. Prisene eksklusive MVA og oppgis inkl. toll/andre avgifter enn mva.Kilde: SSA-K bilag 7 og SSA-R/SSA-K prisbestemmelser (6.1-6.2 i SSA-R + bilag 7 pkt. 7.1-7.4)
• Prisendring/indeks: Tjenester justeres i samsvar med konsumprisindeksen; for øvrig faste priser i avtaleperioden med mindre fremgår av prisbilag.Kilde: SSA-R (Prisendring) + SSA-K bilag 7
• Fakturabetaling: Betalingsfrist fri faktureringsmåned + 30 dager (i bilag 7). Kunden skal ikke belastes gebyrer. Korrekt faktura kan avvises/returneres hvis mangler.Kilde: SSA-K bilag 7 (Faktureringsbetingelser)

• Utdraget inneholder ikke konkrete kvalifikasjonskrav knyttet til leverandørens registrering/autorisasjoner/økonomisk kapasitet/tekniske faglige kvalifikasjoner slik det er listet i konkurransegrunnlagets ESPD-kapittel 7 (disse delene er ikke gjengitt i teksten).
• Tildelingskriterienes vekting er ikke oppgitt i utdraget (bare kriterienavn fremgår).
• Omfang/krav til godkjenningsprøve er omtalt i SSA-K og bilag 5, men konkrete testkriterier i bilag 5 er ikke fylt ut i utdraget.
• Leverings- og fristdatoer for selve konkurransen (tilbudsfrist m.m.) fremgår, men ikke krav til leveringsform utover KGVlight-henvisning (detaljer kan ligge i andre deler).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I SSA-K Bilag 1 punkt 3.3.4 «Returordning, materialgjenvinning og ombruk»: Kan dere presisere hvilke konkrete nøkkeltall og dokumentasjon dere forventer at leverandøren kan hente ut (f.eks. ombruksgrad, kildesorteringsgrad, gjenvinningsandel, verdifastsettelse per innlevert kategori) – og i hvilket format/frekvens (månedlig, kvartalsvis)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise og beskrive miljøtjenesten og rapporteringen riktig må leverandøren vite hva som faktisk skal leveres av måledata og hvordan dette skal dokumenteres.

   Kilde: SSA-K Bilag 1 punkt 3.3.4

2. I SSA-K Bilag 1 punkt 2.13 «Leveringstid» og SSA-K Bilag 1 punkt 2.14 «Varelevering»: Hvordan skal leveringstid 4 arbeidsdager på lagerførte varer beregnes ved flere leveringsadresser per ordre, og hva er akseptkriteriet for «på lagerførte varer» (definisjon av lagerstatus/leverandørens lager vs. produsents levering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid er et absolutt krav og påvirker kapasitet, lagerstrategi og kostnader. Leverandøren trenger en entydig forståelse for å unngå misligholdsrisiko.

   Kilde: SSA-K Bilag 1 punkt 2.13 og 2.14

3. I SSA-K Bilag 1 punkt 2.12 «Fakturaering»: Kan dere bekrefte hvordan dere ønsker at leverandøren skal håndtere tilfeller der det er flere leveranser (flere leveringsadresser eller delleveranser) knyttet til én bestilling – skal det alltid utstedes én faktura per ordre/bestilling, og hvordan skal leveringssted/kontaktperson spesifiseres da?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet om faktureringslogikk ved delleveranser er nødvendig for korrekt prising og for å utforme fakturamaler som ikke blir avvist.

   Kilde: SSA-K Bilag 1 punkt 2.12

4. I SSA-K Bilag 1 punkt 2.11 «Ordrebekreftelse»: Hva menes med «innen to timer» – gjelder det fra tidspunkt kunden sender bestillingen i webshop/bestillingsløsning, og gjelder kravet også ved manuelle bestillinger (telefon/e-post), herunder hvilke kanaler og responstider som skal dokumenteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidskravet er absolutt og kan påvirke bemanning, prosess og kost. Leverandøren må vite starttidspunkt og gjelder/ikke-gjelder for ulike bestillingsmetoder.

   Kilde: SSA-K Bilag 1 punkt 2.11

5. I SSA-K Bilag 1 punkt 2.9 «Bestillingsløsning/webshop» og kapittel 3.1.6 «Tilbyders bestillingsløsning/webshopen»: Kan dere beskrive hvilke brukerroller/tilgangsnivå dere forventer at dere kan administrere (f.eks. bestiller vs. godkjenner), og hvilke funksjoner dere krever for administrasjon av tilganger (CRUD, rollebasert tilgang, revisjonsspor)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både løsningsbeskrivelse og trolig kost/arbeid for oppsett og videre drift. Leverandøren må treffe kravene i evalueringen og absoluttkrav.

   Kilde: SSA-K Bilag 1 punkt 2.9 og 3.1.6

6. I SSA-K Bilag 1 punkt 2.8 «Prosentpåslag»: Skal dokumentasjonen av prosentpåslaget i «halvårlige rapporter» vise kun prosent (påslagsprosent per kategori), eller også underliggende beregningsgrunnlag/innkjøpsprisindekser/innkjøpsdatoer per leveranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilket detaljnivå som kreves i rapportene for å kunne etablere kontrollspor og prise arbeidet.

   Kilde: SSA-K Bilag 1 punkt 2.8

7. I SSA-K Bilag 1 punkt 2.7 «Levering av enheter» (Apple DEP/Business Manager/School Manager, Samsung Knox, Intune, Windows Autopilot, bloatfree): Kan dere bekrefte hvordan dere ønsker at leverandøren skal dokumentere at enhetene er «bloatfree» (hvilke kriterier/kategorier for uønsket programvare som skal fjernes/ikke installeres, og hvordan dette verifiseres før levering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Bloatfree» kan være vanskelig å levere uten en konkret verifikasjonsmetode. En entydig dokumentasjons-/testmetode reduserer risiko for avvik.

   Kilde: SSA-K Bilag 1 punkt 2.7

8. I SSA-K (generelle avtalevilkår) punkt 2.2.6 «Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve» og SSA-K Bilag 5 «Godkjenningsprøve»: Kan dere utdype hvilke konkrete testkriterier dere legger til grunn for godkjenning (særlig for programvare/standard komponenter vs. utstyr), og hvilke frister dere opererer med for innvendinger/underkjenning i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Godkjenningsprøve påvirker leveringstid, risiko og eventuell kost for feilretting. Leverandøren trenger konkrete kriterier for å kunne prise prosessen.

   Kilde: SSA-K punkt 2.2.6 og SSA-K Bilag 5

9. I konkurransegrunnlaget kapittel 8 (TK2 Kvalitet og TK3 Miljø): Kan dere bekrefte hvordan dere vil vekte og score leverandørens beskrivelser under underkriteriene i TK2 og TK3 (f.eks. i hvilken grad «produktkompetanse og utvikling» vs. «garanti og service» vil telle, og tilsvarende for konkrete tiltak i ombruk/returordning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vektingen mellom momenter innen hvert kriterium påvirker hvordan leverandøren prioriterer sin løsningsbeskrivelse og ressursbruk i tilbudet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kapittel 8.3 og 8.4