Konkurranse for levering av felles løsning for generativ KI-assistent til DFØ

DFØ inviterer til konkurranse med forhandling (forutgående kunngjøring) for leveranse av en felles løsning for generativ KI-assistent (“felles KI-arbeidsflate”) samt støtte for enklere KI-agenter for DFØs ansatte. Løsningen skal bl.a. gi tilgang til generelle LLM-er (støtte for norsk), styring av sikkerhet/personvern/kostnader, integrasjon mot DFØs Microsoft 365-datakilder (OneDrive/Teams/SharePoint m.fl.) og bistand til etablering og innføring. Kontrakten inngås som Statens standardavtale SSA-L (løpende tjenestekjøp over internett) for 2 år med opsjoner for forlengelse.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er registrert.

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: bekreftelse på registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Kap. 7.3.1 (jf. FOA § 16-2)
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell soliditet (kredittvurdering).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist) fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Kredittverdighet uten krav til sikkerhet er tilstrekkelig. Nyetablerte/leverandører uten tilfredsstillende kreditt: garantierklæring fra bank eller morselskapsgaranti. Kan alternativt dokumentere annet egnet dokument dersom saklig grunn.

  Kilde: Kap. 7.3.2 (jf. FOA § 16-3)
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag levert i løpet av de siste 3 årene (fra tilbudsfrist), med angivelse av verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Relevans må dokumenteres (inkl. ved å vise til personell/kompetanse leverandøren råder over). Inngår i besvarelsesmal for tekniske og faglige kvalifikasjoner.

  Kilde: Kap. 7.3.3 (jf. FOA § 16-5)
• Støtte på andre virksomheters kapasitet tillates.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra støttende virksomhet når leverandøren støtter seg på andre for økonomisk/finansiell eller teknisk/faglig kapasitet.

  Kilde: Kap. 7.4 (Forpliktelseserklæring) / omtalt i kap. 7.3

• Fase 1: Søknads-/forespørsel om deltakelse skal leveres etter elektronisk system. Inneholder (i hovedsak) ESPD og eventuelt forpliktelseserklæring ved støtte.Kilde: Kap. 9.1 og Kap. 9 + Kap. 7.1-7.4
• ESPD skal fylles ut og leveres sammen med forespørsel om deltakelse, del III avvisningsgrunner (nasjonale avvisningsgrunner).Kilde: Kap. 7.1 og Kap. 7.2
• Fase 1: Dokumentasjon for kvalifikasjonskrav skal leveres samtidig med forespørsel (inkl. registrering/finans/erfaring).Kilde: Kap. 9.1 (Dokumentasjon i fase 1) og Kap. 7.3
• Fase 1 (ved invitasjon/krav): Skatteattest må leveres for norske leverandører; ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist i trinn 2.Kilde: Kap. 6.5 (Skatteattest)
• Fase 2: Tilbud (for inviterte) skal leveres elektronisk via KGV Mercell CTM. Kun tilbud i riktig form vil aksepteres (senere/etter frist avvises).Kilde: Kap. 9.5-9.6 (Leveringsmåte) og Kap. 3.2/leveringsfrister (avsnitt 3.2/3.4)
• Fase 2: Signert tilbudsbrev med referanse til konkurransegrunnlagets navn og nummer, leverandøropplysninger, kontaktperson, bekreftelse på vedståelsesfrist og forpliktende underskrift.Kilde: Kap. 9.2 (Fase 2 – dokumentasjon i tilbudet)
• Fase 2: Leverandørens besvarelse av kravspesifikasjon og tildelingskriterier (bilag til kontrakt/utfylling av bilag) samt prisbilag (utfylt prisskjema).Kilde: Kap. 9.2
• Fase 2: Ved avvik skal avviksskjema/besvarelsesmal for avvik fylles ut og vedlegges tilbudet.Kilde: Kap. 6.4 og Kap. 9.2
• Fase 2: Sladdet versjon av tilbudet (inkl. sladdede vedlegg) skal leveres.Kilde: Kap. 4.3 (sladdet versjon) og Kap. 9.2
• Leverandør må vedstå seg tilbudet til oppgitt vedståelsesfrist.Kilde: Kap. 6.1 og tidslinje (tilbudets vedståelsesfrist 30.11.2026)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsform: Statens standardavtale for løpende tjenestekjøp (SSA-L). Varighet 2 år fra kontraktsoppstart, opsjoner på forlengelse inntil 1 år av gangen (totalt to ganger) og maks 4 år. Gjensidig oppsigelsesrett med 3 måneders skriftlig varsel (jf. SSA-L/kontraktsoppsummering).Kilde: Kap. 2.5 Kontrakt / SSA-L generell avtaletekst (punkt 5.1-5.2 omtalt)
• Tjenesten etableres og leveres i henhold til avtalens bilag (plan for etableringsfase, leveransemelding, godkjenningsprøve 10 virkedager dersom ikke annet avtales i bilag 3).Kilde: SSA-L generell avtaletekst (punkt 3.2-3.3)
• Databehandling/persontopplysninger: Databehandleravtale skal inngås dersom leveransen innebærer behandling av personopplysninger; avtalens databehandleravtale kan ha forrang ved motstrid.Kilde: Konkurransegrunnlag Kap. 9.3 Databehandleravtale + SSA-L punkt 6 (informasjonssikkerhet/personopplysninger)
• Lønns- og arbeidsvilkår: Kontraktsvilkår etter forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter; leverandør ansvarlig for etterlevelse, egenrapportering kan kreves, dokumentasjonsplikt og dagbot ved brudd.Kilde: Konkurransegrunnlag Kap. 5 + Kap. 9.2 (Krav til lønns- og arbeidsvilkår) samt vedlegg 07
• Sikkerhet: Leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for informasjonssikkerhet (konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet, robusthet; avskilling av kundedata; tiltak mot virus/skadevare).Kilde: SSA-L generell avtaletekst (punkt 6.1)
• Prisendring: Leverandørens priser kan endres årlig ved årsskifte tilsvarende KPI (med mindre annet i bilag 6), samt ved endringer i offentlige avgifter (varsel og dokumentasjon).Kilde: SSA-L generell avtaletekst (punkt 4.5)
• Avvikshåndtering: Ved avvik i tilbud kan avvisning følge (FOA § 24-8). Avvik må angis presist i avviksskjema; henvisninger til standardvilkår som avviker regnes som avvik.Kilde: Konkurransegrunnlag Kap. 6.4

• Teksten mangler spesifikke detaljer fra selve kravspesifikasjonen (Bilag 1) og prisskjemaet (Bilag 3/Bilag 6), fordi disse ikke er inkludert i utsnittet.
• Det er ikke oppgitt konkrete kontraktuelle SLA/kompensasjonssatser (Bilag 4) eller konkrete leveransefrister/leveransemilepæler (Bilag 3), kun at de skal fremgå der.
• Selve oppdrags-/tjenesteomfanget utover beskrivelsen (KI-assistent og integrasjon mot Microsoft 365) kan inneholde flere minstekrav/absolutte krav i Bilag 2/vedlegg 2 som ikke er gjengitt.
• Dokumentutdraget viser SSA-L generell avtaletekst, men uten bilag 5/6 kan enkelte kontraktsvilkår (f.eks. dagbøter-nivåer, oppstartsmøtespesifikke utfyllinger) ikke utledes eksakt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen (Vedlegg 2 til Bilag 1) står det flere skal-krav og evalueringskrav knyttet til SLA/Prismodell. Kan Oppdragsgiver bekrefte at konkrete SLA-rammer, tjenestenivåmålinger og eventuelle standardiserte kompensasjoner (Dagbot/satsnivåer der relevant) er fylt ut og hvordan dette er spesifisert i Bilag 4 til SSA-L og/eller Bilag 3 (Plan for etableringsfasen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er nødvendig for å prise og dimensionere risiko riktig, særlig siden dagbøter og kompensasjon kan ha direkte økonomisk effekt og inngår i evaluering under kravene i bilag 1 punkt 6.

   Kilde: Kravspesifikasjon, punkt 6 (Prismodell og SLA); SSA-L generell avtaletekst punkt 9.2.3 og 9.2.4; Bilag 3 og Bilag 4 til SSA-L

2. I krav nr. 19 (GDPR/DPF) ber Oppdragsgiver om dokumentasjon på at personopplysninger som hovedregel behandles innen EU/EØS, og at behandling i USA kun kan skje ved gyldig DPF-sertifisering. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke underleverandører/tredjepartsledd som DFØ forventer at leverandøren typisk bruker for drifts- og modellkomponenter i denne leveransen, slik at vi kan gi korrekt DPF-referanser og beskrive varsling ved bortfall?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten en avklaring av sannsynlige tredjepartsledd kan leverandøren risikere å prise feil scope for personopplysninger/USA-behandling og få uheldige avvik i dokumentasjonsdelen.

   Kilde: Vedlegg 2 til Bilag 1, krav nr. 19

3. Krav nr. 15–16 omhandler integrasjon med Microsoft 365 (SharePoint/Teams/Outlook/OneDrive) og hvordan løsningen støtter indeksering/gjenfinning. Kan Oppdragsgiver presisere hvilke datakilder og filtyper (f.eks. Word/PDF/PowerPoint, SharePoint-dokumentbibliotek, Teams-materiell) DFØ faktisk ønsker indeksert og søkbar, og om det er krav til hvilken indekseringsfrekvens (nært sanntid vs. periodisk)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker arkitektur, kostnader (indeksering/embeddings), sikkerhetsmodell og tidsbruk i etablering, og er sentralt for å kunne prise riktig og levere i henhold til evalueringskrav.

   Kilde: Vedlegg 2 til Bilag 1, krav nr. 15 og 16

4. Krav nr. 21 slår fast at oppdragsgivers data ikke skal brukes til trening/videreutvikling av språkmodeller uten uttrykkelig skriftlig avtale. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvor i kontraktsgrunnlaget (Bilag til SSA-L / databehandleravtale / Bilag 1) dette forventes formalisert dersom leverandøren bruker tjenesteleverandørens standardpolicy, og hva som i DFØs tilfelle regnes som «uttrykkelig, skriftlig avtale» (f.eks. eget bilag, endringsavtale eller standard klausul)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvik/avvisning og for å kunne tilby riktig modellkonfigurasjon (opt-out/ingen trening), må leverandøren vite hvordan kontrakten faktisk håndhever «no training without agreement».

   Kilde: Vedlegg 2 til Bilag 1, krav nr. 21; SSA-L generell avtaletekst punkt 6.2 og/eller databehandleravtale

5. Krav nr. 22 krever autentisering via Entra ID eller tilsvarende åpen standard. Kan Oppdragsgiver angi hvilke godkjennings-/autorisasjonsmønstre DFØ forventer brukt (SAML vs. OIDC, M365 scopes/claims), og om det er forventet støtte for spesifikke funksjoner som MFA/Conditional Access og «group-based» tilgangsstyring til agenter/assistenter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker integrasjonsarbeid og kostnader (identitetstilgang, mapping til SharePoint/Entra grupper, adminflyt) og er tett koblet til evalueringskrav om integrasjon og kontroll.

   Kilde: Vedlegg 2 til Bilag 1, krav nr. 22 og krav nr. 23

6. I krav nr. 24–26 omtales logging, forebygging av prompt injection/skadelig bruk og (evaluering) revisjonsmuligheter. Kan Oppdragsgiver beskrive forventet detaljnivå for logger som skal være tilgjengelige (for eksempel: bruker-ID, modellkall, kilde-ID, tidsstempel, prompts/response payload eller kun metadata), samt hvordan og i hvilke intervaller Oppdragsgiver skal få tilgang (dashboard, API, eksport), og hvilke sertifiseringer DFØ typisk vektlegger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Loggdata (særlig hvis payload behandles) har både personvern- og sikkerhetsimplikasjoner og påvirker både kost og utforming av sikkerhets- og etterlevelsesleveransen.

   Kilde: Vedlegg 2 til Bilag 1, krav nr. 24, 25, 26 og 27

7. Krav nr. 28 (redundans og sikkerhetskopiering) er et skal-krav, men nivået er ikke synlig i utdraget. Kan Oppdragsgiver spesifisere krav til RPO/RTO (dersom DFØ har slike), datalagring/sikkerhetskopiperiode og om redundans skal gjelde både tjenestelaget og indeks/data-lagret for RAG?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Redundans/sikkerhetskopiering kan gi stor kostnadsforskjell. Leverandøren må forstå kravsnivået for å levere konkurransedyktig uten å ta unødvendig risiko.

   Kilde: Vedlegg 2 til Bilag 1, krav nr. 28; SSA-L generell avtaletekst punkt 6 og 9.2.1/rekonstruksjon

8. Krav nr. 29–33 om prismodell og SLA/kvoter: kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke pris-/volumkomponenter som faktisk skal inngå i prisskjemaet (Bilag 3 / Bilag 6) og hvilke konkrete volumforutsetninger DFØ bruker for å beregne treårig total (ref. «Vedlegg 1 – forutsetninger for prising og kostnadsestimering»), slik at vi kan prise token/forbruk, modellvalg, indeksering og etablering korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet «Pris 30%» baseres på beregnet totalsum over tre år. Leverandøren trenger eksakte priselementer og estimatforutsetninger for å gi sammenlignbare priser.

   Kilde: Vedlegg 2 til Bilag 1, krav nr. 29–33; Konkurransegrunnlag kapittel 8.1; SSA-L Bilag 6; «Vedlegg 1 – forutsetninger for prising og kostnadsestimering»

9. Krav nr. 31 krever beskrivelse av kvoter/terskler per bruker/dag/måned/lisens/modell/tenant og konsekvenser ved overforbruk. Kan Oppdragsgiver avklare hvilke kvoter DFØ ønsker som «must-have» i prismodellen (f.eks. modellkall, kontekstlengde, datamengde indeks, automatiseringer), og om overforbruk skal håndteres med kostnadsvarsel, rate limiting eller deaktivering av enkelte funksjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike håndteringsmekanismer (rate limiting vs. fakturering vs. funksjonsnedgradering) påvirker både leveringskvalitet og risiko, og må samsvare med DFØs behov for kontroll.

   Kilde: Vedlegg 2 til Bilag 1, krav nr. 31