Rammeavtale - Leirskole Tromsø kommune

Rammeavtale for levering av leirskole til Tromsø kommune (og flere enheter), med fast avtalebeholdning og avrop uten ny konkurranse etter fossefallsmetoden. Avtalen gjelder perioden 10.08.27–10.08.29, med opsjon om forlengelse inntil totalt maksimalt 4 år. Priser skal oppgis i prisskjema for hele leirskoleoppholdet (overnatting, full pensjon og alle aktivitetstilbud inkludert), mens skyss/transport til og fra leirskolen ikke omfattes.

• Tilbyder skal fylle inn de gule feltene i prisskjema (bilag 2/prisskjema).Kilde: Vedlegg 2 – Prisskjema (Ark1)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Alle priser i bilag 2 prisskjema skal være i NOK ekskl. mva. og inkludere overnatting, full pensjon og alle aktivitetstilbud samt alle avgifter/tillegg/utlegg. Staten sitt tilskudd til undervisningsdelen skal ikke legges inn i prisskjema. Skyssutgifter for transport til/fra leirskolen er ikke omfattet av konkurransen og skal ikke tas med i tilbudet.Kilde: Vedlegg 2 – Prisskjema (Ark1)
• Pris- og betalingsbestemmelser: Alle priser oppgitt eks mva. og inklusive alle andre gebyrer og vederlag (også fakturagebyr/frakt m.m.). Reise- og diettkostnader dekkes ikke.Kilde: Vedlegg 6 – Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole (Punkt 6.1–6.2)
• Prisregulering: Faste priser første 12 måneder etter kontraktsoppstart; deretter mulig regulering med minimum 12 måneders mellomrom. Krever skriftlig anmodning med minst 30 dagers varsel og godkjenning av begge parter. Indeks: KPI Totalindeks. Ikke valutareguleres.Kilde: Vedlegg 6 – Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole (Punkt 6.3)
• Fakturering: Faktura skal sendes på EHF og utstedes snarest mulig og senest innen én måned etter levering; sen utsendelse kan gi gebyr (kr. 400/30. dag). Betalingsfrist: 30 dager etter korrekt/ godkjent faktura.Kilde: Vedlegg 6 – Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole (Punkt 7.1–7.4 og Punkt 11.1)
• Fakturainnhold/spesifikasjon: Faktura skal minimum inneholde info som bestillende enhet/avdeling, Kundens bestillingsnummer (eller Kundens referanse), pris, leveringstidspunkt/-periode og leveringssted. Ingen gebyr/tillegg ved fakturering hvis ikke avtalt. Feil format/feil eller mangelfullt grunnlag kan gi avvisning og påvirker betalingsfrist.Kilde: Vedlegg 6 – Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole (Punkt 7.4–7.6 og 7.7)
• Samarbeid/avrop: Avrop skjer uten ny konkurranse etter fossefallsmetoden (tildeling til leverandør øverst på prioriteringsliste som takker ja innen tidsramme). Leverandør skal besvare alle bestillinger innen responstider og bekrefte i bestillingsportalen.Kilde: Vedlegg 6 – Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole (Punkt 9.1 og 9.5)
• Leverandørens plikter: Tjenestene skal utføres i henhold til lover/forskrifter og kravspesifikasjon fra konkurransen; mangler innebærer mangelfull ytelse. Underleverandør kan ikke brukes/skiftes uten Kundens skriftlige godkjenning.Kilde: Vedlegg 6 – Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole (Punkt 10.1 og 10.2)
• Personvern/info-sikkerhet: Leverandør skal ha tiltak for konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og robusthet ved behandling av helse-/personopplysninger; dokumentasjonsplikt overfor Kunden, taushetsplikt for autorisert personell og begrensning i bruk/videreoverføring (ikke overføre ut av EØS uten særskilt avtale). Ikke-tilstrekkelig sikkerhet kan anses som vesentlig mislighold.Kilde: Vedlegg 6 – Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole (Punkt 10.3)
• Forsikringer: Leverandør skal ha forsikring i henhold til gjeldende bransjenormer for aktuell tjenestekategori.Kilde: Vedlegg 6 – Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole (Punkt 10.4)
• Helse- og arbeid/seriøsitet (vedlegg 5): Leverandør skal overholde seriøsitetsbestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår, elektronisk betaling/oppgjør, elektronisk utbetaling av lønn til bankkonto, yrkesmessig integritet/dokumentasjonsplikt, skatte- og avgiftsforpliktelser, samt begrensning i antall ledd underleverandører.Kilde: Vedlegg 5 – Seriøsitetsbestemmelser (A–H)
• Statistikk/rapportering: Leverandør skal årlig utarbeide statistikk uten ekstra kostnad (Excel) og rapport om avvik; kontrollbar opp mot avtalepriser. Ved forsinket statistikk kan Kunden kreve dagbot uten dokumentasjon av tap.Kilde: Vedlegg 6 – Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole (Punkt 13.1–13.2)
• Mislighold/misligholdsbeføyelser: Kunden kan holde tilbake betaling, foreta dekningskjøp, kreve prisavslag, heve ved vesentlig mislighold. Dagbot ved brudd på frister/kontraktsbestemmelser (15% av avtalte priser per avrop, minimum kr. 1000 per virkedag) og begrensning av dagbotperiode.Kilde: Vedlegg 6 – Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole (Punkt 12.4 og dagbot-bestemmelse)

• Opplysninger om konkrete kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier (navn/vekting) finnes ikke i den gjengitte teksten; disse kan ligge i andre deler av konkurransegrunnlaget som ikke er inkludert.
• I prisskjema fremgår enkelte felter (f.eks. pris per elev, pris per voksen og pris til evaluering) men verdier/krav til hvordan 'gule felter' nøyaktig skal fylles ut utover nevnt hovedregler er ikke fullstendig dokumentert i utdraget.
• Kontraktsvilkår om kravspesifikasjon (bilag 1) er ikke vedlagt i teksten; dermed er konkrete fag-/kvalitetskrav til innholdet i leirskolen ikke trukket ut.
• Vedlegg 3 og 4 inneholder kun rubrikker for aktiviteter; ingen konkrete aktivitetskrav/omfangstall er oppgitt i utdraget utover at aktivitetene skal beskrives og inkluderes i prisen.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 2 (prisskjema) oppgis «Pris per elev» og «Pris per voksen ihht til rad 11», samt feltet «Pris til evaluering». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «Pris til evaluering» skal fylles ut (hvilke underliggende antakelser/volum som skal legges til grunn), og om denne skal samsvare med enhetsprisene eller være et separat evalueringsbeløp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelings-/evalueringsberegning kan påvirkes av hvordan «pris til evaluering» fylles ut. Avklaring er nødvendig for å prise riktig og unngå feil utfylling som kan gi uriktig tilbud.

   Kilde: Vedlegg 2 - Prisskjema - Leirskole.xlsx (ark/«Pristabell»; feltene «Pris per elev», «Pris per voksen ihht til rad 11» og «Pris til evaluering»).

2. Prisskjemaet beskriver at skyssutgifter for transport til og fra leirskolen ikke er omfattet av konkurransen. Kan oppdragsgiver presisere hva som ligger i «prisen skal inkludere alle avgifter, tillegg, gebyrer og utlegg», men samtidig avgrense tydelig hvilke transportkostnader leverandøren skal ta kost på (f.eks. lokaltransport på leirskolens område) versus hvilke som ikke skal tas med?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisavgrensning mot ikke-omfattet skyss er avgjørende for korrekt kalkyle og risikoplassering mellom partene.

   Kilde: Vedlegg 2 - Prisskjema - Leirskole.xlsx (innledningstekst om «overnatting, full pensjon…» og «Skyssutgifter for transport til og fra leirskolen…»).

3. Rammeavtalen gjelder levering av leirskole «til alle Kundens enheter», mens estimert verdi (12 000 000 NOK) og maksimal verdi (13 500 000 NOK) er oppgitt uten at beregningsgrunnlaget for estimatet fremgår i utdraget. Kan oppdragsgiver utdype forventet antall avrop/antall opphold og forventet elevvolum (inkl. typisk fordeling av elevgrupper), slik at leverandøren kan vurdere kapasitet og gi riktig kommersiell plan?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten et konkret volumgrunnlag er det krevende å kalkulere kapasitet, bemanning, og økonomi i et avtalesett med fossefallsmetode og avrop.

   Kilde: Vedlegg 6 - Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole.docx (2.2 Estimert og maksimal verdi; avtalens gjenstand og varighet/avropskontekst).

4. Fossefallsmetoden brukes ved avrop, og leverandør må kunne tilby tjenesten «innen tidsrammen som settes av oppdragsgiver». Kan oppdragsgiver angi standard responstid/framdriftskrav ved avropsforespørsler (for eksempel hvor raskt leverandøren må bekrefte), og hvordan tidsrammen fastsettes ved ordinære versus hastebestillinger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstid og tidsrammer påvirker operasjonell rigging og risiko for manglende leveranse ved fossefallsavrop.

   Kilde: Vedlegg 6 - Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole.docx (9.1 Avropsmekanisme og 9.4 Plikt til å besvare bestillinger; 9.3/9.2 kontekst).

5. Avbestilling/endring kan skje med ulike kompensasjonsregler basert på frist før oppdraget starter (innen 6 måneder: «Ingen kompensasjon»; mindre enn 6 måneder: kompensasjon for bestilt tid og administrasjonshonorar; og ved oppstart/avhengig av reise). Kan oppdragsgiver utdype hvordan «bestilt tid» og «administrasjonshonorar» skal beregnes (f.eks. timesatser, faste satser, dokumentasjonskrav), og om reise kompenseres etter faktisk kost eller etter satser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er sentrale kostdrivere ved usikker etterspørsel; manglende beregningsmetode kan gi feil prising og uforutsett økonomisk risiko.

   Kilde: Vedlegg 6 - Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole.docx (9.8 Avbestilling/endring av det enkelte oppdrag).

6. Rammeavtalen sier at leverandøren kan kreve/kunden kan kreve utskiftning av ressurs, og at leverandøren bærer kostnadene ved bytte (inkl. kostnader ved å tilføre ny ressurs kunnskap for å gjøre vedkommende operativ på nivå definert i avtalen). Kan oppdragsgiver konkretisere hva som menes med «nivå definert i avtalen» (hvilke kompetanse-/operasjonelle krav og evt. opplæringskrav gjelder)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utskiftning uten ekstra kost for kunden kan være dyrt dersom kompetanseoverføring/opplæring ikke er avgrenset. Leverandøren må forstå omfanget for å prise riktig.

   Kilde: Vedlegg 6 - Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole.docx (9.5/9.6 Kundens rett til å avvise ressurs og kreve utskiftning/erstatning; særlig 9.6).

7. Aktivitetsplanen (vedlegg 3) og aktivitetstilbud utenom undervisningstid (vedlegg 4) skal beskrive alle aktiviteter som tilbys og som «inkluderes i prisen». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilket «minstekrav til omfang» som forventes per elev/opphold for (i) undervisningstid og (ii) utenom undervisningstid (f.eks. antall aktiviteter, varighet per aktivitet eller antall økter), slik at tilbudet kan dimensjoneres riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Aktiviteter skal inkluderes i prisen, men minstestandard for omfang kan påvirke kost og bemanning. Avklaring reduserer risiko for at tilbudet blir priset for lavt.

   Kilde: Vedlegg 3 - Aktivitetsskjema_TK.docx (instruks: «Aktivitetsplanen… beskrive… Alle aktiviteter… skal beskrives»); Vedlegg 4 - Aktivitetstilbud utenom undervisningstid_TK.docx (samme instruks).

8. Kontraktens pris er «faste de første 12 måneder» og reguleres deretter etter KPI Totalindeks med krav om minst 30 dagers varsel og dokumentasjon/beregning. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken måned/indeksverdi som skal brukes dersom kontraktsoppstart/avropsdato ikke faller samme måned som avtaleinngåelse, og om regulering skjer på enhetspris (pris per elev/voksen) som ligger til grunn for avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Indeksberegning og hvilke priser som reguleres påvirker prisrisiko over avtaleperioden og må forstås for korrekt kommersiell modellering.

   Kilde: Vedlegg 6 - Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole.docx (6.3 Prisregulering).

9. I kontrakten fremgår det at «reise- og diettkostnader dekkes ikke». Samtidig sier prisskjemaet at prisen skal inkludere «overnatting, full pensjon og alle aktivitetstilbud» og at skyss til/fra ikke er omfattet. Kan oppdragsgiver presisere om «reise- og diettkostnader» i kontraktsforstand gjelder leverandørens egne kostnader (f.eks. ansatte som reiser til/leverer leirskolen), og om kunden på andre måter tar ansvar for deltakeres mat/diett (som del av full pensjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker kostgrunnlaget direkte. Leverandøren må forstå om diett/måltider som del av «full pensjon» er inkludert, og hvordan «reise- og diettkostnader dekkes ikke» skal tolkes.

   Kilde: Vedlegg 6 - Kontrakt_Rammeavtale_Leirskole.docx (6.2 Reise- og diettkostnader; 6.1 priser som refererer til bilag 2/prisskjemaets «full pensjon»).