Rammeavtale for kjøp av dentale forbruksvarer

Rammeavtale for kjøp av dentale forbruksvarer inkludert handinstrument til offentlig tannhelsetjeneste i Vestland fylkeskommune, og opsjon for Helse Bergen (kjevekirurgisk avdeling) på samme vilkår. Avtalen gjelder 2 år med ensidig rett til forlengelse 1+1 år (maks 4 år). Estimert verdi 20 MNOK eks. mva. per år; maksimal verdi 110 MNOK eks. mva. over 4 år. Levering skal skje direkte til klinikker via elektronisk innkjøpssystem (Visma ehandel) med punch-out, samt krav til miljø, menneskerettigheter, produktkrav og logistikk.

• Leverandøren skal være lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskap: Firmaattest fra Brønnøysundregistrene (oppdragsgiver henter). Utenlandske selskap: godtgjørelse for registrering i relevant bransje-/foretaksregister i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å utføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver vil i utgangspunktet innhente kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall. Med forbehold om innhenting av årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsmelding siste år. Utenlandske: årsregnskap inkl. noter for siste to år. Alternativt annet dokumentasjon dersom leverandør ikke kan legge frem etterspurt dokumentasjon av gyldige grunner.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4
• Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag i løpet av de siste 3 årene.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av 3 mest relevante oppdrag fra siste 3 år, med verdi, tidspunkt og mottaker. Samlet sett skal 3 referanser oppfylle kravet. Krav om bruk av referanseskjema Vedlegg 5. Tilsvarende = leveranse av dentale forbruksvarer til aktører i tannhelsebransjen (offentlig og/eller privat).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.5
• Avvisnings-/sanksjonsrelevante forhold (inkl. nasjonale avvisingsgrunner) og russisk eierskap/aktører.

  Dokumentasjon: Leverandør skal bekrefte at selskapet ikke har russisk eierskap som beskrevet i tilbudsbrevet (Vedlegg 1). Relevante avvisningsgrunner etter forskrift/anskaffelsesregelverket (inkl. § 24-2 nasjonale avvisingsgrunner) omtales som gjeldende.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.3, 2.6 og 3.2
• ESPD/eigenerklæring for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (foreløpig dokumentasjon).

  Dokumentasjon: Elektronisk ESPD-skjema del IV (del a) skal fylles ut og leveres sammen med tilbudet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1, 3.7
• Eventuell støtte fra andre foretak for økonomisk/finansiell kapasitet og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring og separat ESPD-eigenerklæring fra støttende virksomhet, samt den dokumentasjon som kreves i aktuelt kvalifikasjonskrav. Vedlegg 4 kan brukes for forpliktelseserklæring.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1, 3.6

• Tilbud skal leveres i TendSign. Vedlegg 1 Tilbodsbrev skal skrives ut, signeres og dateres og leveres sammen med tilbudet (eller elektronisk signatur som oppfyller krav til eID).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1, 5.2; Vedlegg 1
• Vedlegg 2 Tilbydar sine atterhald og avvik skal leveres ved avvik/forbehold (ellers brukes ikke).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3; Vedlegg 2
• Vedlegg 3 Teiepliktige opplysninger og eigenerklæring om bortfall av teieplikt skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag punktliste for filer/vedlegg (jf. pkt. 5) ; Vedlegg 3
• Vedlegg 4 Forpliktingserklæring skal leveres ved støtte fra andre virksomheter.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.6; Vedlegg 4
• Vedlegg 5 Referanseskjema skal leveres (for erfaring/tekniske og faglige kvalifikasjoner).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.5; Vedlegg 5
• ESPD-eigenerklæring (elektronisk) skal leveres sammen med tilbudet; hovedleverandør fyller ut elektronisk ESPD.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1, 3.7; filopplisting Vedlegg 6/ESPD
• Vedlegg B (Leverandørens skildring av leveransen) og Vedlegg C (Prisskjema i Excel-format) skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5 + tabell for filstruktur (2.1 Vedlegg B, 2.2 Vedlegg C)
• Tilbyder må strukturere og merke filnavn etter punktnummer i disposisjon (anbefalt sladdet tilbud).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalevilkår: avtaleperiode 2 år med automatisk forlengelse 1 år av gangen inntil total maks 4 år; forlengelse krever ikke motytelse (leverandør kan ikke motsette seg forlenging på opprinnelige vilkår).Kilde: Avtaledokumentet pkt. 2 (Avtaleperiode)
• Avrop via oppdragsgivers innkjøpssystem (Visma ehandel); leverandøren skal akseptere bestillinger fra innkjøpssystemet og bekrefte skriftlig uten ugrunnet opphold. Punch-out-løsning skal leveres ferdig senest 1 måned etter tildeling (oppgir ikke avtaleutvidelse ved forsinkelse).Kilde: Avtaledokumentet pkt. 3-4.1 og 4.1 (Innkjøpssystem/punchout)
• Levering: forsvarlig pakket/merket og DDP i henhold til Incoterms 2020; leveres til avtalt leveringssted/klinikk i åpningstid før kl. 15:00 med mindre annet avtales. Emballasje skal tas med tilbake ved retur.Kilde: Avtaledokumentet pkt. 5.1-5.4
• Kansellering/avbestilling/retur: oppdragsgiver kan kansellere før skriftlig ordrebekreftelse uten konsekvens; avbestilling før faktisk levering gir dekning av dokumentert tap oppad begrenset til avtalt pris; returstandard varer (originalemballasje intakt) krediteres med 70%.Kilde: Avtaledokumentet pkt. 6
• Endringer og erstatning: nye/erstattende produkter i standard- eller kantsortiment kan innføres etter varsel og skriftlig godkjenning; erstatning skal skje på samme vilkår som erstattet produkt.Kilde: Avtaledokumentet pkt. 7
• Priser og prisregulering: priser i NOK eks. mva, faste første avtaleår; prisendringer varsles min. 1 måned før iverksettelse og må godkjennes samt oppdateres i katalog/punch-out. Årlig regulering mulig iht. SSB KPI; valutakurs/toll kan gi regulering iht. vilkår.Kilde: Avtaledokumentet pkt. 8
• Fakturering: elektronisk EHF via aksesspunkt; betaling innen 30 kalenderdager etter mottak av korrekt faktura; faktura per ordre (ingen samlefaktura for flere ordre). Merk: senest 6 måneder fra avtalestart og med avtalenummer. Purring/kreditnota også EHF.Kilde: Avtaledokumentet pkt. 9
• Rapportering: leverandør skal på forespørsel utarbeide leveringsstatistikk og miljø-/relevant rapportering uten kostnad; møte ved behov.Kilde: Avtaledokumentet pkt. 10
• Underleverandører: bruk krever skriftlig samtykke på forhånd; leverandør ansvarlig overfor oppdragsgiver.Kilde: Avtaledokumentet pkt. 11
• Miljø- og menneskerettighetskrav: leverandør garanterer oppfyllelse av miljøkrav i hele avtaleperioden; skal ha rutiner for å redusere miljøbelastning og sikre at forbudte/ulovlige stoffer og konsentrasjoner ikke forekommer. På forespørsel dokumentere egenerklæringer om produksjon i tråd med internasjonale miljøkrav. Menneskeretter: etterleve grunnleggende krav; vedlegg E kontraktsvilkår nevnes.Kilde: Avtaledokumentet pkt. 13 og 12
• Kontroll og revisjon: oppdragsgiver har rett til revisjon/kontroll for å sikre etterlevelse av krav (inkl. leverandørkjede); leverandøren skal bidra.Kilde: Avtaledokumentet pkt. 14
• Misleghold og sanksjoner: tilbakeholde betaling, dagbøter ved forsinkelse og ved feil i bestillingssystem (EHF/punchout), prisavslag, avhjelp. Heving ved vesentlig misleghold; konkurs/insolvens og visse brudd anses alltid vesentlig.Kilde: Avtaledokumentet pkt. 15-16
• Informasjonssikkerhet og personvern: krav til tiltak etter personvernforordningen art. 32; databehandleravtale ved behandling av personopplysninger; begrensning for overføring utenfor EU/EØS uten skriftlig avtale.Kilde: Avtaledokumentet pkt. 17

• Den fullstendige teksten for enkelte punkter i avtaledokumentet (f.eks. eksakt leveringsfristsatser/krav i Vedlegg A eller Vedlegg C) er ikke inkludert i utdraget; kun rammebestemmelser og noen detaljer er synlige.
• Vedlegg A viser kravtabell (A1/A2/B) men konkrete dokumentasjonsvedlegg knyttet til hvert A1-krav utover 'stadfest' og enkelte eksempler er ikke fullt spesifisert i utdraget (f.eks. hva som kreves for 'servicegrad 95 %' utover stadfesting).
• Tildelingskriterienes detalj fremgår å være beskrevet i Vedlegg A, men selve koblingen mellom A2/B-krav og tildelingsscore er ikke fullt ut presentert i utdraget (kun generelt om evaluering).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg A (Krav nr. 8 – Vareprøvar) står at vareprøver kan føre til underkjenning av flere varer og at heile tilbodet kan bli avvist. Kan dere presisere hvilke terskler/uttalelser som utløser underkjenning, og om avvisning alltid vil gjelde «heile tilbodet» eller eventuelt avgrenset til varelinjer/varegruppe?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå risikonivået ved vareprøver (hva som faktisk kan medføre avvisning) før man priser og velger sortiment.

   Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, punkt 4.1 Varer (Krav nr. 8 Vareprøvar).

2. I Vedlegg A (Krav nr. 15 – Servicegrad) ber dere om en servicegrad på minimum 95 % for varer fra lager «i en normalsituasjon». Hva er deres definisjon av «normal situasjon» (f.eks. forventet ukevolum, sesongvariasjon, ferieperioder, antall samtidige avrop, maks restomfang), og hvordan vil dere måle/etterprøve servicegrad i praksis gjennom avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig definisjon av målegrunnlag kan gi feil forventning til lagerkapital og driftsopplegg.

   Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, punkt 4.4 Logistikk og transport (Krav nr. 15 Servicegrad).

3. I Vedlegg A (Krav nr. 16 – Prioritert kunde) står at Vestland fylkeskommune skal ha førsteprioritet ved vareknappheit. Kan dere presisere hvordan dette skal håndteres ved knapphet: (1) om dere forventer «cut-off» mot andre kunder/kanaler, (2) prioriteringsrekkefølge mellom klinikker/regioner, og (3) hvordan dette skal dokumenteres dersom dere etterspør avvik fra forventede leveringstider?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan påvirke leverandørens kapasitet, allokering og beredskapskostnader; leverandøren trenger praktiske føringer.

   Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, punkt 4.4 Logistikk og transport (Krav nr. 16 Prioritert kunde).

4. I Vedlegg A (Krav nr. 13 – Leveringstid) ber dere om leveringstid i antall verkedager til «alle klinikkar i Vestland fylke». Skal leveringstiden oppgis som én felles SLA for alle klinikker, eller kan dere angi ulike leveringstidsintervaller avhengig av leveringsgeografi/avstand? Dersom ulikheter er tillatt: hvilke regioner/soner (eller prinsipp) legger dere til grunn for sammenligning i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan leveringstid skal struktureres for å kunne prise og gi riktige forpliktelser.

   Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, punkt 4.4 Logistikk og transport (Krav nr. 13 Leveringstid).

5. I Avtaledokumentet punkt 5.2–5.3 (Leveringstider/Leveringsfrister) samt punkt 5.1 (Generelt) og Vedlegg A (Krav nr. 13) berører leveringsforpliktelser. Kan dere angi hvilken del som er «avtalte leveringstid» i de tilfellene der: (1) en vare ikke er på lager, (2) erstatningsprodukt tilbys, og (3) kunden først godkjenner erstatningsprodukt? Hva regnes som faktisk start/slutt for eventuelle misligholdssanksjoner (f.eks. dagbot)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare milepæler kan gi uforholdsmessig risiko for dagbøter og tvister.

   Kilde: Avtaledokument (rammeavtale), punkt 5 (Levering), samt Vedlegg A (Krav nr. 13 Leveringstid og Kva som er evaluert/forpliktet).

6. I Avtaledokumentet punkt 3–4 og vedlegg om ehandel: leverandøren skal levere punch-out og datakvalitet, og løsningen skal være klar senest 1 måned etter tildeling. Kan dere bekrefte (a) om dere kan stoppe bestillinger fram til løsningen er etablert og godkjent (slik det står), og (b) om 1-månedsfristen er en absolutt forpliktelse med konsekvenser ved forsinkelse, eller om oppdragsgiver uansett ikke vil bestille før godkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere oppstartskost/ressurser og risiko knyttet til integrasjon og test i ehandelsløpet.

   Kilde: Avtaledokumentet, punkt 4.1 Bestilling/Innkjøpssystem (punchout) samt avsnitt om «Løysinga skal vere levert ferdig seinast 1 månad etter tildeling…».

7. I Avtaledokumentet punkt 8.1–8.3 (Pris) står at prisene er faste første avtaleår, og at prisendringer kan skje via KPI, samt krav om vilkår for valutakurs/toll. Kan dere klargjøre hvordan dette håndteres for varer som ligger i «kantsortiment» (varer i katalog/punch-out men ikke i Vedlegg C) – er prisendringsmekanismer og dokumentasjonskrav de samme som for Vedlegg C-varene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisregulering og dokumentasjonsplikt påvirker leverandørens priskalkyle og margin over tid.

   Kilde: Avtaledokumentet, punkt 8.1–8.3 (Priser), særlig avsnitt om «kantsortiment» og prisregulering.

8. I Vedlegg A (Krav nr. 11 – Identifisering av høg-risiko produkt) ber dere leverandør merke høyrisiko-produkter i Vedlegg C basert på aktsomheitsvurderinger i tråd med åpenhetsloven. Kan dere presisere hva dere forventer i Vedlegg C: (1) om kun «markering/flagging» er nok, (2) om dere forventer liste over spesifikke produsentledd/land, og (3) om dere har en definisjonliste eller kriteriesett for hvilke varer dere anser som «høg-risiko»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilket detaljnivå som skal inn i prisskjemaet for å unngå feil utfylling og avvisningsrisiko.

   Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, punkt 4.2 Menneskerettar (Krav nr. 11 Identifisering av høg-risiko produkt).

9. I Avtaledokumentet punkt 6 (Kansellering/avbestilling) står at oppdragsgiver kan avbestille fram til faktisk levering, og at oppdragsgiver skal dekke dokumentert tap oppad begrenset til avtalt pris for leveransen. Kan dere angi hvordan «dokumentert tap» skal beregnes for dentale forbruksvarer (f.eks. innkjøpskost, produksjon, lagerkost, frakt, svinn), og hvilke dokumentasjonskrav dere normalt vil be om ved krav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise inn avbestillingsrisiko og vite hva som faktisk kan kreves refundert.

   Kilde: Avtaledokumentet, punkt 6 Kansellering, avbestilling og retur av varer (avsnitt om avbestilling og dokumentert tap).

10. I Avtaledokumentet punkt 9 (Fakturering) er det angitt krav om EHF og at avvik mellom ordre og faktura gir betaling som i ordren (pris). Kan dere bekrefte: (a) om leverandøren kan fakturere basert på EHF-ordrelinjer selv om punch-out/katalogen senere oppdateres, og (b) om dere forventer at kreditering brukes ved endringer i pris/leveringsstatus mellom ordre og faktisk levering?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger avklaring for å sikre korrekt faktureringsrutine og redusere retur-/avvikshendelser.

    Kilde: Avtaledokumentet, punkt 9.2 Fakturering og betalingsregler (avsnitt om avvik mellom ordrebeløp og faktura).