Fargestofflaser (PDL) til Hudavdelingen ved Helse Stavanger HF

Sykehusinnkjøp HF (avtaleforvalter) gjennomfører for Helse Stavanger HF en kjøpsavtale for 1 stk. fargestofflaser (PDL) til Hudavdelingen, inklusive sikkerhetsutstyr, nødvendige håndstykker og eventuell skanner. Det etableres også rammeavtale for utstyrsavhengig forbruksmateriell til laseren. Det tilbys opsjoner på service (inkl. servicekurs/e-læringsprogram) og andre livsløpskostnader. Makspris for investeringen er oppgitt til NOK 1.700.000 ekskl. mva, og tilbud over makspris skal avvises. Avtalene gjelder så lenge utstyret er i bruk hos Kunden.

• Tilbud/tilbudsbrev og øvrige konkurransevedlegg skal leveres i konkurransen (referert i konkurransegrunnlaget).Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3 (Krav til tilbudet) og oppført konkurransegrunnlag (Vedlegg 1-3)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

26.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtalegrunnlag/vederlag: Priser fremgår av Bilag 1 (Prisskjema); priser faste med unntak for prisjustering etter pkt. 4.2/5.2. Emballasje, faktureringskostnader, toll, skatter og avgifter er inkludert hvis ikke annet avtalt.Kilde: Kjøpsavtale, kap. 4.1-4.3; Rammeavtale, kap. 5.1-5.3
• Levering: DDP (Incoterms® 2020); risiko går over når varen er levert som avtalt. Leverandør varsler om tid/volum avvik og forsinkelse.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 2.1; Rammeavtale, punkt 3.1
• Leveringssted: Angitt i Bilag 4 (Leveringssteder) / avropet; ved manglende leveringssted leveres til Kundens forretningsadresse.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 2.2; Rammeavtale, punkt 3.2
• Merking/emballasje/retur: Følgeseddel/pakkseddel med spesifikke minimumsopplysninger; lot/batch/utløpsdato når mulig å skanne; kontrollrutiner hos leverandør.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 2.3; Rammeavtale, punkt 3.3
• Feilleveranser: Kunden kontrollerer ved mottak; feillevert vare returneres, og leverandør dekker omkostninger ved retur.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 2.4; Rammeavtale, punkt 3.4
• Tilbakekall: Leverandør varsler Avtaleforvalter uten ugrunnet opphold, følger lovpålagte krav, organiserer tiltak og bærer merkostnader inkl. destruksjon.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 2.5; Rammeavtale, punkt 3.5
• Kvalitetssikring: Leverandør ansvarlig for lovlig godkjenning og egnethet/kvalitet iht. konkurransedokumenter og avtalen; kvalitetssikringssystem for tidlig avviksavdekking.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 3.2.1; Rammeavtale, punkt 4.2.1
• Forsyningssikkerhet (rammeavtale): Leverandør skal ha vareforsyningsløsninger, beredskap/contingency og kan pålegges å legge frem planer/tiltak.Kilde: Rammeavtale, punkt 4.2.2
• Masterdata (rammeavtale): Leverandør utarbeider og distribuerer definerte masterdata på artikler; skal tilrettelegges for bruk i kundens systemer.Kilde: Rammeavtale, punkt 4.2.3
• Krav til returordning for emballasje: Leverandør skal være medlem i godkjent returordning (eller egen ordning) og dokumentasjon fremlegges på forespørsel.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 3.2.5; Rammeavtale, punkt 4.2.7
• Forsikring: Leverandør skal tegne og opprettholde tilstrekkelige forsikringer (ansvar/risiko). Attester fremlegges på forespørsel.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 3.2.6; Rammeavtale, punkt 4.2.8
• Opplæringsansvar: Leverandør skal gi nødvendig opplæring/veiledning iht. kravspesifikasjonen; møtevirksomhet etter kundens retningslinjer.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 3.2.7; Rammeavtale, punkt 4.2.9
• Samfunnsansvar/etisk handel: Etterlevelse av menneskerettigheter/arbeidstakerrettigheter, forebygging av helse- og miljøskadelige stoffer, krav til underleverandører; lønns- og arbeidsvilkår iht. forskrift; dokumentasjon på forespørsel.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 3.2.8 og tilhørende del; Rammeavtale, punkt 4.2.10
• Behandling av personopplysninger: Leverandør dataansvarlig/behandlingsansvarlig iht. avtalen og skal sikre informasjonssikkerhet; Kunden kan kreve dokumentasjon, stans og sletting ved tvil.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 3.2.9-3.2.10; Rammeavtale, punkt 4.2.11
• Internasjonale sanksjoner: Leverandør skal sikre at leverandør/UL ikke omfattes; varslingsplikt og dokumentasjon på forespørsel; manglende etterlevelse kan være vesentlig mislighold.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 3.2.10; Rammeavtale, punkt 4.2.13
• Revisjon: Kunden har rett til å revidere leverandørens systemer/rutiner/regnskaper/aktiviteter forbundet med leveransen; leverandør yter vederlagsfri assistanse.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 11.5; Rammeavtale, punkt 12.5
• Mislighold/tiltak ved mangel: Reklamasjon innen rimelig tid; kunden kan kreve utbedring/omlevering/prisavslag; utbedring for leverandørens regning; dekningskjøp og heving ved vesentlig mislighold.Kilde: Kjøpsavtale, kap. 8.1; Rammeavtale, kap. 9.1
• Forsinkelse og dagmulkt: Leverandør varsler og begrenser forsinkelse; Kunden kan kreve fastholdelse og dekningskjøp; dagmulkt beregnes per virkedag med 100 virkedagers maks (sats 0,2% i kjøpsavtalen, 0,25% i rammeavtalen).Kilde: Kjøpsavtale, punkt 8.2.6; Rammeavtale, punkt 9.2.6
• Utstyrskjøp (Bilag 9): Leverandør full ansvar for intern transport og inntransport til montasje/oppstillingssted; leveransen godkjennes når installasjon/igangkjøring/opplæring gjennomført og godkjenningsprotokoll signert. Prøveperiode 3 måneder, utbedring innen 15 arbeidsdager ved mangler påpekt ved godkjenning. Garantitid 24 måneder; service tilsvarende fullservice (servicenivå 2) i garantitiden.Kilde: Bilag 9 - Særlige bestemmelser for utstyrskjøp, punkt 2-5
• Utstyrskjøp (Bilag 9): Servicerapport elektronisk innen 3 dager etter servicebesøk, signeres av både kunde og leverandør.Kilde: Bilag 9, punkt 6.3
• Elektronisk samhandling: Leverandør skal elektronisk samhandle og levere elektronisk varekatalog; krav til katalogfelt (produktnavn, beskrivelse, bilder, UNSPSC m.m.) og meldingsutveksling (ordrebekreftelse innen 5 timer).Kilde: Bilag 7 – Elektronisk samhandlingsavtale, kap. 3 og 5

• Konkurransebestemmelser: Selve kvalifikasjonskravene (pkt. 4.1-4.3) og tildelingskriteriene/vektene (kap. 5) er ikke inkludert i utdraget, kun kapitteloverskrifter er synlige.
• I innleveringskrav-feltet er det bare referert til vedlegg/tilbudsbrev i konkurransegrunnlaget; ingen konkrete frister/dokumentasjonsformalia for tilbudsinnlevering er gjengitt i den mottatte teksten.
• For 'Tilbudskonferanse/tilbudsbefaring' og konkrete prosesskrav (dialog/forhandling) mangler detaljer i utdraget utover at det ikke avholdes tilbudskonferanse.
• For rammeavtalen og kjøpsavtalen er det mange kontraktskrav i bilagene; det er imidlertid ikke dokumentert hvilke konkrete deler som gjelder for henholdsvis kjøp vs. rammeavrop utover de bilagsmessige skillepunktene (utstyr vs. forbruksmateriell).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 2 – Kravspesifikasjon (arkfane 4. Produkt) ber vi om å få presisert hvilke konkrete evalueringsdelkrav som inngår i “Krav til funksjonalitet og brukervennlighet”, og hvordan disse delkravene vektes/poengsettes innenfor kriteriet Produkt (60 %).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingen avhenger av poenggiving per delkrav; uten full evalueringslogikk kan leverandøren risikere feil prioritering i dokumentasjonen.

   Kilde: Bilag 2 – Kravspesifikasjon (arkfane 4. Produkt) / kapittel 5. Tildelingskriterier og evaluering

2. I Bilag 2 – Kravspesifikasjon (arkfane 5. Leverandørtjenester) ber vi om å få oversikt over hvilke konkrete minstekrav/informasjonskrav som gir uttelling i “Krav til service og vedlikehold” og “Krav til leveringstid”, samt hva oppdragsgiver legger til grunn for evalueringen (f.eks. responstid, tilgjengelighet, dekning/region, planlagt vedlikehold, reservedeler, typisk leveransetid).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandørtjenester (10 %) kan påvirkes mye av dokumentasjon på servicenivå og leveringsopplysninger; leverandøren må forstå evalueringsgrunnlaget for å prise og beskrive riktig.

   Kilde: Bilag 2 – Kravspesifikasjon (arkfane 5. Leverandørtjenester) / kapittel 5. Tildelingskriterier og evaluering

3. Totalkostnad (30 %) beregnes etter “den forholdsmessige metoden” og inkluderer anskaffelseskostnad for hovedprodukt, opplæringskostnader, opsjon på service (kostnad beregnes for utstyrets levetid fratrukket garantitid) og opsjon på servicekurs. Kan oppdragsgiver bekrefte: (1) om “utstyrets levetid” er minimum 10 år (jf. Bilag 9) eller om det er en annen fastsatt levetid i beregningen, (2) hvilke kostnadskomponenter som inngår/ikke inngår i “opplæringskostnader” og (3) hvordan garantitiden trekkes fra i opsjonskostnaden (24 måneder) – og hvilken tidshorisont oppdragsgiver bruker i modellen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presis kostnadsmodell og tidshorisont er nødvendig for å beregne riktig totalkostnad og unngå regne-/prisingfeil.

   Kilde: Kapittel 5 – Tildelingskriterier og evaluering (Totalkostnad 30 %) / Bilag 9 (utstyrets levetid og garantitid)

4. I konkurransen oppgis at det gis opsjon på bl.a. service, servicekurs og e-læringsprogram samt “andre livsløpskostnader”. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke av disse opsjonene som faktisk skal prises inn i prisskjemaet for evaluering under Totalkostnad (og hvilke som evalueres med 0 %), og om oppdragsgiver krever separate priser (engang/år/time) eller andre prisstrukturer for hver opsjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjons- og prisstruktur påvirker både evaluering og leverandørens risiko/planlegging; leverandøren må vite hva som skal fylles ut og hvordan.

   Kilde: Kapittel 1 – Anskaffelsens formål og omfang / kapittel 5 – Tildelingskriterier og evaluering (opplysninger om opsjonsevaluering) / Bilag 1 – Prisskjema

5. Det fremgår at tilbud som overstiger makspris på investeringen NOK 1.700.000 ekskl. mva. for hovedprodukt vil bli avvist. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan denne maksprisen skal beregnes praktisk i prisskjemaet: gjelder NOK 1.700.000 kun selve hovedproduktet (utstyr + sikkerhetsutstyr + nødvendige håndstykker + eventuell skanner) eller inkluderes også andre linjer som ellers kan inngå i “anskaffelseskostnad”/levering/montering/opplæring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil inndeling mellom makspris og totalkostnad kan føre til avvisning selv om tilbudet ellers er gunstig.

   Kilde: Kapittel 1.3 / kapittel 1.4 (Oppdragsgivers forbehold om makspris) / kapittel 5 (Totalkostnad) / Bilag 1 – Prisskjema

6. I Bilag 9 – Særlige bestemmelser for utstyrskjøp står det at “prøveperiode på 3 måneder” starter etter at utstyret er godkjent (installert, igangkjørt, opplæring gjennomført, og godkjenningsprotokoll signert) og at mangler i prøveperioden skal utbedres. Kan oppdragsgiver utdype: (1) hva som anses som “stabil og tilfredsstillende drift” ved utgangen av prøveperioden, (2) om det finnes et maks antall/typer feil som kan tolereres, og (3) hvilke konsekvenser gjentakende feil får for beregning/forlengelse utover “utvides med 4 uker fra utbedringstidspunktet”?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstart og akseptkriterier påvirker fremdriftsrisiko, bemanningsplan og kostnadsstyring for utbedringer.

   Kilde: Bilag 9 – Levering, godkjenning og overtakelse (2.3 Prøveperiode og utbedring av mangler i prøveperioden) / 2.2 Godkjenning

7. Bilag 9 sier at “Garantitiden er 24 måneder” og at service i garantitiden skal ytes som “fullservice” (servicenivå 2) inkl. planlagt vedlikehold (PV) iht. servicemanual, samt garantisluttservice tidligst 2 måneder før utløp. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilket dokument/kapittel som angir konkrete omfang/frekvens for PV og garantisluttservice (dvs. referanse til Bilag 10 – Oversikt over servicenivåer), og om det er noen begrensninger (f.eks. antall besøk per år, travel time, forventet kundemedvirkning) som vi må ta hensyn til i opsjonsprising etter garantitid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå faktisk servicemengde og avgrensninger i “servicenivå 2” for å prise både garanti og ettergaranti korrekt.

   Kilde: Bilag 9 (5 Garanti og serviceytelser i garantitiden) / Bilag 10 – Oversikt over servicenivåer

8. Oppdragsgiver skriver at det ikke avholdes tilbudskonferanse, men at dialog kan foregå ved avklaringer/korrigeringer etter tilbudsfrist. Kan oppdragsgiver bekrefte om det vil gjennomføres avklaringer om pris (Totalkostnad/opsjoner) dersom prisskjema ikke er konsistent med bilag, eller om prisskjema da må rettes gjennom innsending av et nytt endelig tilbud før fristens utløp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis det oppstår feil/uklarheter i utfyllingen etter innlevering, må leverandøren vite prosedyren for å kunne rette uten å miste avvisningsrisiko.

   Kilde: Kapittel 2 – Regler for gjennomføring av anskaffelsen (dialog/avklaringer) / Kapittel 3.1 Innlevering av tilbud (systemet, endring)