Nasjonalt digitalt fagsystem for kirkelige aktiviteter - "Church Management System"

Anskaffelse av et «Church Management System» (fagsystem) for kirkelige aktiviteter. Formålet er å etablere en felles digital løsning som støtter planlegging, gjennomføring og oppfølging av dåp, konfirmasjon, vigsel og gravferd, digital påmelding/selvbetjening, frivillighet og medlemsoppfølging, samt gi styringsinformasjon og etterlevelse av lover. Prosjektet gjennomføres som konkurransepreget dialog (FOA del I og III) og reguleres av SSA‑L (Statens standardavtaler for løpende tjenestekjøp). Relasjonskontrakten/relasjonsstyring skal ferdigstilles i dialog og samarbeid etter at SSA‑L er inngått.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: bekreftelse på registrering i bransje-/foretaksregister i etableringslandet (6.3.1).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6.3.1
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell styrke til å oppfylle og gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskap (inkl. noter og styre-/revisjonsberetning) for tre siste avsluttede regnskapsår, herunder 2023–2025. Ved uferdiggjort årsregnskap for fjoråret: foreløpig årsregnskap. Ved behov: dokumentasjon av finansiell styrke på annen egnet måte; oppdragsgiver kan foreta kredittvurdering. Norske leverandører: oppdragsgiver henter reviderte årsregnskap fra Brønnøysundregisteret (6.3.2).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6.3.2
• Leverandøren skal ha erfaring fra relevante leveranser.

  Dokumentasjon: Oversikt over inntil 3 relevante leveranser de siste 3 årene. Hver referanse skal minst inneholde: oppdragsgiver, kort beskrivelse, tidspunkt, og omfang i beløp/time. Bruk vedlagt mal for referansebeskrivelser (Vedlegg 5) (6.3.3).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6.3.3
• Når leverandøren støtter seg på andre foretak for kvalifikasjonskrav, må det dokumenteres særskilt.

  Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring (Vedlegg 3) som tydeliggjør hvilke krav støttende foretak dekker; alle parter leverer komplett ESPD; selvstendig dokumentasjon for kravet om lovlig etablert foretak; samlet tilstrekkelig dokumentasjon for alle kvalifikasjonskrav. Støttende foretak skal også levere skatteattest hvis arbeid overstiger 500 000 ekskl. mva. (6.3.4).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6.3.4

• ESPD (elektronisk egenerklæringsskjema) skal leveres elektronisk, med samlet erklæring om oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.1 og 6.2
• Forespørsel om å delta skal inneholde: utfylt forespørselsskjema (Vedlegg 1), utfylt ESPD, evt. forpliktelseserklæring (Vedlegg 3), dokumentasjon på kvalifikasjonskrav (jf. pkt. 6.3) og skatteattest (pkt. 4).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2
• Skatteattest skal leveres ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel om å delta (også for støttende foretak over 500 000 ekskl. mva.).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4
• Forespørselsskjema (Vedlegg 1) skal være signert av bemyndiget person (aksepteres elektronisk signering eller skannet dokument med håndskrevet signatur).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3
• Tilbud (kun for inviterte) skal inneholde: utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 2), evt. avvik/forbehold (Vedlegg 4), utfylt Bilag 2 (beskrivelse av tjenesten/dokumentasjon for tildelingskriterier), utfylt Bilag 5 Vedlegg 1 (egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår), samt øvrige kontraktsdokumenter/bilag/vedlegg utfylt og levert som del av tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Relasjonskontrakten skal ferdigstilles i dialog og samarbeid etter inngåelse av SSA‑L og bygge på felles erfaringsgrunnlag; kontrakten skal være dynamisk i avtaleperioden (med oppstartsmøte initiert av kunden).Kilde: SSA‑L Bilag 1 – Vedlegg 1, innledning/framdrift
• Styring av relasjonen skal skje etter styringsstruktur i SSA‑L Bilag 1 Vedlegg 2 Relasjonsstyring (roller, møtefora, protokoll, eskalering).Kilde: SSA‑L Bilag 1 – Vedlegg 1, punkt A.5 og SSA‑L Bilag 1 – Vedlegg 2, B/C
• På hvert møte i møtefora skal det føres skriftlig protokoll som godkjennes av autoriserte representanter for begge parter.Kilde: SSA‑L Bilag 1 – Vedlegg 2, B.1.1
• Endringer i kontrakten kan håndteres uten ny konkurranse i henhold til forhåndsbestemte klausuler (tilleggsfunksjoner/-moduler, forlengelse, tilpasning av volum, supplerende bestillinger, uforutsette omstendigheter, små verdiendringer, ikke-vesentlige endringer).Kilde: SSA‑L Bilag 1 – Vedlegg 2, Endringshåndtering
• Kontraktsinngåelse: signering av Den norske kirkes databehandleravtaler er krav.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.3
• Kontraktsfeste av klima- og miljøkrav (minstekrav) i stedet for klima- og miljø som tildelingskriterium.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.2
• Aktsomhetsvurderinger og klima-/miljøhensyn: leverandør skal arbeide med metode for aktsomhetsvurderinger og ta klima-/miljøhensyn for å redusere negativt miljøfotavtrykk; reguleres i kontrakten (SSA‑L Bilag 7).Kilde: SSA‑L Bilag 1 Behovsbeskrivelse/krav, pkt. 4.5.9

• Dokumentutdraget inneholder ikke konkrete MÅ/BØR-krav utover enkelte funksjonelle krav (FK-01 til FK-37) før teksten stopper; øvrige krav (kvalitetskrav/integrasjoner/personvern/sikkerhet/arkitektur/drift) er ikke trukket ut.
• I relasjonsstyringsdokumentet er flere rammer og nivåer/møtefora markert som placeholder (f.eks. «[sett inn antall nivåer]», frekvens/rolle-/agendaoppsett), slik at eksakte krav ikke kan fastslås fra teksten.
• Tildelingskriterienes vekting (%) og eventuelle underkriterier er oppgitt som «vil bli oppgitt i invitasjonen», dermed ikke tilgjengelig i utdraget.
• Kontraktens konkrete krav til varighet/forlengelse, volum (±X %) og beløp (X/Y) er angitt som placeholder («[●]», «opptil X millioner»), derfor ikke spesifisert i teksten gitt.