Maritime Safety and Work boats

Forsvarsmateriell maritime kapasiteter benytter en veileder for kravstilling av teknisk dokumentasjon til maritimt materiell (5008). Dokumentet angir rammer for dokumentleveranse (nivåer), sikkerhetsgradering, identifikatorer, revisjonsstyring, struktur/bind/skip sbok-system, og krav til tekniske tegninger/elektronisk format samt kobling til SAP (primær dokument-ID, SAP DMS, metadata). I tillegg inneholder teksten et Letter of Tender-mal for anskaffelse 2026028839: Procurement of safety and work boats, der tilbyder bekrefter at tilbudet ikke har avvik og at tilbudet er gyldig i 4 måneder.

• Teknisk dokumentasjon skal gis en sikkerhetsgradering som står øverst og nederst på alle sider, og graderingsnivå skal samsvare med metadata i dokumentasjonshåndteringssystemet (unntak for COTS Ugradert; eventuelt krav om merking på selve dokumentet ved høyere grad enn Ugradert).Kilde: Kap. 2.2 Sikkerhetsgradering
• Krav til dokumentleveransen skal beskrives i kontrakten, og prosjektets krav skal baseres på NS 5820:1994, samt FMA-MAR-VEI010.V01, RUNA og DNV-CG-0550.Kilde: Kap. 2.3 Krav til dokumentleveransen
• All teknisk dokumentasjon som produseres for eller av FMA MARKAP skal identifiseres med en unik dokumentidentifikator (prosjektspesifikk eller leverandør-ID, evt. tildeling etter prosedyre FMA-MAR-PRO-049). Ved opprettelse i Forsvarets SAP skal dokumentidentifikator legges inn i feltet 'Primær dokument ID'.Kilde: Kap. 2.6 Dokumentidentifikator
• Leveranse skal være elektronisk for all teknisk dokumentasjon; papir kun dersom kontrakten krever det for aktuell teknisk dokumentasjon.Kilde: Kap. 'Elektronisk format' og Kap. 7 Nivå på dokumentasjonsleveranse
• Dokumentasjon skal leveres i henhold til ett av tre nivå: (1) PDF indeksert og tekst med full tekstsøk, (2) redigerbart format + PDF indeksert/tekst (med test/godkjenning av filformat før produksjon), (3) strukturert dokumentasjon i tråd med 1510, med kontakt til FMA MARKAP MTI ID-Sek.Kilde: Kap. 7 Nivå på dokumentasjonsleveranse
• FMA MARKAPs godkjenning: Indekser/detaljnivå/filstørrelse for nivå 1 skal presenteres; for nivå 2 skal filformat testes/godkjennes før informasjonsproduksjon og fillevering.Kilde: Kap. 7 Nivå på dokumentasjonsleveranse (Nivå 1 og 2)
• Informasjonstekniske leveranser skal beskrives i Information Management Plan (IMP) og identifiseres i informasjonsmatrisen; dokumentasjon skal sendes inn til godkjenning i god tid før leveransen for å sikre at endelig dokumentasjon leveres sammen med utstyret.Kilde: Kap. 9.2.4 Godkjenning av levert informasjon og Kap. 9 Informasjonssystemer
• Lasteark for metadata og knytninger: Teknisk dokumentasjon som skal driftes i SAP skal klargjøres for innlegging i SAP DMS; prosjektet skal i samarbeid med Informasjonsforvaltning- og digitaliseringsseksjonen enes om konsept, som kan innebære skreddersydd lasteark (FMA-MAR-DOK-026).Kilde: Kap. 9.3 Lasteark for metadata og knytninger
• Tegninger: Filformat, språk og design for tegninger skal oppfylle kravene (norsk eller engelsk; datafelt med revisjons-/dato-/dokument-ID-/tittel-/sidenummer; revisjonshistorikk; ingen elementer utenfor tegneramme/visning; redusert filstørrelse). Filformat og leverandørens standard for utforming/metadata skal godkjennes av FMA MARKAP før bruk i dokumentleveranser.Kilde: Kap. 6.2.1 Filformat, språk og design for tegninger
• Tegninger skal ha måleenheter i SI-enheter; fonttype/størrelse og layout/sideinndeling skal være iht krav, inkl. A4–A0 layout og at tekst skal være lett å lese/godkjent av FMA MARKAP for font og tekststørrelser.Kilde: Kap. 6.5 Måleenheter på tegninger og Kap. 2.12 Generelle layoutkrav
• Tegninger som leveres: Følgende tekst skal legges til: 'Tegninger og beregninger for den viste konstruksjonen, tilhører FMA MARKAP...' (eierskap/bruksvilkår for kopiering/bruk).Kilde: Kap. 6.3 Eierskap
• Dokumentasjon som er del av håndbøker: Tegninger skal leveres som separate filer knyttet mot fartøyets nedbrytningsstruktur; det skal opprettes koblinger i SAP fra håndbok til underliggende tegninger og legges standardtekst om hvor tegningen finnes med Primær dokument ID.Kilde: Kap. 6.7.6 Organisering av tegninger som er del av håndbøker
• Koordineringsmøte: Prosjektleder skal avholde minst ett koordineringsmøte med FMA MARKAP MTI ID-sek i forprosjektfasen der nivå for dokumentasjonsleveranse diskuteres.Kilde: Kap. 2.1 Koordineringsmøte ved kravstilling av teknisk dokumentasjon
• Skipsbok: Hvert fartøy skal ha individuell skipsbok; skipsboken skal oppdateres ved endringer i systemer/komponenter av slikt omfang at det fremkommer i skipsboken.Kilde: Kap. 'Skipsbok' (Generelt)
• Skipsbok del 2 skal inneholde testprosedyrer/-rapporter og sertifikater knyttet til relevante systemnivå via nedbrytingsstruktur (HAT/SAT/FAT/sertifikater), og endelige godkjente papirutgaver av HAT/SAT-rapporter skal føres opp i papirutgaven av skipsboken (dersom papir leveres etter kontrakt).Kilde: Kap. 3.3 Skipsbok del 2 (Generelt, HAT, SAT, FAT, Sertifikater)
• Sertifikater: Skipsbok del 2 'Sertifikater' skal inneholde alle påkrevde sertifikater (originale) i papirformat; elektronisk format skal være liste over sertifikattyper uten selve sertifikatene, med knytning til nedbrytningsstruktur via dokumentkort.Kilde: Kap. 3.3 Skipsbok del 2 (Sertifikater)
• Revisjon av teknisk dokumentasjon: Ved revisjoner/oppdateringer skal endringer integreres i eksisterende dokumentstruktur, helst med bevaring av dokumentets ID; relaterte dokumenter/tegninger skal kontrolleres for avvik og rettes opp.Kilde: Kap. 8.1 Følge eksisterende struktur

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Krav til dokumentleveransen skal beskrives i kontrakten.Kilde: Kap. 2.3 Krav til dokumentleveransen
• Papirleveranse kun dersom kontrakten krever det for aktuell teknisk dokumentasjon.Kilde: Kap. 7 Nivå på dokumentasjonsleveranse
• Kontrakten må definere om den tekniske dokumentasjonen skal oppdateres og restruktureres etter leveranse av materiell.Kilde: Kap. 8.2 Ansvar for oppdatering av dokumentasjon
• Vektoriseringsmetode og dataformatkrav for nivå/konvertering skal angis som del av leveringsomfanget i kontrakten (for nivå 2/vektorisering: detaljene beskrives i kontrakten).Kilde: Kap. 6.6.4 Konvertering og Kap. 6.6.3 Revisjon og dataformat for tegning (Nivåer/vektorisering omtalt)

• Kvalifikasjonskrav/tildelingskriterier er ikke oppgitt i den vedlagte teksten; den inneholder primært krav til teknisk dokumentasjon og en Letter of Tender-mal.
• Delvise krav kan være avhengige av kontraktens spesifikasjoner (f.eks. dataformat, omfang av vektorisering, og hvorvidt papir skal leveres).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I veileder for teknisk dokumentasjon (5008) fremgår det at «Krav til dokumentleveransen skal beskrives i kontrakten». Kan oppdragsgiver bekrefte hvor i konkurransegrunnlaget det er angitt hvilke dokumenttyper som konkret skal leveres i denne anskaffelsen (f.eks. skipsbok, systemhåndbok, teknisk håndbok, FAT/HAT/SAT og sertifikater), og evt. vise til eksakt vedlegg/kapittel/oppstilling som skal brukes for pris?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite nøyaktig hvilke dokumentpakker som inngår for å prise riktig omfang og ressursbruk.

   Kilde: Kapittel 2.3 «Krav til dokumentleveransen»

2. Hvordan skal sikkerhetsgradering etter NSM-veileder håndteres i praksis for teknisk dokumentasjon i denne anskaffelsen: Skal alle leveranser merkes på dokument (topp/nederst på alle sider) også for dokumentasjon knyttet til COTS som er vurdert som «Ugradert», og hvem bekrefter korrekt graderingsnivå mellom originaldokument og SAP DMS-metadata?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil gradering eller mismatch mellom dokument og metadata kan gi avvisning og kostbar omarbeid.

   Kilde: Kapittel 2.2 «Sikkerhetsgradering»

3. Veilederen angir «Nivå 1/2/3» for dokumentasjonsleveranse. Hvilket nivå (1, 2 eller 3) er kravsatt i kontrakten/ordre for denne anskaffelsen for henholdsvis (i) tekniske håndbøker, (ii) systemhåndbok, (iii) skipsbok, og (iv) tekniske tegninger? Oppgi gjerne per dokumenttype og format (PDF/redigerbart/strukturert) og om papir også kreves.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Valgt nivå styrer både leveransemetode, test/konvertering og kost; det må avklares før tilbud.

   Kilde: Kapittel 7 «Nivå på dokumentasjonsleveranse»

4. Ved krav om tegninger fremgår det at filformat og leverandørens standard for utforming (inkl. metadatafelt) skal godkjennes av FMA MARKAP før leveranse. Hva er konkrete aksepterte filformater og metadata-oppsett (for eksempel for revisjonsfelt, tegningsdatafelt, språk og designstandard), og finnes det en mal/standard som leverandøren skal benytte (eventuelt referanse til prosedyrer/vedlegg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige filformat- og malkrav kan medføre rework og forsinkelser.

   Kilde: Kapittel 6 «Tekniske tegninger», særlig 6.2.1 «Filformat, språk og design» og 6.6 «Layout, format og metadata»

5. Det står at revisjoner for tegninger skal gjøres elektronisk og at «Tegninger … skal skannes med en oppløsning på minimum 400 DPI» ved oppdatering/revisjon av papirtegninger. I denne anskaffelsen: Er det forutsatt at leverandøren leverer eksisterende papirbaserte tegninger som skal skannes, eller skal alt produseres digitalt fra start? Hvordan vil oppdragsgiver avgjøre om kravet til skanning/Nivå 1 (raster) gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Skanning vs. digital produksjon påvirker både tidsplan og kost betydelig.

   Kilde: Kapittel 6.6.4 «Konvertering» og kapittel «Revisjon og dataformat for tegning» (Nivå 1 Raster)

6. Veilederen beskriver at tegningsvektorisering «Vektorfilformatet … verifiseres og godkjennes før produksjonen av tegninger startes» og at «Vektoriseringsmetoden … skal defineres … i kontrakten». Kan oppdragsgiver utdype hvilken vektoriseringsmetode og hvilket vektorfilformat som er kravsatt (inkl. eventuelle begrensninger for hvilke tegningstyper som må vektoriseres), og hvordan leverandøren skal dokumentere at dette er verifisert/godkjent?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite forventet produksjonsløype og godkjenningsprosess før oppstart av tegninger.

   Kilde: Kapittel 6.6 «Layout, format og metadata for tekniske tegninger» (avsnitt om «Nivå 2 – Tegningsvektorisering»)

7. HAT/SAT/FAT-delene i skipsboken beskrives som «lister … uten dokumentene i seg selv», der dokumentene knyttes til relevant nivå i nedbrytingsstrukturen. Hvilket detaljnivå forventes i listene (hvor mange dokumentkort/linjer per system/komponent), og hvilke testprosedyrer/rapporter/sertifikater er konkrete krav for denne anskaffelsen? Hvis dette er prosjekt- og fartøyspesifikt: hvem fastsetter nedbrytingsstrukturen og hvilke systemer som inngår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Detaljnivå og testomfang påvirker både dokumentproduksjon og koblingsarbeid i SAP.

   Kilde: Kapittel 3.3 «Skipsbok del 2» (Kaiprøver/HAT, Sjøprøver/SAT, Fabrikktester/FAT) og kapittel 2.4–2.5 om identifisering/knytning

8. Veilederen forutsetter at «Alle dokumenter skal … være samsvar mellom graderingsnivå … og metadata i dokumentasjonshåndteringssystemet», og at det skal lages «knytninger» og lastesark for SAP DMS (FMA-MAR-DOK-026). Hvilket SAP- og DMS-kontoplass/ID-flytscenario skal leverandøren forholde seg til i denne anskaffelsen (for eksempel krav til «Primær dokument ID» og hvilke metadatafelt som må fylles ut), og vil oppdragsgiver levere et ferdig lastesark/konsept eller gjøre dette i et eget samarbeid i oppstartsmøte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Metadata/knytninger er ofte største kilde til integrasjonsrisiko og må avklares før tilbud for å unngå feil i leveranselevering.

   Kilde: Kapittel 2.2 «Sikkerhetsgradering», kapittel 2.5 «Knytning av dokumentasjon» og kapittel 9.3 «Lasteark for metadata og knytninger»

9. Det fremgår at «Prosjektleder skal avholde minst ett koordineringsmøte … under forprosjektfasen» og at nivå for dokumentasjonsleveranse skal diskuteres i møtet. Hvilken dato/format har dette koordineringsmøtet i denne anskaffelsen, og vil leverandøren få tilgang til revisjonsdatoer, endelig nedbrytingsstruktur, og kravspesifikke maler (FMA-MAR-DOK-019/-028/-038/-034 osv.) før tilbudsfrist?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om sentrale krav/rammer kan avklares før man kalkulerer tilbud, eller om det forventes endringer etter tildeling.

   Kilde: Kapittel 2.1 «Koordineringsmøte ved kravstilling av teknisk dokumentasjon»