Matvarer storhusholdning Valdreskommunene

Rammeavtale for levering av matvarer storhusholdning (ca 80 % av behov) for Valdreskommunene (Nord-Aurdal, Sør-Aurdal, Øystre Slidre, Vestre Slidre, Vang, Etnedal). Omfatter flere varegrupper (kolonial-/dagligvarer, brød/bakevarer, kjøtt/fjørfe/egg, fisk/fiskeprodukter, meieriprodukter, frukt/grønt/poteter). Tildeling skjer per varegruppe etter best forhold mellom pris (30 %) og kvalitet (70 %) med underkriterier. Avtaleperiode 2 år med opsjon for forlengelse opp til maks 4 år; prøvetid 6 måneder (kan forlenges 3 md.). Operativ avtale tidligst 1.10.2026. Tilbud leveres elektronisk via EU-supply (KGV light).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register eller handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskap: Firmaattest. Utenlandske selskap: dokumentasjon på registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten. (innleveres kun av innstilt tilbyder)

  Kilde: Punkt 4.2 (Opplysninger om og dokumentasjon av foretaksregistrering)
• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatte- og merverdiavgiftsattest, ikke eldre enn 6 måneder. Utenlandske leverandører: tilsvarende attester. (innleveres senere kun av innstilt tilbyder)

  Kilde: Punkt 4.3 (Obligatoriske krav)
• Leverandøren må ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. God soliditet, likviditet og betalingsevne; og/eller kredittverdighet uten sikkerhetsstillelse.

  Dokumentasjon: Kort utdrag av årsregnskap og revisjonsrapport for siste 2 år (nøkkeltall). Kredittverdighet (evt kredittvurdering kan bli krevd/innhentet). Opplysninger om gjeldsforhandling/konkurs/avvikling mv. Ansvarsforsikring: ansvarsforsikringsbevis. (innleveres senere kun av innstilt tilbyder)

  Kilde: Punkt 4.4 (Krav til økonomisk og finansiell stilling)
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag (levering av etterspurte produkter til større virksomheter/kommuner) siste 3 år.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av viktigste sammenlignbare leveranser siste 3 år: verdi, tidspunkt, mottaker (navn/telefon/e-post), kort beskrivelse av leveransene/kompleksitet/ressursbruk. (innleveres senere kun av innstilt tilbyder)

  Kilde: Punkt 4.5 (Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikrings-/styringssystem for ytelsene.

  Dokumentasjon: Kort redegjørelse for kvalitetssikrings-/styringssystem og kvalitetshåndbok, dokumentert med kopi av innholdsfortegnelse og/eller systemsertifikat (ISO 9001 eller tilsvarende). Egenerklæring om produkter mv (vedlegg 3) og HACCP (vedlegg 4) (innlevert senere kun av innstilt tilbyder).

  Kilde: Punkt 4.5
• Leverandøren skal ha et system for miljøledelse.

  Dokumentasjon: ESPD-egenerklæring. Redegjørelse for miljøledelsesarbeid (EMAS eller tilsvarende; eller sertifisering som ISO 14001/Miljøfyrtårn el. tilsvarende) og kopi av systemsertifikat dersom miljøsertifisert. (innleveres senere kun av innstilt tilbyder)

  Kilde: Punkt 4.5
• Krav ved bruk av underleverandører/samarbeidspartnere/støtte fra andre for kvalifikasjonskrav (økonomi og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner).

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD for hver underleverandør/samarbeidspartner som støtter. Signert forpliktelseserklæring/samarbeidsavtale (vedlegg 7) med bekreftelse av rådighet over nødvendige ressurser. Innleveres sammen med tilbudet innen tilbudsfristen. Fellesskap: tilsvarende dokumentasjon for hver deltaker.

  Kilde: Punkt 4.6

• Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et fullstendig og sammenhengende tilbudsbrev, datert, underskrevet og stemplet med firmanavn.Kilde: Punkt 5.1 nr. 2 (Tilbudets utforming og levering)
• Tilbud skal leveres elektronisk via EU-supply, KGV light, og tilbyder må registrere seg i systemet.Kilde: Punkt 5.1 nr. 4
• Tilbud skal utformes på norsk; eventuell oversettelse til andre språk bekostes av leverandør.Kilde: Punkt 5.1 nr. 3
• Tilbuds-/prisskjema (vedlegg 1) skal fylles ut i utfylt stand: pris-/avtalelister per varegruppe, datert, stemplet og underskrevet; eventuelle avvik må beskrives og merkes.Kilde: Punkt 5.4 og 5.6
• Komplett vare-/produkt-/sortimentsliste for tilbyders totale sortiment for aktuell(e) varegruppe(r), inkludert både produkter i pris-/avtalelisten og øvrig sortiment (én samlet liste per varegruppe/undergruppe).Kilde: Punkt 5.4 (samt henvisninger til 3.1.1.4 og 7.2)
• Innen tilbudsfristen: ESPD-skjema skal fylles ut og leveres sammen med tilbudet (digitalt) for tilbyder; separate ESPD-er ved felles tilbud og for underleverandører etter relevant støtte.Kilde: Punkt 4.1.1
• Eventuelle varer/prisskjema-elementer må være komplett; ikke leverte/uteglemte enkeltartikler kan prises etter worst case-metodikk (høyeste pris + 15 %).Kilde: Punkt 5.4
• Legg ved/tilgjengeliggjør vare- og prislister samt rabattlister for hele sortimentet i etterspurte vare-/undergrupper (også øvrig sortiment), jf vedlegg 1-arkene.Kilde: Vedlegg 1 (beskrivelser i arktitler for varegrupper)
• Tilbudsbrev/vedlegg: besvare temaer i bestemt rekkefølge (a–t), herunder produkter/produktkvalitet, salgs-/serviceapparat, implementering, bestilling/levering, e-handel, logistikk/frakt/kjøretøy (miljø), lager, retur/restordre, kvalitetssystem, miljøpolicy/sertifisering, emballering/returemballasje.Kilde: Punkt 5.1 nr. 7 (a–t-liste)
• Demo/brukertilgang til netthandel/web-shop: beskriv og dokumenter og gi tilgang til DEMO-bruker.Kilde: Punkt 7.2 (Bestillings-/leveringsløsning; 'Brukertilgang (Demo)')
• Kjøretøyskjema (vedlegg 8) skal fylles ut og legges ved; opplysning om kjøretøy og drivstoff/energi (vektlegges i tildeling).Kilde: Punkt 3.3.5 og 7.2 (Transport)
• E-handel/netthandel: tilbyderen skal beskrive mulighet for elektronisk tilgang til kun dedikert liste i KUN/netthandel (spørsmål besvares i tilbudet).Kilde: Punkt 3.6

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

10.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Prøvetid 6 måneder fra avtaledato; kan forlenges 3 måneder. Oppdragsgiver kan bytte leverandør i aktuell varegruppe(r) ved manglende oppfyllelse i prøvetiden.Kilde: Punkt 1.3
• Avtaleperiode 2 år fra avtaleinngåelse med ensidig opsjon på forlengelse i inntil 1+1 år (maks 4 år totalt).Kilde: Punkt 1.3
• Prisendringer: varsling minst én måned før 1. februar og 1. juli; prisendringer kan gjøres etter indeks/tilsvarende og forutsetter at oppdaterte prislister godkjennes/registreres hos oppdragsgiver. Pris ved levering og fakturering skal være identisk med bestilling/ siste godkjente prisliste.Kilde: Punkt 3.1.4
• Erstatningsvarer: ved utgått produkt eller manglende skaffbarhet skal erstatning ha tilsvarende eller bedre kvalitet til samme/lavere pris per måleenhet og godkjennes.Kilde: Punkt 3.1.4
• Utskifting/erstatning ved manglende tilfredsstillende produkt etter bruk skal skje til samme pris eller bedre og godkjennes.Kilde: Punkt 3.2.0 (Generelle krav til produktene mv)
• Fryse-/kjølevarer: ubrutt fryse- og kjølekjede.Kilde: Punkt 3.2.0
• Merking og dokumentasjon: produkter skal merkes/emballeres iht forskrifter; varedeklarasjon med primært norsk tekst og minst krav til produktdata (varenummer, varenavn/produksjonssted/land, ingrediensliste, allergener, oppbevaringskrav, holdbarhetsinformasjon der relevant, tilberedningsanvisning der relevant).Kilde: Punkt 3.2.0
• Sporbarhet og tilbakekalling: leverandør skal ha system for sporbarhet per bestiller/leveringssted og varsle uten ugrunnet opphold ved tilbakekalling; mulig kontrollstikkprøve; dokumenterte kontrollrutiner.Kilde: Punkt 3.2.0
• Produktdata digitalt: leverandør skal ha oppdaterte opplysninger om ingrediensliste og allergener i digitalt format tilgjengelig for kunden.Kilde: Punkt 3.2.0
• Matinfo/tilsvarende: alle produkter må være registrert på matinfo.no eller tilsvarende, og leverandøren må kunne levere elektroniske filer (CSV) for systemer som Embla/NUTSHELL.Kilde: Punkt 3.2.2
• Fakturering: elektronisk faktura i EHF-format (Visma), faktura per bestilling eller månedlig samlet etter oppdragsgivers ønske; ingen faktura-/leveringsgebyrer; betalingsbetingelser 30 dager netto.Kilde: Punkt 3.5
• Transportmiljø: alle kjøretøy som benyttes skal minimum ha euroklasse 6/VI; el/hydrogen oppfyller kravet. Kjøretøy skal rapporteres/brukes iht tilbudt kjøretøyskjema; avvik følges opp.Kilde: Punkt 3.3.5 og punkt 7.2 (Oppfølging nevnt i kap. 8)

• Omfang/volum for avtalen er angitt overordnet (ca 80 % av behov, antatt leverandører per varegruppe), men eksakte volum/avrop per sted fremgår ikke i utdraget (forutsetter vedlegg 2/avtalevilkår).
• Tekniske/operasjonelle krav i punkt 3.2 og 3.7 er delvis overfladisk/ikke full spesifisering i utdraget (flere 'beskriv/dokumentér' og 'si noe om').
• Avvisningskonsekvenser ved avvik er beskrevet kvalitativt (vesentlig/mindre vesentlig), men terskler/metode for avvisning er ikke fullt ut detaljert i utdraget.
• Tildelingsmodell: evalueringsmetode og poenggivning er beskrevet generelt, men detaljer om underkriterier/poengskala for 'Produktkvalitet' og 'Forsyningssikkerhet' kan kreve øvrig dokumentasjon/vedlegg (ikke vedlagt her).
• Vedlegg 1-Excelutdraget viser produktlinjer uten utfylte prisfelter (0), så konkrete priskrav/justeringer verifiseres ikke fra utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan avvik fra «minstekrav/skal-krav» vurderes i praksis, herunder hvilke typer avvik som typisk kan gi avvisning (f.eks. holdbarhet, merking/datapunkter, pakningsstørrelse, ubrutt kjølekjede) versus hvilke avvik som normalt kan håndteres som mindre avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå risikoen for avvisning knyttet til tverrfaglige kvalitetskrav i denne konkurransen (særlig punkt 3.1 og 3.2), slik at tilbudet kan spisses riktig.

   Kilde: Punkt 3.1 og 3.2 (særlig omtalen av avvik/skal-krav og krav til produkt-/tjenestekvalitet).

2. I punkt 3.1.1.2 står det at avvik på pakningsstørrelse/omregning kan medføre avvisning dersom pris/volum/enheter ikke omregnes riktig. Kan oppdragsgiver gi en konkret eksempelmal/formel for omregning slik at sammenligning mellom tilbydere blir «direkte» (f.eks. hva som skal ligge i «totalsumkolonnen» og hvilken enhetspris som skal brukes når nærmeste sammenlignbare størrelse tilbys)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisning pga feil prising/omregning trenger leverandøren en operasjonaliserbar fremgangsmåte for Excel-prisskjemaet.

   Kilde: Punkt 3.1.1.2 og 5.4 (omregning/omregningskrav ved avvik i pakningsstørrelse og utfylling av prisskjema).

3. Oppdragsgiver ber i punkt 3.1.1.4 om at det innen tilbudsfristen skal legges ved/vises komplett vare-/pris-/rabattliste og at rabattsats skal være «fast i hele avtaleperioden». Kan oppdragsgiver presisere hvilket pris-/rabattsatt-selvstyre som faktisk gjelder for: (1) primærsortiment (rabattsats pr varelinje), (2) øvrig sortiment (tilsvarende vare/gruppe eller gjennomsnitt), og (3) erstatnings-/nye varer ved endringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise riktig og sikre at avtalt rabattsatslogikk kan etterleves ved erstatningsvarer, nye varer og vedlikehold av prislister.

   Kilde: Punkt 3.1.1.4 (priser og rabattsats) samt punkt 3.1.1.4–3.1.4 (erstatningsvarer/nye varer/erstatningslogikk).

4. I punkt 3.1.4 beskrives prisendringer (1. februar og 1. juli) og at prisendring må varsles minst én måned før. Kan oppdragsgiver bekrefte: (a) om prisendringer alltid skal knyttes til de oppgitte prisindeksalternativene, (b) hva som er «beste alternativ» i praksis, og (c) om det finnes tak/krav til dokumentasjon utover at kostpriser må kunne dokumenteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisendringsmekanismen påvirker både tilbudt konkurranseevne og leverandørens administrative kostnader/risiko gjennom hele avtalen.

   Kilde: Punkt 3.1.4 (Prisregulering Vareendringer mm).

5. Angående elektronisk bestilling/e-handel: I punkt 3.6 spørres det spesifikt om leverandøren kan gi oppdragsgiver tilgang kun til en dedikert liste (kun pris-/avtalelisten) og om avtalens artikler kan merkes særskilt. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som skal leveres i demo (f.eks. skjermbilder, lenke til demo-bruker, omfang av artikler som skal kunne søkes/avropes) og hvilke krav som gjelder for tilgangsfiltrering (real-time vs periodisk)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet Bestillings-/leveringsløsning samt krav om brukertilgang (demo) gjør det viktig å avklare forventet leveranse fra leverandøren i demo og teknisk løsning for tilgang/markering.

   Kilde: Punkt 3.6 og 7.2 (E-handelssystem/netthandel og «Brukertilgang (Demo)», samt bestillings-/leveringsløsning som evalueringskriterium).

6. Kriteriet «Leveringsfrekvens, leveringstider/-tidspunkt, leveringsvilkår og leveringssikkerhet» (punkt 7.2) måles bl.a. mot besvarelse av leveringsrutiner. Kan oppdragsgiver bekrefte om evalueringen premierer: (1) korteste leveringstid fra bestilling, (2) fast leveringsdag/fast tidsvinduer, (3) evne til ad-hoc/ekstra leveranser, eller (4) dokumentert leveringsscore/historikk (evt hvilken type dokumentasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke parametere som faktisk gir utslag i poeng/karakter for å kunne prise og organisere logistikken riktig.

   Kilde: Punkt 3.4 og 7.2 (Leveringsdag/-tid/-sted samt underkriterier under «Bestillings-/leveringsløsning»).

7. I punkt 3.7 forventes levering «innen 1 uke» (og rutiner ved særskilte behov). Kan oppdragsgiver beskrive: (a) hvordan avrop normalt gjøres (f.eks. cut-off-tid, bestillingskanal), og (b) hvilke typer ordre som forventes å kreve forhåndsbestilling/særskilte rutiner (f.eks. spesialkost, ferskvare, sesong), samt hvilke SLA-krav som gjelder for slike ordre?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten SLA/forventningsbilde kan leverandøren enten bli over- eller underbemannet og risikere kontraktsbrudd i prøvetid/mislighold.

   Kilde: Punkt 3.7 og 6.8/6.5 (rammeavtalevilkår om leveringstidspunkt og prioritet ved vareknapphet, samt forventning om levering innen 1 uke).

8. Kriteriet «Transport» (punkt 7.2) vektlegger utfylling av kjøretøyskjema (vedlegg 8) og euroklasse/energikilde (el/biogass/hydrogen gir 10 poeng). Kan oppdragsgiver presisere: (a) om poeng gis per faktisk bil som kan dokumenteres ved leveranser, eller per planlagt bil, (b) hvordan midlertidige omstendigheter håndteres (f.eks. reservebil ved havari), og (c) om ekstern transportør kan brukes og hvordan dette skal beskrives i kjøretøyskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Poenggrunnlaget for transport påvirkes av tolkning av «hva som faktisk brukes» og håndtering av avvik; dette er potensielt kontraktsrisiko i etterkontroll.

   Kilde: Punkt 7.2 (Transport) og punkt 8 (avtalemessig oppfølging/avvik om kjøretøy som tilbys/benyttes), samt punkt 3.7 og vedlegg 8 (kjøretøyskjema).

9. I avtalevilkårene (vedlegg 6) står det blant annet at kjøper kan si opp avtalen med umiddelbar virkning i prøvetiden ved at leveranser «ikke svarer til tilbudet» (punkt 3). Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke objektive forhold som typisk utløser slik umiddelbar oppsigelse (f.eks. gjentatte avvik i leveringstid, manglende produktkvalitet, uteblitt sporbarhetsrutine, brudd på ubrutt kjølekjede), og hvordan dette måles/konstateres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne vurdere prøvetidsrisiko og etablere kontrollrutiner som faktisk samsvarer med oppdragsgivers terskler for «ikke svarer til tilbudet».

   Kilde: Vedlegg 6 punkt 3 (Prøvetid) og punkt 6–8 (levering, kvalitet og mangler/ansvar).