Ospars Region 1 - forslag til inndeling av subregioner

Ospars Region 1 (“Arctic”) er en stor region som omtales som grovmasket. Miljødirektoratet har behov for faglig funderte forslag til inndeling av region 1 i mindre “assessment units” (vurderingsenheter) for å beskrive miljøforhold og -tilstand mer presist for utvalgte OSPAR-indikatorer. Leveransen skal være på engelsk og leveres i kvalitetssikret utkast innen 02.11.2026 og endelig leveranse innen 30.11.2026. Leveransen skal kunne brukes i videre diskusjon i Norge og relevante etater/naboland samt i Ospar arbeidsgrupper.

• Skatteattest: norske leverandører skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest, ikke eldre enn 6 måneder.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1 Skatteattest
• Leverandøren skal være lovlig etablert foretak (firmaattest/registrering).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i bransje-/foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 Andre kvalifikasjonskrav
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet til å gjennomføre oppdraget ved uforutsette hendelser (f.eks. sykdom).

  Dokumentasjon: Redegjørelse for arbeidsstyrke innen relevante fagområder og kapasitet til å gjennomføre oppdraget ved uforutsette hendelser.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 Andre kvalifikasjonskrav

• Tilbud skal leveres i elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.1 Innlevering av tilbud
• Ingen adgang til å levere tilbud per e-post eller post.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal utformes med disposisjon: (1) signert og utfylt tilbudsbrev, (2) dokumentasjon for kvalifikasjonskrav, (3) dokumentasjon for evaluering av tildelingskriterier, (4) leverandørens løsningsspesifikasjon.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.2 Tilbudets utforming
• Tilbud kan leveres i sladdet versjon; taushetspliktige opplysninger skal da sladdes og skjema for taushetspliktige opplysninger fylles ut og leveres sammen med tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.2 Tilbudets utforming (Sladdet tilbud)
• Eventuelle forbehold/avvik skal klart fremgå, være presise/entydige og tas inn i tilbudsbrevet, med angivelse av konsekvenser for ytelse, pris eller andre forhold.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.2 Tilbudets utforming (Forbehold og avvik)
• Vedlegg til tilbudsinnlevering skal følge tildelingskriterienes dokumentasjonskrav, herunder CV for nøkkelpersoner (og for underleverandører).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 Tildelingskriterier (Kompetanse/erfaring)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Oppdraget skal gjennomføres i samsvar med fremdriftsplanen i bilag 3; oppstart 31.08.2026, kvalitetssikret utkast 02.11.2026, kontraktens utløp 30.11.2026 (tentativ fremdriftsplan kan justeres før inngåelse).Kilde: Utkast til kontrakt (SSA-F) pkt. 1.4 og bilag 3
• Nøkkelpersonell skal fremgå av bilag 4; skifte av nøkkelpersonell hos oppdragstaker må godkjennes av oppdragsgiver (kan ikke nektes uten saklig grunn).Kilde: Utkast til kontrakt SSA-F pkt. 1.6 og bilag 4
• Forskningsetikk og akademisk frihet: oppdraget skal gjennomføres i tråd med god vitenskapelig praksis; oppdragstaker kan ikke pålegges en bestemt konklusjon innenfor avtalt emne/metode.Kilde: Utkast til kontrakt SSA-F pkt. 3.1
• Taushetsplikt og behandling av konfidensielle opplysninger; taushetsplikt gjelder også etter opphør (opphører etter 5 år etter leveringsdag, med mindre lov/forskrift).Kilde: Utkast til kontrakt SSA-F pkt. 3.4
• Oppdragsgiver skal offentliggjøre resultatene; hvis ikke innen 6 uker etter overlevering, kan oppdragstaker offentliggjøre (med regler om eventuell utsatt offentliggjøring og patentsøknad).Kilde: Utkast til kontrakt SSA-F pkt. 5.3
• Løsnings-/resultatansvar: oppdragstaker skal levere et selvstendig sluttresultat (oppdraget er forsknings- og utredningsoppdrag).Kilde: Utkast til kontrakt SSA-F pkt. 1.1
• Vederlag: pris oppgis som pris per time (eks. mva) og innen øvre økonomisk ramme; reise/diett og utlegg dekkes kun hvis avtalt. Løpende timer krever varsel ved overskridelse >5 %.Kilde: Utkast til kontrakt SSA-F pkt. 4.1 og bilag 5
• Fakturering: EHF-faktura; betaling 30 dager; krav til merking med avtalenummer i ‘Deres ref.’; manglende oppfyllelse kan gi at oppdragsgiver holder tilbake betaling.Kilde: Utkast til kontrakt SSA-F pkt. 4.2 og bilag 5
• Underleverandører: bruk/utskifting må godkjennes skriftlig av oppdragsgiver; godkjente underleverandører angis i bilag 4 og taushetsplikt skal pålegges.Kilde: Utkast til kontrakt SSA-F pkt. 3.7 og pkt. 3.4
• Informasjonssikkerhet og personvern: oppdragstaker skal iverksette forholdsmessige tiltak; databehandleravtale (bilag 8) skal inngås før behandling av personopplysninger.Kilde: Utkast til kontrakt SSA-F pkt. 3.11.1 og 3.11.2

• Dokumentteksten oppgir ikke vekt-tall for tildelingskriterier; det står kun at kriteriene vurderes i prioritert rekkefølge.
• Omfang/estimert antall timer og øvre økonomisk ramme er ikke konkret tallfestet i utdraget (bilag 5 viser plassholdere).
• Krav/innhold i ‘kundens beskrivelse’ (bilag 1 prosjektbeskrivelse utover generell del) og ‘løsningsspesifikasjon’ (bilag 2) er ikke fullstendig gjengitt, utover den vedlagte prosjektbeskrivelsen.
• Eventuelle spesifikke krav til dagbøter knyttet til milepæler fremgår ikke i konkurransegrunnlagsteksten; SSA-F viser at dette kan være avtalt i bilag 3/5, men uten konkrete tall i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 3 (Prosjekt- og fremdriftsplan) står at leveransen består av et «kvalitetssikret utkast» innen 02.11.2026 og endelig leveranse 30.11.2026. Hva er forventet innhold/format for (i) kvalitetssikret utkast og (ii) endelig leveranse, og om det skal leveres med bestemte vedlegg (f.eks. geografiske skisser, metode-/begrunnelsesnotat, tabeller/figurer), og i hvilket språkformat (engelsk hvordan)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og planlegge riktig må leverandøren forstå hva som faktisk skal leveres på hver milepæl, ikke bare at det er et utkast og en endelig versjon.

   Kilde: Bilag 3 (Prosjekt- og fremdriftsplan) og prosjektbeskrivelse (frist/leveranser)

2. Prosjektbeskrivelsen sier at leveransen skal være på engelsk og at det «er ønskelig» å vurdere minst én indikator fra hver av tabell 2–5, men at det ikke er nødvendig å dekke alle indikatorer. Kan oppdragsgiver bekrefte om kravet til minimum én indikator per tabell er en absolutt del av oppdraget (tillagt forventningsverdi), eller en rådgivende anbefaling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker omfang, ressursbruk og hvordan tilbudet bør vektes mot tildelingskriteriet «Løsningsforslag/Oppdragsforståelse».

   Kilde: Prosjektbeskrivelse (Oppdragsbeskrivelse)

3. Prosjektbeskrivelsen oppgir at vurderingsenhetene (assessment units) skal være «faglig funderte» og «beskrive fordeler og eventuelle ulemper». Hvilken forventet dybde ligger i dette (f.eks. 1–2 sider per alternativ vurderingsenhet, eller mer omfattende diskusjon), og forventes det å beskrive kriterier for avgrensning (geografi/datagrunnlag/metode) som en egen del?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjøring av forventet analyse-/dokumentasjonsnivå er nødvendig for riktig tilbudspris og ressursallokering.

   Kilde: Prosjektbeskrivelse (Oppdragsbeskrivelse)

4. I prosjektbeskrivelsen vises det til figurer 2–4 (eks. ICES-, Arktisk råd- og norske havforvaltningsplaninndelinger) som leverandøren skal «vurdere». Hvilke av de konkrete inndelingene/alternativene i fig. 2–4 forventes det at oppdragstaker faktisk analyserer nærmere (alle, eller et utvalg), og skal resultatet presenteres som en sammenligning mot valgte assessment units (f.eks. «hva som støttes/ikke støttes»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare forventninger til hvilke eksisterende inndelinger som skal vurderes kan gi vesentlig ulikt arbeid og pris.

   Kilde: Prosjektbeskrivelse (Oppdragsbeskrivelse: «Oppdragstaker skal også vurdere inndelingene inkludert i denne prosjektbeskrivelsen; se figur 2-4»)

5. Tildelingskriteriet «Løsningsforslag/Oppdragsforståelse» sier at leverandør skal «besvare oppdraget iht. Kundens beskrivelse i bilag 1 til kontrakt» og «beskrive sin løsning med milepæler for gjennomføring». Kan oppdragsgiver presisere hvordan milepælene skal presenteres i tilbudet (antall milepæler, om milepælene må samsvare med kontraktens 02.11.2026/30.11.2026, og om det er forventet en overordnet fremdriftsplan i tillegg til ressurs-/timeplan)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Siden tildeling prioriterer oppdragsforståelse, må tilbudet vite hva som kreves av fremdrifts-/milepælspresentasjon for å bli vurdert likt.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4 (Tildelingskriterier)

6. Det fremgår at oppdragsgiver planlegger å tildele uten forhandlinger utover mindre avklaringer/korrigeringer. Hvordan håndheves kravet om beskrivelse «av fordeler og eventuelle ulemper» ved flere alternative forslag: vil oppdragsgiver vurdere flere alternativer høyere, eller er det ønskelig med én hovedløsning og eventuelle kort begrunnede alternativer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om det lønner seg å bruke mer arbeid på alternative inndelinger eller konsentrere seg om én løsning.

   Kilde: Prosjektbeskrivelse (Oppdragsbeskrivelse: «Det er også mulig å komme med flere alternative forslag…») og konkurransegrunnlag kap. 4

7. I utkast til kontrakt står det at dagbot kan knyttes til milepæler «som partene har knyttet dagbøter til» (SSA-F punkt 6.5.2) og at andre dagbotsatser kan avtales i bilag 5. Kan oppdragsgiver bekrefte om det i denne konkurransen er satt dagbøter til bestemte milepæler, og i så fall hvilke milepæler og hvilken sats/maximum (hvis det avviker fra SSA-F-standard)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere og prise forsinkelsesrisiko, og det påvirker betalings- og leveringsstrategi.

   Kilde: Utkast til kontrakt (SSA-F punkt 6.5.2) og bilag 5 (Pris og prisbestemmelser)

8. Bilag 5 (Pris og prisbestemmelser) viser at det er «Pris per time» og en «Øvre økonomisk ramme», men med plassholdere i utdraget. Kan oppdragsgiver oversende/oppgi den øvre økonomiske rammen som gjelder for denne avtalen og eventuelt hvordan denne rammen påvirker fakturering (f.eks. om den er et tak for timer eller et tak for kroner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten den konkrete rammen kan leverandøren ikke prise korrekt eller forstå maksimal risiko for medgått innsats.

   Kilde: Bilag 5 (Pris og prisbestemmelser)

9. Utkast til kontrakt (SSA-F punkt 4.1) sier at hvis estimert timeantall overskrides med mer enn 5 %, skal oppdragstaker varsle, og at håndtering kan avtales i bilag 5. Kan oppdragsgiver klargjøre hva som skjer ved overskridelse utover 5 % i denne konkrete avtalen: må det innhentes endringsavtale, kan rammen økes, eller vil overskridelse i praksis ikke bli dekket?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er sentral kommersiell risiko knyttet til pricing og bemanningsplan (særlig for arbeid som krever faglig iterasjon).

   Kilde: SSA-F punkt 4.1 (Vederlag) og bilag 5

10. Utkast til kontrakt (SSA-F punkt 3.7) krever at bruk/utskifting av underleverandør godkjennes skriftlig av oppdragsgiver. Dersom leverandør planlegger å bruke underleverandører for deler av arbeidet (f.eks. statistikk GIS eller fagspesifikk vurdering), kan oppdragsgiver beskrive prosessen for slik godkjenning, inkludert om det er forventet at underleverandørene listes i tilbudet som del av kvalifikasjons-/kompetansegrunnlaget (og i så fall hva som må til i CV)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende prosessforståelse kan føre til at leverandøren mister fleksibilitet eller risikerer avvisning/ugunstig avklaring etter kontraktsinngåelse.

    Kilde: SSA-F punkt 3.7 (Oppdragstakers bruk av underleverandører) og konkurransegrunnlag kap. 4 (Kompetanse/erfaring)