Ringerike Boligstiftelse
Rammeavtale ventilasjonstjenester
Ringerike boligstiftelse sitt formål er å erverve, oppføre, drifte, vedlikeholde og utvikle boliger for kommunale formål. Hele porteføljen av eiendommer leies ut til Ringerike kommune, som fremleier til ulike boligformål. Boligmassen per 2026 er på 664 boliger fordelt på 88 bygg på 48 steder innenfor Ringerike kommune, med til sammen ca. 62 000 m2 bygningsmasse.Boligstiftelsens målsetting er å tilby leietakere i varierte brukergrupper tilfredsstillende boligforhold med et nøkternt og tidsmessig innhold. Samtidig skal stiftelsen ivareta verdien av eiendomsmassen gjennom verdibevarende vedlikehold, og bidra til livskvalitet for beboere, og produktivitet for ansatte.Ringerike boligstiftelse er en selvstendig juridisk enhet med seks ansatte. Styret for stiftelsen velges av Ringerike kommune. Ringerike kommune leier hele eiendomsmassen og benytter den til ulike helsetjenester, og fremleier boliger.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
berikelse
Rammeavtale for ventilasjonstjenester til Ringerike Boligstiftelse. Avtalens varighet 1.12.2026–30.11.2028, med opsjon/forlengelse i inntil 2 år (12 måneder av gangen). Det skal benyttes én leverandør. Tjenestene omfatter blant annet periodisk service for små/mellomstore/store ventilasjonsanlegg, filter/kilreimer/forbruksmateriell, feilsøking og reparasjon, tilstandsrapporter, dokumentasjonsarbeid (tegninger/skjema/merking), fjernovervåkingsløsning via SD-styring/API og ENØK. Avrop skjer skriftlig via elektronisk system (Famac).
Kvalifikasjonskrav
berikelse
- Tilbyder skal fylle ut elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD) iht. forskriftens § 17-1 via KGV.
Dokumentasjon: Utfylt ESPD i KGV.
Kilde: 1.4 Kvalifikasjonskrav / krav til deltakelse (ESPD §17-1) - Firmaattest (ikke eldre enn 3 måneder).
Dokumentasjon: Firmaattest.
Kilde: 1.4.1 Firmaattest - Attest for betalt skatt og merverdiavgift (ordnede skatte- og MVA-forhold). Attest må ikke være eldre enn 6 måneder.
Dokumentasjon: Attest utstedt av kompetent myndighet (norsk attest RF-1507/altinn). Kan være unntatt dersom tidligere levert og fortsatt gyldig; oppgi i så fall når og til hvem.
Kilde: 1.4.2 Attest for skatt og MVA - Krav om medlem i lærlingordning; lærlinger skal delta i utførelsen. Kan oppfylles av leverandør og/eller underleverandører; utenlandske kan oppfylle gjennom tilsvarende ordning i EU/EØS eller lærlinger tilknyttet offentlig godkjent ordning i Norge.
Dokumentasjon: Bekreftelse/lastes opp i KGV-løsningen (det fremgår ikke eksakt dokumenttype utover at firmaattest/skatt/mva og lærlinge- bekreftelse skal lastes opp direkte i KGV).
Kilde: 1.4.3 Krav om medlem i lærlingeordning - Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten (ESPD Del IV B.58-3).
Dokumentasjon: Bekreftelse på økonomisk kapasitet (JA kreves). Oppdragsgiver kan innhente supplerende informasjon, inkl. vurdering via Purehelp.no; ved behov støtte fra andre selskaper.
Kilde: 1.4.4 Øvrige økonomiske og finansielle krav (JA kreves)
Krav til tilbudet
berikelse
- Tilbydere skal levere tilbud i sin helhet på norsk via Mercell KGV innen tilbudsfristen. Tilbud levert utenfor KGV avvises.Kilde: 1.2.2 Om innlevering av tilbud
- Det er kun tillatt å levere ett tilbud per leverandør (tilbud kan trekkes/revideres og leveres på nytt frem til frist).Kilde: 1.2.2 Om innlevering av tilbud
- Tilbyder skal fylle ut og levere tre dokumenter: (1) Konkurransegrunnlag i PDF, (2) Tilbud i PDF, (3) Signert prisskjema i PDF (A3) samt redigerbar versjon (Excel).Kilde: 1.2.2 Om innlevering av tilbud
- I tillegg skal firmaattest, attest for betalt skatt og mva og bekreftelse på lærlingeordning lastes opp direkte i KGV-løsningen.Kilde: 1.2.2 Om innlevering av tilbud
- Tilbudet må signeres digitalt i KGV med BankID; leveres med signeringsmottager i systemet.Kilde: 1.2.2 Om innlevering av tilbud
- Tilbudsfrist: 27.8.2026 kl 10:00. Ved motstrid gjelder fristen i KGV.Kilde: 1.2.3 Tilbudsfrist
- Vedståelsesfrist: tilbudet skal gjelde til 31.10.2026.Kilde: 1.2.4 Vedståelsesfrist
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 27.08.2026
- Språk
- norsk, English
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
berikelse
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Totalpris fra prisskjema | 30 % | I hovedskjema skal det opplyses timepriser og påslag. Tilbyder skal i fanen «faste kontroller» fylle ut pris per kontroll per sted/anlegg, med pris for kontrollen og for forbruksmateriell som filter og kileremmer. Informasjon i vedlegg 2b Beskrivelse av anlegg legges til grunn for prisingen. Summen fra «faste kontroller» hentes automatisk inn i hovedskjema. Det skal også opplyses pris på komplett installasjon av varmepumpe for nordiske forhold med AC i hovedskjemaet. |
| Løsningsforslag | 20 % | a. Beskriv hvordan dere vil samarbeide med oppdragsgiver i avtaleperioden (dialog, mottak og oppfølging av bestillinger, rapportering, fakturering, dokumentasjon mv.). b. Beskriv kvalitetssikringssystemet deres og bruken av systemet i gjennomføringen av oppdragene på rammeavtalen. c. Beskriv hvordan oppdraget bemannes og hvordan kontraktens responstider overholdes innenfor og utenfor normal arbeidstid, inkludert vaktordning. d. Beskriv hvordan lokalkunnskap om oppdragsgivers eiendomsmasse er/skal opparbeides. |
| Oppdragsspesifikk kompetanse | 20 % | a. Oppdragsgiver vil ha en fast kontaktperson hos leverandøren med ansvar for oppfølging av alle leveranser. Du skal oppgi følgende for fast kontaktperson: Navn, Utdanning og relevante kurs, Relevant arbeidserfaring, Erfaring fra tilsvarende roller (oppgi navn på kundene og kontraktsomfang). b. Oppdragsgiver vil ha et fast team på 2-4 personer som skal gjennomføre leveransene. Du skal oppgi følgende for hver person: Fast person til gjennomføring: Navn, Rolle i teamet, Utdanning og relevante kurs, Relevant arbeidserfaring, Erfaring fra tilsvarende oppdrag (oppgi navn på kundene og kontraktsomfang) |
| Miljø | 30 % | a. Tilbyder skal redegjøre for sitt miljøstyringssystem og bruken av dette i gjennomføringen av oppdrag på rammeavtalen, samt eventuelle miljøsertifiseringer. b. Det er viktig at leverandøren inkluderer miljømessige vurderinger i utførelsen av oppdrag på rammeavtalen. Tilbyder skal beskrive hvordan dette ivaretas, og hvilke konkrete miljøtiltak som hensyntas i gjennomføringen av oppdragene på rammeavtalen. |
Viktige kontraktskrav
berikelse
- Rammeavtalens dokumenthierarki ved motstrid og at NS8406 (evt. NS8405/NS8407) gjelder for avrop.Kilde: 3.2 Rammeavtalens dokumenter
- Rammeavtalens omfang og hovedytelser: årskontroller for ventilasjonsanlegg, samt service, utbedring/modernisering/nyinstallasjon inkludert materiell, tilstandsrapporter, dokumentasjon/tegninger/skjema/merking, fjernovervåkingsløsning via SD-styring mv. med API, og ENØK. Arbeider i egenregi er ikke del av rammeavtalen.Kilde: 3.3 Rammeavtalens omfang
- Responstid: vanlige serviceoppdrag maks 10 virkedager; kritiske hasteoppdrag innen ordinær arbeidstid maks 2 timer i Hønefoss (kjøretid kommer i tillegg); utenom ordinær arbeidstid maks 4 timer. Kritisk defineres av oppdragsgiver. Vakttelefon ved hasteoppdrag oppgis.Kilde: 3.6 Oppstart og responstid
- Befaring: leverandør skal ved behov foreta befaring før oppstart og ferdigbefaring; befaring og tilbudsarbeid skal være inkludert i prisene. Befaring innen 2 dager etter forespørsel.Kilde: 3.7 Befaring
- Avrop og bestillingsrutiner: kan ikke gi dårligere betingelser enn rammeavtalen uten avtale; avrop skjer skriftlig via Famac; leverandør skal kunne motta avrop elektronisk og varsle gjennomføringsmulighet innen kl 16 neste arbeidsdag. Tilbud på større/komplekse arbeider senest innen 5 virkedager.Kilde: 3.8 Avrop og bestillingsrutiner
- Krav om lønns- og arbeidsvilkår (forskrift om lønns- og arbeidsvilkår). Allmenngjøringsforskrift gjelder.Kilde: 3.3.2 Krav til lønns- og arbeidsforhold og 3.3.3 Allmenngjøringsforskrift
- Krav om lærling i kontrakt; kan oppfylles av leverandør/underleverandør; utenlandske kan oppfylle med lærlinger fra norsk offentlig godkjent ordning eller tilsvarende i EU/EØS.Kilde: 3.3.4 Krav om lærling
- Begrensning av leverandørkjede: for bygg- og anleggskontrakter over 2,05 mill. kreves maks to ledd underleverandører uten oppdragsgivers skriftlige samtykke. Ved underleverandør over 500.000 eks. mva skal innhentes skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd) og fremlegges ved forespørsel.Kilde: 3.3.5 Begrensning av antall ledd i leverandørkjeden
- Pris-/fakturakrav: priser i prisskjema eks mva; faste priser første avtaleår; indeksregulering av timepriser etter 12 mnd én gang pr avtaleår (SSB KPI) etter skriftlig krav. Materiellpåslag kan ikke økes i kontraktsperioden. Fakturering per oppdrag og per eiendom; samlefaktura med forskjellige oppdrag aksepteres ikke. EHF-faktura merkes med avdelingsinfo og Famac Aktivitets-ID (og prosjektnr ved større prosjekter). Betaling netto pr 28 dager; betalingsfristen starter ikke før levering er skjedd og godkjent dokumentasjon er mottatt i Famac.Kilde: 3.9 Vederlag/pris for oppdraget og 3.9.1 Betalingsbetingelser
- Taushetsplikt, innsynsrett for oppdragsgiver (kvalitetssystem, utførelse, produksjonsprosess, styringssystemer m.m.) og internkontroll/SHA med mulighet for stans og dagmulkt ved brudd.Kilde: 3.11.1 Taushetsplikt, 3.11.3 Innsynsrett, 3.11.4 Internkontroll og SHA
- Varslingsplikt ved fagmessige feil/mangler; manglende varsel kan medføre at leverandøren bærer direkte omkostninger.Kilde: 3.11.5 Varslingsplikt
- Miljøkrav: leverandøren skal oppfylle miljøkrav og ha dokumentasjon ved fossilfri transport dersom lovet; manglende oppfyllelse kan medføre bøter. Krav til returordning; dokumentasjon for emballasje/returordning (Grønt punkt el.l.) hvis relevant. Dokumentasjon kan kreves ved elbil-andel; brudd kan gi gebyr.Kilde: 3.11.11 Miljø
- Opphør: rammeavtale kan sies opp med 6 mnd varsel; ved vesentlig mislighold heves med umiddelbar virkning. Avtalen opphører automatisk når maksimalverdien (inkl opsjoner/forventet prisstigning) nås.Kilde: 3.15 Oppsigelse av rammeavtalen
Forbehold ved utdraget
berikelse
- Dokumentteksten viser ikke konkrete detaljer for alle tildelingskriterienes navn/underkriterier (kun evalueringsmetode for pris og at øvrige kriterier vurderes).
- Det fremgår ikke eksakt hvilken form/betegnelse «bekreftelse på lærlingeordning» har som opplasting i KGV (kun at den skal lastes opp).
- Både «vakttelefon ved hasteoppdrag» og flere konkrete parametere for bøter/dagbøter er ikke utfylt (kun beskrevet som eksistens).
Verdt å avklare med oppdragsgiver
berikelse
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
I KGV skal vakttelefon ved hasteoppdrag fylles ut med et konkret nummer: Hvilket telefonnummer/ordning forventer oppdragsgiver at tilbyder oppgir her, og skal vakttelefonen være bemannet av egne ansatte eller kan den ivaretas av underleverandør?
Hvorfor det er verdt å spørre: Uutfylt felt kan gi tvil om oppfyllelse av responstid/beredskap og hvem som faktisk bemanner vaktordningen ved hasteoppdrag.
Kilde: Kontraktsdokument / pkt. 3.6 «Vakttelefon ved hasteoppdrag»Oppdragsgiver skriver at «Oppdragsgiver definerer hva som er kritisk» for hasteoppdrag, og responstid måles som oppmøtt med utstyr i Hønefoss sentrum (kjøretid kommer i tillegg). Kan oppdragsgiver utdype hvordan «kritisk» fastsettes i praksis (f.eks. kriterier for hastegradering) og hvordan responstiden kommuniseres og dokumenteres i avrop?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig trenger tilbyder tydelig forståelse av hvor ofte og under hvilke vilkår hasteoppdrag klassifiseres og hvordan måling/dokumentasjon skjer.
Kilde: Kontraktsdokument / pkt. 3.6 «Responstid»I kontrakten framgår at dagbøter «påløper» for vanlige serviceoppdrag ved forsinkelse, men konkrete satser/dagbøte- eller bøtenivåer er ikke vist i utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke satser som gjelder (NOK/dag), og om bøter beregnes fra avtalt oppstart eller fra en annen milepæl (og i så fall hvilken)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete bøtesatser og starttidspunkt er det vanskelig å kalkulere risiko og innarbeide margin i tilbudsprisen.
Kilde: Kontraktsdokument / pkt. 3.10 «Satser for bøter ved forsinkelse»Det er oppgitt at «for vanlige serviceoppdrag» kan det påløpe dagbøter ved forsinkelse, og at det finnes responstidskrav for kritiske hasteoppdrag. Kan oppdragsgiver avklare om bøter også gjelder for hasteoppdrag, og i så fall etter hvilke satser og hvilken forsinkelsesdefinisjon (start/avbrudd/ferdigstillelse)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet om sanksjonsregime for ulike oppdragskategorier påvirker risikobildet og prising.
Kilde: Kontraktsdokument / pkt. 3.10 og pkt. 3.6I rammeavtalen står det at det skal være «webbasert kontrollsystem for fjernovervåking … med datautveksling gjennom API». Kan oppdragsgiver presisere hvilke API-/integrasjonskrav som forventes (f.eks. tilgang til eksisterende SD-styring, dokumentasjon, responstid på integrasjon, og om tilbyder skal levere integrasjon selv eller kun tilpasse til oppdragsgivers system)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonskrav er ofte kostnadsdrivende og må avklares for å prise korrekt og unngå tvist om ansvar/arbeidsomfang.
Kilde: Kontraktsdokument / pkt. 3.3 «Oppdragene inkluderer blant annet … Webbasert kontrollsystem … API»Rammeavtalen sier at «ved hasteoppdrag er det tilstrekkelig at eventuell telefonbestilling bekreftes elektronisk av leverandør». Hva regnes som «bekreftelse» i praksis (f.eks. svar i Famac, e-post, eller annen elektronisk registrering), og innen hvilken frist må bekreftelsen skje for at avrop/bestilling skal anses mottatt?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å oppfylle krav til oppstart og fakturagrunnlag må tilbyder forstå hva som er korrekt og rettidig bekreftelseshandling ved hasteoppdrag.
Kilde: Kontraktsdokument / pkt. 3.8 «Avrop og bestillingsrutiner»Oppdragsgiver kan «foreta en kontroll av netto innpriser» og vil få tilgang til grossistens fakturaer, der også payback og bonuser fremgår. Kan oppdragsgiver utdype hvordan kontrollen vil gjennomføres (omfang, frekvens) og om tilbyder må gi tilgang til konkrete grossister/fakturaer for hele perioden, eller kun ved avvik?
Hvorfor det er verdt å spørre: Tilgang til innprisdata kan være sensitiv for leverandør og påvirker administrative kostnader og risikohåndtering.
Kilde: Kontraktsdokument / pkt. 3.9.4 «Oppdragsgiver har rett til å foreta en kontroll av netto innpriser»I rammeavtalen står det at prisene inkluderer «rigg og drift med stillaser hele året». Omfatter dette en faktisk plikt til å ha stillas tilgjengelig «hele året» på fast lokalitet, eller skal det forstås som at stillaskostnader skal prises inn per oppdrag etter behov? Kan oppdragsgiver forklare forventet modell?
Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart krav om stillas/tilgjengelighet kan gi betydelig kostnadsforskjell og feil kostnadsgrunnlag i tilbudet.
Kilde: Kontraktsdokument / pkt. 3.9 «Timeprisene … inkluderer alle utgifter … rigg og drift med stillaser hele året»Kravet om lærlingeordning skal lastes opp i KGV som «bekreftelse på lærlingeordning», men formen/betegnelsen i KGV er ikke spesifisert i utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken type dokument/format som skal lastes opp (f.eks. egen erklæring, dokumentasjon fra lærlingtilskuddsordning, eller annen standard), og om bekreftelsen kan gis av underleverandør?
Hvorfor det er verdt å spørre: Feil dokumentasjon ved kvalifikasjonskrav kan medføre avvisning eller forsinkelser; tilbyder må vite eksakt opplastingsinnhold.
Kilde: Konkurransegrunnlag / pkt. 1.2.2 «bekreftelse på lærlingeordning lastes opp» og kvalifikasjonskrav pkt. 1.4.3
Dokumentassistent
Still spørsmål om innholdet i konkurransedokumentene og få svar med henvisning til kapittel og punkt i dokumentene svaret er hentet fra.
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →