Service og vedlikehold på porter

Rammeavtale for service og vedlikehold av porter (bl.a. automatiske porter/led-heisporter, skyveporter og manuelle porter), samt eventuelt avrop med befaring før oppstart og ved ferdigstillelse. Leverandøren skal prise timesatser, påslag og service-/vedlikeholdspakker i prisskjema; priser skal inkludere alle kostnader ekskl. mva.

• Tilbyder skal bruke underleverandør(er) der det er nødvendig for å oppfylle kontraktsforpliktelser; underleverandør skal forplikte seg ved utfylt og signert forpliktelseserklæring når underleverandør benyttes.

  Dokumentasjon: Signert Forpliktelseserklæring (Vedlegg 1) fra underleverandør (og tabell fylles ut av tilbyder ved bruk av underleverandør).

  Kilde: Vedlegg 1 – Forpliktelseserklæring

• Tilbudsbrev skal fylles ut og signeres av leverandør, og leveres sammen med tilbudet.Kilde: Vedlegg 2 – Tilbudsbrev
• Prisskjema i faner A-B skal fylles ut ved innlevering; alle gule felter må fylles med priser, og totalsum/oppdragspris skal føres inn i arkfane «Oppsummering» i Mercell.Kilde: Rammeskift: «Rammeavtale Porter - Prisskjema.xlsx» (ARK: Oppsummering, A. Timespris, B. service)
• Ved sladding skal leverandøren markere sladdet tekst/innhold og anbefales å legge ved et selvstendig dokument med kort begrunnelse for sladdingen.Kilde: Vedlegg 3 – Veiledning for sladding av tilbud
• Ved avtaleinngåelse skal leverandør sende utfylt egenrapporteringsskjema for lønns- og arbeidsvilkår til oppdragsgiver innen én måned etter kontraktsperioden har startet (kan kreves flere ganger). Underleverandører skal fylle ut samme skjema og sende inn sammen med leverandørens rapportering.Kilde: Vedlegg 5 – Mal for egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår
• Innlevering/tilsendelse av avtalt statistikk: leverandøren skal oversende avtalt statistikk uoppfordret hvert 1/2 år på e-post i Excel til anskaffelse@lorenskog.kommune.no.Kilde: Rammeavtalemal porter.docx (kap. «Statistikk»)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Alle priser skal oppgis i norske kroner ekskl. mva, og skal inkludere alle nødvendige kostnader (lønn, sosiale utgifter/tariff, rigg/drift, administrasjon, tilrettelegging, fortjeneste, samt reisekostnader, parkering og reisetid forutsettes inkludert i timespris). Befaringer skal være inkludert i tilbudte priser.Kilde: Rammeavtale Porter - Prisskjema.xlsx (ARK: Oppsummering og faner A-B)
• Ikke utfylte prisfelt (gule felt) kan medføre avvisning av tilbudet (jf. anskaffelsesforskriftens § 20-8). Linjer uten prisinformasjon anses inkludert i andre priselementer og kan ikke faktureres separat.Kilde: Rammeavtale Porter - Prisskjema.xlsx (ARK: Oppsummering)
• Rammeavtalens varighet: 2 år, med ensidig opsjon for forlengelse ytterligere 2 år (1+1). Maksimal varighet 4 år. Oppsigelse med 3 måneders skriftlig varsel.Kilde: Rammeavtalemal porter.docx (kap. 2 «Varighet og oppsigelsestid»)
• Avrop/tildeling skjer etter avropsprosedyre (bilag 8/avropmekanisme angitt i bilag). Bestilling skal alltid skje skriftlig og bekreftes av kunden uten ugrunnet opphold.Kilde: Rammeavtalemal porter.docx (kap. 3 «Tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen» og 3.3-3.4 «Bestilling/Kansellering»)
• Leverandørens plikter knyttet til kvalitet, fremdrift og varsling: tjenesten skal utføres fagmessig; leverandør skal varsle skriftlig ved forsinkelser (årsaksangivelse, antatt innvirkning og tiltak). Leverandøren dekker egne kostnader for tiltak for å begrense forsinkelse med mindre forsinkelsen skyldes kundens forhold.Kilde: Rammeavtalemal porter.docx (kap. 4.3 «Krav til kvalitet», 4.5 «Fremdrift»)
• Leverandør er ansvarlig for alt nødvendig utstyr og materiell for utførelse av tjenesten.Kilde: Rammeavtalemal porter.docx (kap. 4.4 «Utstyr»)
• HMS: Leverandør skal oppfylle alle lovpålagte HMS-krav og kundens særskilte HMS krav; skal informere personell om kundens HMS-krav og sikre etterlevelse.Kilde: Rammeavtalemal porter.docx (kap. 12 «Helse, miljø og sikkerhet»)
• Informasjonssikkerhet/personvern: leverandøren plikter å signere databehandleravtale der informasjon med sensitivt innhold håndteres, og ansatte skal ha taushetserklæring. Kunden kan kreve dokumentasjon på internkontrollrutiner.Kilde: Rammeavtalemal porter.docx (kap. 13 «Informasjonssikkerhet og personvern»)
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør skal sikre at arbeidsmiljøloven og relevante regelverk følges, og at egne ansatte/underleverandører (inkl. innleide) har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til allmenngjorte tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtale der det ikke finnes allmenngjort tariff. Leverandør skal dokumentere på forespørsel (arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister, bankutskrift mv.).Kilde: Rammeavtalemal porter.docx (kap. 14 «Lønns- og arbeidsvilkår»)
• Lønns- og arbeidsvilkårsdokumentasjon/egenrapportering: leverandør skal sende utfylt egenrapportering innen 1 måned etter avtaleinngåelse; kunden kan gjennomføre revisjon i perioden. Brudd kan gi dagmulkt/tilbakehold og kan gi grunnlag for heving; kan kreves utskifting av underleverandører ved brudd i underleverandørledd.Kilde: Rammeavtalemal porter.docx (kap. 14.2 «Krav til dokumentasjon og sanksjoner»)

• Dokumentteksten inneholder ingen eksplisitte tildelingskriterier/vekting (kun prisskjema og avtalevilkår).
• Rammeavtale-malen viser til flere bilag (bl.a. bilag 3 prissystem, bilag 4 avrops- eller leveringsdetaljer, bilag 8 avropsmekanisme), men innholdet i disse bilagene er ikke inkludert i teksten du ga.
• Rammeavtalens faktiske tjenesteomfang (f.eks. konkret serviceintervall/frekvens ved avrop) omtales delvis i prisskjema/anleggsliste, men eventuelle regler for endring av intervall og praktisk gjennomføring er ikke fullt gjengitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I prisskjemaet er det lagt inn «Serviceintervall kan endres» i anleggsliste/volumspesifikasjon. Kan dere bekrefte hvilket serviceintervall som gjelder i praksis for de ulike porttypene (min./maks.) i 12 mnd og 24 mnd, og hvordan dere vil beregne pris/avregning hvis intervallet endres fra det som er oppgitt i dagens serviceintervall?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise endringer i servicefrekvens (inkl. bemanning og materiell) og sikre at prisformatet dekker avregningslogikken ved endring.

   Kilde: Rammeavtale Porter – Prisskjema.xlsx, ark «Anleggsliste» samt ark «Oppsummering/A. Timespris».

2. I prisskjemaet er reisekostnader, parkering og reisetid oppgitt som «forutsettes inkludert i timesprisene». Når det faktisk er tale om vaktutrykning/akuttoppdrag, hva er da reglene for fakturering av reisetid og reelle reiseutlegg (f.eks. bom/parkering) – skal dette fortsatt alltid prises innen timespris (og ev. time + stk), eller kan det i noen tilfeller refunderes/tilleggsfaktureres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning av hva som er «inkludert» ved akuttoppdrag kan gi vesentlige avvik i margin.

   Kilde: Rammeavtale Porter – Prisskjema.xlsx, ark «Oppsummering» (og føringer om reise/parkering/reisetid).

3. Prisskjemaet angir «Vaktutrykning» som kr/stk og at det samtidig er en timespris for servicepersonell. Kan dere presisere om en vaktutrykning (kr/stk) alltid inkluderer et fast minimum timeomfang, og i så fall hva minimumet er (i minutter/timer)? Dersom det ikke er inkludert, hvordan skal arbeidstid i tillegg prises ved vaktutrykning (kun timespris, eller både timespris + vaktutrykning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer hvordan to prismodeller skal kombineres ved samme hendelse, som direkte påvirker tilbudsprisen.

   Kilde: Rammeavtale Porter – Prisskjema.xlsx, ark «A. Timespris».

4. I ark «Anleggsliste» fremgår kolonnene «A. 12 mnd», «B. 24 mnd» og «C. ved behov» (med antall/porttype). Kan dere bekrefte hva «C. ved behov» faktisk innebærer (typisk hendelser: service, feilsøking, reparasjon, eller begge deler), og hvilken avropsmetode/prising dere legger til grunn for «ved behov» sammenlignet med planlagt service i 12/24 mnd?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå tjenestedefinisjonen bak volumkategoriene for å prise riktige enhetspriser og kapasitet.

   Kilde: Rammeavtale Porter – Prisskjema.xlsx, ark «Anleggsliste».

5. Tildeling av kontrakter innen rammeavtalen skjer «i henhold til prosedyrene fastsatt i bilag 8», men bilag 8 er ikke vedlagt utdraget. Kan dere utdype avropsprosedyren: (1) om det alltid gjennomføres minikonkurranse, (2) hvem som inviteres ved flere leverandører/parallell rammeavtale, og (3) hvilke svarfrister leverandør må levere avropspris/tilbud innen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avropsmekanikk og svarfrister påvirker kost og risiko (bemanning, kalkulasjonsgrunnlag og timebruk) og må være kjent før tilbud.

   Kilde: Rammeavtalemal porter.docx, punkt 3.1 «Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop)» (bilag 8) samt «Tilbudsplikt» punkt 4.2.

6. Dere skriver at leverandøren plikter å besvare kundens henvendelser «så raskt som mulig» og at «konkrete frister kan være avtalt i bilag 4». Kan dere oppgi hvilke konkrete svartider/leveransetider som gjelder for (a) henvendelser, (b) tilbud i minikonkurranser/avrop, og (c) bekreftelse/iverksettelse av bestilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidskrav er sentrale for kalkulering av kapasitet og for å vurdere misligholdsrisiko ved manglende oppfyllelse.

   Kilde: Rammeavtalemal porter.docx, punkt 4.1 «Plikt til å svare på henvendelser» (bilag 4).

7. I rammeavtalen står det at «Fremdrift» skal varsles «straks», og at leverandøren dekker egne kostnader for å begrense forsinkelsen med mindre den skyldes kundens forhold. Kan dere presisere hvordan forsinkelse måles i denne avtalen (milepæler/fristpunkter), og hva som regnes som «tiltak for å begrense forsinkelsen» som leverandøren må bære kostnadene for?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare definisjoner gir risiko for at leverandøren må bære kostnader som egentlig skyldes omfang/endringer eller kundens forhold.

   Kilde: Rammeavtalemal porter.docx, punkt 4.5 «Fremdrift».

8. Rammeavtalen sier at «Hvis den tildelte kontrakt er priset pr. time» skal kunden ikke betale overtid/kompensasjon for kvelds-, natt- eller helligdagsarbeid med mindre dette er særskilt pålagt av kunden. For service og vaktutrykning på porter: kan dere bekrefte hvordan «særskilt pålagt» gis (skriftlig ordre, e-post, ticket), og om eventuelle utbedringer som ikke kan utsettes etter HMS/beredskapsbehov anses som «særskilt pålagt»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer om leverandøren kan kreve tillegg ved arbeid utenfor ordinær tid, som påvirker bemanningsoppsett og pris.

   Kilde: Rammeavtalemal porter.docx, punkt 7.2 «Prisendring» (avsnitt om overtid/kvelds-, natt- og helligdagsarbeid) samt relevante forhold i bilag 4/avropsvilkår.

9. Rammeavtalen regulerer prisgaranti og mulig tilbakebetaling/reduksjon «ved brudd». Hvilke sammenlignbare ytelser vil oppdragsgiver bruke som grunnlag for prisgarantien (f.eks. hvilken referansepris/annen kunde/tilsvarende avtale), og hvordan vil dere dokumentere/kreve dokumentasjon for kontroll og revisjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisgaranti gir betydelig kommersiell risiko; leverandøren trenger klarhet i hva som kan utløse tilbakebetaling og hvilken dokumentasjonsstandard som brukes.

   Kilde: Rammeavtalemal porter.docx, punkt 7.4 «Prisgaranti» og punkt 10/9.3 (revisjon/erstatningsmekanismer indirekte).