Publikumsløsning - Printe, Skanne, Kopiere

Oslo kommune v/ Deichman bibliotek inviterer til konkurranse om anskaffelse og implementering av publikumsprint-løsning for utskrift, skanning og kopiering til bibliotekbrukere. Løsningen skal være selvbetjent, støtte utskrift fra brukers egen enhet (mobil/nettbrett/PC) samt bibliotekets PC-er, inkludere sikker utskrift (autentisering/henting), og inneholde innebygd kontantløs betaling. Det stilles omfattende sikkerhets- og personvernkrav (bl.a. GDPR, kryptering, EU/EØS-lagring, PCI DSS-kompatibilitet, ingen lagring av dokumenter etter bruk). Implementering skal ha realistisk tidsplan med oppstart i produksjon senest 01.12.2026, og tilbyder skal beskrive/forplikte ressurser til implementeringsplanen.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest (eller tilsvarende dersom selskapet har tilhørighet utenfor Norge).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon – «Krav til leverandør»
• Leverandøren skal ha ryddige forhold knyttet til betaling av skatter og avgifter.

  Dokumentasjon: Skatteattest (eller tilsvarende dersom selskapet har tilhørighet utenfor Norge), ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.

  Kilde: Tilbudsinvitasjon – «Krav til leverandør»

• Svar på kravene i Vedlegg 1 (Systemkrav og sikkerhetskrav) – egne dokumenter for vedlegg 1 skal leveres.Kilde: Tilbudsinvitasjon – «Kravspesifikasjon»/«Vi ber om ... vedlegg 1 og 2»
• Svar på spørsmål i Vedlegg 2 (Spørsmål til etablering av løsningen) – egne dokumenter for vedlegg 2 skal leveres.Kilde: Tilbudsinvitasjon – «Implementering»/«Vi ber om ... vedlegg 1 og 2»
• Leveres egne dokumenter for DBA og SLA. DBA/SLA ønskes inkludert i tilbudet; DBA kan bruke DFØ-mal.Kilde: Tilbudsinvitasjon – «I tilbudet ønsker vi at det inkluderes forslag til databehandleravtale (DBA) og Service Level Agreement (SLA)» samt «Vi ber ... egne dokumenter ... DBA og SLA»
• Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen; for sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Tilbudsinvitasjon – «Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende ...»
• Tilbudet skal være på et skandinavisk språk eller på engelsk, være skriftlig og bindende.Kilde: Tilbudsinvitasjon – «Tilbudet skal ...»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

27.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Fastpristilbud som inkluderer etablering av løsning basert på leverandørens forståelse av oppdraget.Kilde: Tilbudsinvitasjon – «Deichman ber om et fastpristilbud ...»
• Service- og vedlikeholdsavtale på maksimalt 4 år med løpende årlig behovsvurdering av tjenestene.Kilde: Tilbudsinvitasjon – «... og en service- og vedlikeholdsavtale på maksimalt 4 år ...»
• Tilbudet skal inneholde prismodell for lisensiering basert på hovedbibliotek + 13 lokalbibliotek, med mulighet for flere eller færre lokalbibliotek på sikt.Kilde: Tilbudsinvitasjon – «Tilbyder bes utarbeide en prismodell ...»
• Det må tydeliggjøres hva som ikke er inkludert i pristilbudet; det ønskes estimater på krav som ikke er med i pristilbudet.Kilde: Tilbudsinvitasjon – «Det må tydeliggjøres ... Vi ønsker estimater ...»

• Tekstgrunnlaget viser ikke eksplisitte vekter for tildelingskriteriene (kun «beste forhold mellom pris og kvalitet»).
• Vedlegg 1 markerer «Svar ut» og «Demo» for mange krav, men selve evalueringslogikken for hvert krav er ikke beskrevet i teksten her.
• Dokumentet «Vedlegg 2 – Implementering» oppgir kun overordnede avklaringsspørsmål (ikke krav til leveranseformat, responstidskrav eller detaljnivå utover tidsplan/ressurser).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Vedlegg 1 pkt. 2: Dere skriver at utskrift fra bibliotekets publikums-PCer skal kunne gjøres for Ubuntu/Linux/Windows. Hvilke konkrete klientmiljøer/versjoner (og nettverkskrav som domene/AD, eventuelle sertifikater, brukeroppsett) må vi legge til grunn for at utskrift fungerer sømløst?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både design, installasjons-/konfigurasjonsomfang og dermed pris/risiko.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 2 (Utskrift fra bibliotekets publikums – PCer)

2. Vedlegg 1 pkt. 6: Sikker utskrift skal innebære at dokumenter ikke skrives ut før bruker autentiserer seg ved enheten eller henter utskriften. Hvilke autentiseringsmetoder støttes (f.eks. kort/ID, PIN, konto, SMS, mobilbekreftelse), og hvordan kobles bruker og dokument (sporing/ID) i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet er funksjonelt formulert, men valg av autentiseringsmekanisme påvirker både integrasjoner og driftskostnader.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 6 (Sikker utskrift)

3. Vedlegg 1 pkt. 9: Skanning til e-post skal kunne deaktiveres. Hvem skal kunne aktivere/deaktivere dette (rollen i adminpanelet), og forventer dere at deaktivering gjelder per bibliotek, per maskingruppe, eller globalt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er nødvendig for å kunne prise riktig administrasjons- og styringsmodell.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 9 (Skanning til e-post deaktiveres)

4. Vedlegg 1 pkt. 14: Prisberegning før utskrift/kopiering gjennomføres. Hvordan ønsker dere at brukeren skal få pris før bekreftelse (hvilken skjermflyt), og hva er forventet håndtering hvis bruker avbryter etter prisvisning men før betaling/etter betaling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Flyten påvirker både betalingsintegrasjon, brukerreise og loggføring/avregning.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 14 (Prisberegning før utskrift/kopiering)

5. Vedlegg 1 pkt. 18: Dere krever differensierte priser for farge og svart-hvitt. Kan dere bekrefte om differensieringen skal gjelde kun per utskriftsjobb (farge vs. svart-hvitt), eller også på tvers av dokumenttyper/formater (f.eks. A4 vs A3, enkeltsidig/dobbeltsidig) utover pkt. 19–21?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å lage korrekt prismodell og betalingsoppsett må vi forstå hvilke prisdimensjoner dere forventer.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 18 (Differensierte priser for farge og svart-hvitt)

6. Vedlegg 1 pkt. 19 og pkt. 33: Dere krever PCI DSS/ betalingssikkerhet og at kortdata ikke lagres lokalt, samt at transaksjoner kan revideres. Hvilke konkrete betalingsleverandør-/gateway-løsninger (og eventuelle eksisterende avtaler) ønsker dere at vi skal bruke, eller kan vi velge fritt så lenge kravene oppfylles?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Valg av gateway kan være avgjørende for både implementeringstid, compliance-dokumentasjon og kost.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 19 (PCI DSS) og pkt. 33 (Betalingssikkerhet / kortdata)

7. Vedlegg 1 pkt. 20: Dere ber om automatisk registrering av betalinger knyttet til spesifikke tjenester og beskrivelser av uthenting av transaksjonsdata. Hvilke felter må dere få i transaksjonsdata/rapportering (minst: beløp, valuta, tjenestetype, enhet/bibliotek, tidspunkt, betalingsstatus, referanse-ID), og i hvilket format (CSV/API) forventes det levert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkret datamodell/format er det vanskelig å prise integrasjon og rapporteringsleveranse.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 20 (Transaksjonsdata) / pkt. 43 (Rapporter)

8. Vedlegg 1 pkt. 23 og pkt. 26: Dere ber om dokumentasjon av oppetid/servicegrad og overvåking/varsling. Hvilke SLA-/driftsmål forventer dere minimum (f.eks. tilgjengelighet % pr. måned, responstid/tilgjengelighet for feilretting), og hvordan ønsker dere varsler levert (kanal og format)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsmessig og operasjonelt må vi vite hvilke mål som faktisk legges til grunn for rapportering og eventuelle tiltak.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 23 (Oppetid/servicegrad) og pkt. 26 (Overvåking og varsling)

9. Konkurransegrunnlaget (Tilbudsforespørsel – Publikumsprint), del om pris: Det bes om å tydeliggjøre hva som ikke er inkludert og å gi estimater på krav som ikke er med. Kan dere beskrive hvilke deler dere forventer at typisk ikke er inkludert hos leverandør (f.eks. eksisterende maskinpark/tilkobling, kundens infrastruktur, nettverk/sertifikater, eventuelle endringer i maskinfirmware), og hvilke forutsetninger vi skal prise basert på deres side?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige forutsetninger gir stor priskomponent og risiko i fastpris, spesielt ved utrulling til flere bibliotek.

   Kilde: Tilbudsinvitasjon – Publikumsprint (krav til fastpristilbud, tydeliggjøring av hva som ikke er inkludert)

10. Vedlegg 2 (Implementering): Dere ber om realistisk tidsplan med oppstart i produksjon senest 01.12.2026, og at tilbydere skal foreslå milepæler. Hvilke planleggingsforutsetninger skal vi legge til grunn fra deres side (tilgang til miljø, nøkkelpersoner/ressurser, godkjenningstider, tilgang til test/produksjonsmiljø), og når forventer dere at oppstart faktisk skjer etter kontraktsinngåelse?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig milepælplan krever kjennskap til kundens tilgjengelighet og beslutningssløyfer for å unngå urealistisk tidsplan.

    Kilde: Vedlegg 2 – Implementering (Tidsplan/milepæler og forplikte ressurser)