Prosjektledertjeneste - Aidn EPJ-løsning (HSG)

Prosjektledertjeneste for å koordinere stegvis implementering av Aidn EPJ-løsning for 44 kommuner i Helseregion Sør-Gudbrandsdal (HSG), med felles ressurs tilsvarende inntil 50 % stilling per år. Oppdraget skal sikre helhetlig styring, samordnet framdrift, bindeledd mot HSG-styringsgruppe, og samordnet dialog med leverandør (Aidn), samt leveranser som konsolidert statusrapport og risikobilde. Varighet fra snarest til uke 25 2027 (antatt oppstart uke 40 og ferdigstillelse uke 25 2027). Reiseutgifter refunderes etter statens satser.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister iht. lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.1 (Leverandørens registrering, autorisasjon mv)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet; kredittrating skal være 4 eller bedre (når rating hentes).

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter selv kredittrating hos www.experian.no. Dersom bedriften er nystartet: økonomisk soliditet dokumenteres på annen måte.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.2 (Økonomiske og finansielle kapasitet)
• Tilbyder skal ha utarbeidet et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Utfyllende beskrivelse av kvalitetssikringssystem. Eventuelt vedlegges ISO 9001 eller annen 3-parts kvalitetsstandard.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.3 (Kvalitetssikringssystem)

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen innen tilbudsfristen. Sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Innlevering av tilbud)
• Tilbudet skal leveres med elektronisk signatur ved levering (kan kreves ved innlevering).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Elektronisk signatur ved levering)
• Bekreftelse/utfylling av tilbudsinnhold i henhold til disposisjon og besvarelse av alle spørsmål/krav/avklaringspunkter.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2 (Tilbudets utforming ved levering)
• Følgende bilag/dokumenter skal legges ved i Mercell under fanebladet Dokumenter: Bilag 3 (løsningsbeskrivelse), Bilag 5 (forbehold og avvik), Bilag 6 (taushetsbelagte opplysninger), Bilag 7 (leverandøropplysninger), samt dokumentasjon på kvalifikasjonskrav og sladdet tilbud/besvarelse av tildelingskriterier.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Det skal inngås kontrakt med én leverandør for oppdraget.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.7 (Oppdragets varighet og kontraktstype)
• Omfang/ressurs: felles prosjektledelse tilsvarende inntil 50 % av ett årsverk per år; avrop innenfor rammen skjer av oppdragsgiver og faktureres etter avtalt timepris.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.2 (omfang)
• Avtalen kan forlenges dersom uforutsette hendelser påvirker framdrift (særlig knyttet til Aidn).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.3 (Rapportering, omfang og varighet)
• Tilbudt personell skal være fysisk til stede hos oppdragsgiver og i de øvrige kommunene; i tillegg Teams-deltagelse. Omfang på tilstedeværelse avtales fortløpende. Reiseutgifter refunderes etter statens satser.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.3
• Personbytte i avtaleperioden kan bare skje etter skriftlig godkjenning fra oppdragsgiver; erstatter skal ha minst tilsvarende kompetanse og erfaring.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.4 (Krav til tilbudt personell)

• Konkurransegrunnlagets punkt 1.4 (krav til tilbudt personell) nevner krav til utdanning/erfaring/språk, men disse er primært oppgitt som krav; tekstutdraget fra dokumentet skiller ikke eksplisitt om de behandles som kvalifikasjonskrav eller som krav til tilbudt personell i kvalifiseringsdelen. Tilsvarende er CV-krav brukt i tildeling (TD2) innenfor minstekrav i 1.4.
• I utdraget fremgår ikke konkrete innholdskrav (beskrivelsesform) til TD3 utover at det besvares i bilag 3; selve strukturen/kravpunktene i bilag 3 er ikke utfylt i teksten.
• Kontrakts-/avtaledokument (f.eks. SSA-B-Enkel) er nevnt som bilag 12, men kontraktsmessige forpliktelser/vederlag utover timepris og reiseutgifter er ikke gjengitt i tekstutdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 1.4 fremgår krav til tilbudt prosjektleder (utdanning, erfaring og norsk). Skal disse kravene behandles som kvalifikasjonskrav for leverandøren, som krav til tilbudt personell som må oppfylles uavhengig av evaluering, eller begge deler? Vennligst presiser hvordan oppfyllelse/ikke-oppfyllelse håndteres i konkurransen.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker hvordan dere må dokumentere og hva som er «minimum» versus «evalueringsgrunnlag».

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.4 (Krav til tilbudt personell) og punkt 3/4

2. Punkt 4 Tildelingskriterier TD2 viser til CV-evaluering innenfor minstekravene i punkt 1.4. Kan oppdragsgiver bekrefte at dersom CV oppfyller minstekravene i 1.4, vil poengsetting i TD2 skje basert på graden av relevans (EPJ/digitalisering/kommunal sektor/koordinering/interessenter/sertifisering), uten at leverandør kan bli avvist for manglende «ekstra» erfaring utover minstekravene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart skille mellom avvisning/minstekrav og evalueringskriterier gir riktig innlevering og ressursbruk.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.4 og punkt 4 (TD2) + Bilag 3

3. I punkt 1.3 beskrives oppgaver og leveranser (f.eks. konsolidert statusrapport, felles fremdriftsoversikt, samlet risikobilde, beslutningsunderlag og prosjektregnskap). Hvilke frekvenser forventes for disse leveransene (ukentlig/månedlig/ved milepæler), og i hvilket format (mal/standard) leveres de?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten forventet leveransefrekvens og format kan det bli vanskelig å prise riktig tidsbruk i et 50%-omfang og variabel arbeidsmengde.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.3 (Leveranser)

4. Tilstedeværelse er omtalt i punkt 1.3 (fysisk til stede hos oppdragsgiver og i de øvrige kommunene, samt Teams). Kan oppdragsgiver angi forventet plan for reise/tilstedeværelse (typisk antall fysiske dager per måned/kvartal, og hvilke kommuner som i praksis må besøkes regelmessig)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reise- og planleggingskostnader må kunne beregnes, særlig siden timepris skal inkludere alle kostnader bortsett fra at reise refunderes etter statens satser.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.3 (Omfang og utgangspunkt for stillingen; tilstedeværelse/reise)

5. I punkt 1.3 står det at «Arbeidsmengden i oppdragsperioden vil kunne variere» og at avtalen kan forlenges ved uforutsette hendelser hos Aidn. Kan oppdragsgiver utdype hvilke endringer som kan medføre forlengelse (f.eks. varighet utover uke 25/ferdigstillelse, tillegg i leveranser, utvidelse i avhengighetsarbeid), og hvordan dette eventuelt håndteres kontraktsmessig (varighet og avrop/tilgjengelighet innenfor avtalt timepris)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå risiko for endret omfang/varighet for å prise forsvarlig.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.3 (Varighet; forlengelse; arbeidsmengde kan variere)

6. Punkt 1.2 beskriver at prosjektet omfatter «en felles ressurs tilsvarende inntil 50 % av ett årsverk per år» og at avrop innenfor rammen foretas av oppdragsgiver. Kan oppdragsgiver bekrefte om leverandør skal stille prosjektleder med «forpliktende tilgjengelighet» (f.eks. fast antall timer per uke/måned) eller om oppdragsgiver kan disponere timer mer fleksibelt innenfor rammen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilgjengelighetsforpliktelse vs. timebasert fleksibilitet påvirker kapasitet, bemanningskost og pris.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.2 (Omfang/felles ressurs og avrop)

7. TD3 besvares i bilag 3 – leverandørens løsningsbeskrivelse, men selve vurderingsdimensjonene er ikke nærmere brutt ned. Kan oppdragsgiver beskrive hvilke konkrete elementer de vil se etter i TD3 (f.eks. struktur for oppgaveforståelse, risikotilnærming, samhandlingsmodell mot styringsgruppe/prosjektgruppe, plan for leveranser), og om det forventes en bestemt disposisjon/mal i bilag 3?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger et tydelig evalueringsoppsett for å kunne levere et konkurransedyktig og vektet løsningsforslag.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4 (TD3) og Bilag 3 (Besvarelse TD3)

8. Timepris skal oppgis i bilag 3 og dekker alle kostnader ekskl. mva, og det gis i tillegg refusjon av dokumenterte reiseutgifter etter statens satser. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke kostnadstyper som typisk skal anses som «reiseutgifter» (f.eks. bom/parkering/overnatting/transport til/fra møte, diett) og hvilke som ikke refunderes (f.eks. overtid, intern administrasjon, utstyr)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå uklarheter i fakturering og etterlevelse må kostnadsgrense for reisekostnader være tydelig.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.3 (reiseutgifter) og punkt 4 (TD1)

9. Punkt 1.8 angir foreløpige datoer for evaluering, mulig intervju, forhandling og kontraktsinngåelse. Dersom det gjennomføres intervju: Kan oppdragsgiver opplyse forventet format (varighet, antall deltakere, hvilke tema/krav som testes), og om intervjuet knyttes til prosjektleders kompetanse og CV (TD2) eller også TD3?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Intervju påvirker hvordan dere bør forberede prosjektleder og hvordan dere prioriterer innhold i TD2/TD3-besvarelsene.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.8 (tilbudsevaluering/intervju) og punkt 4 (TD2/TD3)

10. Det står at bilag 12 er SSA-B-Enkel 2026. Kan oppdragsgiver bekrefte at det er denne kontraktsmalen som vil bli brukt fullt ut, og hvilke deler (hvis noen) som kan avvikes i denne anskaffelsen? Hvis det finnes spesielle avtalebestemmelser knyttet til fremdrift, forlengelse, reiser eller time-/avropsstyring, ber vi om at de pekes ut.

    Hvorfor det er verdt å spørre: Uvanlige kontraktsvilkår kan innebære vesentlig risiko; dere trenger å identifisere avvik tidlig.

    Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 (Vedlegg) – Bilag 12 SSA-B-Enkel 2026