Rammeavtale om drift og vedlikehold av veilys

Åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for drift og vedlikehold av kommunalt veilys i Østre Agder IPR (8 kommuner). Rammeavtale med én leverandør, med avrop regulert av NS 8406:2009 (Forenklet bygge- og anleggskontrakt). Avtalens varighet er 3 år med opsjon 1+1 år (maks 5 år). Leverandør skal blant annet utføre inspeksjoner/vedlikehold, feilretting, utskifting til LED, håndtere NVDB/veilysdata (opplasting/ajourhold), samt ivareta HMS, lønns- og arbeidsvilkår, lærlingkrav og ILO-kjernekonvensjoner. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris (70%) og miljø (30%) basert på forpliktende prosentvis nullutslippsbruk av kjøretøy.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten. Norske selskaper: firmaattest ikke eldre enn 6 måneder. Utenlandske: dokumentasjon på registrering. I tillegg skal leverandøren være registrert i Elvirksomhetsregisteret (oppdragsgiver sjekker offentlig tilgjengelig informasjon).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norsk) eller tilsvarende registreringsdokumentasjon (utenlandsk) + dokumentasjon/opplysning om Elvirksomhetsregisteret (kontroll skjer av oppdragsgiver).

  Kilde: Pkt. 8.3/8.4 «Krav til økonomisk og finansiell kapasitet» og registreringskrav (seksjon om kvalifikasjonskrav under ESPD).
• Økonomisk og finansiell kapasitet: minimum omsetning 10 millioner NOK årlig de siste 3 årene, dokumentert ved regnskap (siste 3 år). I tillegg kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste kjente regnskapstall, ikke eldre enn 3 måneder, med nøkkeltall og vurdering av betalingserfaring.

  Dokumentasjon: Regnskap siste 3 år; kredittrating/kredittvurdering; evt. annet egnet dokumentasjon dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav (om økonomisk og finansiell kapasitet, registrert i pkt. 8).
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner – erfaring: god erfaring med sammenlignbare oppdrag (installasjon, drift, reparasjon og service av tilsvarende løsninger). Det skal leveres liste over relevante oppdrag de siste 5 år med minimum felter: kunde/oppdragsgiver, kontaktperson, rolle, kontraktsverdi, tidspunkt og beskrivelse av leveransen; relevans må dokumenteres.

  Dokumentasjon: Referanseliste iht. del I vedlegg 5 (Referanseskjema), og oppdragsgiver forbeholder seg rett til å kontakte referanser.

  Kilde: «Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner – Erfaring».
• Kapasitet og kompetanse: Tilbyder må ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne samt bekreftelse på at leverandøren har minimum én energimontør med fagbrev. (Ressurs/bemanning og organisering skal beskrives).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av bemanning/organisering og bekreftelse på tilgjengelig minimum én energimontør med fagbrev.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav (kapasitet og kompetanse under tekniske/faglige kvalifikasjoner).
• Kvalitetsstyring og miljøledelse: Kvalitetsstyringssystem med rutiner for kvalitetsstyring. Dokumentasjon enten (Alt.1) beskrivelse av rutiner eller (Alt.2) ISO 9001:2000 eller tilsvarende sertifikat. Miljøstyringssystem med dokumentasjon enten (Alt.1) beskrivelse av miljømål/politikk/rutiner eller (Alt.2) gyldig tredjepartssertifikat (ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av rutiner/miljømål eller vedlegg/sertifikat (kvalitet/miljø).

  Kilde: «Krav til kvalitetsstyring og miljøledelse» (pkt. 8.7).
• ESPD skal leveres sammen med tilbudet; også for underleverandører/samarbeidspartnere dersom tilbyder støtter seg på dem.

  Dokumentasjon: Utfylt og innlevert ESPD-fil generert på nytt; ESPD for hver underleverandør/samarbeidspartner ved støtte til kvalifikasjonskrav.

  Kilde: Pkt. 8.2 «ESPD» og avsnitt om ESPD for underleverandører (FOA § 17-1(6)).
• Avvisningsregler etter FOA kap. 24-2 gjelder (nasjonale avvisningsgrunner presiseres).

  Dokumentasjon: ESPD del III benyttes; etterspørring av dokumentasjon kan skje før avtaleinngåelse.

  Kilde: Avvisningsgrunner beskrevet i ESPD-seksjon (omtale av FOA § 24-2).

• Tilbudet skal leveres elektronisk i KGV innen tilbudsfrist; for sent innkomne tilbud avvises. Vedlegg lastes opp i pdf eller annet alminnelig tilgjengelig format. Ingen elektronisk signatur kreves; det er tilstrekkelig at tilbyder har signert/lastet opp mal for tilbudsbrev.Kilde: Pkt. 7.1 «Innlevering av tilbud» og pkt. 7.2 «Formkrav og struktur».
• Tilbudet skal minimum bestå av: (1) Tilbudsbrev med forpliktende signatur (Vedlegg 1), (2) Egenerklæring taushetsplikt (Vedlegg 2), (3) Avvik (kun dersom avvik finnes, Vedlegg 3), (4) Forpliktelseserklæring (kun dersom man støtter seg på underleverandør), (5) Kvalifikasjonsdokumentasjon samt Leverandørs egen, og (6) Referanser (Vedlegg 5), (7) Kravspesifikasjon/kontraktskrav besvart og inntatt i bilag 2, (8) Ferdig utfylt prisskjema (bilag 3A) og (9) Miljøangivelser (nullutslippsprosent for underkriteriene) inntatt i bilag 2.Kilde: Pkt. 7.2 «Innhold og struktur».
• ESPD-skjema skal fylles ut og innleveres sammen med tilbudet. Leverandør som innstilles må før avtaleinngåelse dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, og oppdragsgiver kan etterspørre dokumentasjon når som helst i konkurransen.Kilde: Pkt. 8.2 «ESPD».
• Taushetsbelagt informasjon: tilbyder skal krysse av i Vedlegg 2 hvilke opplysninger som er unntatt fra innsyn og signere egenerklæring.Kilde: Del I Vedlegg 2 «Egenerklæring taushetsplikt» samt avsnitt om offentlighet/taushetsplikt.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

10.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten (rammeavtalen) skal være 3 år med opsjoner (1+1) til maks 5 år; avrop reguleres av NS 8406:2009 med endringer/tillegg i rammeavtalen.Kilde: Del I «Avtaleperiode» og Del II «Kontraktstype, omfang og varighet».
• NVDB/veilysdata: leverandørens system skal laste opp informasjon om veilys til NVDB; data skal registreres/ajourholdes fortløpende og leveres i NVDB-datakatalog-format; endringer nyanlegg dokumenteres for kontroll/godkjenning.Kilde: Del I «Om anskaffelsen» (NVDB-krav) og Del II Bilag 1 (Ajourhold og leveranse av vegdata).
• Lønns- og arbeidsvilkår (krav, dokumentasjon og sanksjoner) skal innarbeides i kontrakt i samsvar med relevant forskrift.Kilde: Del I «Særlige kontraktsvilkår – Krav til lønns- og arbeidsvilkår».
• Krav til bruk av lærlinger skal innarbeides; dokumentasjon/oversikt over antall timer og kontroll; avvik kan gi prisavslag/heving ved vesentlig mislighold. I det enkelte avrop er det hovedregel minimum 10% av utførte arbeider utført av lærlinger (med mulige avvik etter avrop).Kilde: Del I «Særlige kontraktsvilkår – Krav til bruk av lærlinger» og Del II «Kontraktsvilkår lærlinger».
• ILO-kjernekonvensjoner: leverandør skal etterleve; dokumentasjon kan kreves på forespørsel.Kilde: Del I «Særlige kontraktsvilkår – ILO- kjernekonvensjoner» og Del II «Etiske krav».
• HMS og sikkerhet: leverandør skal oppfylle lovpålagte HMS-krav samt Oppdragsgivers HMS-krav; leverandør skal utarbeide SHA-plan og rullerende arbeidsvarslingsplan, ferdigstilles ved kontraktsinngåelse/oppstartsmøte.Kilde: Del II «Helse, miljø og sikkerhet» og Del II Bilag 1 (SHA-plan).
• Tjenestekrav i drift/vedlikehold: årlige inspeksjoner i vinterhalvåret (med funksjonskontroll og spesifikke kontrollpunkter), ved bestilling/avrop ytterligere inspeksjon, og utskifting av lys til LED. Vedlikeholds-/utbedringsresponstid: defekt belysning på trafikk-sentrale steder innen to virkedager; hele kurs utbedres påfølgende arbeidsdag; dagtid innen to virkedager (senest påfølgende arbeidsdag ved helg); sikring av kabler og master uten opphold; akutte hendelser maks 2 timer.Kilde: Del II Bilag 1 «Arbeider» og «Responstid».
• Tekniske og material-/utstyrskrav: leverandøren må følge gjeldende lover/forskrifter/normer; krav til arbeidet (fagmessig og aktsom måte), tilgang/kompetanse, netteiergodkjenning, arbeidsvarslingsplan; samt krav til armaturer (f.eks. Zhaga-D4i, minimum lysutbytte, effektfaktor, IP-grad, vandalklasse, garanti) i bilag 1A.Kilde: Del II Bilag 1 (Generelle krav til tjenesten, Personell, etc.) og Del II Bilag 1A.

• Tall for estimert omfang/verdier og uttak: estimater for årlig verdi og volum (og kommunenes årlige beløp, rest utskifting til LED) er basert på tidligere uttak/forventet behov og understreket at det er usikkerhet; oppdragsgiver er ikke forpliktet til å avrope bestemt volum.
• Fremdriftsplan etter tilbudsfrist er tentativ og kan endres (meddelelse om tildeling/kontraktsinngåelse).
• Dokumentasjonskrav og detaljer om avrop/fakturering for det enkelte oppdrag er ikke fullt ut beskrevet i Del I (konkrete ytelser/krav kan spesifiseres i bilag/avrop).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 3A Prisskjema oppgis for «Rundsum for inspeksjon/vedlikeholdsrunde» at det i flere kommuner er «Estimert årlig antall 2» (mens f.eks. Tvedestrand og Risør oppgir «1»), og samtidig står det i Bilag 1 at leverandøren skal inspisere lysanleggene årlig (vedlikeholdsrunder) og at «Nærmere uker for vedlikeholdsrundene avtales». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilket faktisk antall vedlikeholdsrunder som skal legges til grunn per kommune per år (og om «1 vs 2» i prisskjemaet er riktig og forventet hyppighet, eller kun et evalueringsestimat) for at vi skal prise riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hyppighet på inspeksjonsrundene slår direkte ut i prisen og evalueringssummen; uavklart tolking kan gi feil dimensjonering av kostnader.

   Kilde: Del II Bilag 1 (krav 11) / Del II Bilag 3A Prisskjema (post 1-8)

2. I Bilag 1 (kravtabellen) beskrives responstid: defekt belysning på steder av stor trafikksikkerhetsmessig betydning skal utbedres innen to virkedager, utfall av hel kurs påfølgende arbeidsdag, og akutte hendelser har responstid maks 2 timer. Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «virkedager» (inkludert/ekskludert helligdager og eventuelt lørdager), og om fristene beregnes fra tidspunkt meldingen mottas i henhold til avtalt kanal (telefon/e-post i KGV/annen rapportering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presisering av tidsbegreper og starttidspunkt er nødvendig for korrekt risiko- og bemanningsprising.

   Kilde: Del II Bilag 1 (avsnitt «Responstid»)

3. I Bilag 1 «Ajourhold og leveranse av vegdata» og i innledende rammeavtaletekst kreves ajourhold/registrering i NVDB. Kan oppdragsgiver beskrive forventet leveranse per avrop (hva som skal leveres, hyppighet, format og eventuelle sjekk-/godkjenningspunkter i oppdragsgivers godkjenningsprosess), samt gi en praktisk beskrivelse av hvordan «verifisert datagrunnlag» skal anses levert fra leverandørens side?

   Hvorfor det er verdt å spørre: NVDB-arbeidet kan være kostnadsdrivende; leverandøren må vite nivået på leveranse og arbeidsflyt for å prise riktig.

   Kilde: Del II Bilag 1 (avsnitt «Ajourhold og leveranse av vegdata» / «Rapportering og dokumentasjon»)

4. I Bilag 1 står det at leverandøren må selv holde nødvendig kontakt med netteier(e), og at det «er et krav at leverandøren har godkjenning av netteier». Kan oppdragsgiver avklare: (1) om godkjenning fra Glitre Nett AS kan være dokumentert samlet for kontraktsperioden (rammeavtalen), eller om den må være konkret per kommune/anleggstype, og (2) hvilke dokumentasjonskrav oppdragsgiver vil etterspørre for at kravet anses oppfylt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Godkjenningsomfang og dokumentasjonsform påvirker oppstart og risiko; leverandøren må vite hva som faktisk må innhentes før oppstart.

   Kilde: Del II Bilag 1 (krav om «godkjent av det lokale nettselskapet» og adgang til veilysstasjoner/skap)

5. I Bilag 1 beskrives tilleggsarbeider og at responstiden for utrykking ved akutte hendelser er maks 2 timer. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke typer hendelser som omfattes av «akutte hendelser» (f.eks. kun hel kurs/tennfeil/kabelbrudd eller også andre feil), og om det forventes rykke ut også utenfor vanlig arbeidstid alle dager/hele året (inkl. helg), samt om det finnes forventet minimum bemanning/beredskapsordning dere legger til grunn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Beredskapsordning og omfang av utrykking er en stor kostnadspost; tydelig avgrensning er nødvendig for riktig prising.

   Kilde: Del II Bilag 1 (avsnitt «Tilleggsarbeider» og «Responstid ved akutte hendelser»)

6. I Bilag 1 under «Krav til tjenesten» kreves at leverandøren «skal utpeke en kontaktperson» og at «ved utskifting… skal oppdrager informeres». Kan oppdragsgiver presisere hvorvidt kontaktpersonen forventes å være identisk med nøkkelpersonell/administrativt ansvar som omtalt i Del II Avtaledokument (punkt 2.2 «Nøkkelpersonell»), og i så fall hvilke krav til godkjenning/utskifting som gjelder for kontaktperson vs. nøkkelpersonell?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart skille mellom roller kan påvirke bemanningsplan og leverandørens handlingsrom ved utskiftninger.

   Kilde: Del II Bilag 1 (krav «Kontaktperson») og Del II Avtaledokument (punkt 2.2 «Nøkkelpersonell»)

7. I Del II Avtaledokument pkt. 12 («Leverandørs personell») og Bilag 1 «Personell» fremgår det at saksbehandler/utførende personell skal ha kurs i arbeidsvarsling iht. N301, og at ingen arbeider kan starte før dette er i orden (evt. skal kurs gjennomføres innen 14 dager etter kontraktsinngåelse). Kan oppdragsgiver bekrefte om dette kravet gjelder også for arbeid som utføres i perioden frem til 01.01.2027 (f.eks. oppstartsmøter, planlegging, NVDB-tilpasning, eller klargjøring av rutiner), eller kun for fysisk feltarbeid/utførelse på anlegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir avklaring om oppstartstidspunkt og hvilke aktiviteter som kan igangsettes før kurs er gjennomført, og dermed risiko for forsinkelser/opsjonsaktiviteter.

   Kilde: Del II Avtaledokument (pkt. 12.1/12.2/12.5 samlet ramme for personell) og Del II Bilag 1 (avsnitt «Personell»)

8. I Del II Avtaledokument punkt 4 og Bilag 4 avropsskjema fremgår at avrop i noen tilfeller kan starte per telefon før skriftlig bestilling/avrop sendes. Kan oppdragsgiver presisere hvilke avropstyper/arbeid som kan igangsettes per telefon, og hva som anses som tilstrekkelig «skriftlig bestilling/avrop i etterkant» for at leverandøren ikke skal bære risiko for manglende bestilling (f.eks. aksept/tidspunkt, referanse til avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Praktiske avklaringer om bestillingsprosess reduserer risiko for tvist om omfang/vederlag ved oppstart.

   Kilde: Del II Avtaledokument (punkt «Bestilling» inkl. telefon/oppstart) og Del II Bilag 4 (Avropsskjema NS8406)

9. I Bilag 1 «Materialer…» står det at materiell som leverandøren tilfører veinettet tilfaller oppdragsgiver der annet ikke er beskrevet. Samtidig fremgår det i prisskjemaet at «Påslagsprosent på materiell (ikke armaturer)» beregnes på netto innpris, og armaturer prises separat (fastpriser/bytter + armaturkost). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke typiske materiellkategorier som skal prises via påslag (post 17) vs. hvilke som skal inngå i faste poster (inspeksjon/bytte armatur/armaturkost), og om det forventes at leverandør også priser arbeid knyttet til innkjøpt materiell (arbeidskost) innen respektive poster?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kategoriseringen påvirker tilbudets kalkyle og risiko for dobbeltprising eller manglende dekning av kostnader.

   Kilde: Del II Bilag 1 (avsnitt «Materialer, masser, varer og avfall») og Del II Bilag 3A Prisskjema (post 6-7-17)

10. I Del II Bilag 1B «Veilysnormal mai 2026» og Bilag 1 «Utskifting…» er det flere detaljer om LED (garanti 5 år, overspenningsvern, dimming, IP/IK, Zhaga-D4i mv.). Kan oppdragsgiver bekrefte om kravene i Bilag 1A og Bilag 1B gjelder fullt ut for alle typer utskifting/bytte som inngår i drift/vedlikehold (f.eks. enkeltskift av komponenter/driver/lyskilde), eller primært for nye anlegg og komplette armaturutskiftninger—og i så fall hvilke deler som kan håndteres etter «tilsvarende løsninger» ved vedlikehold?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjøring av hvilket nivå av teknisk krav som gjelder ved ulike vedlikeholdsscenarioer påvirker både kost og leverandørens mulighet til standardisering/reservedeler.

    Kilde: Del II Bilag 1 (avsnitt om «All utskifting av lys skal skje til LED…» og armaturkrav), Del II Bilag 1A, Del II Bilag 1B