Luft til vann varmepumpe til Vardø sykehjem

Vardø kommune innbyr til åpen tilbudskonkurranse om levering av komplett luft-til-vann varmepumpeanlegg til Vardø sykehjem. Leveransen skal inkludere prosjektering, levering, montering, automasjon, integrasjon mot eksisterende vannbårent anlegg og SD (EM Systemer), samt testing, prøvedrift, FDV-dokumentasjon og opplæring. Eksisterende elektrisk fyrkjele beholdes som spisslast/reserve/backup.

• Dokumentere økonomisk kapasitet: tilfredsstillende økonomi og positiv egenkapital eller annen dokumentasjon på finansiell gjennomføringsevne.

  Dokumentasjon: Økonomisk dokumentasjon som beskrevet i konkurransegrunnlaget.

  Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 8 Kvalifikasjonskrav
• Dokumentere teknisk kompetanse gjennom erfaring fra tilsvarende prosjekt, inkl. referanseprosjekt(er).

  Dokumentasjon: Referanseprosjekt(er).

  Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 8 Kvalifikasjonskrav
• Dokumentere F-gass-sertifisering.

  Dokumentasjon: F-gass-sertifikat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 8 Kvalifikasjonskrav
• Dokumentere relevante sentrale godkjenninger eller tilsvarende kompetanse.

  Dokumentasjon: Godkjenninger/kompetanse dokumentert som etterspurt.

  Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 8 Kvalifikasjonskrav
• Dokumentere HMS-egenerklæring.

  Dokumentasjon: HMS-egenerklæring.

  Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 8 Kvalifikasjonskrav
• Dokumentere skatteattest.

  Dokumentasjon: Skatteattest.

  Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 8 Kvalifikasjonskrav

• Tilbudet skal minimum inneholde tilbudsbrev.Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 10 Tilbudets innhold
• Utfylt tilbudsskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 10 Tilbudets innhold
• Utfylt prisskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 10 Tilbudets innhold
• Teknisk beskrivelse.Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 10 Tilbudets innhold
• Produktdatablader.Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 10 Tilbudets innhold
• Dimensjoneringsgrunnlag.Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 10 Tilbudets innhold
• Energiberegninger.Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 10 Tilbudets innhold
• SCOP-beregninger.Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 10 Tilbudets innhold
• FDV-oversikt.Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 10 Tilbudets innhold
• Referanseliste.Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 10 Tilbudets innhold
• Fremdriftsplan.Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 10 Tilbudets innhold
• Servicebeskrivelse.Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 10 Tilbudets innhold
• Garantier.Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 10 Tilbudets innhold
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag – kap. 10 Tilbudets innhold
• Vedlagte dokumenter i tilbudsskjema: bl.a. HMS-egenerklæring, skatteattest, firmaattest, F-gass-sertifikat og sentral godkjenning/t. tilsvarende (kryss/vedlegg angis).Kilde: Tilbudsskjema.pdf – kap. 14 Vedlagte dokumenter
• Forpliktende erklæring om samsvar, bindende tilbud 90 dager og faste priser (signeres).Kilde: Tilbudsskjema.pdf – kap. 15 Forpliktende erklæring

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontrakten baseres på NS 8405 – Norsk bygge- og anleggskontrakt; særlige kontraktsbestemmelser har forrang ved motstrid.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 1 og kap. 2
• Prosjekteringsansvar hos entreprenøren; prosjekteringen skal tilfredsstille gjeldende lover/forskrifter, TEK17, relevante NS, produsentkrav og myndighetskrav.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 4
• Fremdrift: innen 14 dager etter kontraktsinngåelse skal entreprenøren oversende detaljert fremdriftsplan, bemanningsplan, innkjøpsplan og prosjekteringsplan; oppdateres ved behov.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 5
• Arbeid i sykehjem i drift: begrense støy/støv, opprettholde varmeforsyning og rømningsveier, varsle planlagte avbrudd minst 5 arbeidsdager før gjennomføring (godkjenning av byggherre).Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 6
• Driftssikkerhet: eksisterende varmeanlegg skal holdes i drift under hele byggeperioden; driftsavbrudd skal planlegges, risikovurderes og godkjennes.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 7
• SD-integrasjon: varmepumpe skal integreres mot kommunens SD-anlegg fra EM Systemer; kommunikasjon basert på BACnet/IP eller annen avtalt åpen standard.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 8
• FDV skal leveres digitalt og være godkjent før overtakelse; omfatter bl.a. produktdatablader, reservedelslister, elektrotegninger/rørtegninger, SD-punktliste, testprotokoller, SD-tilhørende elementer og innreguleringsrapporter.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 9
• Opplæring: minimum omfatter daglig drift, alarmhåndtering, optimal energidrift, SD-anlegg, vedlikehold og feilsøking; skal dokumenteres.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 10
• Prøvedrift: minimum 30 kalenderdager; optimalisere reguleringen og dokumentere energiforbruk/temperaturer/funksjon, samt rette feil uten ugrunnet opphold. Godkjennes før endelig overtakelse.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 11
• Garantier: minst 5 års garanti på varmepumpe, 2 års garanti på øvrige leveranser (med forbehold om lengre garanti), og minimum 10 års tilgang på reservedeler; starter ved godkjent overtakelse.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 12
• Service (minimum): responstid 24 t ved kritiske feil, 72 t ved øvrige feil, telefonstøtte alle virkedager, fjernsupport der teknisk mulig.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 13
• Endringsarbeider: skal bestilles skriftlig, prises før utførelse når praktisk mulig, og dokumenteres. Muntlige bestillinger er ikke bindende før skriftlig bekreftelse.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 14
• Underentreprenører: entreprenør skal opplyse hvilke som benyttes; bytte av sentrale krever byggherrens skriftlige samtykke.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 15
• Omgivelser/miljø: minimere avfall, sortere og dokumentere lovlig avfallshåndtering, redusere transport og tomgang; emballasje fjernes fortløpende.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 16
• Ovkretakelse: før overtakelse skal bl.a. godkjent funksjonstest og prøvedrift foreligge, komplett FDV, opplæring gjennomført, samsvarserklæringer, innreguleringsrapporter, SD-test og prøvedriftsrapport; manglende dokumentasjon kan utsette overtakelse.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 17
• Reklamasjon: utbedre mangler uten ugrunnet opphold; ved kritiske feil med bortfall av varmeforsyning skal feilretting starte innen 24 timer.Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser – kap. 18

• Befaring gir ingen referat (ingen ytterligere informasjon om hvordan avklaringer behandles utover ordinær spørsmålsfrist).
• VVS og elektroarbeid i forbindelse med leveransen er kommunens ansvar (avgrensning kan påvirke tilbudets omfang, men dette er ikke spesifisert utover teksten).
• Dimensjonering er basert på tidligere energiberegninger som er veiledende og ikke bindende (endelig dimensjoneringsgrunnlag må leverandøren selv etablere).
• Detaljert vurderingsmetode for tekniske og energi/LCC-kriterier utover poengveiledning ligger i vedlegg (ikke inkludert i mottatt tekst).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen pkt. 3 og kapasitetskrav pkt. 4 fremgår det at varmepumpen skal dimensjoneres på grunnlag av «reelle varmebehov», men at det også ligger veiledende tidligere energiberegninger. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilket dimensjoneringsgrunnlag som skal legges til grunn for tilbudet, f.eks. om DUT skal settes til -15 °C og om radiatoranleggets design temperaturer 55/45 °C skal brukes som prosjekteringsforutsetning i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både tilbudt ytelse/antall utedeler og beregning av SCOP/LCC, og dermed både teknisk og pris/kvalitet-evaluering.

   Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 4 og pkt. 5

2. Kravspesifikasjonen pkt. 5 krever at varmepumpen leverer minimum 55 °C turtemperatur og kan arbeide ned mot minimum -20 °C. Kan oppdragsgiver presisere om kravet gjelder ved DUT (-15 °C) og/eller ved -20 °C (f.eks. om det skal dokumenteres som kapasitet/ytelse ved -20 °C), og hva som anses som akseptabel ytelse (f.eks. dekning/effektreserve) ved disse temperaturpunktene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig tolkning av ytelseskrav ved -20 °C kan gi feil dimensjonering og usikre poeng på «kapasitet ved lave temperaturer».

   Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 5

3. I kravspesifikasjonen pkt. 6 fremgår det at eksisterende elkjele «skal kunne overta hele varmeproduksjonen ved varmepumpestans» og styres automatisk av varmepumpens styringssystem, uten behov for manuell omkobling. Kan oppdragsgiver beskrive forventet automatikksamspill mer konkret (f.eks. krav til hvilke signaler/innkoblingsbetingelser varmepumpestyringen skal gi til eksisterende elkjele), og om det finnes eksisterende koblingsskjema/grensesnittdokumentasjon for elkjele som leverandøren kan legge til grunn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både systemintegrasjon, dokumentasjon og risiko i leveranse/feilsøking, særlig siden elektroarbeid er kommunens ansvar.

   Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 6

4. Kravspesifikasjonen pkt. 7 angir at kommunikasjonen til SD-anlegget skal være basert på BACnet/IP «foretrekkes» eller Modbus TCP, og lister måleverdier/alarmer/operasjoner. Kan oppdragsgiver bekrefte om kommunen har et forventet SD-punktkart (tag-liste) eller en mal for «SD-punktliste» som leverandøren skal følge, og om EM Systems SD-løsning støtter BACnet/IP eller Modbus TCP i valgt arkitektur (inkl. hvilke verdityper/oppdateringsfrekvenser som kreves)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklaring av hvilket grensesnitt som faktisk støttes og hvordan punktene skal mappes, kan integrasjonen bli dyrere og redusere tekniske poeng.

   Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 7 og pkt. 11

5. Tildelingskriteriene beskriver at teknisk løsning vurderes bl.a. for «dimensjonering, effektreserve, virkningsgrad, kapasitet ved lave temperaturer, maksimal turtemperatur og driftssikkerhet», men detaljert evalueringsmodell fremgår av vedlegg (ikke inkludert i utdraget). Kan oppdragsgiver dele/utdype hvordan poeng gis for disse punktene (f.eks. hvilke dokumentasjoner, beregningsmetoder eller terskler som vektlegges for effektreserve og driftssikkerhet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hvilke konkrete dokumentasjons-/beregningsvalg som gir uttelling for å prise og optimalisere riktig.

   Kilde: Tildelingskriterier og evalueringsmodell, pkt. 4

6. I prisskjemaet fremgår det en «Service (opsjon)» med år 1–5 og «Reservedeler» samt «Livssssykluskostnader» (årlig energiforbruk/besparelse, SCOP, levetid, årlig vedlikeholdskostnad). Er disse postene ment som opsjons-/tilleggspriser som evalueres direkte, eller er de kun grunnlag for LCC-beregning i kriterium 3 (15 %)? Kan oppdragsgiver klargjøre hvordan «sum eks. mva.» i prisskjema skal brukes i pris-kriteriet (45 %) mot eventuelle opsjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil forståelse av hva som inngår i konkurransepris versus LCC/opsjoner kan gi feil tilbudsstrategi og prisefeil.

   Kilde: Tildelingskriterier og evalueringsmodell, pkt. 3 og prisskjema (opsjons-/LCC-poster)

7. Ifølge særlige kontraktsbestemmelser pkt. 12 skal entreprenøren minimum tilby 5 års garanti på varmepumpe, 2 års garanti på øvrig leveranse og minimum 10 års tilgang på reservedeler. Samtidig står det i tilbudsskjema «Total garanti» og «Kompressor» samt «Reservedeler tilgjengelig». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan disse feltene skal fylles ut, og om oppgitt garanti/tilgang utover minimumskrav kan gi bedre uttelling i evalueringen (og i så fall hvordan)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om det lønner seg å prise lengre garanti/tilgang opp mot evaluering, ellers kan det bli kostnadsineffektivt.

   Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser, pkt. 12 og Tilbudsskjema, pkt. 8

8. Særlige kontraktsbestemmelser pkt. 6-7 krever arbeid i sykehjem i drift og at varmeanlegget skal holdes i drift under hele byggeperioden. Kan oppdragsgiver beskrive hva som er oppdragsgivers forventede «kritiske driftstider»/rammer i praksis, og hvordan vurdering/godkjenning av planlagte avbrudd skal håndteres (f.eks. maksimum varighet per avbrudd, og om det finnes eksempel på akseptable avbruddsperioder)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker planlegging, bemanning, midlertidige løsninger og risiko/kostnad for gjennomføring.

   Kilde: Særlige kontraktsbestemmelser, pkt. 6 og pkt. 7

9. Det fremgår at befaring gjennomføres, men det vil ikke skrives referat. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan leverandører som deltok og leverandører som ikke deltok skal hensyntas i tilbudsgrunnlaget (dvs. om avklaringer i spørsmålsrunden blir den eneste formaliserte måten å få inn relevant informasjon fra befaringen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uforutsigbar informasjon fra befaring kan gi ulikt tilbudsgrunnlag og økt risiko; leverandøren trenger prosedyrisk klarhet før de låser tilbudsdokumentasjonen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6