Rammeavtale for kjøp av institusjonsmøbler

Rammeavtale for kjøp, levering og montering av institusjonsmøbler, samt konsulentbistand til møbleringsforslag. Avtalen gjelder for Randaberg, Sola og Sandnes kommune (sekretariat: Sandnes). Avtaleperiode 2026–2028 (2030) med 2 års varighet og opsjon 1+1 år (Sola/Sandnes) og tilsvarende justert varighet for Randaberg. Forventet total kontraktsverdi 8,8 mill. kr ekskl. mva. (maks 16 mill. kr ekskl. mva.). Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi med tildeling «beste forhold mellom pris og kvalitet» (pris 70 %, klima og miljø 30 %).

• Leverandøren skal være lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske foretak: firmaattest fra Foretaksregisteret. Utenlandske foretak: attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i etableringslandet.

  Kilde: Del I kap. 5.4.1 Firmaattest
• Leverandøren skal ikke ha vesentlige restanser for skatt og merverdiavgift, eller skal ha godkjent nedbetalingsplan.

  Dokumentasjon: Norske foretak: skatte- og merverdiavgiftsattest (Altinn), ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Utenlandske: attest fra hjemstatens myndighet, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist.

  Kilde: Del I kap. 5.4.2 Attest for skatt og merverdiavgift
• Leverandøren skal ha ordnede økonomiske forhold og økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten (minimum kredittverdig).

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter Commercial Delphi Score fra Experian; minimum «Kredittverdig» (risikoklasse 5 eller høyere). Alternativt kan leverandør vedlegge oppdatert kredittvurdering fra anerkjent selskap med tilsvarende kredittnivå, eller for utenlandske foretak kredittvurdering fra anerkjent kredittopplysningsselskap basert på siste regnskap.

  Kilde: Del I kap. 5.5 Krav til økonomisk og finansiell kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra minst to relevante oppdrag de siste 3 årene for levering av institusjonsmøbler (omfang og kompleksitet).

  Dokumentasjon: Utfyllingsskjema for referanseoppdrag (vedlegg C) for minst to relevante referanser, samt liste over øvrige relevante oppdrag med kontraktverdi, tidspunkt og mottaker.

  Kilde: Del I kap. 5.6.1 Krav til erfaring
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne for å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av personell og enheter leverandøren råder over til å utføre kontrakten (og evt. personell/enheter i andre foretak det støttes på).

  Kilde: Del I kap. 5.6.2 Kapasitet og gjennomføringsevne
• Leverandøren skal ha kvalitetssikringssystem tilpasset leveransens kompleksitet, risiko og målsetting.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikringstiltak, inkl. kontrollplaner/sjekklister. Ved ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Del I kap. 5.6.3 Kvalitetssystem
• Leverandøren skal ha miljøledelsessystem tilpasset leveransens miljøegenskaper, kompleksitet og risiko.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsestiltak, miljømål, status og planlagte tiltak. Ved ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat (forutsatt at tiltakene er omfattet).

  Kilde: Del I kap. 5.6.4 Miljøledelsessystem
• Ved støtte fra andre foretak: dokumentasjon på rådighet over ressurser; støttende foretak må oppfylle relevante kvalifikasjonskrav og ikke ha avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: For tekniske/faglige kvalifikasjoner: forpliktelseserklæring (vedlegg A). For økonomisk/finansiell kapasitet: solidaransvarserklæring (vedlegg B). Ved fellesskap: separate ESPD-egenerklæringer og intern avtale + gruppeleder.

  Kilde: Del I kap. 5.1–5.3

• Tilbud skal leveres elektronisk i KGV (EU-Supply) innen tilbudsfrist. Kommunikasjon via KGV «Meldinger».Kilde: Del I kap. 2.3 og 4.3
• Tilbudsdokumenter skal inneholde (minst) signert tilbudsbrev med avvik (med referanser), evt. taushetsbelagt informasjon, forpliktelseserklæring/solidaransvarserklæring (hvis aktuelt), utfylt ESPD, utfylt vedlegg 4 (kravspesifikasjon), dokumentasjon for tildelingskriteriene (Del II tabeller/vedlegg F og G), utfylt vedlegg 5 prisskjema i Excel, utfylt vedlegg 6 klimadata for transport, dokumentasjon på miljømerking/holdbarhet (testrapporter ved behov), vedlegg for delkriterie G.3 «Andre forhold», samt produktblad med bilder per produkt (1 side per produkt) systematisert mot prisskjemaets vedlegg/nummerering.Kilde: Del I kap. 4.1.1 Organisering av tilbudsdokumentene
• Avvik mot konkurransegrunnlaget skal beskrives entydig og presist i tilbudsbrevet under eget punkt «Avvik» (med referanser). Prissatte avvik skal gis pris for å frafalle/rette avvik (Del II F.3).Kilde: Del I kap. 4.1.3 Avvik
• Alternative tilbud aksepteres ikke.Kilde: Del I kap. 4.1.4
• Deltilbud er ikke tillatt (ingen tilbud på deler eller per oppdragsgiver).Kilde: Del I kap. 4.1.5
• Utfylt ESPD skal brukes som foreløpig dokumentasjon for kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.Kilde: Del I kap. 5 (innledning) og 5.3
• Ved støtte fra andre foretak: forpliktelseserklæring (vedlegg A) og/eller solidaransvarserklæring (vedlegg B) skal vedlegges tilbudet ved tilbudsfrist.Kilde: Del I kap. 5.1 + Vedlegg A/B
• Ved underlagte referansekrav: skjema vedlegg C for referanseoppdrag skal benyttes/innleveres som dokumentasjon for erfaring.Kilde: Del I kap. 5.6.1 og Vedlegg C

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

02.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalen omfatter kjøp av institusjonsmøbler (bord, stoler, sofaer, reoler og skap m.fl.). Kjøp av brukte møbler og leie av møbler omfattes i utgangspunktet ikke. Produkter skal ha forventet levetid 15–20 år og være egnet for institusjoner (inkl. krav til universell utforming).Kilde: Del II C.1–C.2 (Generell del og Leveransebeskrivelse)
• Avrop/bestilling: Oppdragsgiver får ingen forpliktelse til volum; avrop skjer skriftlig (og via e-handel når pålagt). Leverandør skal bekrefte avrop, og sende ordrebekreftelse innen 3 virkedager etter mottak, ellers bindende vilkår ved avvik krever skriftlig aksept.Kilde: Del II D.1.1.1–D.1.1.4
• Levering og montering: fritt levert til anvist sted; levering per bestilling; ved forsinkelse skal leverandør varsle; ved installering/montering anses varen levert når montering og igangsettelse er utført iht. vilkår/spesifikasjoner.Kilde: Del II 6.1 Levering
• Rydding: kontinuerlig rydding; emballasje fjernes; støvende arbeider ikke tillatt innendørs; bygget skal overleveres i samme stand.Kilde: Del II D.1.2 Rydding
• Miljøkrav i kontrakt: brudd på miljøkrav kan gi dagmulkt 2.000 kr ekskl. mva. per virkedag per misligholdt krav; gjentatte/groove brudd kan gi heving. Det tillates kun avvik i transportløsning hvis total miljøbelastning reduseres.Kilde: Del II B.2.1 Miljø
• Klimakrav/dokumentasjon og evaluering: leverandør skal besvare G.1–G.3; transport/last mile, produktmiljømerking og andre sirkulærøkonomi/garanti-tiltak skal være konkrete og forpliktende.Kilde: Del II kapittel G (Klima og miljø)
• Produktkrav: garantiperiode minimum 5 år (i kontraktvilkår) og som tilbudt i Del II G.3; ved garantisak/reklamasjon der ikke kan rettes skal erstatningsmøbler gis vederlagsfritt (ref. kravspesifikasjon/vedlegg 4).Kilde: Del II 6.2 Ansvar og garanti; Vedlegg 4 Kravspesifikasjon kap. 3 Garanti
• Statistikk: leverandør skal på forespørsel vederlagsfritt levere forbruksstatistikk (min. kunde, produktgruppe, artikkelnummer, enhetspris/påslag, kvantum, miljømerking). Rapport leveres pr. halvår/år og senest 1 måned etter utløp; Excel/regneark; PDF ikke akseptert.Kilde: Del II B.2.4 Statistikk
• Sikkerhet/oppfyllelse: ved avrop der antatt kontraktsverdi overstiger 500.000 kr ekskl. mva. skal leverandør stille sikkerhet 10 % av kontraktssum inkl. mva. (selvskyldnerkausjon).Kilde: Standard kontraktsvilkår for møbelavtale pkt. 1.9
• EHF-fakturering og spesifikke fakturakrav (per kommune): elektronisk faktura, ingen papir/e-post; krav til bestillingsnummer/referansefelt m.m. samt betalingsfrist netto 30 dager og krav til å sende riktig faktura innen 30 dager som sluttfaktura etter oppdrag.Kilde: Standard kontraktsvilkår pkt. 7.1 samt pkt. 7.2–7.4

• Vedlegg 4 (Kravspesifikasjon) er delvis gjengitt i teksten; konkrete krav for leveringstid (pkt. 21) og øvrige tjenestekrav etter dette punktet er ikke fullt ut inkludert.
• Tildelingskriteriet «Klima og miljø» spesifikke delkriterier G.1–G.3 er beskrevet, men selve delkriterietabellen/vekting innenfor klima kan ligge nærmere i Del II kapittel G (ikke fullstendig gjengitt).
• Konkret dokumentasjonskrav for alle punkter i kravspesifikasjonen (vedlegg 4) fremgår ikke fullt ut i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg 4 (Kravspesifikasjon) punkt 21 «Leveringstid»: Bekreft om maksimal leveringstid gjelder som absolutt frist for levering inkl. montering «ferdig levert og montert» (og ikke kun oppstart montering). Hvis det gjelder slik, kan dere angi hvordan dere praktiserer dette ved del-leveranser/dellevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid er et sentralt priskomponent-/risikofelt. Klargjøring av hva som utløser frist (ferdig levert/montert) og hvordan delleveranser håndteres er nødvendig for riktig kalkyle og risiko.

   Kilde: Vedlegg 4 – Kravspesifikasjon, punkt 21 Leveringstid

2. I vedlegg 4 (Kravspesifikasjon) punkt 22 «Levering og montering»: Bekreft at leverandøren skal montere innenfor tidsrommet kl. 08.00–15.00 alle virkedager (ev. etter avtale), og utdyp hva som menes med «avtale med bestiller» (f.eks. hvem som kan godkjenne og hvor langt i forkant).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsvindu og avtalemekanisme påvirker bemanning, planlegging og kostnader. Leverandøren må vite hvilke begrensninger som gjelder i praksis.

   Kilde: Vedlegg 4 – Kravspesifikasjon, punkt 22 Levering og montering

3. I vedlegg 4 (Kravspesifikasjon) punkt 18 «Rådgivning/møbleringsforslag»: Bekreft at kravet om å «besvare enhver henvendelse innen 2 virkedager» også gjelder ved behov for befaring/tilpassing til mål, eller gjelder 2-virkedagersfristen kun for første responstid (f.eks. bekreftelse/plan).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet om responstid vs. leveranse av forslag kan gi feil ressursberegning og risiko for mislighold.

   Kilde: Vedlegg 4 – Kravspesifikasjon, punkt 18 Rådgivning/møbleringsforslag

4. I vedlegg 4 (Kravspesifikasjon) punkt 23 «Fast avtaleansvarlig per kommune»: Bekreft om Oppdragsgiver forventer én avtaleansvarlig per kommune (dvs. til sammen tre personer hvis man ikke overlapper), eller om samme person kan dekke flere kommuner og da uten særskilte krav til tilgjengelighet per kommune.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Personellkravet påvirker organisering og bemanning. Leverandøren må vite forventet nivå for dekning per kommune for å kunne prise riktig.

   Kilde: Vedlegg 4 – Kravspesifikasjon, punkt 23 Fast avtaleansvarlig per kommune

5. I vedlegg 4 (Kravspesifikasjon) punkt 24 «Support/kundeteam»: Utdyp hvilke kanaler som omfattes av kravet (telefon, e-post og evt. andre), og hva som menes med «Håndtere alle henvendelser og ikke henvise» – gjelder dette også klager/reklamasjoner og leverandør-/produksjonsfeil, eller kun spørsmål om bestilling/status/fakturering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kundeteamets omfang påvirker kapasitet og kost. Leverandøren må avklare ansvarsgrense mot produsent/underleverandør for å prise riktig og unngå brudd.

   Kilde: Vedlegg 4 – Kravspesifikasjon, punkt 24 Support/kundeteam

6. I vedlegg 4 (Kravspesifikasjon) punkt 27 «Samordning av leveranser»: Bekreft hvordan «i utgangspunktet skal bestilte varer leveres samlet» praktiseres, herunder terskel/typetilfeller for når delleveranser kan aksepteres. Finnes det en standard for når Oppdragsgiver gir skriftlig aksept?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Samordning og aksept for delleveranser påvirker logistikk, lagerhold og risiko. Leverandøren trenger forutsigbarhet for å kunne kalkulere.

   Kilde: Vedlegg 4 – Kravspesifikasjon, punkt 27 Samordning av leveranser

7. I del II Kontraktsgrunnlaget under B.2.4 «Statistikk»: Bekreft fristene og periodiseringen slik dere ønsker dem oppgitt (pr. halvår, pr. år og for hele avtaleperioden), og om dere forventer egne rapporter per kommune eller samlet rapport fordelt per oppdragsgiver/kunde.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringsformat og oppdrags-/kundestruktur er nødvendig for å planlegge administrasjonskost og sikre etterlevelse.

   Kilde: Del II Kontraktsgrunnlaget, B.2.4 Statistikk

8. I del II Kontraktsgrunnlaget B.2.1 «Miljø» og kravene i vedlegg 4 punktene 28–31: Kan dere bekrefte hvordan dagmulkt beregnes ved flere samtidige brudd (summeres for «hvert misligholdte krav»), og om «virkedag» knyttes til varighet av manglende oppfyllelse eller avvikstidspunktet pr. avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagmulkt ved miljøbrudd kan gi betydelig økonomisk risiko. Leverandøren må forstå beregningsgrunnlaget for å vurdere risiko og internkontroll.

   Kilde: Del II Kontraktsgrunnlaget, B.2.1 Miljø

9. Tildelingskriteriet «Klima og miljø» (Del II Kontraktsgrunnlaget kapittel G): Bekreft hvordan dere verdsetter delkriteriene G.1–G.3 innenfor 30 % totalvekting «Klima og miljø» (f.eks. vekting/poengmodell eller hvilken type dokumentasjon som gir størst effekt).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver har beskrevet delkriterier, men vektingen/poenguttellingen innenfor klima kan ha stor betydning for hvilke tiltak som lønner seg. Leverandøren trenger evalueringspresisering for å levere best mulig og kosteffektivt.

   Kilde: Del II Kontraktsgrunnlaget, kapittel G Klima og miljø

10. Vedlegg 4 (Kravspesifikasjon) punkt 31 «Der trevirke utgjør mer enn 10 prosent vekt»: Utdyp hvordan dere forventer at leverandøren dokumenterer «trevirkeandel >10 %» (f.eks. basert på vekt pr. komponent, produsentens BOM/BOM-andel, eller test-/beregningsmetode), og hvilken dokumentasjon dere aksepterer.

    Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet er terskelbasert (>10 %). Uten klar dokumentasjonsmetode kan leverandøren enten risikere avvik eller bruke unødvendige ressurser. Avklaring er nødvendig for etterlevelse og kalkyle.

    Kilde: Vedlegg 4 – Kravspesifikasjon, punkt 31 Trevirkeandel