Anskaffelse av prosess- og prosjektledelse til gjennomføring av nasjonalt folkepanel

Anskaffelse av prosess- og prosjektledelse for planlegging, design og gjennomføring av et nasjonalt folkepanel (medvirkningsprosess) for Omstillingskommisjonen. Leveransen omfatter gjennomføring av panelets samlinger og fremstilling av anbefalinger, samt evaluerings-/avslutningsarbeid innen utgangen av mai 2027. Estimert verdi: 3 000 000 NOK ekskl. mva.

• Betaling av skatter og avgifter (skatteattest), og avvisning ved restanser (unntak ved tvistesak dokumentasjon).

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder (ESPD del III, B).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.1 (ESPD del III, B)
• Leverandøren skal være lovlig etablert virksomhet.

  Dokumentasjon: Firmaattest/Enhetsregisteret (norske) eller bekreftelse på registrering i bransje-/foretaksregister (utenlandske), eventuelt henvisning til BRIS. (ESPD del IV A).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2
• Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten; kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, alternativt annen dokumentasjon; ratingkode/skala og forklaring; bør baseres på siste årsregnskap. (ESPD del IV B).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.3
• Erfaring fra gjennomføring av prosesser for innbyggermedvirkning og/eller -involvering (f.eks. folkepanel) de siste tre årene.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre mest relevante oppdrag fra siste tre år, inkl. verdi, tidspunkt og mottaker (hvis mulig). Leverandøren ansvarlig for at beskrivelsen dokumenterer kravet. (ESPD del IV C).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.4
• ESPD som foreløpig bevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner; leverandør som tildeles må dokumentere ved forespørsel.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD i KGV (ESPD del II–V iht. krav).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.5
• Støtte fra andre virksomheter (der leverandøren støtter seg på kapasitet) for finansielle og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner.

  Dokumentasjon: Kryss i ESPD for støtte; separate ESPD-er for støttegivende virksomheter; skriftlig forpliktelseserklæring om rådighet over nødvendige ressurser.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.6

• Tilbudsbrev med: leverandørinfo (navn/orgnr/postadresse), kontaktperson (navn/e-post/telefon), dato, bekreftelse av vedståelse til utløp vedståelsesfrist, eventuelle avvik/forbehold/forutsetninger (jf. 3.5), samt navn/tittel/signatur til fullmaktshaver.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2 (Tilbudsbrev)
• ESPD-egenerklæring om oppfyllelse av samtlige kvalifikasjonskrav for deltakelse (og separate ESPD-er ved støtte fra andre virksomheter).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2 (Egenerklæring/ESPD) og punkt 4.6
• Vedlegg 1: Egenerklæring om forholdet til gjeldende sanksjonslovgivning (fylles ut og leveres av alle deltakere).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2 (Vedlegg 1)
• Dokumentasjon på oppfyllelse av kravene i punkt 4 (som egne vedlegg).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2 (Dokumentasjon)
• Eventuell forpliktelseserklæring fra annen virksomhet ved underleveranse/støtte (jf. punkt 4.6).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2 (Eventuell forpliktelseserklæring)
• Utfylte bilag til avtalen: bilag 2-6.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2 (Utfylte bilag til avtalen)
• CV med beskrivelse av relevante oppdrag for tilbudt personell.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2 (CV)
• Ved taushetsplikt: sladdet tilbud + eget dokument med begrunnelse for sladdingen (jf. vedlegg 2).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2 (Taushetsplikt) og punkt 3.7
• Tids- og formkrav: elektronisk innsending i KGV innen tilbudsfrist, tilbud signeres digitalt (eller «uten sertifikat» rutine).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsvarighet: fra signering til utført gjennomføring, tilbakemelding og evaluering, senest utgangen av mai 2027.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.2
• Oppstart etter kontraktsinngåelse; fremdrift skal følge bilag 3.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.2 samt SSA-O bilag/bestemmelser om fremdriftsplan og leveringsdag (generell tekst)
• Rapporterings- og leveransekrav knyttet til fremdriftsplan (delleveranser/milepeler) – nærmere spesifisert i bilag 1/3/5.Kilde: Bilag 1 (fremdrifts-/leveransebeskrivelse) og Bilag 3
• Taushetsplikt og behandling av innsyn: taushetsplikt gjelder informasjon kjent via avtalen; innsynsrett påvirkes av offentlighet og lovbestemt innsyn.Kilde: SSA-O generell avtaletekst punkt 5.4
• Informasjonssikkerhetstiltak og personvern: konsulenten skal iverksette forholdsmessige tiltak; databehandleravtale (bilag 8) skal være inngått før behandling.Kilde: SSA-O generell avtaletekst punkt 7.1, 7.2 og bilag 8
• Lønns- og arbeidsvilkår: ved omfattet kontrakt skal konsulenten sikre ikke-dårligere vilkår, dokumentere på forespørsel, og kan ilegges dagbot ved brudd.Kilde: SSA-O generell avtaletekst punkt 5.5
• Underleverandører og nøkkelpersonell: underleverandører som medvirker direkte er konsulentens ansvar; skifte krever samtykke; nøkkelpersonell kan ikke skiftes uten kundens godkjenning.Kilde: SSA-O generell avtaletekst punkt 5.2.1 og 5.3
• Endringer etter avtaleinngåelse: kundens endringsanmodninger kan gi justering av vederlag/tidsplan, og endringer skal avtales skriftlig; endringskatalog i bilag 7.Kilde: SSA-O generell avtaletekst punkt 3 og bilag 7
• Avbestilling/oppstart/midlertidig stans: kundens avbestilling med 30 dagers varsel; avbestillingsgebyr 4 % av avtalt vederlag for hele oppdraget (med angitte kostnadstyper).Kilde: SSA-O generell avtaletekst punkt 4.2
• Dagbot ved forsinkelse: dagbot 0,15 % av samlet vederlag (kontraktssum ekskl. mva.) per kalenderdag, maks 100 dager (annen løpetid kan avtales).Kilde: SSA-O generell avtaletekst punkt 9.5.3
• Opphavs- og eiendomsrett til resultater/data: resultater til kunden når betaling er skjedd; konsulenten beholder egne verktøy/metodegrunnlag.Kilde: SSA-O generell avtaletekst punkt 8
• Fakturering og betalingsbetingelser: betaling etter faktura per 30 dager; elektronisk faktura (EHF) hvis offentlig virksomhet; forfalls-/merkingkrav fremgår av bilag 5/tekst i bilag 5.Kilde: SSA-O generell avtaletekst punkt 6.2 og Bilag 5 (betalingsplan/EHF-krav og referansenummer)

• Konkurransegrunnlaget viser ikke spesifikke detaljer i kontraktens dagbøt-unntak/terskel utover SSA-O-standard; eventuelle eksakte milepæler med dagbøter ligger i bilag 3/6.
• Konkurransegrunnlaget oppgir at «klima- og miljøkrav» håndteres i kravspesifikasjonen (bilag 1), men konkrete detaljer for transport/innhold utover bilag 1 utdrag er ikke fullstendig reprodusert i teksten.
• Dokumentasjonskrav for økonomisk kapasitet er angitt som «kredittvurdering … eller annen dokumentasjon», men terskel/ratingminimum er ikke oppgitt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 1 (Kundens beskrivelse av oppdraget) står det at oppdraget kan designes med tanke på å gjennomføre møtene digitalt «dersom det ikke går på bekostning av kvaliteten». Hvilke konkrete kvalitetskriterier legger dere til grunn for når digitale møter er «tilstrekkelig» (f.eks. deltakelse/representativitet, fasiliteringskrav, tilgjengelighet, format for deliberasjon), og hva er minimumskravene dere forventer vi dokumenterer i bilag 2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise og planlegge riktig delings- og fasiliteringsopplegg. Uten tydelige kvalitetskrav blir det vanskelig å allokere ressursnivå og risiko mellom digitalt vs. fysisk opplegg.

   Kilde: Bilag 1: Kundens beskrivelse av oppdraget (miljø-/klimatilpasning og vurdering av digital gjennomføring) og Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av oppdraget

2. I bilag 1 fremgår det en fremdriftsramme (forberedende planleggingsfase, rekruttering, gjennomføring av samlinger, anbefalinger foreligger, oppfølging/tilbakemelding/evaluering) og at folkepanelet skal levere anbefalinger «senest innen utgangen av februar 2027», gjerne før. Kan dere bekrefte hvilke konkrete leveranser som anses som «anbefalinger» i kontraktssammenheng (format/omfang, dato for mottak av endelig versjon), og om det er avtalt milepæler for dagbøter knyttet til disse i bilag 3/bilag 6?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbøter og aksept/leveringsdatoer må forstås for å kalkulere fremdrifts- og leveranserisiko korrekt.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.4 Fremdriftsplan; Bilag 1 (tidsramme for anbefalinger); SSA-O punkt 2.5 og punkt 9.5.3 (dagbøter) samt Bilag 3/Bilag 6

3. Bilag 5 (Pris og prisbestemmelser) sier at vederlaget er fastpris, og samtidig at «reiser og diettkostnader … skal være inkludert fastprisen, og kan ikke faktureres for særskilt». Kan dere spesifisere om det i praksis finnes noen forventninger/estimater for antall fysiske reiser/overnattinger (og hvor dette eventuelt skal fremgå), slik at vi kan prise korrekt om det blir helt/delvis fysisk gjennomføring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fastpris + inkluderte reise-/diett-kostnader gjør volumanslag for reise/overnattinger kritisk for riktig prising, selv om møtemodus skal vurderes gjennom oppdraget.

   Kilde: Bilag 5: Pris og prisbestemmelser (Utlegg og reisekostnader mv. inkludert i fastprisen) og Bilag 1 (vurdering av digital vs. fysisk og klima/transportkrav)

4. I bilag 1 kreves det at leverandøren leverer en kvartalsvis oversikt over reiseaktivitet (transportmiddel, overnattingssted og antall overnattinger). Hvilket format og detaljnivå forventes (f.eks. mal i Excel/PowerPoint, krav til dokumentasjon/kvitteringer, person-/navnekoding), og hvem skal motta rapporten (Omstillingskommisjonens sekretariat) samt frist for innsending innen kvartalet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvik og feil kostnads- og ressursbruk må leverandøren vite rapporteringsformat, datagrunnlag og frister.

   Kilde: Bilag 1: Kundens beskrivelse av oppdraget (kvartalsvis oversikt over reiseaktivitet)

5. Bilag 5 sier betalingsplan: 25% tidligst 1. oktober, 50% etter gjennomførte møter i folkepanelet (tidligst 1. desember) og 25% «ved utført oppdrag» tidligst 1. april 2027. Kan dere avklare hva som skal til for at «gjennomførte møter i folkepanelet» anses som oppfylt (antall møter, datoer, akseptgrunnlag), og hva som skal anses som «utført oppdrag» (inkl. evaluering/prosjektregnskap og svar-/etterarbeid fra oppdragsgiver)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Betalingsutløsende hendelser må være presise for å kunne styre kontantstrøm og redusere tvist om milepæler.

   Kilde: Bilag 5: Pris og prisbestemmelser (betalingsplan/avdrag) samt SSA-O punkt 2.5 (leveringsdag) og punkt 4.2 (avbestilling)

6. Tildelingskriterium TK2 (bilag 2, 3 og 4) vektlegger bl.a. «samfunnsøkonomiske analyser» og «folkepanelets arbeid» samt «fremdriftsplanens egnethet». Kan dere beskrive hvordan dere vil vurdere og poengsette kvaliteten av løsningsforslaget når vi ikke vet endelig tema-/oppdragsformulering før oppstart? Hvilke deler av tilbudet skal vi låse (generell design vs. konkretiseringsnivå), og hva regnes som «best» oppdragsforståelse gitt denne usikkerheten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig vurderingsgrunnlag gjør det vanskelig å vite hvilket detaljnivå og hvilke analyser/ressurser som faktisk gir uttelling i TK2.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 Tildelingskriterier (TK2) og Bilag 1 (tema diskuteres i Omstillingskommisjonen og formidles til konsulenten)

7. I bilag 1 står det at konsulenten fungerer som folkepanelets sekretariat og «bindeledd» mellom Omstillingskommisjonen og panelet. Hvilke konkrete bidragsytere/leveranser skal konsulenten inngå avtaler med, og i hvilken grad regner dere med at konsulenten skal bekoste/administrere aktiviteter for innleid ekspertise, vertskap, lokaler, rekrutteringskanaler mv. innenfor fastprisen (og hvilke kostnader skal dere eventuelt dekke direkte)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fastpris krever klarhet i hva konsulenten skal ta økonomisk/kontraktsmessig ansvar for vs. hva oppdragsgiver dekker.

   Kilde: Bilag 1: Kundens beskrivelse av oppdraget (ansvar for inngåelse/oppfølging av avtaler og kommunikasjon med relevante bidragsytere; budsjettansvar)

8. SSA-O inkluderer dagbotmekanisme basert på «avtalt tidspunkt for levering, eller annen frist som partene i bilag 3 har knyttet dagbøter til». Kan dere bekrefte hvilke konkrete milepæler i prosjekt- og fremdriftsplanen som er knyttet til dagbøter (milepælnavn + frist + beløp/dagbøtesats hvis avvik fra standard), og om disse er knyttet til leveranser vi kontrollerer fullt ut (f.eks. egne aktiviteter) eller også til forhold som avhenger av Omstillingskommisjonens svar/tilbakemelding?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete dagbøtemilepæler kan leverandøren ikke korrekt prise forsinkelsesrisiko eller planlegge avhjelp/tilleggsfriststrategi.

   Kilde: SSA-O punkt 9.5.3 Dagbot; SSA-O punkt 2.5 Fremdriftsplan og leveringsdag; Bilag 3 (Prosjekt- og fremdriftsplan) og Bilag 6

9. I SSA-O punkt 9.4.2 «Kundens avhjelp av mislighold» og punkt 9.5.3 dagbot: hvilke praktiske prosesskrav legger dere opp til ved forsinkelse/mislighold (f.eks. hvordan reklamere, varsle, og hvordan tilleggsfrist behandles), og hvordan vil dere dokumentere «force majeure eller Kundens forhold» i denne typen medvirkningsprosess?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å redusere risiko for urimelige sanksjoner må leverandøren forstå prosess og beviskrav rundt forsinkelse og unntak.

   Kilde: SSA-O punkt 9.1 (mislighold/reklamasjon), punkt 9.5.3 (dagbotgrunnlag), punkt 9.3/9.4 (tilleggsfrist/avhjelp) og punkt 10 (force majeure)