2026/2401 Avtale om vintervedlikehold ved eiendommer i Vestfold – USN Campus og fengselseiendommer - Sem, Horten og Larvik

Åpen anbudskonkurranse om avtale for vintervedlikehold ved eiendommer i Vestfold: USN Campus Vestfold, Sem fengsel, Nordre Vestfold fengsel (Horten) og Søndre Vestfold fengsel (Larvik). Oppstart 15.10.2026. Avtalen gjelder i 2 år med opsjon for Statsbygg til forlengelse ytterligere 2 år (ett år av gangen). Leverandør skal levere fast sesongpris for beredskap per eiendom og utføre fast sesongarbeid samt bestilte tilleggsarbeider (redningsarbeid) med maksimal responstid 2 virkedager. For fengselseiendommer kreves politiattest-klarert personell og navngitt personell, samt taushetserklæring. Underleverandører krever forhåndsgodkjenning av Statsbygg. Det er tildelingskriterier med 70 % pris og 30 % miljø (miljøvennlige kjøretøy/maskiner).

• Organisatorisk og juridisk stilling: foretaket må være lovlig etablert.

  Dokumentasjon: ESPD fylles inn i Mercellportalen; krav om firmaattest (for utenlandske firmaer tilsvarende attest eller StartBANK ID). Dokumentasjon kreves fra innstilt leverandør før kontrakt.

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 4.2 (Organisatorisk og juridisk stilling) / pkt 4.1
• Økonomisk og finansiell kapasitet: tilfredsstillende økonomisk gjennomføringsevne (omsetning kan vektlegges).

  Dokumentasjon: ESPD fylles inn i Mercellportalen; dokumentasjon kreves fra innstilt leverandør (kredittvurdering; ev. revisorbekreftede årsregnskaper eller StartBANK ID).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 4.2 (Økonomisk og finansiell kapasitet) / pkt 4.1
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: tilstrekkelig erfaring med overføringsverdi.

  Dokumentasjon: ESPD fylles inn nå; innstilt leverandør må levere kortfattet beskrivelse av inntil 3 referanseoppdrag (inkl. opplysninger om oppdragsgiver, anlegg/størrelse, verdi, tidspunkt og overføringsverdi).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 4.2 (Tekniske og faglige kvalifikasjoner) / pkt 4.1
• Sikker gjennomføringsevne/kapasitet: oversikt over antall ansatte fordelt på administrasjon og produksjon, samt oversikt over egnet utstyr.

  Dokumentasjon: ESPD fylles inn nå; innstilt leverandør må levere oversikt over antall ansatte og egnet utstyr som rådes over til kontrakten.

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 4.2 (Sikker gjennomføringsevne)
• Leverandører som støtter seg på andre foretak må godtgjøre faktisk disponering (solidaransvar for økonomi; dokumentert samarbeid for teknisk/faglig).

  Dokumentasjon: Solidaransvarserklæring ved støtte til økonomisk/finansiell kapasitet. For teknisk/faglig støtte: f.eks. forside på signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er inngått. Andre foretak må levere egen ESPD.

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 4.2 (Støtte på andre foretak)
• Skatte- og MVA-attest (for innstilt leverandør) samt attest/tilsvarende for EØS-foretak.

  Dokumentasjon: Felles attest for skatt (inkl. forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift mv.) og merverdiavgift (Skatteattest), bestilt i Altinn og ikke eldre enn 6 måneder. EØS-tilsvarende attester etter angitte bestemmelser.

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 4.3

• Elektronisk tilbud via Mercellportalen (tilbudet skal i sin helhet leveres elektronisk).Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 6.1
• ESPD: elektronisk egenerklæringsskjema fylles inn i Mercellportalen (kvalifikasjonskrav/avvisningsgrunner/ev. utvelgelse).Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 4.1 og pkt 6.4
• Tilbudsfrist: tilbud må leveres innen 04.09.2026 kl. 12.00 (for sent innkomne tilbud avvises).Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 6.5
• Tilbudsvedlegg/filstruktur i tillegg til ESPD: 1-1 Tilbudsskjema (utfylt og signert) og 1-2 Liste over kjøretøy og maskiner (utfylt).Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 6.4
• Eventuelt ved behov: forpliktelseserklæring og solidaransvarserklæring (i tilfeller der det støttes på andre/solidaransvar).Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 6.4 og liste over vedlegg
• Tilbudets språk: alle dokumenter på norsk.Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 6.3
• Tilbud bindende i 3 måneder fra tilbudsfrist.Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 6.2
• Tilbudsskjema skal krysse av/opplyse om forbehold og avvik (i dokumentet Tilbudsskjema: «Det tas ingen forbehold/avvik» hvis aktuelt).Kilde: Tilbudsskjema (DOCX), pkt 2 FORBEHOLD OG AVVIK
• Signatur ved levering og elektronisk signering i Mercellportalen.Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 6.6

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kvalitetskrav/utførelse: leverandør har ansvar for at arealer til enhver tid holder standard etter kvalitetskrav i kravspesifikasjonene.Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 2.2
• Manglende kapasitet/kvalitet kan medføre at Statsbygg engasjerer andre, og tilbyderen belastes merkostnader.Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 2.2
• Tilleggsarbeider (redningsarbeid) kan bestilles innen alminnelig vinterskjøtsel. Maksimal responstid: 2 virkedager fra bestilling mottas til arbeid igangsettes.Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 2.2
• Oppdragsansvarlig/arbeidsleder: én fast oppdragsansvarlig/arbeidsleder som skal planlegge og følge opp og delta på oppfølgingsmøter ved behov uten kostnader for Statsbygg.Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 2.4
• Avtaleperiode og oppstart: 2 år + opsjon ytterligere 2 år (ett år av gangen). Oppstart 15.10.2026.Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 2.5
• Personell for fengselseiendommer: personell må være klarert via politiattest/krav til klarering innen sikkerhetsparameter; navngitt personell, kjent med bygningsmasse og rutiner. Skifte varsles. Minimum to utførende personell klarert. Taushetserklæring.Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 2.6
• Underleverandører: bruk skal godkjennes av Statsbygg; leverandør har ansvar for ytelser fra underleverandører. Kontraktsvilkår: max to ledd underleverandører, forhåndsgodkjenning av oppdragsgiver, og underkjenning ved saklig grunn. Leverandør kan ikke bruke underleverandører som er i relevante forhold etter FOA-forskrift (angitt i kontraktsbestemmelsene).Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 2.7; Kontraktsbestemmelser, pkt «Bruk av underleverandører mv.»
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår samt dokumentasjon (sosial dumping) og sanksjoner ved brudd (tilbakehold/stanse/heving/skifte av underleverandør m.m.).Kilde: Tilbudsinvitasjon, pkt 1.4; Kontraktsbestemmelser, avsnitt «Krav til lønns- og arbeidsvilkår - sosial dumping»
• Sanksjonsloven: leverandør skal etterleve sanksjonsloven; brudd anses som vesentlig kontraktsbrudd, med rett til heving/erstatning og informasjons-/dokumentasjonsplikt.Kilde: Kontraktsbestemmelser, avsnitt «Sanksjonsloven med tilhørende forskrifter»
• Krav til internkontroll/HMS/miljø og kvalitets-/miljøstyringssystem (ISO 9001:2015 og ISO 14001:2015 el. tilsvarende). Kvalitetsplan per oppdrag (NS-EN-ISO 10005:2005), normalt innen 30 dager etter tildeling.Kilde: Kontraktsbestemmelser, avsnitt «Internkontroll. Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø» og «Organisering»
• Miljøvennlig kjøretøy: leverandør forplikter seg til å benytte de kjøretøyteknologier og drivstofftyper oppgitt i tilbudet. Mest miljøvennlige kjøretøy innen gruppe må brukes i minimum 60 % av fakturerte timer for relevante oppgaver. Ikke tillatt å introdusere endringer som gir lavere poengsum. Krav om dokumentasjon (vognkort på forespørsel).Kilde: Kontraktsbestemmelser, avsnitt «Miljøvennlig kjøretøy»
• Dagmulkt ved mislighold/ikke levering iht. tilbudsbeskrivelse: kr 1000 eks. mva pr. hverdag; Oppdragsgiver kan heve ved gjentatte/grove brudd.Kilde: Kontraktsbestemmelser, avsnitt «Mislighold» under «Miljøvennlig kjøretøy»

• Dokumentteksten inneholder ikke eksakt responstidssnitt utover «maksimal responstid 2 virkedager» for tilleggsarbeider, men øvrige konkrete kvalitets-/utførelseskrav ligger i «Krav til vintervedlikehold» som ikke er gjengitt her.
• Tildelingsdetaljer for hvordan miljøpoeng beregnes (poengmodell/terskler) finnes ikke i den gjengitte teksten; kun at «Liste over kjøretøy og maskiner» evalueres.
• Kontraktsbestemmelser har flere punkter (fremdrift, endringer, prisregulering, reklamasjon mv.) uten at alle er koblet eksplisitt til vinteroppdragets spesifikke rutiner i den gjengitte utdragsteksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Tilbudsskjema står det «Tilbyder skal gi en fast sesongpris for beredskap» per eiendom. Kan dere presisere hva som inngår i «beredskap» (f.eks. tilgjengelig mannskap, maskiner, sjåførressurser, oppstarttid, lokalisering/standby) og om beredskap honoreres når det ikke bestilles tilleggsarbeider?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren forstå hvilke kostnadselementer som ligger i beredskapsprisen og når beredskap anses som levert.

   Kilde: Tilbudsskjema – «Fast sesongpris for beredskap»

2. Tilleggsarbeider (regningsarbeid) kan bestilles, og dere oppgir maksimal responstid «2 virkedager». Kan dere spesifisere om «2 virkedager» gjelder (i) oppmøte på eiendom, (ii) igangsetting av arbeid, eller (iii) første tiltak/avrop (f.eks. mobilisering og ressursbooking)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstidens start-/sluttpunkt påvirker bemannings- og beredskapsdimensjonering og dermed kostnad.

   Kilde: Tilbudsinvitasjon pkt. 2.2 – «Krav til utførelse»

3. Regningsarbeider faktureres «først ved oppmøte på eiendommen» i Tilbudsskjema. For tilleggsarbeider: Hvordan skal dere håndtere fakturering ved (a) mobilisering som skjer før oppmøte, (b) ventetid ved manglende adgang/tilgang til området, eller (c) arbeid som ikke kan igangsettes pga. forhold hos dere? Hvilke timekategorier inngår/ikke inngår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare faktureringsrammer ved oppstart/avbrudd kan gi uforutsett risiko og feil prising.

   Kilde: Tilbudsskjema – «Regningsarbeider»

4. I Tilbudsskjema gis enhetspriser for «Maskin til brøyting inkl. fører», «Maskin til feiing inkl. fører» og «Maskin til strøing inkl. fører». Kan dere bekrefte hva som er inkludert i hver enhetspris utover fører (f.eks. drivstoff, maskinforsikring, slitasjedeler, arbeidsklær, håndtering av utstyr/containere, og reisetid/utgifter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Enhetsprisens omfang må samsvare med kontraktsbestemmelsenes reis- og utgiftsregler, ellers kan leverandøren bli over-/underpriset.

   Kilde: Tilbudsskjema – «Regningsarbeider»; Kontraktsbestemmelser vintervedlikehold – «Utgifter og reiser» (pkt. 10.3)

5. For opplasting og bortkjøring av snø til eksternt deponi: Kan dere presisere om pris per m³ (inkl. opplasting/bortkjøring) skal baseres på (i) lastevolum i bil, (ii) målt deponivolum/veiing, (iii) anslått volum i felt, eller (iv) annen målemetode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Målemetode for volum påvirker enhetspris og faktureringsgrunnlag; må avklares for å unngå tvist og feilprising.

   Kilde: Tilbudsskjema – «Opplasting og bortkjøring av snø til eksternt deponi»

6. I Tilbudsskjema oppgir dere estimert mengde per sesong (som brukes til evaluering). Kan dere bekrefte hvordan fakturering skjer i praksis ved avvik fra estimat: Er det faktisk utført mengde som gjelder, og er det noen begrensninger/justeringsmekanismer for store avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om estimat er et «take-or-pay»-grunnlag eller kun evalueringsgrunnlag, og hvordan økonomisk risiko håndteres.

   Kilde: Tilbudsskjema – «Ved tilbudsevaluering… estimert mengde»

7. Når det gjelder miljøtildelingskriteriet (30 %): Liste over kjøretøy og maskiner evalueres. Kan dere utdype hvordan evalueringen gjøres når leverandøren oppgir flere kjøretøy i samme kategori (f.eks. hvordan poeng påvirkes av antall, og hvordan dere vurderer «minimum 60 %»-kravet i praksis ved timer per sesong)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende forståelse av poenglogikk kan føre til feil investerings-/anskaffelsesvalg og ikke-optimal prising.

   Kilde: Tilbudsinvitasjon pkt. 2.8/2.9 samt Kontraktsbestemmelser vintervedlikehold – «Miljøvennlig kjøretøy»

8. I Kontraktsbestemmelser for vintervedlikehold punkt «Miljøvennlig kjøretøy» står det at leverandøren ikke kan introdusere kjøretøy som gir lavere poengsum. Kan dere beskrive hva som anses som «lavere poengsum» i situasjoner der samme teknologi oppdateres (f.eks. annen modell/egenskaper innen samme drivstoffteknologi) eller ved utskifting pga. havari/vedlikehold? Kreves forhåndsgodkjenning, og hvordan dokumenteres avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger klarhet om handlingsrom ved driftshendelser uten å bryte miljøkravet og misligholdssanksjoner.

   Kilde: Kontraktsbestemmelser vintervedlikehold – «Miljøvennlig kjøretøy»

9. Kontraktsbestemmelser fastsetter mulkt ved forsinkelse: «kr. 1000 pr. time pr. eiendom» og maksimal mulkt 15 % av total kontraktssum/antatt honorar. Kan dere bekrefte (i) hvordan «time» beregnes ved delvise forsinkelser, (ii) om mulkt løper fra tidspunktet for avtalte frister for «tilleggsarbeid» også, og (iii) hva som er «avtalte frister» når bestilling skjer løpende i sesong?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Mulktsberegning og hvilket triggerpunkt som gjelder kan gi vesentlig risiko og må forstås før prising og kapasitetsetablering.

   Kilde: Kontraktsbestemmelser vintervedlikehold – «Forsinkelse» / «Mulkt og erstatning»

10. For fengselseiendommene: Dere skriver at arbeid bare kan utføres av navngitt, klarert personell, at det kreves klarering med uttømmende politiattest, og at leverandøren skal ha «minimum to utførende personell klarert». Kan dere presisere hvilken dokumentasjon dere forventer i tilbudet for å dokumentere at personell kan klareres (f.eks. politatteststatus nå), og hvilken tidsfrist dere legger til grunn for å få politiattest-klarering før oppstart 15.10.2026?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tidslinje og dokumentasjonskrav påvirker bemanningsplan og risiko for at leverandøren ikke kan levere ved oppstart/innfasing.

    Kilde: Tilbudsinvitasjon pkt. 2.6 – «Krav til utførende personell»