Renholdstjenester til Romerike og Glåmdal tingrett

Åpen anbudskonkurranse (FOA del I og III) om avtale for renholdstjenester til Romerike og Glåmdal tingrett. Delkontrakter for tre rettssteder (Eidsvoll, Kongsvinger, Lillestrøm) med kontraktstildeling til én leverandør per delkontrakt. Delkontraktsvarighet 2 år, med opsjon(er) for forlengelse 2+2 år (maks 6 år). For rettssted Eidsvoll: oppstart 23.05.2027 og krav til daglig/regelmessig, periodisk og bestillingsrenhold iht. NS-INSTA 800-1:2018 og kvalitetsprofiler, samt miljø- og seriøsitetskrav.

• Leverandøren skal være lovlig etablert (firmaattest / registrert i foretaks-/bransjeregister).

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: bekreftelse/dokumentasjon på registrering i bransje-/foretaksregister i etableringslandet.

  Kilde: Del I, pkt. 6.4.1.1 Firmaattest
• Leverandøren skal være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister.

  Dokumentasjon: Kopi av godkjennelse utstedt av Arbeidstilsynet (oppdragsgiver kan sjekke register).

  Kilde: Del I, pkt. 6.4.1.2 Godkjennelse i Renholdsregisteret
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell kapasitet.

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning for de to (2) siste avsluttede regnskapsår. Dersom fjorårets årsregnskap ikke er ferdigstilt ved frist: foreløpig årsregnskap, eller dokumentasjon på annen egnet måte. Oppdragsgiver kan innhente kredittvurdering (Experian).

  Kilde: Del I, pkt. 6.4.2
• Leverandøren skal ha dokumentert erfaring fra relevante og sammenlignbare renholdsliveranser (inntil 3). Minimum ett oppdrag iht. NS-INSTA 800.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre (3) mest relevante og sammenlignbare leveranser fra de tre (3) siste årene. Referansebeskrivelser fylles ut i vedlagt mal (Vedlegg 3). Leverandøren skal oppgi hvilke leveranser som er utført iht. NS-INSTA 800.

  Kilde: Del I, pkt. 6.4.3 + Vedlegg 3
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert kvalitetssikrings-/ledelsessystem.

  Dokumentasjon: Kopi av ISO 9001-sertifikat eller tilsvarende anerkjent standard. Hvis ikke sertifisert: beskrivelse av systemet og implementering/forvaltning tilstrekkelig til selvstendig vurdering.

  Kilde: Del I, pkt. 6.4.4
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Kopi av ISO 14001-sertifikat eller tilsvarende anerkjent standard. Hvis ikke sertifisert: beskrivelse av systemet og implementering/forvaltning tilstrekkelig til selvstendig vurdering.

  Kilde: Del I, pkt. 6.4.5
• Skatte- og avgiftsforpliktelser/ordnede forhold (skatteattest).

  Dokumentasjon: Skatteattest (Altinn/skattekontoret) ikke eldre enn 6 måneder fra dato oppdragsgiver meddeler hvem som har vunnet. Gjelder støttende foretak når disse skal utføre arbeid > 500 000 ekskl. mva.

  Kilde: Del I, pkt. 4

• ESPD: komplett utfylt elektronisk i Eu-Supply for leverandør, og separat ESPD ved leverandørfellesskap/støtte.Kilde: Del I, pkt. 6.2
• Skatteattest (for norske leverandører).Kilde: Del I, pkt. 7.3 + pkt. 4
• Utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 1).Kilde: Del I, pkt. 7.3
• Eventuell utfylt forpliktelseserklæring (Vedlegg 2) dersom leverandøren støtter seg på støttende foretak for å oppfylle kvalifikasjonskrav.Kilde: Del I, pkt. 7.3 + Vedlegg 2 + pkt. 6.3
• Utfylt egenerklæring etiske krav (Vedlegg 4).Kilde: Del I, pkt. 7.3
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: firmaattest, renholdsregister-godkjenning, årsregnskap, utfylt referansemal (Vedlegg 3), dokumentasjon på kvalitetssikringssystem og miljøledelsessystem.Kilde: Del I, pkt. 7.3
• Dokumentasjon på tildelingskriterier per delkontrakt: utfylt prisskjema (Bilag 3) + utfylt leverandørens løsningsbeskrivelse (Bilag 2) inkl. besvarelse av kvalitet og klima/miljø, samt CV-er (Bilag 2 vedlegg 1) for ansvarlig arbeidsleder.Kilde: Del I, pkt. 7.3 + pkt. 8.1
• Filformat/leveringsformalia: leveres elektronisk via Eu-Supply innen frist; PDF; avvist ved post/e-post.Kilde: Del I, pkt. 7.5 + pkt. 7.3
• Tilbud signeres/vedstår innen vedståelsesfrist (pkt. 2.4).Kilde: Del I, pkt. 7.7 + Vedlegg 1
• Avvik skal oppgis presist i Vedlegg 1 og med henvisning til relevante punkt/vedlegg.Kilde: Del I, pkt. 7.8

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsperiode: 2 år fra oppstartsdato, med oppdragsgivers opsjon på forlengelse inntil maks 6 år.Kilde: Del I/Del II: Kontraktsbestemmelser, pkt. 1 Kontraktsperiode
• Renhold utføres etter NS-INSTA 800-1:2018 (AQL 4 %) med kvartalsvise kontroller ledet av leverandør og observatører fra oppdragsgiver (evt. nøytral part).Kilde: Del II, kravspesifikasjon, pkt. 3.1
• Krav til renholdmetoder og kvalitet: lav arbeids- og miljøbelastning, ikke bruke midler med skjemmende lukt; leverandør skal melde uregelmessigheter og utbedre.Kilde: Del II, pkt. 3.2 + 3.1
• Personell: ansvarlig arbeidsleder med ledererfaring; arbeidsleder (minimum) fysisk tilstedeværelse 2 timer/mnd; opplæring av personale; fast renholdspersonell (minimum en fast renholder for Eidsvoll) og krav til godkjenning/clearering av personell.Kilde: Del II, pkt. 3.3.1
• Renholdsplaner: utarbeides før oppstart, godkjennes av oppdragsgiver, oppdateres og skal kunne leveres på oppfordring; oppdragsgiveren har eiendomsrett.Kilde: Del II, pkt. 3.4
• Miljøkrav i leveransen: bruk av miljøvennlige produkter, miljøsystemtiltak innen 6 måneder, krav til kjemikalier (produktforskriften, sikkerhetsdatablader, forbud mot uønskede stoffer, måling av kjemikalieforbruk), avfall inkl. 100 % kildesortering, emballasje (ingen halogenholdig plast) og transport (bør være nullutslipp; unntak første 6 måneder).Kilde: Del II, pkt. 4.1-4.5
• Stansing/rettigheter ved betalingsmislighold: leverandør kan stanse med 48 timers varsel ved vesentlig betalingsmislighold.Kilde: Spesielle kontraktsbestemmelser, pkt. 6
• Dagbot ved forsinkelse: vesentlig forsinkelse ved 3 dager eller mer; 2000 kr per hverdag, maks 20 hverdager.Kilde: Spesielle kontraktsbestemmelser, pkt. 10.3
• Dagbot ved brudd på lønns- og arbeidsvilkår: automatisk påløp, 1 % av samlet vederlag ekskl. mva per kalenderdag, maks 60 dager (min 1500 kr/dag).Kilde: Spesielle kontraktsbestemmelser, pkt. 18.2.3
• Personellutskiftning: oppdragsgiver kan kreve utskiftning ved saklig grunn; manglende opplæring gir dagbot 1000 kr/dag for ikke-opplært personell (inkl. vikarer).Kilde: Spesielle kontraktsbestemmelser, pkt. 8
• Endringer og vederlagsjustering: oppgjør ved endringer i areal/kvalitet etter NS 8431-baserte regler (gjennomsnittspris/timekostnad).Kilde: Spesielle kontraktsbestemmelser, pkt. 14

• Dokumentet utdyper ikke endelig vekt/poengmodell for hver kvalitative del utover at pris evalueres med hybridmodell og kvalitative kriterier gir poeng 0-6.
• Krav til renholdskjema/arbeidsomfang er beskrevet i Del II (frekvenser/rom), men komplette evalueringsmetoder for «Kvalitet»/«Klima- og miljøhensyn» utover sidebegrensning og oppgitte elementer er ikke fullt detaljert i utdraget.
• Tildelingskriterier og krav er presentert «for hver delkontrakt», men dokumentutdraget viser i praksis Eidsvoll-tilpassede vedlegg/bilag (pris-/plan-/CV-mal).
• Kontraktsbestemmelser for betalings- og fakturaformalia er forankret i EHF og faste referanser, men eventuelle spesifikke rapporterings-/oppfølgingsrutiner utover det som fremgår i dokumentutsnittene er ikke detaljert her.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Del II, Bilag 2 punkt 2.1 skal vi fylle inn minimumstimer for ansvarlig arbeidsleder/renholdsleder fysisk tilstedeværelse per måned samt estimert antall timeverk årlig for regelmessig renhold. Skal timene vi forplikter oss til være identiske med det vi legger til grunn for bemanningsplan og tilbudt pris, og hvordan vil oppdragsgiver kontrollere/kreve dette i praksis (f.eks. krav til timelister eller dokumentasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå koblingen mellom forpliktelse (minimumstimer), bemanning og kontraktsoppfølging for å kunne prise og levere i samsvar med kravene.

   Kilde: Del II - B.2 Bilag 2 - Leverandørens løsningsbeskrivelse, punkt 2.1

2. I Del II, Bilag 1 punkt 3.6.1 står det at «Oppgitte renholds- og tilsynsfrekvenser … er minimumsverdier» og at rettssalene som hovedregel skal vaskes daglig og være rengjort før kl. 08:30, men også at det ikke skal foretas renhold der det pågår rettsmøter. Hvordan skal vi operasjonalisere dette ved planlegging—skal vi legge inn en konkret «daglig frekvens» per rettssal uavhengig av rettsmøter, eller skal det avregnes/kompenseres ved avvik i faktiske rettsmøter (og i så fall hvordan)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten klar avregning/planleggingslogikk kan leverandøren risikoprisere eller bli stående med uforsvarlig lav bemanning ved endrede rettsmøtesituasjoner.

   Kilde: Del II - B.1 Bilag 1 - Oppdragsgiverens kravspesifikasjon, punkt 3.6.1

3. I Del II, Bilag 1 punkt 3.6.3 framgår det at «Innvendig rengjøring av yttervinduer, innvendige vinduer og glassvegger i presserom inngår ikke som regelmessig renhold, men kan bestilles ved behov som bestillingsrenhold». Samtidig beskrives det i prisskjemaet (Bilag 3) bestillingsrenhold som inkluderer «Vinduspuss». Kan oppdragsgiver bekrefte at all innvendig vindus-/glassflate-rengjøring som ikke gjøres regelmessig, skal prises under «Vinduspuss» (pkt. 3.8.4), og om eventuelle løft for slik innvendig vindusvask håndteres likt i prissammenheng (hva er inkludert vs. hva kan faktureres etter avtale)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite korrekt priskategori for å unngå feilprising og for å forstå hva som er fast pris vs. kostnad som kan flyttes etter avtale.

   Kilde: Del II - B.1 Bilag 1 - Oppdragsgiverens kravspesifikasjon, punktene 3.6.3 og 3.8.4; Del II - B.3 Bilag 3 - Prisskjema

4. I Del II, Bilag 1 punkt 3.1 står det at AQL er 4 % og at det skal utføres kvartalsvise kontroller med første kontroll 3 måneder etter oppstart. Hvordan gjennomføres poeng-/avvikshåndtering ved manglende måloppnåelse i disse kontrollene (f.eks. hvilke konsekvenser får det for leverandøren, og inngår det i eventuelle dagbøter/misligholdsreaksjoner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå hvilke kontraktsmessige konsekvenser som faktisk følger av AQL/måltall og kontrollresultat for å prise risiko.

   Kilde: Del II - B.1 Bilag 1 - Oppdragsgiverens kravspesifikasjon, punkt 3.1; Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser (om mislighold/dagbøter) pkt. 8-12

5. I Del II, Bilag 1 punkt 3.6.5 «Nullstilling» står det at eventuelle avvik mellom renholdskvalitet ved overtakelse og krav skal utlignes over den første måneden etter overtakelse. Hva menes konkret med «over takelse» i denne avtalen (oppstartsdato 23.05.2027), og gjelder nullstillingen bare regelmessig renhold, eller også periodisk renhold og/eller bestillingsrenhold i oppstartsmåneden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Nullstillingsperioden kan påvirke bemanning og planlegging i startfasen og dermed total pris og leveranserisiko.

   Kilde: Del II - B.1 Bilag 1 - Oppdragsgiverens kravspesifikasjon, punkt 3.6.5

6. I Del II, Bilag 1 punkt 4.5 «Transport» er det et krav om at kjøretøy «bør som klar hovedregel» gå fullstendig på elektrisitet/hydrogen/biogass, og det aksepteres en «unntaksperiode de første 6 månedene» fra kontraktsoppstart til kravet skal være innfridd. Gjelder unntaksperioden for hele leveransen (og alt utstyr/transport), eller kun for transport med primærbetydning (f.eks. persontransport vs. sporadisk transport av utstyr)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klar avgrensning trengs for å prise og planlegge transportløsning og dokumentere etterlevelse.

   Kilde: Del II - B.1 Bilag 1 - Oppdragsgiverens kravspesifikasjon, punkt 4.5

7. I Del II, Bilag 2 punkt 2.2 «Kvalitet – Organisering og gjennomføringsevne» bes oppdragsgiver evaluere konkrete rutiner, herunder inspeksjoner, avvikshåndtering og rapportering. Kan oppdragsgiver presisere hvilke konkrete dokumentasjons-/rapporteringsleveranser de forventer i løpet av kontraktsåret (f.eks. format/omfang for inspeksjonsrapporter, avviksrapportering og faste rapporteringsmøter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre at leverandørens kvalitetsbeskrivelse treffer evaluering og reelle kontraktsforpliktelser, må rapporteringskravene være tydelige.

   Kilde: Del II - B.2 Bilag 2 - Leverandørens løsningsbeskrivelse, punkt 2.2

8. I Del II, Spesielle kontraktsbestemmelser punkt 5.1 og 5.1.1 skal fakturering skje månedlig med 30 dager betalingsfrist og elektronisk faktura via EHF med angitt EHF-adresse og fakturareferanse 1460INHA. Kan oppdragsgiver bekrefte om det er forventet én samlet faktura per måned per delkontrakt, og om eventuelle tilleggsytelser/bestillingsrenhold skal faktureres per bestilling eller kan de aggregeres per måned?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt faktureringsfrekvens og periodisering påvirker administrative kostnader, betalingsflyt og tilbudt kostnadsnivå.

   Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser, punkt 5.1 og 5.1.1

9. I Del II, Spesielle kontraktsbestemmelser punkt 7 «Prisregulering» beskrives indeksen KPI - JAE tabell 14702, tjenester hvor arbeidskraft dominerer uten administrerte priser, og at partene «er ansvarlig for å søke om og dokumentere krav om prisregulering». Kan oppdragsgiver klargjøre hvilken part som søker (leverandør eller oppdragsgiver) og hva som minimum må dokumenteres for at prisregulering skal godkjennes (f.eks. krav til kalkyle/underbilag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå prosess og dokumentasjonsbyrde for prisregulering for å unngå at regulering blir forsinket eller avslått.

   Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser, punkt 7